Comment créer un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint ?

Mener à bien un projet est souvent une tâche ardue. Seuls 43 % des organisations parviennent à respecter l’enveloppe budgétaire allouée à leurs projets. Pis, selon la même étude, le nombre d’entreprises déclarant achever leurs projets dans les temps impartis ne dépasse pas 29 %. 

Pourtant, pas de quoi se décourager. En effet, un projet mené dans les règles de l’art a toutes les chances d’aboutir. La botte secrète des équipes qui réussissent à réaliser leurs projets ? Un plan de projet bien rédigé, mais aussi un bon logiciel de gestion de projet (le « Hack » de 77 % des sociétés les plus performantes !). 

Par chance, si votre structure utilise la suite Microsoft 365, vous pouvez actionner ces deux leviers dès à présent. Les logiciels Microsoft Teams et Microsoft SharePoint vous permettent en effet de créer un plan de projet efficace et de le partager simplement avec les parties prenantes du projet. 

Ceci vous intéresse ? Mozzaik365 vous explique point par point comment faire un plan de projet avec Teams et SharePoint. Suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un plan de projet ? 

Avant d’aller plus loin, rappelons ce qu’est un plan de projet et quelle en est l’utilité. 

Un plan de projet est un document de cadrage qui décrit le périmètre de votre projet (objectif, parties prenantes, budget, calendrier, livrables, etc.) et fait la synthèse détaillée de toutes les actions à accomplir pour mener à bien votre projet (programme de travail). 

Ce document est indispensable à la bonne conduite d’un projet. Il sert en effet de boussole tant au chef de projet qu’à l’équipe projet. Il permet à chacun d’appréhender le projet dans sa globalité, de connaître ses missions et responsabilités, et de savoir comment les articuler avec celles de ses pairs afin d’atteindre l’objectif final. 

En bref, le plan de projet donne du sens au projet, motive les collaborateurs, fluidifie le travail en équipe, permet d’anticiper les contretemps et, finalement, contribue au bon déroulement du projet. Il doit, comme son nom l’indique, être rédigé dès la phase de planification du projet afin de rendre possible son exécution. 

Comment rédiger un plan de projet ? 

Comme évoqué précédemment, un plan de projet doit contenir différents éléments clés destinés d’une part à résumer les tenants et les aboutissants du projet et, d’autre part, à formaliser le programme de travail à respecter dans le cadre du projet. 

Il existe différentes façons de rédiger un plan de projet. Un plan de management de projet classique peut contenir les informations suivantes : 

1. L’objectif à atteindre à l’issue du projet ; 
2. Les indicateurs clés de réussite du projet ; 
3. Les parties prenantes, leurs responsabilités et rôles respectifs ; 
4. Le budget alloué au projet ; 
5. Les étapes clés du projet (jalons) et les livrables correspondants ; 
6. Le calendrier du projet. 

Ces informations bien en tête, voyons désormais comment mettre en place un plan de projet actionnable, grâce à Teams et SharePoint. 

Comment faire un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint ?

Les applications Teams et SharePoint sont des alliées de poids en matière de planification et de gestion de projet, et ce, pour au moins trois raisons : 

1. SharePoint permet de créer un site d’équipe afin de stocker tous les documents et outils utiles aux membres de l’équipe projet (calendrier, budget, tâches, présentations, etc.) et de faciliter le travail en simultané sur les ressources partagées. 
2. L’application de communication collaborative Teams permet d’échanger de façon fluide avec les parties prenantes, en interne comme en externe. Elle propose en effet des espaces de Chat pour discuter à plusieurs, une messagerie pour dialoguer en comité restreint ou encore une fonctionnalité « visio » pour interagir en direct à deux ou à plusieurs. 
3. Cerise sur le gâteau, si votre entreprise utilise la suite Microsoft 365 vous avez déjà accès à ces outils et ceux-ci sont synchronisés avec vos autres applications Microsoft. Inutile donc de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion de projet et de naviguer entre différentes interfaces. Un vrai gain de productivité !

 🔍 Pour en savoir plus à propos des outils de gestion de projet de la suite Microsoft 365, lisez notre guide.

Voici dès lors les étapes à suivre pour créer un plan de projet efficace grâce à Teams et SharePoint : 

Étape 1 : Créer une équipe ou un canal dédié au projet dans Teams

Commencez par créer une équipe ou un canal dédié à votre projet dans Teams. 

Cette équipe ou ce canal rassemblera les membres de l’équipe projet. Il s’ouvrira sur un flux d’informations, lequel permettra à vos collaborateurs de suivre l’évolution du projet et d’échanger directement avec leurs pairs via les commentaires. L’équipe ou le canal Teams centralisera par ailleurs les différents outils et documents relatifs au projet et les rendra aisément accessibles. 

En résumé, grâce à Teams vos partenaires pourront accéder plus facilement à la documentation et aux logiciels dont ils ont besoin. Ils pourront également interagir de façon fluide et ne manqueront aucune information. Enfin, avec Teams, les membres de l’équipe pourront avoir une vue claire sur le projet, anticiper les éventuels écueils et mettre toutes les chances de leur côté pour réussir leur mission. À la clé, une meilleure communication, un gain de temps appréciable, une productivité accrue et un niveau de stress diminué. 

Étape 2 : Décrire l’objectif à atteindre dans le cadre du projet

Comme chacun sait, pour conduire un projet à son terme, il est nécessaire d’avoir un objectif clairement défini. Selon les managers, le manque d’objectifs et de jalons permettant de mesurer l’avancement des projets serait d’ailleurs le premier facteur d’échec de ces derniers. 

Pour donner à votre projet toutes les chances de réussir, veillez donc à décrire son objectif avec soin. L’objectif de votre projet correspond au résultat que vous souhaitez atteindre. Cet objectif doit être SMART, c’est-à-dire Spécifique, Mesurable, Atteignable , Réaliste et circonscrit dans le Temps. 

L’objectif SMART de votre projet pourra être, par exemple, de « gagner 5000 nouveaux inscrits par mois à votre Newsletter d’ici au 31 décembre » ou d’« augmenter les ventes de votre produit de référence de 50 % par rapport à la même période l’année précédente ».  

En pratique, vous pourrez décrire votre objectif dans un document Word ou une présentation PowerPoint puis ajouter le fichier dans Teams. Celui-ci sera alors stocké dans SharePoint. Pour permettre à chacun de ne jamais perdre de vue la finalité du projet, n’hésitez pas à réaliser un visuel et à en faire l’entête de votre site SharePoint. 

Étape 3 : Définir les indicateurs clés de performance associés au projet 

Les Indicateurs Clés de Performance (ICP) ou KPI (Key Performance Indicator, dans la langue de Shakespeare) sont des repères chiffrés permettant de mesurer objectivement la réussite d’un projet. 

Il pourra par exemple s’agir du nombre de ventes réalisées, du nombre de Leads entrants obtenus, du taux d’abandon de paniers d’achats, du temps passé, du pourcentage d’achèvement des tâches dans les délais, du retour sur investissement (ROI), de l’écart budgétaire, de la satisfaction des clients, du taux de rotation des employés ou encore du nombre de retours.    

Pour faciliter le monitoring des KPI de votre projet, créez un tableau de suivi des indicateurs directement dans votre canal Teams. Épinglez-le ensuite en haut de votre canal afin qu’il reste toujours visible pour tous les participants et ajoutez-le à la page d’accueil du site SharePoint de l’équipe. 

Étape 4 : Invitez les différentes parties prenantes du projet

En un mot, les parties prenantes sont les différentes personnes qui contribuent au projet. Il peut s’agir des membres de l’équipe projet, des partenaires ou encore des prestataires qui collaborent au projet (prestataires indépendants, consultants, fournisseurs, etc.). 

À ce stade, ajoutez les différentes parties prenantes à l’équipe Teams. Ces dernières pourront dès lors suivre plus aisément le déroulement du projet, ce qui leur permettra d’être plus investies et plus performantes. 

Les personnes externes à l’entreprise peuvent bien entendu être, elles aussi, ajoutées à l’équipe Teams en tant qu’invitées. De cette manière, vous faciliterez la communication et les échanges d’information entre tous les individus qui prennent part au projet.

Pour garder des données confidentielles à l’égard de certains des participants au projet, créez une équipe Teams avec, dans cette équipe, des canaux dédiés à chaque sujet. De cette façon, vous pourrez limiter l’accès des invités aux seuls canaux (sujets) qui les concernent. 

💡 Pour aller plus loin, lisez aussi notre article de blog pour faire passer vos équipes au niveau supérieur avec Teams

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Étape 5 : Détailler le budget alloué au projet 

Le budget est bien entendu un élément clé de tout projet. Il correspond à l’enveloppe allouée au projet par l’entreprise et cadre les dépenses réalisées par l’équipe projet. 

Il est important de définir votre budget lorsque les objectifs du projet sont encore frais dans votre esprit. Ceci facilite en effet la répartition des enveloppes budgétaires. De plus, établir votre budget à ce stade vous permet de le faire valider par votre hiérarchie, de prendre des décisions stratégiques, d’anticiper le ROI de votre projet et même de prévenir d’éventuelles « mauvaises surprises ».   

Pour offrir à l’ensemble de l’équipe projet une bonne visibilité sur les différentes lignes budgétaires et suivre l’évolution de votre budget, créez un tableau de suivi dans Excel. Épinglez ensuite ce document en haut du canal Teams de l’équipe projet et sur la page d’accueil du site d’équipe SharePoint.

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en outil collaboratif

Étape 6 : Déterminer les jalons du projet et les livrables associés

Les jalons sont des étapes clés qui permettent de s’assurer du bon avancement du projet au fur et à mesure. Ceux-ci peuvent être sanctionnés par la remise de livrables qui attestent du passage d’un jalon (prototype, compte-rendu, etc.). 

Pour permettre à chacune des parties prenantes de s’imprégner de la feuille de route du projet, utilisez l’outil List pour inventorier les jalons dans Teams . Vous pourrez dès lors ajouter une description à chaque jalon, avec une date butoir, des personnes référentes, une description du livrable et même des liens vers les livrables demandés. 

Complétez cet usage avec Microsoft Planner pour offrir à vos collaborateurs un véritable outil de gestion de projet et les aider à s’organiser dans leurs tâches. En effet, Planner est une application de gestion de projet reposant sur le principe d’un tableau Kanban. Chaque personne impliquée dans le projet pourra se voir attribuer des tâches, les classer par ordre d’importance, en suivre l’avancement et même y attacher des pièces jointes. Encore une fois, cet outil est parfaitement intégré dans Teams pour faciliter la prise en main et les échanges entre les différentes parties prenantes. 

Teams peut d’ailleurs être une aide précieuse afin de faciliter la production de certains livrables (comptes-rendus et présentations notamment). Vous pouvez en effet créer des Templates de livrables et les stocker dans Teams, à dispositions de vos collaborateurs, afin de leur simplifier la tâche. 

Étape 7 : Partager le calendrier du projet 

Un projet est une succession d’actions coordonnées qui mènent à la réalisation d’un objectif déterminé. 

Pour vous assurer de la bonne articulation des missions de chacune des parties prenantes et du respect des échéances, il est nécessaire de vous doter d’un rétroplanning détaillé. Celui-ci devra indiquer les dates de rendu des livrables, celles des réunions de présentation ou encore celles des points d’étapes. 

Là encore, vous pouvez partager le rétroplanning de votre projet dans Teams et accéder à un diagramme de Gantt (chronologie des tâches) depuis l’application. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez également utiliser Teams pour inviter les parties prenantes aux réunions de suivi prévues dans votre planning et même recourir à Microsoft Whiteboard dans Teams pour préparer vos échanges, rendre vos Meetings plus interactifs et collaborer en direct sur des documents.    

Grâce au planning mis en place dans Teams, vous pourrez par la suite décomposer votre projet en tâches individuelles et planifier ces dernières directement dans Teams grâce à la fonctionnalité Task. De quoi optimiser votre organisation au quotidien !

Créer un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint  : Conclusion. 

Vous l’aurez compris, Teams et SharePoint sont des indispensables en matière de gestion de projet. 

Ces deux logiciels permettent en effet de faire un plan de projet efficace en rassemblant en un même lieu toutes les informations et toutes les ressources nécessaires à l’équipe projet. 

Mieux, les différents logiciels intégrés à Teams vous permettent de réaliser et partager des comptes-rendus de réunions (OneNote) ; d’enrichir vos échanges grâce à des visuels réalisés sur un tableau blanc numérique (WhiteBoard) ou encore de collaborer à la création de documents qui seront présentés en réunion (PowerPoint, Word, Whiteboard, etc.).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimisez vos réunions avec Microsoft Whiteboard