Quel est le ROI d’une Digital Workplace ?

Une Digital Workplace est une technologie qui rassemble au même endroit les informations, les moyens de communication et les applications dont les salariés ont besoin pour travailler. 

Cet espace numérique de travail (ENT) facilite la communication interne, la collaboration et la gestion des connaissances, y compris en situation de travail à distance. Il apparaît comme incontournable à l’heure de la transition numérique et de la généralisation du télétravail et du travail hybride.

Néanmoins, l’implémentation d’un intranet collaboratif peut représenter un coût important pour l’entreprise. Avant d’adopter cette technologie, il est donc nécessaire d’estimer le retour sur investissement qui lui est associé. 

Dans cet article, Mozzaik365 s’attaque à la question du Return On Investment (ROI) d’une Digital Workplace et vous fournit les clés pour mesurer celui de votre organisation. N’hésitez pas à enregistrer cette ressource afin d’y revenir par la suite. 

1. ROI d’une Digital Workplace : de quoi parle-t-on ?

Avant d’aller plus loin, commençons par rappeler ce qu’est le ROI et quel sens prend cette notion lorsqu’elle est associée à celle de Digital Workplace. 

1.1. ROI : définition 

ROI est un acronyme qui signifie Return On Investment. En français, on parle ainsi de « retour sur investissement ». 

Le ROI est un indicateur, ou Key Performance Indicator (KPI), essentiel. Il permet en effet de jauger la rentabilité d’un projet. 

En pratique, pour déterminer le ROI d’un projet, il convient de comparer le coût de ce dernier avec les gains ou les pertes qu’il a engendrés. 

In fine, le ROI s’exprime sous la forme d’un pourcentage. Ainsi, la formule de calcul du ROI est la suivante : 

🧮 [(Montant des gains ou des pertes associés au projet — montant de l’investissement)  ÷ montant de l’investissement] x 100

Si un projet représente un investissement de 50 000 euros et engendre des gains à hauteur de 200 000 euros, son ROI est donc de [(200 000 - 50 000)/50 000] x 100 = 300 %. 

1.2. Qu’est-ce que le ROI d’une Digital Workplace ? 

Vous l’aurez compris, le ROI d’une Digital Workplace est l’indicateur qui permet d’estimer le rendement d’un projet de Digital Workplace. 

Cette métrique met en balance les profits ou les économies générés par cette technologie et les dépenses nécessaires pour l’implémenter au sein de l’organisation. 

📌 Si vous souhaitez découvrir comment choisir et tracker les KPI de votre Digital Workplace, cet article peut vous aider.

1.3. Pourquoi calculer le ROI de sa Digital Workplace ?

Mesurer le ROI de la Digital Workplace de son entreprise permet de quantifier l’impact financier de cette solution sur l’organisation. 

Le ROI est un outil d’aide à la décision. En fonction du rendement estimé ou constaté, les dirigeants peuvent choisir d’investir dans le projet d’intranets collaboratifs, effectuer des arbitrages et opter pour un type de Digital Workplace adapté aux besoins et aux ressources de leur structure. 

À titre d’exemple, selon une enquête réalisée par le cabinet d’études Forrester pour Microsoft en 2019, l’application de communication et de collaboration Microsoft Teams — intégrée aux Digital Workplaces sous Microsoft 365, telles que Mozzaïk365 — génère, à elle seule, un ROI de 832 % sur 3 ans pour une entreprise type. Il s’agit donc, de toute évidence, d’un bon investissement. 

2. Les bénéfices d’une Digital Workplace à la loupe 

Selon une étude réalisée en 2017 par VMware, le retour sur investissement moyen d’une Digital Workplace, tous secteurs confondus, s’élèverait à 150 %.

Un chiffre qui s’explique notamment par les bénéfices apportés par un espace numérique de travail en matière de communication interne, de collaboration et de gestion de la connaissance. 

2.1. Bénéfices en matière de communication interne 

Grâce aux espaces de discussion, à la messagerie, à la visioconférence, ou encore à l’annuaire d’entreprise intégré, l’ENT (Environnement Numérique de Travail) facilite les prises de contact et fluidifie les échanges, y compris entre collaborateurs appartenant à des équipes différentes. 

Cet outil profite aussi bien aux travailleurs du siège qu’aux employés du terrain puisqu’il est accessible depuis différents supports mobiles : PC, Smartphone, tablette, etc.

En simplifiant ainsi les interactions, les intranets de communication permettent aux salariés de gagner du temps et de concentrer leurs efforts sur des tâches à plus haute valeur ajoutée : s’occuper des clients, concevoir de nouveaux produits ou analyser des données par exemple. 

Selon l’étude menée par Forrester, l’adoption de la plateforme de communication Teams, élément essentiel des Digital Workplaces intégrées à Microsoft 365, pourrait permettre à elle seule de réaliser plusieurs millions d’économies. 

D’après cette enquête, grâce à Teams, une entreprise type (5000 utilisateurs) pourrait réduire son nombre de réunions de 18,9 %. À la clé, un gain de temps équivalent à 6,9 millions de dollars sur 3 ans. 

Et l’impact financier de Teams en matière de communication ne s’arrête pas là. 

Le Hub de communication remplace différentes solutions de communication (téléphonie mobile, téléphonie fixe, application de webconférence, etc.). Ainsi, selon Forrester, il pourrait faire économiser 648  727 dollars sur 3 ans à une structure type. 

Enfin, grâce à Teams, les employeurs peuvent se libérer de nombreux frais de déplacement et d’hôtellerie. La visioconférence, le Chat ou encore le Co-Authoring garantissent en effet la qualité des interactions en direct. Il n’est donc plus nécessaire de voyager pour bien communiquer. 

Conséquence, l’organisation modélisée par Forrester pourrait s’épargner 150 déplacements avec nuitées sur 3 ans, pour un montant total de 233  080 dollars. 

🍿 Pour aller plus loin, découvrez 6 exemples de stratégies de communication interne

2.2. Bénéfices en matière de collaboration interne 

Les retombées positives de la Digital Workplace en matière de collaboration interne sont également nombreuses. 

Les intranets collaboratifs facilitent en effet le travail à plusieurs, grâce aux outils de co-création (Co-Authoring), au partage des documents ou encore à la mise en place de sites d’équipes. 

Le résultat, selon VMware, 48 % des entreprises qui se sont équipées d’un ENT affirment avoir optimisé leur capacité à répondre aux opportunités Business, contre 34 % pour les autres structures.

Pour sa part, Forrester constate que, dans une entreprise type ayant adopté Teams, les travailleurs du siège pourraient gagner 4 heures par semaine grâce à l’amélioration de la collaboration et de la transmission de l’information. De quoi réaliser une économie de 14,3 millions de dollars sur trois ans. 

La même source indique par ailleurs que les salariés du terrain qui utilisent Teams pour collaborer avec leurs collègues gagnent 45 minutes par semaine en moyenne. Un gain de temps qui, sur trois ans, pourrait représenter plus d’un demi-million de dollars d’économies pour une organisation type. 

Et les bénéfices de la plateforme collaborative ne concernent pas uniquement les opérationnels. Selon le cabinet d’études, Teams permettrait en effet d’abaisser de 17,7 % le délai de décision des décideurs. Résultat : un profit de 451  273 dollars sur 3 ans pour une structure type. 

Enfin, toujours selon Forrester, Teams serait à l’origine d’une baisse des coûts liés au Turnover et à l’Onboarding des talents. Et pour cause, avec une réduction de 0,4 % du taux de renouvellement du personnel et une diminution de 17 % des frais associés à l’intégration des nouveaux salariés, la plateforme collaborative pourrait faire épargner 1,42 million de dollars sur 3 ans à une société type. 

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser sa gestion de projets avec Teams & Microsoft 365 ?

2.3. Bénéfices en matière de partage et de gestion de la connaissance

Les bénéfices des intranets collaboratifs se font tout autant ressentir en matière de partage et de gestion de la connaissance. 

Une Digital Workplace telle que Mozzaik365 permet de cibler la diffusion de l’information et de mettre en place une véritable Gestion Electronique des Documents (GED) afin de faciliter la recherche de données et la contribution à une base de connaissances. 

À la clé, un gain de temps potentiel de 8 heures par semaine et par salarié, soit le temps perdu en recherche d’informations par 95 % des employés français selon une étude réalisée en 2021 par ABBYY. 

Mais ce n’est pas tout. Selon l’enquête menée par Forrester, la mise à disposition des ressources dans Teams, via le Cloud, permet, elle aussi, de gagner des heures de travail. 

Selon le cabinet d’études, la meilleure accessibilité des documents conduirait en effet à une diminution de 14,6 % des temps morts. Conséquence : une économie de 257  586 dollars sur trois ans pour une structure type.

💡 Pour en savoir plus, découvrez les outils Microsoft pour la gestion de la connaissance

Comme vous l’aurez compris à travers ces quelques exemples, les bénéfices découlant de l’installation d’une Digital Workplace au sein d’une organisation peuvent être nombreux et représenter d’importants gains et économies pour l’entreprise. 

Reste dès lors à les comparer aux coûts engendrés par l’adoption de cette technologie afin d’en déterminer le ROI. Pour savoir comment procéder, lisez ce qui suit. 

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3. Comment calculer le ROI de votre Digital Workplace ?

Nous l’avons vu, pour calculer le retour sur investissement d’un ENT il est nécessaire de mettre en balance les gains générés par son implémentation et les dépenses engagées au titre de son installation. 

Voici ce que vous devez savoir afin de réaliser cet exercice : 

3.1. À chaque projet ses contraintes et ses coûts  

Chaque projet de Digital Workplace comporte ses propres contraintes, et donc ses propres coûts. 

Par conséquent, pour estimer le prix de cette transformation dans votre organisation, il est nécessaire de faire un état des lieux de l’existant et d’établir un cahier des charges de votre Digital Worplace.

De manière générale, la mise en place d’un espace numérique de travail peut entraîner des frais liés à : 

• la définition des besoins (recherches, sondages, enquêtes, etc.) et la rédaction du cahier des charges ;
• la migration (des documents et des applications) et l’infrastructure ; 
• l’acquisition du matériel ad hoc (ordinateurs portables, tablettes, Smartphones, etc.) ; 
• l’obtention des licences d’exploitation (Microsoft365, Mozzaik365, etc.) ;
• la formation des collaborateurs et l’accompagnement au changement ; 
• la maintenance de la solution.

Attention, chacun de ces postes de dépenses varie en fonction de la technologie choisie et de l’existant.

À titre d’exemple, l’accompagnement au changement ne sera peut-être pas nécessaire dans une jeune Startup, alors qu’il sera recommandé dans une entreprise plus ancienne qui entame tout juste sa transformation digitale. 

De même, les frais d’infrastructure et de migration seront probablement plus élevés pour une grande organisation possédant une vaste base de données stockée sur de vieux serveurs que pour une PME dont les fichiers sont déjà hébergés dans le Cloud. 

☝️ Bon à savoir : vous pouvez faire baisser les coûts associés à l’implémentation de votre Digital Workplace en esquivant les 5 erreurs à éviter lors d’une transformation digitale. 

3.2. De l’importance des KPI dans l’évaluation des bénéfices d’une Digital Workplace 

Le prix d’un ENT peut être relativement simple à calculer. À rebours, les économies et profits générés par ce type de projet peuvent quant à eux être plus flous. 

Pour déterminer les gains associés à l’implémentation d’une Digital Workplace au sein de votre entreprise et évaluer la réussite de ce projet, il est nécessaire de vous appuyer sur des indicateurs (KPI). 

Ces métriques peuvent être de diverses natures : 

• productivité des collaborateurs ; 
• satisfaction des collaborateurs concernant la qualité de leurs communications ;
• satisfaction des nouvelles recrues concernant leur processus d’Onboarding ;
• temps hebdomadaire passé en réunion ;
• temps hebdomadaire passé à faire des recherches ; 
• taux de Turnover du personnel ;
• taux de rotation des nouveaux talents ; 
• taux d’adoption de la solution ;
• etc. 

Pour évaluer l’impact de l’ENT sur votre structure, vous devez choisir les KPI qui correspondent aux objectifs stratégiques de votre organisation. 

En pratique, veillez à baser votre Digital Workplace sur une solution qui vous permet de Tracker vos indicateurs. 

À titre d’exemple, les performances de la Digital Workplace Mozzaik365, basée sur Microsoft 365, peuvent être analysées et suivies grâce au logiciel Microsoft PowerBI. 

Enfin, pensez à collecter des données avant le lancement de votre nouvelle Digital Workplace. De cette façon, vous serez en mesure d’établir une comparaison entre votre situation antérieure et celle issue de la transformation et chiffrer les économies ou les gains réalisés. 

Vous pourrez, par exemple, déceler une réduction du temps passé par les salariés en réunion ou une augmentation de la productivité des collaborateurs. 

🔎 Pour aller plus loin : découvrez comment définir et tracker les KPI de votre Digital Workplace.

ROI d’une Digital Workplace  : ce qu’il faut retenir 

Comme nous l’avons vu, les bénéfices d’une Digital Workplace sont nombreux. Mieux, ils peuvent s’élever à plusieurs millions d’euros et induisent souvent un ROI positif. 

Le retour sur investissement d’un intranet collaboratif varie cependant d’une organisation à une autre. C’est pourquoi il est important de calculer ce dernier au regard des contraintes et objectifs de votre entreprise.

Pour cela, listez, chiffrez et additionnez les différents coûts et bénéfices associés à votre projet. Pour ne rien oublier et obtenir des données fiables, pensez à établir un cahier des charges rigoureux et à suivre des indicateurs adaptés à vos objectifs. 

Enfin, comparez le total de vos gains à celui de vos dépenses et déterminez le ROI de votre Digital Workplace.