Offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs : le guide

Dans un contexte de « Guerre des Talents » et de « Grande Démission », l’amélioration de l’expérience collaborateur apparaît comme un enjeu crucial pour les organisations. 

Et pour cause, la façon dont les salariés perçoivent et vivent leur emploi tout au long de leur parcours au sein de l’entreprise, impacte directement leur engagement et leur loyauté, mais aussi l’attractivité de leur employeur aux yeux des potentielles recrues. 

Or, dans une période marquée par la transformation digitale et l’essor du travail hybride, une dimension de l’expérience collaborateur devient incontournable : l’expérience digitale. 

Les salariés baignent en effet quotidiennement dans un environnement technologique, lequel joue donc un rôle clé dans l’expérience collaborateur. 

Dans cet article, Mozzaik365 dresse le portrait-robot d’un espace de travail numérique propre à offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs. 

Suivez le guide pour tout comprendre à propos de l’expérience digitale des employés et découvrir les ressorts d’une bonne expérience digitale.

Une bonne expérience collaborateur digitale : pourquoi est-ce essentiel ?

Avant d’aller plus loin, rappelons brièvement ce qu’est l’expérience collaborateur et quelles sont les vertus d’une bonne expérience collaborateur digitale. 

Expérience collaborateur : définition et enjeux 

L’expérience collaborateur renvoie aux émotions et aux sentiments ressentis par un salarié tout au long de son parcours au sein de l’entreprise, de sa candidature à son Offboarding (processus de séparation lorsqu’un employé quitte une entreprise).

Cette notion découle de celle d’expérience client. Elle s’inscrit dans une logique de symétrie des attentions qui consiste à accorder autant de considération aux besoins des salariés qu’à ceux des clients. 

Pour l’organisation, traiter ses employés comme des clients internes et répondre à leurs attentes présente plusieurs avantages notables. Cette démarche permet en effet de : 

• Renforcer l’engagement des salariés ;
• Fidéliser les collaborateurs ;
• Et attirer de nouveaux talents. 

Conscients de ces bénéfices, les employeurs sont de plus en plus nombreux à se soucier de l’expérience de leurs collaborateurs. 

Selon le Baromètre de l’expérience collaborateur 2022 publié par ParlonsRH, 50 % des entreprises auraient ainsi mis en place une politique visant à améliorer l’expérience collaborateur, contre 25 % seulement trois ans auparavant. 

Une stratégie gagnante puisque, selon la même enquête, les sociétés qui soignent l’expérience collaborateur se montrent plus résilientes face au changement : 

• 21 % d’entre elles ont en effet enregistré une augmentation de l’engagement de leurs salariés au moment de la crise sanitaire, contre 6 % pour les autres structures. 

• Par ailleurs, 89 % ont « fait évoluer leur organisation dans le sens du travail hybride », contre 67 % pour les autres entreprises.   

Les bénéfices d’une expérience digitale positive 

Dans un contexte de transformation digitale, les outils numériques tiennent un rôle de premier ordre dans l’expérience collaborateur. 

Et pour cause, les collaborateurs utilisent quotidiennement différents logiciels et applications. Ceux-ci peuvent donc constituer des irritants ou, au contraire, des facilitateurs. 

Cette seconde hypothèse doit bien entendu représenter un objectif prioritaire puisque offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs : 

• Fait gagner du temps aux employés lorsqu’ils recherchent des documents, des outils informatiques, des informations ou encore des contacts ; 

• Facilite l’accès des salariés à leurs applications métiers, rentabilisant de ce fait les licences payées par la société ; 

• Permet aux équipes de mieux collaborer dans un environnement hybride, mêlant présence sur site et télétravail ; 

Pour aller plus loin https://www.mozzaik365.com/blog-posts/manager-equipe-teletravail 

• Augmente la productivité tout en limitant le risque de perte de connaissances et en assurant la sécurité des données ; 

• Accélère l’adoption des outils informatiques et le développement d’une véritable culture digitale à l’échelle de l’entreprise ; 

• Améliore les conditions de travail des salariés et, par suite, contribue à la rétention des talents et à la baisse du Turnover ; 

• Favorise l’émergence de promoteurs de la technologie en interne et d’ambassadeurs de la marque employeur auprès du public (aussi appelé Employee Advocacy). 

Nous le constatons, les bénéfices d’une expérience digitale positive sont donc nombreux. 

Alors, comment offrir une bonne expérience digitale à vos collaborateurs ? C’est ce que nous allons voir à présent. 

Un environnement unique, fluide et agréable à utiliser

Le premier levier permettant d’offrir une bonne expérience numérique aux salariés est la mise en place d’un Environnement Numérique de Travail (ENT) unique, fluide et agréable à utiliser. 

Pour garantir une expérience utilisateur optimale, cet ENT doit présenter différentes caractéristiques :

Des outils digitaux 100 % intégrés

L’ENT doit en premier lieu intégrer les logiciels et applications déjà utilisés par les collaborateurs, notamment leurs outils métier.

Il doit par ailleurs articuler l’ensemble des outils les uns avec les autres afin de créer une continuité dans les usages. 

Les salariés doivent par exemple pouvoir partager et co-éditer des documents directement sur la page dédiée à un projet sur lequel ils travaillent.

‍

Un Hub proposant une organisation fonctionnelle 

L’ENT doit également centraliser toutes les informations, les ressources et les outils utiles aux collaborateurs pour accomplir leurs missions. 

Mieux, il doit permettre d’organiser tous ces éléments de façon fonctionnelle.

Tous les items relatifs au déroulement d’un projet (organigramme, rétroplanning, liste de tâches, outils de suivi, contacts, conversations, etc.) doivent par exemple pouvoir être rassemblés sur un même site projet. 

Un espace numérique de travail unifié

Enfin, pour donner satisfaction aux collaborateurs, l’utilisation de l’ENT doit être intuitive et la navigation doit y être facile et sans coutures. 

L’objectif : permettre aux utilisateurs de passer d’un outil à un autre ou d’un espace à un autre sans friction et sans perte de temps. 

Un salarié doit par exemple pouvoir passer de l’intranet RH à la base de connaissances interne sans le moindre effort, ou d’un site projet au réseau social de l’entreprise en un clic et sans avoir l’impression de changer d’environnement.

Par ailleurs, les employés doivent pouvoir se connecter à leur espace numérique de travail et accéder à l’ensemble de leurs outils de travail en utilisant un seul mot de passe et un seul identifiant. 

En un mot : une Digital Workplace 

En un mot, pour que l’expérience digitale des collaborateurs soit optimale, il s’agit donc de mettre en place un grand espace de travail numérique unifié, autrement dit, une Digital Workplace. 

Pour ce faire, vous pouvez avoir recours aux solutions de Digital Workplace intégrées telles que Microsoft 365 ou Google Workspace ainsi qu’à leurs plateformes collaboratives (Microsoft Teams par exemple), véritables leviers de communication interne. 

Ces produits présentent l’avantage d’être bien connus des collaborateurs, ce qui facilite encore leur adoption et contribue à la qualité de l’expérience digitale des collaborateurs. 

💡Pour aller plus loin, découvrez notre guide sur comment transformer son intranet en Digital Workplace.

Un espace de travail sur mesure pour chaque employé

Nous l’avons vu, pour susciter un sentiment de satisfaction et de bien-être chez les salariés, l’environnement technologique doit préférentiellement prendre la forme d’une véritable Digital Workplace. 

Cependant, toutes les solutions ne se valent pas. 

Pour jouer pleinement son rôle dans l’amélioration de l’expérience employé, l’espace de travail numérique doit comporter différentes fonctionnalités.

Ce dernier doit en premier lieu offrir un espace de travail sur mesure pour chaque salarié. 

🚀 Pour aller plus loin, 6 idées concrètes pour améliorer l'expérience digitale des employés

Un espace de travail personnalisé : pour quoi faire ?

La mise à disposition d’un espace de travail personnalisé pour chaque collaborateur contribue grandement à la satisfaction des salariés. 

Et pour cause, dans leur vie personnelle, les employés sont habitués à utiliser des produits numériques « personnalisables » (leur Smartphone, leurs pages sur les réseaux sociaux, les publicités ciblées, les sites e-commerces, etc.). 

Ces usages quotidiens influent bien entendu sur les attentes des collaborateurs en matière d’usages numériques au travail. 

Comment, par exemple, ne pas ressentir de frustration face à un écosystème numérique complexe, austère et lent lorsque, dans sa vie de tous les jours, on passe, d’un simple geste du pouce, d’un article de blog à la messagerie de son réseau social préféré puis à son application bancaire ? 

D’un point de vue fonctionnel, un utilisateur qui utilise des outils spécifiques dans sa journée a envie de les voir apparaître sur sa Digital Workplace, et ne souhaite pas être “noyé” avec plusieurs outils qu’il n’utilise jamais. 

Pour donner satisfaction aux collaborateurs, la Digital Workplace doit donc, elle aussi, se plier aux besoins de chaque individu et mettre à la disposition de chacun un espace personnalisé. 

‍

Un tableau de bord (Dashboard) personnalisé pour chaque collaborateur

L’espace de travail personnalisé de chaque salarié doit se présenter comme un véritable tableau de bord ou Dashboard. 

Ce dernier doit centraliser tout ce dont le collaborateur a besoin dans le cadre de ses fonctions quotidiennes :

• Les raccourcis vers ses outils métier (applications et logiciels) et vers les plateformes de communication interne qu’il utilise chaque jour ;

• Son agenda personnel, sa To Do List et les raccourcis nécessaires pour rejoindre une réunion en visioconférence ou programmer un rendez-vous ; 

• Les raccourcis vers les sites relatifs aux projets auxquels il contribue et vers ses documents de travail ; 

• Les notifications relatives à ses différents projets, à ses conversations ou encore aux actualités internes qui le concernent ; 

• Un aperçu des actualités internes importantes diffusées par la communication interne ou issues des flux auxquels le salarié est abonné. 

Comment doter votre ENT d’espaces de travail personnalisés ? 

Mozzaik365 permet de créer un Digital Workplace dans Microsoft 365 et de mettre en place un Dashboard personnel pour chaque utilisateur. 

Véritable Hub de productivité personnelle, ce tableau de bord peut être personnalisé au niveau de l’entreprise et au niveau du collaborateur afin d’épouser parfaitement les besoins de ce client interne. 

Des fonctionnalités toujours à la pointe

Outre un Dashboard personnel, pour permettre aux collaborateurs de vivre une expérience digitale positive, l’espace numérique de travail doit également proposer des fonctionnalités toujours à la pointe. 

Pourquoi opter pour un espace de travail numérique évolutif ?

L’environnement technologique joue un rôle de premier ordre dans l’expérience des collaborateurs au sein de l’entreprise. 

Changer régulièrement de plateforme parce que cette dernière ne répond plus au besoin ou est obsolète peut nuire à la satisfaction et au bien-être des salariés. Le cas échéant, ces derniers doivent en effet s’habituer à un nouvel environnement numérique de travail, ce qui peut induire du stress, une baisse de motivation ou encore une perte de productivité. 

Pour garantir une bonne expérience digitale aux collaborateurs, il est donc nécessaire de miser sur un outil moderne, qui répond à la réalité de leur métier et aux changements du monde du travail. La plateforme doit évoluer en même temps que la maturité digitale de l’entreprise : la Digital Workplace, capable d’évoluer et de s’adapter continuellement aux besoins de l’organisation et de ses salariés, est la solution à adopter.

Portrait robot d’une Digital Workplace évolutive  

Une Digital Workplace évolutive est tout simplement une plateforme qui propose des outils modernes en adéquation avec la réalité du métier des collaborateurs. 

Mais ce n’est pas tout. Il s’agit également d’une plateforme qui se transforme au fil des demandes, des défis Business, des innovations technologiques et des changements du monde du travail. 

Il s’agit, par exemple, d’un espace numérique de travail adapté au travail hybride qui permet de tenir une conférence simultanément en physique et en distanciel, sur différents supports. 

Il s’agit aussi d’un ENT qui peut aisément être enrichi en y ajoutant les dernières applications apparues sur le marché. 

Tel est le cas de la Digital Workplace Microsoft de Mozzaik365. Puisque Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint, la Digital Workplace qui en résulte peut être agrémentée des nombreuses innovations proposées par Microsoft et connaît des mises à jour régulières afin de rester toujours à la pointe de la fonctionnalité et du Design. 

📢 Pour aller plus loin, découvrez en quoi l’agilité est la clé d’une Digital Workplace bâtie pour durer.

Un environnement de travail sécurisant et sécurisé

Personnalisable et évolutive, une Digital Workplace doit également être sécurisée et sécurisante pour offrir une bonne expérience digitale aux collaborateurs. 

La nécessité d’un espace numérique de travail sécurisé et sécurisant

La sécurité informatique est un enjeu clé pour toutes les organisations. 

Et pour cause, selon le 7ème baromètre annuel du CESIN, en 2021, plus d’une entreprise française sur deux déclare avoir subi entre une et trois cyberattaques avec un impact Business dans 6 cas sur 10. 

Les salariés connaissent les risques informatiques liés à la digitalisation. L’utilisation des outils numériques peut d’ailleurs devenir pour eux une source de stress. 

Combien de salariés sont angoissés à l’idée de « faire une bêtise » en « attrapant » un virus informatique via un email malveillant, en diffusant accidentellement des informations confidentielles ou juste en supprimant malencontreusement une ressource clé ? 

Nous le voyons, un environnement numérique de travail sécurisé est donc nécessaire pour optimiser l’expérience collaborateur et protéger les intérêts de l’organisation. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment sécuriser les postes de travail.

Une Digital Workplace sécurisée et sécurisante : qu’est-ce que c’est ?

Une Digital Workplace sécurisée et sécurisante présente deux caractéristiques principales. 

En premier lieu, elle permet aux administrateurs de gérer les droits d’accès aux différents espaces et aux différentes ressources mis à disposition par l’entreprise. 

L’objectif : mettre en place des accès restreints pour que les collaborateurs ne puissent pas faire d’actions compromettantes, notamment par mégarde. 

Mais ce n’est pas tout. Un intranet collaboratif sécurisant doit également être sécurisé, c’est-à-dire résistant aux cyberattaques. 

La Digital Workplace Mozzaik365, intégrée dans Microsoft 365 remplit bien entendu ce cahier des charges. Elle n’héberge aucune donnée et est certifiée ISO 27001.

Prêt à initier votre projet ?

Téléchargez le cahier des charges type pour commencer la conception de votre Digital Workplace Microsoft

Téléchargez votre exemplaire

Un espace numérique de travail accessible et inclusif 

Enfin, pour satisfaire les collaborateurs et contribuer à leur bien-être au travail, une Digital Workplace doit être accessible et inclusive. 

L’inclusivité et l’accessibilité de l’ENT : une priorité 

L’inclusivité et l’accessibilité de l’espace numérique de travail sont une priorité. 

Pour vivre une expérience collaborateur positive, tout salarié doit en effet pouvoir bénéficier des mêmes avantages que ses pairs, et donc du même environnement technologique.

Il est par conséquent indispensable de veiller à ce que tous les talents puissent tirer parti de l’ENT, et cela quelles que soient la nature de leurs fonctions ou leurs particularités. 

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace inclusive et accessible ?

Pour éviter toute rupture d’égalité et tout sentiment d’injustice, la Digital Workplace doit comporter les fonctionnalités suivantes : 

• Elle doit être Mobile Friendly afin de permettre aux salariés de terrain ou à ceux qui effectuent des déplacements fréquents de profiter d’un environnement numérique optimal. 

• Elle doit permettre de naviguer, de travailler et de communiquer dans différentes langues. Microsoft 365 permet par exemple de traduire instantanément les messages postés dans une conversation Teams. Un vrai plus pour les équipes internationales !
  

• Elle doit s’adapter aux besoins des talents en situation de handicap, par exemple en proposant une lecture audio aux collaborateurs malvoyants. Là encore, Microsoft s’avère à la pointe en matière d’accessibilité. 

🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faciliter la communication avec les équipes terrain.

L’accompagnement : un incontournable 

Vous l’aurez désormais compris, offrir une bonne expérience digitale à ses collaborateurs passe par l’adoption d’une Digital Workplace à la fois personnalisable, évolutive, sécurisée et sécurisante, accessible et inclusive. 

Pourtant, la technologie ne fait pas tout. Pour tirer le meilleur parti de votre espace numérique de travail et améliorer le sentiment de vos équipes à l’égard de votre structure, un accompagnement est indispensable.  

La formation des collaborateurs : un passage obligé 

Pour qu’ils s’acclimatent à leur environnement technologique et profitent de tous ses bienfaits, les collaborateurs doivent être formés à son utilisation. 

Dès la mise en place de votre Digital Workplace, il est donc indispensable de proposer des formations à l’intention des utilisateurs.

Celles-ci peuvent prendre la forme de cours en présentiel, de vidéos tutorielles ou encore d’un mentorat. 

Dans cette dernière hypothèse, des salariés primo-adoptants (Early Adopters) pourront évangéliser leurs pairs en leur transmettant leur intérêt pour la nouvelle solution et en leur expliquant son utilisation. Ils sont aussi les sachants à contacter en cas de question ou de difficulté.

L’ambition de l’entreprise doit enfin être rappelée régulièrement grâce à des campagnes de communication internes destinées à promouvoir l’intranet collaboratif. 

Le rôle clé du manager dans l’adoption de la technologie 

Les managers sont un pilier de la transformation digitale, et plus particulièrement de l’adoption d’un environnement numérique de travail. 

Pour que la Digital Workplace soit embrassée par l’ensemble des collaborateurs et contribue à leur bien-être et à leur satisfaction générale, le manager doit impulser une dynamique positive et encourageante. 

Dans cette perspective, les encadrants doivent eux-mêmes être accompagnés.

Ces derniers doivent tout d’abord être formés à l’utilisation de la technologie et apprendre à communiquer à son propos. 

Mieux, les managers doivent être convertis au management en situation de travail hybride afin d’adapter leurs propres pratiques managériales à l’environnement technologique. 

💫 Pour aller plus loin, découvrez comment mettre en place une véritable campagne de Change Management peut être menée au sein de l’organisation. 

Optimiser l’expérience digitale des collaborateurs : ce qu’il faut retenir.

Nous l’avons vu, l’expérience digitale est une facette importante de l’expérience collaborateur. Et pour cause, l’environnement technologique constitue l’un des trois piliers de l’expérience collaborateurs, aux côtés de la culture d’entreprise et de l’espace de travail. Pour offrir une expérience digitale satisfaisante à vos collaborateurs, la meilleure solution est de leur proposer un environnement numérique de travail unifié et facile d’utilisation, autrement dit : une Digital Workplace. Mais attention, pour tenir toutes ses promesses et contribuer au sentiment de satisfaction et de bien-être de vos collaborateurs, la Digital Workplace doit :

- Pouvoir s’adapter aux besoins de chaque client interne, grâce à un Dashboard personnel par exemple ;

- Être sécurisée et sécurisante ;

- Être évolutive ;

- Et être inclusive et accessible pour tous les salariés. 

Enfin, pour porter ses fruits, l’environnement numérique doit être adopté par les salariés. Sa facilité d’utilisation ou le fait qu’il soit déjà en partie connu des salariés contribue à son adoption. Mais cela ne suffit pas. Les collaborateurs, et plus particulièrement les managers, doivent en effet être formés à l’utilisation de la technologie. À la clé, un environnement numérique de travail propice à l’épanouissement des collaborateurs, véritable levier d’engagement, de fidélisation et d’attractivité.

‍