Votre Digital Workplace ne serait rien sans lui : le Dashboard personnel

La Digital Workplace est l’un des leviers essentiels de la transformation digitale d’une entreprise. Pour les collaborateurs, un  des éléments essentiels de la Digital Workplace se matérialise sous la forme d’un Dashboard personnel. C’est leur tableau de bord vers l’ensemble de leurs applications et informations clefs.

Le Dashboard personnel constitue le pivot de la Digital Workplace. Il matérialise le « Je » du collaborateur dans l’écosystème applicatif de son entreprise. Les experts l’appellent aussi le « Personal Productivity Hub », ou en français, un Hub de productivité personnelle. Mais pourquoi le Dashboard personnel est-il incontournable ? C’est la question à laquelle nous allons répondre dans cet article.

Transformer Microsoft 365 en véritable Digital Workplace

Beaucoup d’entreprises ont fait le choix de Microsoft 365 et en particulier de Microsoft Teams pour créer leur Digital Workplace. En avril 2021, Microsoft comptait 300 millions d’utilisateurs payants. Et pour cause, la suite Microsoft est très complète et les outils communiquent entre eux. Ainsi, ils forment la Digital Workplace : un espace de travail cohérent qui peut être intégré dans Teams et SharePoint. 

Ses usages sont multiples : intranet RH, centre d’aide IT, site de communication interne, base de connaissance, tout est possible. Pour naviguer plus efficacement à travers tous les contenus et toutes les applications disponibles, les collaborateurs ont accès à un Dashboard personnel. 

L’objectif du Dashboard personnel est de devenir la page d’accueil (la Landing Page) des utilisateurs. Ils y trouvent leur profil, leurs outils et des contenus personnalisés. En effet, celle-ci permet d'accéder aux services délivrés par Microsoft 365 et Teams, à toutes les applications métier de l’entreprise, aux dernières actualités, à la liste des tâches de la journée, etc.

En pratique, le Dashboard personnel est une grille de Widgets. Chaque Widget apporte une fonctionnalité : l’un affiche les communications internes, un autre des raccourcis, le suivant les derniers documents SharePoint consultés. Ensemble, ils constituent un tableau de bord qui s’adapte à chaque employé. 

Le Dashboard personnel modernise les habitudes de travail. Alors qu’on avait pour habitude d’utiliser un logiciel différent pour chaque usage, on peut maintenant programmer des réunions dans Teams, prendre des notes dans une visioconférence, envoyer un message dans une To Do List !  Le Dashboard personnel regroupe tous ces outils sur une même page avec une ergonomie jamais atteinte jusqu’à lors. Un vrai gain d’efficacité pour chaque collaborateur.

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La personnalisation, le vrai pouvoir du Dashboard personnel

L’un des fondements du Dashboard personnel est la personnalisation. Celle-ci intervient à 2 niveaux : au niveau de l’entreprise et au niveau du collaborateur. 

👉 Au niveau de l’entreprise : Dans un premier temps, l’entreprise va proposer un Dashboard composé d’une sélection de Widgets préconfigurés à pour chaque population. L’objectif est de mettre à disposition les outils les plus pertinents pour que chacun puisse atteindre ses objectifs dans les meilleures conditions. Le Dashboard du Marketing et de la communication sera différent de celui des financiers, qui sera lui-même différent de celui des commerciaux et de la logistique. Ces choix ne sont pas immuables. Il s’agit plutôt d’un point de départ.

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👉 Au niveau de l’utilisateur : Dans un deuxième temps, le collaborateur peut revoir l’agencement de son tableau de bord en fonction de ses goûts et de ses habitudes. L’entreprise garde néanmoins la capacité de verrouiller certains éléments. Par exemple, la communication interne pourrait imposer l’affichage d’informations Corporate et la direction opérationnelle pourrait imposer l’affichage du CMR à tous les commerciaux. D’un point de vue ergonomique, ces changements n’ont pas d’impact puisque chaque contenu va s’adapter en fonction de l’espace disponible à l’écran.

Quoi qu’il en soit, les contenus affichés dans le Dashboard sont personnalisés en fonction des Personas. L’entreprise a la capacité de choisir la cible des contenus postés. On pourrait imaginer pousser des données financières auprès du management ou des informations de marché aux commerciaux sur le terrain. L’utilisateur lui-même peut favoriser les canaux d’information qu’il juge plus pertinents en s’abonnant à des thématiques. 

Cette personnalisation de l’interface par les utilisateurs va non seulement améliorer la satisfaction, mais aussi, faciliter l’adoption par les utilisateurs ! Ceux-ci ont le sentiment de pouvoir adapter l’outil à leurs propres besoins. 

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Une interface utilisateur moderne et efficace

L’ergonomie joue un grand rôle dans l’adoption d’un tel outil par les collaborateurs. Elle doit permettre à l’utilisateur d’accéder à ses applications sans devoir changer d’environnement. Elle doit aussi permettre de retrouver son Dashboard là où il avait été laissé. Ce fonctionnement « en contexte » permet d’obtenir des gains de productivité significatifs. Tous les outils étant concentrés en un seul espace virtuel, l’utilisateur peut accomplir ses activités sans avoir l’impression de changer d’outils entre chaque tâche.

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D’autre part, Microsoft donne à l’utilisateur les moyens de réaliser certaines tâches directement au niveau des Widgets. Par exemple, l’utilisateur peut sélectionner un rapport Power BI en 2 clics et visualiser les données sans quitter son Dashboard. Les Widget doivent être actifs (ou actionnables) et offrir des fonctionnalités directement exploitables sans contraindre l’utilisateur à basculer sur Power BI dès qu’il souhaite avoir plus d’information. L’idée qui prime est de limiter au maximum tout changement de contexte, synonyme de perte d’efficacité et, in fine, de productivité.

Outre ce gain immédiat d’efficacité, l’approche vise à masquer la complexité intrinsèque des outils. Disposant de Widget actifs, l’utilisateur n’a plus à se connecter à de multiples applications tierces et naviguer dans chacune d’elles pour réaliser l’action.

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Microsoft Teams, le hub de productivité 

Avec Microsoft Viva, la plateforme Teams vient se placer au cœur du Dashboard personnel. Lancée début 2021, Microsoft dit avoir conçu Viva comme un outil «100% dédié » à l’expérience utilisateur. Le module « Viva Connections » en particulier, est au cœur de l’approche Dashboard personnel de Microsoft. Il crée un cadre de Dashboard personnel qui va très simplement donner accès à toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et SharePoint. Grâce à lui, une Digital Workplace s’appuyant sur Microsoft Viva peut délivrer sa pleine puissance et tenir ses promesses en termes de productivité et d’engagement des collaborateurs.

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Dans son étude « Global Survey: Companies are unprepared for the arrival of a true Digital Workplace », Avanade évoque un engagement accru de 53% et une productivité en hausse de 67% grâce à l’adoption d’une Digital Workplace dans une organisation. En outre, ces gains de productivité sont tout aussi profitables aux opérationnels qui peuvent consacrer plus de temps aux clients ou aux missions de terrain grâce aux gains de temps réalisés sur les tâches administratives.

L’enjeu de réussir ce projet est donc déterminant pour le futur d’une entreprise. La disponibilité des modules Microsoft Viva permet de tirer profit des atouts de la plateforme Microsoft tandis que l’approche API permet aujourd’hui d’intégrer n’importe quel type d’applications métiers sur le Dashboard personnel. La technique n’est plus un obstacle et cette maturité des solutions permet aux entreprises de se concentrer sur la simplification des interfaces.

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Pour les utilisateurs, même si la technologie est très abstraite, les gains sont très concrets. Le Dashboard personnel constitue la partie émergée de l’iceberg technologique que représente la Digital Workplace. Son rôle est capital dans son adoption. Les entreprises qui ont fait le choix de Microsoft 365 et de Teams, peuvent s’appuyer sur l’offre Mozzaik365 afin de déployer cette fonction de Dashboard personnel auprès de leurs employés.