5 erreurs à éviter lors de sa transformation digitale

La transformation digitale est aujourd’hui un enjeu majeur pour les organisations. Ce n’est pas pour rien que 41% des entreprises françaises (60% pour les ETI) pensent que le digital contribue à augmenter leur chiffre d’affaires ! Augmentation de l’efficacité, gains de temps et de productivité, acquisition de nouveaux clients… Les vertus du digital sont nombreuses. 

Pour autant, entamer la transformation digitale de son entreprise ne se fait pas toujours sans heurts. En effet, outre les difficultés techniques, il faut aussi parfois compter avec la résistance au changement de certains salariés. Mais pas de panique : ces obstacles ne sont pas une fatalité. Pour vous faciliter la tâche, on vous dresse la liste des 5 erreurs à éviter lors de la mise en place de votre transformation digitale !   

#1 Ne pas créer de culture digitale au sein de l’entreprise 

Dans une entreprise, les salariés viennent généralement d’horizons variés. Certains sont des digital natifs, d’autres sont nés bien avant Internet… Autant de raisons pour lesquelles il est important d’impulser une culture commune, qui permet de combler les éventuelles différences entre collaborateurs. Mettre en place un tel changement prend du temps, mais c’est un challenge passionnant. Il est important de montrer à l’ensemble des salariés l’intérêt pratique et l’utilité des nouvelles technologies, exemples à l’appui. Actions de communication, formations, installation de nouveaux outils et de nouvelles applications… Les moyens sont nombreux pour mettre en place et installer durablement une culture digitale en entreprise. C’est d’autant plus important que, dans les entreprises qui utilisent des outils de communication interne digitaux, la productivité augmente de 20 à 25% (étude McKinsey, 2012). 

Pour aller plus loin, voici notre guide pour créer une culture d'entreprise forte 💪

Bien entendu, il est important d’établir une feuille de route en amont. Cela implique de définir les objectifs prioritaires, mais aussi les services (corps de métier) les plus concernés par la digitalisation.  

#2 Ne pas choisir les bons outils 

Aucune transformation digitale ne peut advenir sans les outils adéquats. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de choisir des outils qui allient sécurité et efficacité, qui proposent des fonctionnalités intéressantes (par exemple : qui permettent aux salariés de gagner du temps), et qui ont le pouvoir de faire évoluer l’environnement IT de l’entreprise. Par exemple, si vous souhaitez créer des intranets collaboratifs qui engageront l’ensemble de vos salariés, vous bénéficiez avec Mozzaik365 d’une solution fiable et simple d’utilisation. 100% sécurisée, notre extension ajoute 50 fonctionnalités supplémentaires à Teams et SharePoint. 

💡Pour vous aider à choisir les bons outils, découvrez notre sélection à travers notre article sur le «Top 9 des outils qui ont digitalisé votre entreprise ». 

Quid de ceux qui utilisent ces nouveaux outils ? Nous préconisons d’adopter une approche de User Adoption, c’est-à-dire que l’utilisation des outils doit devenir un automatisme pour l’ensemble des utilisateurs. Pour cela, les utilisateurs doivent être au centre du changement (User Centric) et adapter les outils à leurs pratiques, et non l’inverse. Autrement dit, il n’est pas question d’imposer de nouveaux outils aux salariés, mais bien de leur proposer d’intégrer ceux-ci au fur et à mesure. 

Enfin, il est important de rationaliser le changement. Il n’est évidemment pas possible de tout mettre en place tout de suite, pour des raisons de temps et de budget. On y va donc progressivement, ce qui permet dans le même temps de renforcer la confiance des utilisateurs en leur laissant le temps de s’adapter, fonctionnalité par fonctionnalité. 

#3 Ne pas impliquer les bonnes personnes 

La transformation digitale n’est pas seulement une question d’outils : c’est aussi (et surtout) une question humaine. Ainsi, la direction doit être convaincue de la transformation à opérer et des bénéfices qu’elle apporte. 

Il lui est essentiel de comprendre les enjeux et méthodes de la gestion du changement, afin d’anticiper les risques et de faire face aux problématiques que cela implique en adoptant la bonne stratégie à la conduite du changement. 

Elle doit, en tout premier lieu, incarner l’exemple et la posture du changement et impliquer ses collaborateurs. D’autres personnes peuvent ensuite prendre le relais.  

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3.1 Créer une équipe projet stable et investie 

Si une expertise externe peut être nécessaire dans la mise en œuvre d’une transformation digitale, elle doit absolument être complétée par une équipe projet en interne qui connaît l'entreprise et ses objectifs. Cette équipe doit avoir pour rôle de mettre en place et d’ancrer le changement, tout en communiquant de manière régulière sur les étapes à franchir. Il n’est pas obligatoire que les membres qui la composent viennent du même service : l’important est que l’équipe projet soit polyvalente, experte et convaincue par le sujet. En revanche, il est important que cette équipe soit unifiée et poursuive des objectifs communs. 

3.2 Concevoir les outils métiers en impliquant les utilisateurs

Avec un nombre considérable d’outils digitaux différents, il est facile de se perdre… ou de faire de la résistance au changement. C’est pourquoi il est important, lors de la conception des outils, de s’assurer que ceux-ci sont simples d’utilisation et qu’ils offrent aux salariés de nombreux avantages (gain de temps ou de productivité, par exemple). Pour cela, quoi de mieux que d’impliquer directement les utilisateurs, par exemple en organisant des sessions collectives de formation ? Ce sera l’occasion de les sensibiliser aux possibilités offertes par la Digital Workplace, comme l’organisation d’évènements ou encore le partage d’actualités ciblées.  

3.3 Communiquer sur les nouveaux usages à la fin du projet 

La clarté des objectifs poursuivis par la transformation digitale d’une organisation et la capacité à les communiquer efficacement sont cruciales pour promouvoir le changement. Il est donc bon de prévoir un plan de communication pour accompagner ce projet. L’objectif est de convaincre, mais aussi de guider et de rassurer les salariés tout au long du changement. On sait par ailleurs que 70% des collaborateurs se montrent plus fidèles à une entreprise si celle-ci communique clairement en interne ! D’où l’importance de communiquer de manière transparente sur les nouveaux usages mis en place. Ce qui nous amène à l’erreur suivante… 

#4 Ne pas communiquer les changements aux utilisateurs

Mettre en place des changements organisationnels prend beaucoup de temps, d’efforts et d’énergie. Croire que les utilisateurs s’adapteront rapidement à ces changements est une erreur ! Il s’agit avant tout d’un long processus : il faut donc parler du projet en amont (préparer les esprits), communiquer sur son avancée et sur les points faibles qu’il permet de résoudre, évoquer les enjeux auxquels il répond, répondre aux questions, proposer des formations, etc. L’objectif est d’éduquer les salariés pour les amener à accepter puis intégrer le changement, jusqu’à en faire des acteurs de ce changement (voir notre article sur la gestion du changement en entreprise). 

📌 Pour aller plus loin sur cette thématique, explorez notre guide pour créer une culture d'entreprise digitale

#5 Croire que le projet s’arrête au déploiement 

Le projet de transformation ne s’arrête pas une fois qu’il a été déployé : au contraire, il commence à peine ! En effet, la transformation digitale est un processus long et complexe qui nécessite des ajustements constants. Et cela vaut aussi bien pour l’aspect technique que pour l’aspect humain... Un bon moyen de repérer les ajustements nécessaires est de mettre en place un outil de feedback, qui permet aux utilisateurs de faire leurs retours en temps réel. Ce n'est pas tout. Il reste également à superviser les usages pour les intégrer dans le temps long, à opérer des modifications en fonction des retours et des besoins des utilisateurs, à former les nouveaux salariés, à décommissionner les anciens outils, à anticiper les usages futurs, etc. Un travail qui demande du temps… et de la patience.  

Conclusion

Un projet de transformation digitale s’inscrit toujours dans le temps long. Il ne s’agit pas simplement de mettre en place de nouveaux usages et/ou de nouvelles solutions : il s’agit aussi de faire accepter le changement aux collaborateurs et d’ancrer ces nouvelles pratiques dans la vie quotidienne. Un challenge qui requiert de la patience, et qui nécessite d’éviter quelques erreurs communes que nous avons listées dans cet article !