Quels outils Microsoft pour la gestion de la connaissance ?

La gestion de la connaissance, ou Knowledge Management en anglais, est un processus visant à capitaliser sur les informations qui circulent dans l’entreprise pour les transformer en données exploitables et les rendre accessibles à l’ensemble des collaborateurs. Elle prend généralement la forme d’une gestion documentaire, c’est-à-dire d’un ensemble de processus permettant de gérer le cycle de vie des documents, sur un support solide ou dématérialisé. 

Quels outils Microsoft peuvent être utilisés dans cette perspective ?    

Suivez le guide. 

L’importance de la gestion de la connaissance en entreprise

La gestion de la connaissance est un élément clé de l’entreprise. Elle permet en effet d’identifier, d’analyser, de structurer et de partager l’ensemble des connaissances des membres d’une organisation, qu’il s’agisse des savoirs internes (recherche et développement, marketing, communication…) ou des savoirs acquis à l’extérieur (capital culturel, expériences et expertises des collaborateurs, etc.). 

En moyenne, le temps de recherche d’une information par jour est de 1,8 heure, ce qui constitue une évidente perte de productivité pour l’entreprise. On estime par ailleurs que les pertes liées aux méthodes de gestion des informations au sein des entreprises européennes s’élèvent à 46 milliards d’euros, sachant que le coût pour retrouver un simple document mal rangé ou perdu est de 90 euros ! 

De quoi se convaincre de l’importance d’une bonne gestion de la connaissance, qui simplifie non seulement l’accès à l’information, mais favorise également le partage des données entre membres d’une même entreprise. 

Microsoft a bien compris l’importance de cet enjeu pour ses clients et cherche depuis longtemps à leur apporter des solutions concrètes en la matière. Ainsi, dès 2001, Microsoft lance le logiciel SharePoint pour créer des portails de collaboration qui permettent de stocker et de partager de la documentation en entreprise. Avec l’arrivée de Teams et Viva, c’est un véritable écosystème qui s’est construit en se basant sur SharePoint. 

Comment tirer profit de ces nouveaux outils pour implémenter une stratégie de gestion de la connaissance ? Voyons cela plus en détail.

Quels outils utiliser sous Microsoft ?

Outil 1 : SharePoint 

La gestion électronique des documents (GED) est l’outil par excellence pour la gestion de la connaissance en permettant une productivité accrue et en favorisant la collaboration et le partage de la connaissance. 

Plus globalement, la GED permet de suivre le cycle de vie des documents : la création, le stockage, les différentes versions modifiées, la suppression et l’archivage. Cet outil de gestion des documents s’inscrit dans cette ère où la dématérialisation et l’utilisation des technologies en entreprise prennent une place de plus en plus importante. 

SharePoint, qui permet d’organiser facilement sa gestion documentaire, est au centre de la Digital Workplace et de Teams.

Les sites SharePoint permettent ainsi de stocker et d’organiser des documents, mais aussi de les mettre à disposition des utilisateurs. Ces sites proposent des modèles de documents, que les utilisateurs peuvent utiliser pour décrire leurs connaissances. On peut ainsi ajouter des Tags pour catégoriser les documents. La recherche avancée de Mozzaik365 permet ensuite de retrouver un document très facilement : tout cela crée une gestion documentaire SharePoint.  

Voici les bénéfices que vous obtiendrez en créant votre GED sous SharePoint : 

• La sécurité des informations ; 
• Un partage fluide des documents et des informations entre les collaborateurs (plus d’envoi par email, de fichiers qui se perdent, de problèmes de documents trop lourds, de pertes de temps à retrouver la dernière version des fichiers…) ;
• Des documents rangés et toujours à portée de main, grâce à la possibilité d’accéder aux bases documentaires SharePoint depuis Teams. 

Des utilisateurs internes ou externes à l’entreprise peuvent par ailleurs travailler sur un même fichier, sans nécessité de créer une copie. Il suffit d’avoir accès au lien de ce fichier, ce qui préserve la qualité documentaire des données. 

Enfin, il est possible d’aller encore plus loin dans l’organisation des documents avec Mozzaik365 grâce à l’ajout de Tags (ou, métadonnées) et à la fonctionnalité de recherche avancée pour faciliter l’accès aux ressources et à la connaissance. 

Outil 2 : Onedrive

Onedrive est un outil de stockage personnel des documents en ligne. Avec cet outil, 

vous avez accès à tous vos fichiers et documents de travail, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Cet accès fonctionne depuis tous les appareils, que ce soit un ordinateur, un Smartphone ou encore une tablette. Il suffit de se connecter à l’application Onedrive avec son compte Microsoft. Vous pouvez également partager vos documents avec l’envoi d’un simple lien. 

L’avantage de Onedrive : vos documents sont stockés dans le Cloud, pour une sécurité maximale. Cela constitue une protection supplémentaire : par exemple, en cas de perte d’un appareil, les documents stockés ne sont pas perdus puisqu’ils sont enregistrés dans le Cloud. 

Onedrive est particulièrement indiqué pour : 

• Les fichiers personnels liés au travail (notes de réunions, notes de frais, documents juridiques tels que les contrats de travail, etc.) ;
• Les brouillons de documents, avant transfert vers SharePoint. 

Outil 3 : Teams

Teams est une plateforme collaborative sécurisée, à partir de laquelle vous pouvez accéder aux documents SharePoint. Les parties prenantes d’un projet peuvent ainsi collaborer au quotidien, notamment en travaillant à l’édition de documents en temps réel. La collaboration est organisée par canaux et/ou équipes, ce qui permet de structurer les projets. 

L’application Wiki permet aux membres d’une équipe d'utiliser leurs canaux pour créer, ajouter ou modifier des informations au sein de Teams. Il sert également d'outil de communication pour l'équipe. Chaque canal de Teams est livré avec un onglet Wiki par défaut, mais il est possible de créer des onglets supplémentaires en fonction de ses besoins. Tout collaborateur accède ainsi à la bonne information. 

Enfin, les systèmes d’onglets permettent d’intégrer des applications externes, comme des outils de gestion des tâches (Planner… ), de prise de notes (OneNote) ou encore de Reporting (Power BI). À la clé : un travail d’équipe moins décousu.

Teams apporte un réel avantage en tant qu’outil collaboratif dans l’optique de faire vivre sa base documentaire. C’est un outil complémentaire et 100 % lié à la base documentaire afin de gérer au mieux le cycle de vie des documents, notamment lors d’un projet impliquant différents collaborateurs et parties prenantes.

À noter que Teams est doté d’un système de mentions qui permet de notifier des utilisateurs qu’un contenu est ajouté ou mis à jour. Cela permet d’éviter l’envoi d’emails superflus, sachant que 88 emails par collaborateur sont reçus tous les jours dans les entreprises ! 

 Le plus : Teams est compatible avec de nombreuses applications de gestion de projet (telle que Planner) et de connaissance collective, grâce au système d’Apps.  

Utiliser SharePoint, Onedrive et Teams pour décupler leurs fonctionnalités

Les trois outils que nous venons de décrire peuvent être utilisés ensemble, pour optimiser le cycle de vie des documents. 

Par exemple, on peut commencer par créer une ébauche de document dans Onedrive, avant de partager le fichier dans SharePoint pour que les personnes de son choix travaillent dessus de manière collaborative. Une fois ce fichier finalisé,  il est accessible de plusieurs endroits aux membres d’une même équipe ou d’un même canal. 

Les fonctionnalités apportées par les apps

Des applications comme Confluence, Jira ou encore Trello permettent d’apporter des fonctionnalités complémentaires et ainsi d’optimiser la gestion de la connaissance dans les entreprises. 

Par exemple, Confluence permet d'héberger tous types de contenus et de collaborer avec ses équipes, en partageant notamment les étapes de l’avancée d’un projet. Confluence crée automatiquement un rapport qu’il est possible de modifier en fonction de ses besoins. De même, il est possible de publier des notes internes qui peuvent être exploitées par l’ensemble des membres d’une équipe. 

L’application Jira permet quant à elle de suivre des projets et des tâches, grâce à un flux de travail prédéfini et personnalisé pour les besoins de l’équipe. Le plus : un suivi détaillé, grâce à des rapports et des tableaux de bord adaptés aux spécificités de l’équipe. 

Autant de fonctionnalités qui permettent d’enrichir et étoffer les outils de gestion de la connaissance existants.

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Conclusion 

Les outils de gestion de la connaissance offrent des moyens efficaces de centraliser les informations dont dispose une entreprise, et d’optimiser leur utilisation. Ils permettent d’organiser les connaissances et de les stocker dans des supports accessibles à tous, afin d’éviter les pertes de productivité induites par la recherche d’informations éparpillées. Pour les collaborateurs, c’est aussi la garantie de plus d’autonomie dans leurs fonctions, et d’une montée en compétences induite par l’apprentissage auprès des pairs. 

Pourquoi utiliser les outils Microsoft pour la gestion de la connaissance ? Outre leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils sont interconnectés et s’intègrent dans un environnement de travail unique qu’on appelle la Digital Workplace.  

De quoi faciliter l’innovation, la collaboration entre équipes, la diffusion de l’information, l’apprentissage, et en bout de chaîne, la capitalisation de l’ensemble des ressources acquises par l’entreprise.