Les 9 bonnes pratiques du travail collaboratif

On ne compte plus les vertus du travail collaboratif en entreprise. Gain de temps et de productivité, épanouissement au travail, rétention des talents… On peut le dire : le proverbe “ensemble, on va plus loin” n’a jamais sonné aussi juste que dans le monde professionnel. Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé, 60 % des salariés estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur le partage des connaissances, la productivité des équipes, la résolution des problèmes, la motivation des salariés et la créativité.

Oui, mais voilà : il ne suffit pas de le vouloir pour instaurer une culture collaborative dans son entreprise. Il faut s’en donner les moyens. Dans cet article, nous vous résumons les dix bonnes pratiques à adopter pour favoriser la collaboration interne en entreprise.

Travail collaboratif en entreprise, définition

Avec l’essor du télétravail, nombreuses sont les entreprises françaises qui ont dû apprendre à collaborer à distance, à prendre soin de leur cohésion d’équipe en télétravail… Mais qu’appelle-t-on “travail collaboratif”, au juste ?

Par “travail collaboratif”, “collaboration interne” ou encore “culture collaborative”, on désigne tout simplement un mode de travail centré autour de l’esprit d’équipe et de l’entraide. Dans un espace de travail collaboratif, la réussite est collective et le fruit d’efforts communs.  

Favoriser le travail collaboratif en entreprise revient donc à offrir à ses équipes le cadre idéal (ainsi que les outils) leur permettant de bien travailler ensemble. Le but : s’appuyer sur l’intelligence collective pour mener l’entreprise vers la réussite.

Comment créer une culture du travail collaboratif dans son entreprise ?

Améliorer la collaboration interne au sein d’une entreprise est une course de fond.

Voici les principales actions à mettre en place pour motiver ses troupes et stimuler leur esprit collectif au quotidien.  

1. Partager une vision commune

Qu’il s’agisse de lutter contre le gaspillage alimentaire, de faciliter la communication interne dans les entreprises, de préserver l’environnement avec des produits made in France… Chaque entreprise possède, en principe, sa raison d’être. Premier réflexe à adopter pour stimuler le sentiment d’appartenance de ses collaborateurs : les faire adhérer sincèrement à la mission de l’entreprise. Vos talents doivent être animés par la même ambition que vous et sentir l’impact de leurs actions quotidiennes sur votre réussite.

💡  Par exemple, chez Mozzaik365, nous partageons tous le même projet : permettre aux entreprises de fluidifier leur communication interne et la productivité de leurs collaborateurs. Comment ? Grâce à un espace de travail unique et intuitif, qui facilite la vie des équipes ! Pour y arriver, nous travaillons chaque jour tous ensemble pour améliorer notre produit. Après tout, quoi de plus motivant et fédérateur que de favoriser le bien-être au travail ?

D'ailleurs, nous avons créé le guide ultime de la création d'un plan de communication interne !

2. Fédérer ses équipes autour d’objectifs communs

Cette démarche se pense dans la continuité du conseil précédent. Après avoir fédéré l’ensemble des collaborateurs autour de la mission de l’entreprise, il importe d’attribuer des objectifs communs à chaque équipe (produit, marketing, IT...). Le but ? Renforcer l’esprit d’équipe et permettre aux collaborateurs de se surpasser tous ensemble, en mettant à profit leurs compétences.

3. Instaurer un climat de confiance

Toute relation humaine repose sur la confiance - et ce, qu’elle soit amicale, amoureuse ou professionnelle. Pour être capable de proposer de nouvelles idées, de sortir des sentiers battus ou de résoudre des problèmes, vos collaborateurs ont besoin de se sentir libres de s’exprimer ouvertement.

La bonne approche : placer l’ouverture d’esprit et la tolérance au centre de vos valeurs. En encourageant vos collaborateurs à faire preuve de bienveillance et d’une forte capacité d’écoute, vous instaurez un climat de confiance et favorisez les échanges inter-équipes.

📌  À retenir

C’est par vos actions que vous signifierez à vos équipes que le travail d’équipe est primordial à vos yeux. Des responsables et managers à l’écoute, bienveillants et transparents incitent leurs salariés à démontrer les mêmes qualités.  

4. Cultiver la transparence

La confiance va souvent de pair avec la transparence ! On ne fait pas mieux que les non-dits et le manque de communication pour fragiliser une cohésion d’équipe.  

Mais alors, comment instaurer une culture de la transparence dans son entreprise ?

En tant qu’employeur ou manager, vous pouvez montrer l’exemple en :

• Partageant à vos équipes vos projets/interrogations/challenges/difficultés du moment ;
• Mettant au point une grille des salaires transparente et accessible à tous les collaborateurs ;
• Partageant les résultats financiers/chiffres-clés de votre entreprise ;
• Encourageant les collaborateurs à se partager des feedbacks honnêtes régulièrement ;
• Formulant explicitement ce que vous attendez de vos employés et équipes.

5. Responsabiliser chaque collaborateur

Selon les multiples théories de la motivation élaborées au XXᵉ siècle (Adams, Maslow…), la motivation des employés est une affaire de reconnaissance… et d’implication. Eh oui : comment ressentir le sentiment d’utilité et d’appartenance à une entreprise, si on ne mesure pas sa contribution aux objectifs communs ?

💡  Selon la Pyramide de Maslow, plus on valorise un employé en lui confiant des responsabilités, plus son estime de lui-même et sa satisfaction augmentent.  

Prenez l’habitude d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs dans le succès de l’entreprise, grâce à quelques actions simples :

Partagez-leur régulièrement les actualités de l’entreprise (sa situation financière, ses prochains défis stratégiques, ses derniers contrats décrochés, ses nouveaux partenariats...)

Donnez du sens à leurs missions quotidiennes grâce à la méthode OKR (pour Objectives and Key Results). Plébiscitée par des géants du numérique comme Twitter ou Netflix, cette méthode permet d’impliquer les collaborateurs dans la réussite globale de l’entreprise, en leur fixant des objectifs collectifs et individuels ayant un impact concret sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Quelques exemples d’OKR d’une entreprise en forte croissance désirant augmenter son chiffre d’affaire de 20% :

• Pour l’équipe RH : recruter 30 nouveaux talents sur le Q1 2022.

Résultat clé : recevoir 200 candidatures qualifiées tous les mois.

Résultat clé : faire passer 100 entretiens d’ici la fin du Q1.

• Pour l’équipe marketing : augmenter le trafic du site Internet de 20%.

Résultat clé : Lancer des campagnes d’acquisition via Google Ads.

Résultat clé : Mettre en place une stratégie SEO pour booster le référencement du site.

➡ Donnez l’opportunité à vos talents d’exprimer leur opinion et de participer aux prises de décision ! Il n’y a rien de plus valorisant que de sentir que son avis compte.

Prêt à initier votre projet ?

Téléchargez le cahier des charges type pour commencer la conception de votre Digital Workplace Microsoft

Téléchargez votre exemplaire

👆 Le conseil de Mozzaik  

Soyez pragmatique et pensez à mettre à profit les forces de vos collaborateurs. Certain(e)s de vos salarié(e)s sont des virtuoses du design ou du développement web, des experts de la communication ou de la négociation client ? Faites de leurs forces vos atouts concurrentiels.

Si vous ne connaissez pas les talents de chacun, il est temps de mettre en place votre annuaire d'entreprise avec Microsoft 365 ! On vous explique comment en 4 étapes.

‍

6.  Célébrer les réussites de chacun

En entreprise, il n’y a pas de petite victoire. Qu’il s’agisse de commentaires clients positifs, de nouveaux partenariats signés ou d’objectifs atteints, saisissez toutes les opportunités qui s’offrent à vous pour remercier vos collaborateurs pour leurs efforts !

Pensez également à valoriser les compétences comportementales de vos salariés. Un(e) de vos employé(e)s s’est récemment distingué(e) par son esprit solidaire et sa disponibilité à l’égard de ses coéquipiers ? Mettez en lumière son esprit d’équipe et remerciez-le/la ! Pour ce faire, les moyens ne manquent pas : mail, message sur Teams, remerciement oral pendant une réunion, etc. Des gestes simples qui signifieront beaucoup pour vos employés tout en instaurant une bonne ambiance 🙌.

7. Proposer un environnement de travail stimulant

Comme expliqué précédemment, vos talents ont besoin de se sentir en sécurité (ce qu’on appelle safe place en anglais) pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Pour stimuler leur créativité et leur capacité d’innovation, faites en sorte d’encourager les initiatives audacieuses.

Pour ce faire, vous pouvez par exemple :

• Valoriser l’échec au lieu de le diaboliser.
• Profiter de vos réunions pour inviter vos collaborateurs à partager leurs idées/pistes d’amélioration.
• Proposer un environnement de travail favorable à l’échange (en instaurant des pauses café, en installant des lieux de vie au sein de vos locaux dédiés à la discussion informelle, etc.)
• Créer des groupes de travail transverses réunissant plusieurs équipes aux expertises variées, des hackathons...

8. Permettre aux équipes de créer du lien

Qu’on se le dise : aucun outil collaboratif ou discours inspirant ne saura jamais motiver des équipes aussi efficacement que de bons moments partagés ensemble.

En apprenant à se connaître, vos équipes renforcent leur sentiment de cohésion et d’appartenance à l’entreprise… En prime, tisser des liens forts avec ses coéquipiers rebooste le moral, le bien-être au travail,etc. Et l’envie d’innover ! Souvenez-vous : nous vous disions plus haut que la confiance était la clé de voûte des relations humaines. Plus vos collaborateurs se sentiront en confiance les uns avec les autres, plus ils se sentiront libres d’exprimer leurs idées les plus originales.

La bonne approche : organiser régulièrement des évènements internes comme des apéros, des activités de team building en tout genre, des déjeuners d’équipe, des séminaires,etc.

9. Utiliser les outils collaboratifs adéquats

Aux oubliettes, le document Word que l’on se renvoyait des dizaines de fois à mesure qu’on le modifiait ! Aujourd’hui, l’heure est au document partagé. Selon Heidi Gardner, autrice pour la Harvard Business Review. “les applications sociales permettent aux individus de travailler non seulement plus rapidement et de manière plus économique, mais aussi avec des méthodes totalement nouvelles”.

Selon elle, les outils collaboratifs favorisent la collaboration interne - qu’il s’agisse des applications de messagerie comme Slack ou Teams, d’une plateforme de travail collaboratif, de plateformes d’enquêtes… Ce qui permet in fine d’améliorer la productivité des équipes et de faciliter la communication interne. Une idée confirmée par une étude réalisée par HBR en 2017 consacrée à la collaboration entreprise. Selon cette étude,  67 % de salariés interrogés ont estimé que l’absence de communication était le plus grand frein à la collaboration selon eux.

Chez Mozzaik, on a adopté Teams et on vous révèle nos meilleures astuces pour passer au niveau supérieur avec cet outil incroyable

10. Utiliser une Digital Workplace

Par « Digital Workplace », on désigne un espace de travail facilitant le partage d’informations et la collaboration. Comment ? Grâce à des technologies numériques facilitant le travail collaboratif, comme des applications de communication interne, des outils de gestion éléctronique des documents, des plateformes intranet, etc.

Mozzaik365 est une extension de Microsoft365 qui ajoute des fonctionnalités à Sharepoint. Son objectif : faciliter la communication interne, l’accès à l’information et le travail collaboratif au sein des entreprises, grâce à un outil simple et rapide à déployer.

En pratique, Mozzaik365 vous permet de :

• Créer de beaux Intranets dans Microsoft 365 ;
• Mettre en avant des informations importantes sur votre Intranet et cibler vos communications sur des audiences spécifiques ;
• Combiner les fonctionnalités de Teams et SharePoint ;
• Donner la parole à vos salariés grâce aux fonctionnalités sociales et aux sondages ;
• Faciliter le partage d’informations en mettant à disposition de vos équipes des ressources-clés ;
• Centraliser et personnaliser l'information pour chaque utilisateur avec le Dashboard personel ;
• Et bien d’autres choses encore !  

Pour en savoir plus sur notre outil de collaboration, n’hésitez pas à contacter nos équipes ou à parcourir notre page produit.

Favoriser le travail collaboratif en entreprise, en conclusion

Pour les managers comme les salariés, le travail collaboratif comporte son lot d’avantages. Gain de temps et de productivité, bien-être au travail décuplé, meilleure organisation et coordination entre les équipes, meilleure résolution des problèmes, engagement des collaborateurs…

Autrement dit, rassembler les équipes autour d’enjeux communs peut constituer un véritable levier stratégique favorisant la réussite d’une entreprise.

Afin de faciliter le partage d’informations entre vos collaborateurs, pensez à vous équiper des outils de collaboration adéquats, avec une solution de travail collaboratif comme Mozzaik365.