Pourquoi migrer sur une solution SaaS d'intranet ?

Vous souhaitez mettre en place une solution d’intranet dans votre entreprise, mais vous hésitez encore entre une solution SaaS et un logiciel «On Premise » ?

Cet article vous dévoile toutes les bonnes raisons de passer à une solution SaaS : suivez le guide ! ‍

Qu’est ce qu’un intranet SaaS ? 

Le Saas (Software As A Service) est un modèle par lequel un logiciel est hébergé et fourni par un tiers, qu’il rend disponible pour ses clients par l’intermédiaire d’Internet. Grâce au SaaS, il n'y a aucun matériel ou logiciel dédié à acquérir, installer ou mettre à jour pour l’entreprise. C’est le fournisseur qui est seul responsable de l’hébergement, de la maintenance et de l’évolution du logiciel. 

On oppose traditionnellement le SaaS et les logiciels hébergés sur site (On-Premise) (voir plus bas). 

Concrètement, un intranet SaaS est donc un logiciel fourni par un tiers, au lieu d’être installé sur le réseau interne de l’entreprise. Les utilisateurs utilisent alors les fonctions du logiciel au travers d’une connexion Internet : ils peuvent y accéder quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Ainsi, ils peuvent utiliser n’importe quel appareil pour accéder au logiciel, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un Smartphone. Les données et les outils de l’entreprise sont de fait toujours disponibles, même en déplacement. 

Le modèle SaaS est aujourd’hui largement plébiscité, en raison de sa grande flexibilité, et de la qualité de l’expérience utilisateur qu’il permet d’offrir. 

En quoi un intranet SaaS est-il différent des autres solutions d’intranet ? 

Avant l'apparition des technologies SaaS, les entreprises utilisaient des logiciels intégrés installés sur le réseau interne. De fait, elles étaient souvent obligées d'installer des logiciels supplémentaires, de faire des mises à jour et/ou d'acheter des licences. C’est ce qu’on appelle le modèle «On Premise ». 

Aujourd’hui les modèles Saas et On Premise sont deux approches diamétralement opposées, chacun ayant des répercussions sur la gestion, la main d'œuvre, les coûts, etc. Un intranet Saas se distingue des autres solutions de la manière suivante : 

• Installation et maintenance : le SaaS peut être décrit comme un système prêt à l'emploi, car le fournisseur est responsable de tous les aspects relatifs au logiciel, à l'hébergement, à la maintenance et à la sécurité. Dans le cas d’un logiciel intégré, c’est le service informatique qui a la charge d’acheter, installer et mettre à jour de manière régulière les logiciels internes. 
• Intégration des systèmes : le modèle SaaS est conçu pour permettre l'intégration fluide de services supplémentaires, en fonction des besoins. Avoir un intranet Saas permet d’alléger la charge de travail de vos équipes IT puisque c’est un logiciel en moins à maintenir. 
• Coût : le coût d’un logiciel intégré n’est pas toujours abordable, notamment pour les plus petites entreprises. D’autant que ce type de logiciels n’est pas conçu pour s’adapter aux évolutions d’une entreprise (par exemple : une situation de croissance). L’avantage du SaaS réside dans le fait que la facturation se base sur l’utilisation effective du logiciel, ce qui en fait une solution économique pour les entreprises de toute taille. 
  

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7 bonnes raisons d’utiliser une solution SaaS d’intranet

Raison n°1 : Le contrôle des dépenses 

Le modèle « On Premise » est généralement coûteux. Une solution SaaS d’intranet permet de contrôler les dépenses, puisque l’entreprise économise le coût du matériel et paie en fonction de ses besoins réels, au lieu de s’acquitter d’une somme forfaitaire pour l’achat d’un logiciel. 

Raison n°2 : La réduction de la charge de travail des équipes informatiques

Le fournisseur de la solution SaaS en est entièrement responsable, ce qui inclut de fait la maintenance et la résolution des éventuelles pannes. Cela permet donc de réduire la charge de travail des services informatiques, qui peuvent affecter ce temps gagné à la réalisation de tâches plus stratégiques. 

Raison n°3 : L’amélioration de la communication interne

Avec une solution SaaS, il n'est plus nécessaire d'installer des logiciels pour les nouveaux salariés. Il suffit de leur attribuer un accès dans l’outil en ligne !  Cela facilite leur intégration et leur permet de bénéficier plus rapidement des outils de communication interne. 

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Raison n°4 : L'utilisation de l’intranet dans toutes les situations, même à distance

Grâce au SaaS, l’intranet de votre entreprise n’est plus lié à un seul poste de travail. Cela signifie que les utilisateurs peuvent utiliser les applications fournies à n’importe quel endroit, même lorsqu’ils sont en déplacement. Il suffit d’une connexion Internet. 

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Raison n°5 : Une sécurité accrue

Avec le modèle SaaS, l’ensemble des données est stocké à distance, sur le Cloud. Les problèmes de sécurité (ex : cyberattaques) et les pertes de données dues à des failles matérielles sont donc réduits au minimum. 

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Raison n°6 : La mise en oeuvre rapide de toutes les nouvelles fonctions du logiciel

On a vu que le fournisseur d’une solution SaaS était responsable de l’ensemble de ses aspects. Cela inclut aussi les mises à jour, que l’entreprise n’a plus besoin de gérer en interne. Les utilisateurs bénéficient donc toujours de la version la plus récente de l’intranet. 

Raison n°7 : L’absence de matériel nécessaire

Tandis qu’une solution SaaS d’intranet n’a besoin d’aucun espace physique pour fonctionner (puisque tout est stocké sur le Cloud), un logiciel intégré nécessite du matériel : serveurs, locaux dédiés… À l’heure où de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leurs charges et coûts immobiliers, le SaaS offre une souplesse bienvenue. 

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Comment choisir sa solution SaaS d’intranet ?

Un intranet fluide et efficace est un excellent levier dans une stratégie de communication interne. Grâce à cet outil, vos salariés vont en effet bénéficier d’un lieu où sont centralisées toutes les informations relatives à l’entreprise, mais aussi d’une culture d’entreprise renforcée et d’une meilleure gestion des projets, des réunions et des événements. 

Dès lors, le choix d’une solution d’intranet doit se faire avec attention. Il s’agit d’une décision qui ne doit pas se limiter à la seule question du coût : plusieurs autres paramètres doivent guider votre choix. Voici lesquels :

• La possibilité (ou non) de créer une Digital Workplace ; 
• Le niveau de sécurité de la solution ; ‍
• La connexion possible avec les autres outils déjà utilisés par l’entreprise : à cet égard, Microsoft 365 est imbattable, d’autant qu’il est possible d’ajouter des extensions naturelles à SharePoint et de télécharger des applications sur Teams ; ‍
• La flexibilité de la solution (l’accès au logiciel est-il instantané, dès la signature du contrat ?) ; ‍
• La qualité de l’expérience utilisateur : si celle-ci est médiocre, l’intranet ne sera pas ou peu utilisé par les salariés et représentera une charge inutile pour l’entreprise. D’où l’importance de placer l’utilisateur au centre de la démarche ;‍
• L’évolutivité : est-ce que l’éditeur du logiciel met souvent sa solution à jour ? Les améliorations régulières vont-elles dans le sens du développement de mon entreprise ? ; ‍
• L’accessibilité : cette notion englobe plusieurs aspects, à savoir l’accessibilité pour les salariés atteints de handicap, mais aussi celle des salariés qui se déplacent fréquemment, des salariés qui ne disposent pas d’un ordinateur, des télétravailleurs, etc. De manière générale, une solution SaaS sera recommandée aux entreprises dont la population est assez nomade ;‍
• La possibilité d’adapter l’intranet aux évolutions de l’entreprise : par exemple, si celle-ci ouvre une nouvelle filiale dans un pays étranger, l’intranet pourra-t-il être traduit et/ou adapté en fonction des spécificités du pays en question ? Les communications internes peuvent-elles être ciblées en fonction du pays des utilisateurs ? etc.‍
• La possibilité d’analyser les usages pour améliorer l’outil et/ou détecter des tendances ; ‍
• La visibilité sur les coûts : le coût d’une solution SaaS est généralement transparent (puisque l’entreprise paye un abonnement, ce qui permet de lisser les coûts sur la durée), tandis qu’un logiciel on premise offre peu de visibilité en la matière. En effet, il faut prendre en compte le coût de l'obsolescence des technologies utilisées, le coût de la main d'œuvre, le coût lié à l’évolution de la solution, etc.

Conclusion

Vous l’aurez compris, opter pour une solution SaaS d’intranet possède de nombreux avantages. Sécurité renforcée, flexibilité accrue, réduction de la charge de travail pour les équipes informatiques, possibilité d’utiliser la solution à distance depuis n’importe quel appareil… 

Si le modèle « On Premise » peut intéresser certaines entreprises, celles qui recherchent avant tout une solution pratique, flexible et moins contraignante, adaptée aux évolutions du marché du travail, se tourneront sans hésiter vers un intranet SaaS.