L’agilité, la clé d’une Digital Workplace bâtie pour durer

Outil de productivité pour les collaborateurs, mais aussi d’attractivité pour les générations X, la Digital Workplace est une clé à la productivité et à l’agilité des entreprises modernes. Créer une Digital Workplace n’est pas un projet comme un autre. Voici les clés pour réussir la vôtre.

La Digital Workplace est certainement le grand défi de cette décennie pour les entreprises. Véritable environnement de travail connecté au collaborateur, c’est à la fois le bureau de travail virtuel, mais c’est aussi une nouvelle façon de travailler. L’étude Gartner 2020 Digital Workplace Survey a montré que la Digital Workplace est devenue une priorité pour 68% des managers suite à l’épisode du COVID, passant en quelques semaines du statut de « Nice to Have » à « Must Have ».

C’est, pour de nombreux consultants et managers, une véritable rupture technologique dans le monde du travail, un outil pour instiller plus d’agilité dans les organisations. Le design des Open Spaces et des salles de réunion doit pleinement intégrer cette nouvelle dimension digitale du travail. En outre, cet environnement est devenu le principal lien entre le télétravailleur et son entreprise et les gains de productivité sont spectaculaires. Selon une étude Avanade auprès de 500 managers et DSI, ces gains peuvent atteindre jusqu’à 67% !

En outre, la Digital Workplace participe à l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise auprès de ses salariés. En ce sens, c’est un élément de la marque employeur, à l’image de ce que représentaient la voiture de fonction ou la taille du bureau il y a quelques années. En 2021, on n’attire pas et on ne fidélise pas des candidats à haut potentiel avec des outils digitaux obsolètes.

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Une Digital Workplace pour les métiers avant tout

Selon le cabinet d’études Arctus, si 79% des entreprises françaises interrogées en 2021 disposent d’un intranet, seuls 39% d’entre elles estiment réellement offrir des fonctions dignes d’une Digital Workplace à leurs collaborateurs. Déployer une Digital Workplace n’est pas un projet trivial. Il n’existe pas un modèle unique à déployer dans toutes les entreprises. Chaque secteur d’activité, chaque métier à ses spécificités et chaque entreprise a une organisation qui lui est propre. La Digital Workplace doit en être le reflet et doit tenir compte de toutes ces spécificités dès sa conception.

Déployer une Digital Workplace, ce n’est pas simplement ouvrir des comptes Microsoft 365 à ses collaborateurs. Proposer des outils sans dialogue avec les futurs utilisateurs, c’est courir à l’échec. C’est la raison pour laquelle il est absolument nécessaire de mener un projet en amont afin d’identifier quels sont les véritables besoins des collaborateurs.

Le rôle de la DSI est de cadrer le projet, assurer son intégration et la sécurité des données. Cependant, il est indispensable de faire participer des représentants des métiers dans les groupes de travail. Ce sont eux qui vont permettre d’identifier les fonctions qui leur seront utiles, celles dont ils ont besoin, mais qui ne sont pas intégrées dans la suite collaborative choisie.

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Les fonctions clés d’une Digital Workplace réussie

Chaque entreprise, chaque DSI ou même chaque utilisateur a sa propre vision de sa Digital Workplace idéale. Celle-ci va s’appuyer tant sur les outils Microsoft Teams que sur SharePoint et le portail intranet afin de susciter et générer de la collaboration. 

Quelques recettes sont communes à tous les projets :

• Centralisez les outils de productivité et de collaboration dans un environnement commun. Celui-ci doit refléter l’image que souhaite cultiver l’entreprise auprès de ses salariés. La Digital Workplace doit être ergonomique, mais aussi d’un design étudié et élégant.  Une étude Kissflow menée en 2021 montre ainsi que pour 42,7% des utilisateurs, c’est la multiplication des outils qui est le principal frein à leur productivité.    
• Adaptez la Digital Workplace au contexte de l’entreprise. Les priorités en termes de management ou d’organisation ne sont pas les mêmes entre une Start-Up tech ou un gros industriel. La Digital Workplace doit refléter cette culture d’entreprise.
• Personnalisez le design et le contenu en fonction du type d’utilisateur au sein de l’entreprise. Les priorités et centres d’intérêt des utilisateurs dans les services supports sont différents de ceux des opérationnels ou du management. Le Dashboard affiché à l’écran doit être généré en fonction du profil de l’utilisateur.
• Proposez le multilingue : même si l’anglais est la langue d’usage de l’entreprise, mettre en place le multilingue peut être un atout dans l’engagement des utilisateurs. Des fonctions de traduction automatique faciles à mettre en place participent à la prise en main de l’outil par les utilisateurs non-anglophones. Cette simplicité stimule naturellement l’engagement des utilisateurs dans les forums, Chat et le réseau social d’entreprise (RSE).

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• Intégrez l’ensemble des outils métier du collaborateur. Il faut éviter l’effet silo où chaque application fonctionne indépendamment des autres. Le rôle de la Digital Workplace est d’être ouverte et d’intégrer tous les outils du collaborateur en un seul environnement. C’est à la fois un moyen d’accroître la productivité des collaborateurs, mais aussi de simplifier la prise en main par les nouvelles recrues.

Pourquoi une Digital Workplace doit être vivante

Mettre en place une Digital Workplace performante est une chose, être capable de la faire vivre et évoluer en est une autre. 

Le seul moyen d’atteindre une bonne adoption par ses utilisateurs et de sa pérennité dans le temps est de s’assurer que la Digital Workplace reste en adéquation avec les besoins réels des métiers. Les métiers, les organisations doivent s’adapter sans cesse à leur environnement et la Digital Workplace doit être le reflet de cette agilité. L’exemple des intranets créés sous Lotus Domino il y a quelques décennies montre bien une chose : une technologie incapable de s’interfacer avec les outils plus modernes finit par mourir.

La Digital Workplace doit être agile. Il ne s’agit pas d’un projet qui s’arrête après son déploiement initial. Microsoft a bien compris cet impératif et fait très régulièrement évoluer son offre Microsoft 365 en fonction des nouveaux usages et des retours de ses utilisateurs. 

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À l’échelle de l’entreprise, il faut appliquer la même approche. L’équipe projet doit être capable de faire évoluer sa Digital Workplace lorsque Microsoft propose de nouveaux outils au sein de sa suite Microsoft 365 ou lorsque les métiers déploient une nouvelle solution pour répondre à leurs besoins. 

À cet égard, les experts pointent les synergies qui existent entre les approches agiles à l’échelle et la Digital Workplace. Cette dernière constitue un véritable facilitateur dans la mutation des organisations vers l’agilité.

L’étude Avanade « Global Survey: Companies are unprepared for the arrival of a true Digital Workplace » a démontré qu’une Digital Workplace accroît la productivité des employés et, in fine, le chiffre d’affaires, mais c’est aussi un formidable outil d‘engagement pour les collaborateurs. Les analystes estiment à +53% le niveau d’engagement généré par un tel projet. Pour maintenir un tel niveau d’activité dans la durée, il faut être capable d’animer constamment l’intranet. Que le projet initial soit porté par le service Communication, les Ressources Humaines, la DSI ou le Knowledge Management, la Digital Workplace doit être animée par un réseau de contributeurs. Ses membres doivent disposer de tous les moyens techniques pour alimenter en contenus la Digital Workplace très simplement, en quelques clics. Il faut non seulement alimenter l’intranet de contenus pertinents pour susciter l’engagement auprès des collaborateurs mais il faut aussi veiller à optimiser cette diffusion en fonction du profil des utilisateurs. La capacité de cibler la diffusion des contenus par populations de collaborateurs permet d’accroître les échanges, initier des processus d’innovation. En cela, la Digital Workplace va bien au-delà de la seule mise à disposition d’outils de collaboration. 

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‍La DSI doit s’assurer de la sécurité des contenus

La sécurité est un point capital pour le bon fonctionnement d’une Digital Workplace et cette dimension doit être intégrée dans le projet dès le départ. On ne peut proposer un environnement de travail qui peut potentiellement devenir une source de fuite de données ou être immobilisée par un Malware ou un Ransomware. L’expérience récente a montré que dans de telles situations, c’est l’activité même de l’entreprise qui est mise en péril. Favoriser les échanges entre collaborateurs ou avec les partenaires de l’entreprise augmente le niveau de risque. C’est la raison pour laquelle il faut intégrer cette dimension sécurité dès le lancement du projet Digital Workplace et ne pas s’en soucier qu’une fois celle-ci prête à être lancée.

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Il est préférable d’opter pour une plateforme qui, à l’image de Microsoft 365, est « Secure by Design », c’est-à-dire conçue dès le départ en intégrant la problématique cybersécurité. D’autre part, les données ne doivent pas être répliquées entre de multiples systèmes. Ainsi Mozzaik365 vient se placer en extension naturelle à la plateforme Microsoft et ne va pas répliquer les données. Cette approche sous forme de plug-in est une garantie de sécurité contre toute fuite de données.

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