Comment créer un Dashboard employé sur Microsoft ?

Le Dashboard employé (ou Dashboard personnel) est l’un des pivots de la Digital Workplace. Ce tableau de bord centralise en effet l’ensemble des informations et applications des collaborateurs, formant un espace de travail moderne et polyvalent. 

Vous souhaitez profiter des fonctionnalités de votre environnement Microsoft en mettant en place un Dashboard employé ? Voici tout ce qu’il faut savoir.    

Qu’est-ce qu’un Dashboard employé ? 

Un Dashboard employé est une interface qui permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble des ressources de l’entreprise depuis un seul et même endroit. Les utilisateurs peuvent y trouver leur profil, leurs outils, leurs applications, ainsi que des contenus personnalisés (actualités ciblées, tâches à accomplir, etc.). 

Les avantages d’un Dashboard employé

In fine, le Dashboard employé permet de simplifier la circulation de l’information et la navigation entre tous les outils de l’entreprise, en centralisant tout dans une seule et même page. 

À la clé : 

• Gains de productivité (les collaborateurs ne perdent plus de temps à rechercher l’information) ;
• Amélioration de la collaboration interne (les tâches sont mieux organisées et les messages circulent de façon fluide) ; 
• Mais aussi amélioration de l’engagement. 

Il est important de comprendre que chaque collaborateur a des besoins différents en termes d’applications et de communication. Offrir à vos équipes la possibilité d’avoir un espace de travail personnalisé en fonction de leur utilisation permet de renforcer leur bien-être au travail, et donc d’améliorer la productivité. 

☀️ Pour aller plus loin, découvrez en quoi le Dashboard personnel est l'allié de votre Digital Workplace 

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Le tableau de bord Viva Connections

En tant qu’écosystème d’outils intégrés les uns aux autres, Microsoft365 est particulièrement pertinent pour créer des Dashboards employé. Il offre également une sécurité maximale, et permet d’intégrer facilement des applications complémentaires. 

Le saviez-vous ? Viva Connections est une solution de Microsoft permettant de créer des Dashboards employé à destination des collaborateurs. Elle se présente sous la forme d’un tableau de bord, qui offre un accès simple et rapide à l’information de l’entreprise. Le contenu de ce tableau est issu de SharePoint et peut être personnalisé, grâce à des cartes (Adaptive Cards) qui relient les utilisateurs aux applications Teams et externes. 

Le module Viva Connections permet donc de créer un cadre de Dashboard employé, donnant accès à toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams et SharePoint. 

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Le Dashboard MODA, pour aller encore plus loin

MODA est une application Microsoft Teams complémentaire avec Viva Connections. Elle facilite l’accès à l’intranet, au portail insight et au catalogue de formations. 

Avec MODA, vous pouvez imaginer, créer et personnaliser des Dashboards en quelques clics, grâce à un déploiement Plug & Play. MODA permet de : 

• Améliorer et synthétiser votre communication interne ; 
• Centraliser les informations et les outils métiers pour vos collaborateurs ;
• Centraliser les informations essentielles de vos équipes Teams ;
• Faciliter l’Onboarding des nouveaux arrivants
  

Au contraire de Viva, MODA n’a pas besoin de configurations avancées et d’intégrations et elle est personnalisable directement par le end-user. 

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Quelles sont les étapes pour mettre en place un Dashboard employé ?

Définissez les cas d’usages 

Il est important de définir vos cas d’usage avant de mettre en place vos Dashboards employés. Aussi appelé cas d’utilisation, un cas d’usage est une description d’une situation ou d’un scénario dans lequel un produit, un système ou une technologie est utilisée pour répondre à un besoin spécifique. Il s'agit d'un moyen de décrire comment un utilisateur réel ou hypothétique interagit avec un produit ou une solution donnée pour atteindre un objectif ou résoudre un problème particulier.

Voici quelques exemples de cas d’usage de Dashboards MODA :

Communication interne 

En créant un Dashboard sur mesure avec MODA, vous pourrez hiérarchiser l'information, la diffuser spécifiquement auprès d'une audience cible et notifier les collaborateurs des publications importantes. MODA aide à pallier les problèmes de communication interne en fournissant les données nécessaires aux employés sans les submerger de données inutiles. 

Productivité

Avec MODA, créez des tableaux de bord personnalisés, fournissant à chaque équipe les informations et les liens nécessaires pour mener à bien leur projet, ce qui facilite la collaboration et aide à atteindre plus aisément les objectifs fixés. 

Onboarding 

MODA permet de fluidifier le processus d'Onboarding en créant un tableau de bord éphémère dédié au nouvel arrivant dans Teams. Le Dashboard permet au nouvel employé d'obtenir facilement des informations administratives, de contacter son manager et ses collègues en quelques clics seulement.

Optimisation pour les équipes terrain

MODA permet de créer un Dashboard simple et complet intégré à l'application Teams mobile pour que les employés sur le terrain puissent suivre les actualités de l'entreprise, consulter leur liste de tâches et regarder le flux de réseaux sociaux de l'organisation directement depuis leur Smartphone.

Intégrez le Dashboard collaborateur au reste de votre Digital Workplace

Vous l’avez compris : avoir un Dashboard personnel est un réel avantage pour les employés et pour les entreprises. Mais si celui-ci n’est pas intégré au reste des outils de travail, il sera sous-exploité, puis progressivement abandonné. Heureusement, comme nous l’avons mentionné précédemment, il est possible de le lier à plusieurs outils, tels que : 

• Teams,
• Le trombinoscope de l’entreprise,
• L’intranet de communication interne, 
• Yammer,
• Etc. 
  

En intégrant votre Dashboard aux outils de votre choix, vous vous assurez ainsi du fait qu’il soit facilement accessible, et régulièrement utilisé. N’oubliez pas, par ailleurs, que vous avez la possibilité de lui apporter des améliorations régulières si de nouveaux besoins émergent. 

La conception du Dashboard : choisissez les bons widgets 

Passons maintenant aux étapes concrètes ! 

Une fois les besoins identifiés, vous pouvez sélectionner les composants qui feront de votre Dashboard un véritable outil de travail numérique indispensable à vos équipes au quotidien. 

En pratique, le Dashboard est constitué par une grille de Widgets. Un Widget est un petit élément interactif qui peut être intégré dans une page web ou une application pour fournir une fonctionnalité ou une information spécifique. Les widgets sont généralement des graphiques, des formulaires, des boutons, des menus déroulants, des calendriers, des listes de tâches, etc.

Chacun d’entre eux apporte une fonctionnalité différente et ils constituent ensemble un tableau de bord. Certaines fonctionnalités s’adaptent à l’utilisateur et à son profil. 

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Les fonctionnalités incontournables d’un Dashboard employé

Voici une liste des fonctionnalités principales de notre application de Dashboard MODA, intégrée à Microsoft Teams.

👉 Bonne nouvelle : MODA est disponible dans le Store de Microsoft Teams !

Voir et lire ses mails depuis le Dashboard grâce à la fonctionnalité “Mails”

Cette fonctionnalité permet d’afficher les mails de l’utilisateur du Dashboard. Il est possible de définir le nombre de mails à afficher. Un bouton ‘Voir tout’ permet de rediriger l’utilisateur vers Outlook. 

Pratique pour avoir accès de manière simple et rapide à l’ensemble de ses messages. 

Voir sa To Do List depuis le Dashboard avec “liste des tâches”

Cet outil propose une planification quotidienne intelligente, notamment grâce à des suggestions personnalisées qui permettent aux collaborateurs de mettre à jour leur liste de tâches. To Do List offre en outre un affichage centralisé de toutes les tâches associées à un compte Microsoft. 

À la clé : une meilleure concentration tout au long de la journée. 

‍ Voir son agenda depuis le Dashboard avec “réunions” et “événements”

Ce composant affiche les prochaines réunions de l’utilisateur. Grâce au bouton ‘Voir tout’, il est possible de se rediriger vers son calendrier Outlook. Plus besoin de perdre de longues minutes à chercher l’information : cette fonctionnalité affiche de manière claire toutes les réunions et tous les évènements à venir. 

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Voir ses groupes de travail depuis le Dashboard avec “Groupe de travail”

Les groupes de travail sont des espaces d'échange thématiques entre salariés. Grâce au Widget Groupe de travail, il est possible d’avoir accès rapidement à l’ensemble de ces groupes. À la clé : un meilleur partage des savoirs et la création de liens renforcés entre les salariés. 

Voir ses canaux Teams depuis le Dashboard avec “mes canaux Teams”

Les canaux de discussion font référence à des thématiques de travail, selon l’équipe créée. Il est possible d’y réaliser des annonces et d’y ajouter des options. Un canal « Général » est présent par défaut, pouvant être utilisé comme interface principale pour les conversations et les annonces génériques. Cela permet de mieux connecter les salariés et de faire circuler l’information de manière fluide et efficace. ‍

Voir un flux d’actualité personnalisé depuis le Dashboard avec “mes flux”

La fonctionnalité "Mes flux" offre à l'utilisateur la possibilité de s'abonner à des thématiques. Une fois les abonnements choisis par l’utilisateur, la fonctionnalité va faire remonter les derniers contenus relatifs à ces thématiques. 

Pour les utilisateurs, c’est donc l’assurance d’avoir accès en permanence à une information adaptée et personnalisée. 

Voir ses documents de travail depuis le Dashboard avec “Mes derniers documents”

Ce composant permet à l’utilisateur d’avoir accès à l’ensemble de ses derniers documents de travail, et ainsi d'optimiser sa gestion de la connaissance. 

⭐ Pour aller plus loin , découvrez comment transformer SharePoint en GED https://www.mozzaik365.com/blog-posts/transformer-sharepoint-ged 

Accéder facilement à ses outils préférés grâce aux raccourcis proposés par “Mes applications”

“Mes applications” est une fonctionnalité qui affiche les applications favorites des utilisateurs, grâce à des vignettes dotées de liens rapides. Grâce à ces raccourcis, les utilisateurs bénéficient d’un accès rapide et facilité aux applications dont ils se servent le plus au quotidien. En l’absence de favoris, les premières applications s’affichent à la place, dans l’ordre paramétré par les administrateurs. 

Conclusion 

Grâce au Dashboard employé, les salariés ont la possibilité d’accéder à toutes les ressources de l’entreprise depuis un seul endroit et de moderniser grandement leurs habitudes de travail. Plus besoin d’utiliser un logiciel différent pour chaque usage : tous les outils utilisés au quotidien sont réunis sur une même interface, pour un véritable gain d’efficacité. 

En outre, la personnalisation du Dashboard (tant au niveau de l’entreprise que des salariés) permet de mettre à disposition les outils les plus pertinents, et d’augmenter la satisfaction globale des utilisateurs. 

Un véritable atout, à l’heure où la digitalisation oblige à revoir entièrement les méthodes de travail.