L'annuaire d'entreprise, indispensable à la collaboration interne

Le rôle de l’annuaire d’entreprise dépasse très largement celui de simple répertoire des employés. Celui-ci doit être conçu comme un véritable outil permettant d’accélérer les échanges et de collaborer.

La définition d’une Digital Workplace est désormais bien connue : celle-ci s’appuie sur un environnement Cloud ergonomique qui offre de multiples outils de travail collaboratif intégré aux applications d’entreprise. Dans ce poste de travail de nouvelle génération, l’annuaire d’entreprise joue un rôle-clé : omniprésent dans les outils de communication et d’échange, il est essentiel à une bonne communication et une bonne collaboration entre les équipes.

Le travail hybride conduit naturellement à l’apparition de silos

Ce rôle crucial de l’annuaire est devenu particulièrement apparent alors que le télétravail a pris une part bien plus importante dans le quotidien des salariés. Le travail hybride qui allie des phases de travail sur site et des phases de travail à domicile place la Digital Workplace au centre de la collaboration. Les phases de confinement ont ainsi vu les usages de Microsoft Teams exploser, avec un chiffre record de +775% pour Microsoft Teams dans certains pays comme l’Italie. L’étude Microsoft Research a été menée auprès de plus de 60 000 collaborateurs Microsoft lors du premier confinement. Elle a bien mis en évidence l’importance des outils de collaboration dans l’efficacité du travail à distance. Néanmoins, en parallèle à l’essor du travail de groupe sur Internet, les chercheurs ont noté une réduction du nombre d’interactions à l’échelle de l’entreprise : les collaborateurs échangent beaucoup plus avec leurs collègues directs, mais beaucoup moins avec ceux appartenant à d’autres équipes projet et d’autres services. Ainsi, chez Microsoft, les chercheurs ont mesuré une chute de 25% du temps de collaboration entre groupes de travail différents.

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Un outil comme le réseau social d’entreprise (RSE) Yammer permet à l’utilisateur d’être informé en continu sur l’activité des membres de son réseau et recevoir des notifications à chaque nouveau post. En parallèle, les phases de télétravail entraînent une absence d’échanges informels à la machine à café ou en marge de réunions. Cela provoque ce que les chercheurs appellent une fragmentation des échanges. Grâce aux outils numériques, les salariés communiquent de plus en plus fréquemment dans leur cercle de travail, mais beaucoup moins au-delà ! Les chercheurs ont ainsi noté la formation de clusters d’utilisateurs entre lesquels les communications sont beaucoup moins fréquentes. 

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Ceux-ci estiment que la fragmentation des utilisateurs et ce fonctionnement en silos sont des freins majeurs à l’innovation. Les nouvelles idées et les innovations de ruptures naissent bien souvent de la confrontation des points de vue et d’une accélération des échanges entre services. C’est la raison pour laquelle la mise en place d’une Digital Workplace doit s’accompagner de mesures visant à stimuler les échanges entre groupes de travail.

Transformer l’annuaire en véritable outil de collaboration

L’annuaire est un outil clé pour lutter contre cette fragmentation des échanges dans une entreprise. Le rôle de la Digital Workplace est de fournir à l’utilisateur des outils efficaces pour entrer en contact avec n’importe qui dans l’entreprise afin de l’aider à accomplir sa mission. En ce sens, l’annuaire doit être le reflet de l’organisation de l’entreprise en intégrant l’organigramme et les liens entre les salariés. Un collaborateur qui souhaite avoir une précision sur un futur produit doit pouvoir contacter le bureau d’études simplement. De même qu’un message envoyé par un client au centre d’appel ou via un réseau social doit pouvoir circuler rapidement vers la bonne personne pour que le problème soit résolu au plus vite. La fonction Trombinoscope de Mozzaik365 permet de retrouver rapidement un collaborateur dans l’organisation, ce qui fluidifie les échanges internes sur la plateforme.

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La Digital Workplace doit exploiter l’information « tacite »

Au-delà des services d’appartenance et des liens hiérarchiques de chacun, l’annuaire doit véritablement modéliser le savoir-faire de chacun.  Une extension comme Mozzaik365 permettent d'aller plus loin avec SharePoint et d'apporter de nouvelles fonctionnalités à la suite Microsoft 365. Ainsi, dans le cas de l'annuaire, Mozzaik365 permet de mieux exposer les compétences et les expériences de chacun. 

Comme l’expliquait Frédéric Veldeman, Digital Strategist & Manager chez Keyrus lors du Webinar organisé par Mozzaik sur le rôle de la Digital Workplace dans la gestion de la connaissance, 5% de la connaissance est explicite et 95% est tacite. Cette dernière se compose des expériences professionnelles de chaque salarié, des connaissances qu’il a pu acquérir lors de sa veille, lors d’échanges informels ou même lors de ses loisirs. Le rôle d’une Digital Workplace moderne est de permettre à chacun de pouvoir exploiter ces informations pour trouver le bon contact au bon moment. Le moteur de recherche de l’intranet doit être capable de faire le lien entre les profils utilisateurs de l’annuaire et l’ensemble des contenus et des commentaires postés par chacun. Toutes ces contributions informelles sur les outils sociaux mis à disposition par l’entreprise constituent un ensemble de savoirs tacites qui permettent d’élargir la recherche à l’ensemble des compétences réelles des collaborateurs.

En ce sens, il est capital de pousser les experts métiers à partager un maximum de contenus sur la plateforme intranet. Leurs contributions et leurs commentaires constituent une aide précieuse pour les autres membres de l’organisation et vont concourir à élever le niveau d’expertise de leurs collègues. D'une part, cette communication spontanée suscite des échanges et ainsi améliore la circulation directe des informations dans l’entreprise. D'autre part, sur une Digital Workplace bâtie sur Microsoft 365, ces contenus viennent alimenter les algorithmes de Machine Learning de la plateforme. L'algorithme apprendra à reconnaître les collaborateurs en fonction des données de base renseignées dans l’annuaire, mais aussi en fonction des contenus postés sur l’intranet. Ainsi, dès qu’un utilisateur cherchera un expert dans un domaine précis, l’algorithme pourra lui proposer la liste d’experts correspondant à sa requête.

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Teams, une plateforme conçue pour faciliter le partage

Selon l’édition 2021 de l’Observatoire Intranet et Digital Workplace d’Arctus, 72% des entreprises françaises ont fait le choix de s’appuyer sur les solutions Microsoft pour bâtir leur Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent s’appuyer sur les outils inclus dans Microsoft 365 pour interagir avec leurs collègues. Ils ont le choix entre le RSE Yammer, les outils SharePoint et surtout Office Delve, un outil incontournable pour identifier l’expert sur un sujet. Souvent méconnu, Office Delve est un outil graphique qui exploite les algorithmes d’intelligence artificielle de la plateforme Microsoft. Il est extrêmement puissant car il aide les utilisateurs à trouver le bon interlocuteur sur Microsoft 365. Plus un document est pertinent, plus il est consulté et commenté par d’autres utilisateurs, plus son auteur sera considéré comme un expert du sujet.

Plus centré sur les individus, Microsoft Teams offre des outils avancés de recherche dans l’annuaire d’entreprise via son bot « Qui ». Ainsi, la requête « Qui est » permet de trouver une personne, « Qui connaît » va permettre de retrouver les experts sur un sujet donné. Il est aussi possible d’identifier le responsable hiérarchique d’une personne ainsi que tous les collaborateurs qui ont eu des échanges avec elle. Il est enfin possible de retrouver l’ensemble des participants à une réunion Teams et ainsi de poursuivre les échanges avec elles et de capitaliser sur les informations échangées lors d’une visioconférence Teams.

La plateforme Microsoft offre de multiples outils de collaboration et moyens pour explorer les données relatives aux utilisateurs. Le composant Trombinoscope de Mozzaik365 permet de retrouver un collaborateur par son nom, ses compétences, ses centres d’intérêt… directement depuis SharePoint. Vous pourrez ainsi visualiser son équipe, le contacter via Outlook ou Teams et voir tous les échanges, documents en commun ou post public avec ce collaborateur.

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Le rôle d’une solution de Digital Workplace telle que Mozzaik365 est d’apporter plus de fonctionnalités à celles offertes par SharePoint en natif. Ainsi, l’interface est plus cohérente, complète et ergonomique. Sur ce plan, l’annuaire d’entreprise vient totalement s’intégrer à cette volonté de mettre à disposition des utilisateurs un environnement de travail totalement unifié et efface, ce qui est la définition même d’une Digital Workplace moderne.