Découvrez Viva Topics : L'outil de gestion des connaissances révolutionnaire

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, la gestion des connaissances est devenue un défi majeur pour de nombreuses organisations.  

Selon une étude de Microsoft, les employés passent en moyenne 20% de leur temps de travail à chercher des informations.

Aussi, avec une quantité croissante d'informations et de données, il est essentiel d'organiser et de structurer efficacement ces ressources pour favoriser la collaboration et l'innovation.

C'est là qu'intervient Viva Topics, un outil puissant conçu pour simplifier la gestion des connaissances. Dans cet article, nous explorerons la définition, les fonctionnalités, les avantages et les chiffres clés de Viva Topics.

Définition de Viva Topics

Viva Topics est une solution logicielle développée par Microsoft dans le cadre de sa suite Microsoft Viva.  

💡 Pour en savoir plus, découvrez tout sur Microsoft Viva | Plateforme d'expérience employé (mozzaik365.com)

La solution est intégrée à Microsoft 365 et fonctionne de manière transparente avec d'autres applications telles que Teams, SharePoint et Outlook.

Il s'agit d'un outil de gestion des connaissances qui utilise l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel pour identifier, organiser et découvrir les connaissances pertinentes au sein d'une organisation.  

Viva Topics exploite les ressources existantes, telles que les documents, les conversations, les sites Web et les systèmes d'entreprise, pour créer une carte du savoir et aider les utilisateurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.

Aujourd’hui, plus de 1 million de personnes utilisent déjà Viva Topics dans le cadre de leur travail quotidien, selon les données fournies par Microsoft.

Fonctionnalités de Viva Topics :

Analyse automatique des contenus

Viva Topics utilise l'intelligence artificielle pour analyser les contenus disponibles au sein de l’organisation tels que les documents, les conversations, les sites Web et les systèmes d'entreprise. L'IA extrait ensuite les informations clés, identifie les sujets pertinents et crée une taxonomie organisée.

Traitement du langage naturel

L'IA de Viva Topics est capable de comprendre et de traiter le langage naturel. Elle analyse le contexte et la sémantique des textes pour identifier les concepts, les relations et les entités clés. Cela permet à Viva Topics de créer des liens entre les différents contenus et de générer des cartes de connaissances structurées.

💡 Pour aller plus loin, lisez notre article sur la Gestion de la Connaissance dans la Digital Workplace

Cartes de connaissances

Viva Topics génère des cartes de connaissances interactives qui regroupent les informations liées à un sujet spécifique. Ces cartes offrent une vue d'ensemble claire et structurée des connaissances, permettant aux utilisateurs de naviguer efficacement à travers les informations.

Recommandations et suggestions intelligentes

En intégrant Viva Topics à vos outils de productivité quotidiens tels que Microsoft Teams, SharePoint et Outlook, l'outil peut suggérer automatiquement des sujets pertinents pendant les conversations ou lors de la création de documents, favorisant ainsi la découverte de nouvelles connaissances.

🤯 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre SharePoint en véritable GED | Le guide ultime

Personnalisation

Viva Topics permet aux utilisateurs de personnaliser la façon dont les informations sont organisées et présentées. Vous pouvez ajouter vos propres balises, mettre en évidence des sujets spécifiques et suivre les sujets qui vous intéressent le plus.

Apprentissage automatique

Viva Topics utilise des techniques d'apprentissage automatique pour améliorer continuellement sa compréhension des connaissances et des préférences des utilisateurs. L'IA de Viva Topics apprend des interactions et des feedbacks des utilisateurs pour affiner ses recommandations et ses suggestions au fil du temps.

Recherche intelligente

Viva Topics utilise des modèles d'IA pour fournir des résultats de recherche pertinents et précis. L'IA prend en compte le contexte de la recherche, les préférences de l'utilisateur et l'historique des interactions pour fournir les informations les plus appropriées.

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Avantages de Viva Topics :

Collaboration améliorée

Viva Topics facilite la collaboration en permettant aux utilisateurs de trouver rapidement des informations pertinentes et de les partager facilement avec les autres collaborateurs. Cela favorise l'efficacité et la productivité au sein de l'organisation.

Réduction du temps de recherche

Grâce à l'analyse automatisée des contenus, Viva Topics permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi le temps passé à effectuer des recherches fastidieuses.

Plus besoin de passer des heures à chercher des informations dispersées, ce qui permet de gagner du temps précieux pour se concentrer sur des tâches plus importantes !

🚀 Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié à la gestion de connaissance : les outils Microsoft

Partage des connaissances tacites

En identifiant et en organisant les connaissances tacites dispersées dans l'organisation, Viva Topics aide à préserver et à partager ces connaissances précieuses qui pourraient autrement être perdues lors des départs d'employés ou des restructurations.

Intégration facilitée des nouveaux membres de l'équipe

Viva Topics facilite l'intégration des nouveaux membres au sein d’une organisation ou d'un projet spécifique. En mettant à leur disposition une plateforme qui regroupe les connaissances et l'expertise de l'organisation, les nouveaux membres s’acclimatent rapidement et trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin. Cela favorise une intégration plus fluide, réduit le temps nécessaire pour devenir opérationnel et renforce la collaboration au sein de l'équipe.

Prise de décisions éclairées et rapides

Grâce à Viva Topics, les collaborateurs peuvent prendre des décisions éclairées et rapides. En accédant facilement aux connaissances et à l'expertise de votre organisation, ils disposent d'informations fiables et à jour pour évaluer les différentes options qui s'offrent à eux. Ils peuvent ainsi prendre des décisions plus informées, minimisant les risques et maximisant les chances de succès.

Allez encore plus loin dans la gestion de connaissances avec Mozzaik365

Mozzaik365 est une solution logicielle développée pour faciliter la gestion des connaissances au sein des organisations utilisant SharePoint.  

Voici comment Mozzaik365 peut aider à simplifier cette tâche :

Organisation et structuration des connaissances

Mozzaik365 permet de créer une structure claire et organisée pour les connaissances au sein de Microsoft 365. Avec son composant Editeur de métadonnées, la solution permet de regrouper les informations pertinentes, les documents, les sites SharePoint, les listes, les bibliothèques, etc., dans des espaces de connaissances thématiques. Vous pouvez structurer le contenu en classifiant et en étiquetant chaque élément, puis l'enregistrer en tant que modèle pouvant être réutilisé et modifié afin de s'adapter aux besoins de l'organisation. Cela facilite la recherche et l'accès aux informations, évitant ainsi les silos de connaissances dispersées.

Moteur de recherche avancée

Mozzaik365 propose un moteur de recherche puissant et avancé qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Il recherche à travers les différentes sources de connaissances de Microsoft 365, y compris les documents, les conversations, les e-mails, les listes SharePoint, etc. Cela permet aux utilisateurs de récupérer facilement les informations pertinentes et d'éviter de perdre du temps à chercher manuellement.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment Mozzaik365 réinvente l'expérience de recherche avancée

Partage et collaboration

Mozzaik365 favorise la collaboration et le partage des connaissances au sein de l'organisation. Les utilisateurs peuvent facilement partager des documents, des sites SharePoint, des listes et des informations spécifiques avec leurs collègues, ce qui permet de renforcer la communication et la collaboration.

📚 Pour aller plus loin, découvrez comment rendre la connaissance enfin disponible facilement avec la recherche !

Analyse et rapports  

Mozzaik365 propose des fonctionnalités d'analyse et de génération de rapports qui permettent de suivre l'utilisation des connaissances au sein de l'organisation. Cela peut aider à identifier les domaines où les connaissances sont les plus demandées, les sujets populaires, les utilisateurs les plus actifs, etc. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer la gestion des connaissances et l'efficacité organisationnelle.

📈 Pour aller plus loin, découvrez la stratégie de Gestion de la Connaissance : le Guide

Grâce aux fonctionnalités de Mozzaik365, les organisations peuvent exploiter pleinement les connaissances et les ressources disponibles dans Microsoft 365, améliorant ainsi la productivité et la prise de décision.

Viva Topics est un outil révolutionnaire qui transforme la gestion des connaissances au sein des organisations. Grâce à ses fonctionnalités avancées et à son intégration transparente avec les applications Microsoft, il permet de découvrir, organiser et partager efficacement les connaissances. En réduisant le temps passé à la recherche d'informations et en favorisant la collaboration, Viva Topics améliore la productivité des employés et renforce la compétitivité des organisations. Si vous souhaitez simplifier la gestion des connaissances au sein de votre entreprise, Viva Topics est une solution à envisager sérieusement.