Microsoft Loop : tout savoir sur le concurrent de Notion

Lors de l’événement Ignite, le géant Microsoft a annoncé un changement important. Celui-ci est une grande évolution dans le travail collaboratif : Microsoft Loop. Loop est une évolution de l’application Fluid qui permet de faciliter le travail collaboratif et hybride. Sa devise ? « Penser, planifier et créer ensemble ». Le principe de l’outil est simple : allier un gestionnaire de tâche et une messagerie instantanée à l’utilisation de tableaux blancs.  

Mais finalement, qu’est-ce que Microsoft Loop ? Pourquoi va-t-il disrupter le marché des logiciels de collaboration comme Notion ?

Qu’est-ce que Microsoft Loop ?

Ce monde d’après Office, Microsoft en a rêvé pendant des années. Une étude d'Adeco Group montre que 73% des salariés pensent que le meilleur modèle intègre à la fois travail sur site et télétravail. Le besoin de s'adapter au travail hybride et de proposer des solutions de collaboration est évident. Dans la continuité du positionnement de Microsoft sur le marché des outils de travail collaboratifs, ils ont développé Loop.  

L’objectif de Loop : permettre aux équipes de réfléchir, planifier et créer ensemble, et partout.

Microsoft Loop a été conçu comme un lieu de travail hybride. C’est une matrice puissante et flexible basée sur des briques pouvant être déplacées tout en restant synchronisé avec d’autres applications.  

Il se compose de trois éléments : Composants Loop, Pages Loop et Espaces de travail Loop.  

Les composants Loop

Les composants Loop sont des modules qui permettent de collaborer depuis plusieurs lieux. Grâce à eux, il est désormais possible de collaborer dans des Chats, réunions, mails, etc. En d’autres termes, ce sont les pièces du moteur de Loop. Elles peuvent être intégrées et partagées dans plusieurs applications comme Teams, SharePoint, OneNote, Outlook, etc. et mise à jour en temps réel. Les composants peuvent être modifiés ailleurs que depuis la page Loop. Il existe plusieurs composants standards et Microsoft offre aux développeurs la possibilité de créer leurs propres modules.    

Les premiers composants Loop ont été présentés, en même temps que Microsoft Viva, lors de la conférence Ignite de novembre 2021 :

• Le module de vote pour faciliter la prise de décision et les consensus. Il se présente sous la forme d’un tableau dans lequel sont répertoriés des idées, leurs avantages, leurs inconvénients, et enfin une colonne de vote. Les idées sont ensuite soumises aux votes. Vous pouvez voter pour l’idée de votre choix et connaître le vote des autres.
• Le module de suivi de statut pour suivre l’avancement des projets. Dans ce tableau, vous pourrez retrouver une liste des tâches, leur propriétaire et dates d’échéance. Chaque collaborateur peut mettre à jour ses tâches, mettre en évidence les points de blocage et obtenir plus facilement de l'aide.

Le bénéfice de ces composants est un réel gain de productivité des équipes dans les projets. Ces composants sont intégrés dans les espaces de travail Loop.  

Espace de travail Loop

Les espaces de travail Loop sont des espaces partagés regroupant toutes les informations importantes pour un projet donné. Toutes les informations sont rassemblées en un lieu. Ils permettent de voir sur quoi les gens travaillent, les composants Loop, de réagir et de proposer de nouvelles idées mais aussi de suivre les objectifs.  

Ces espaces de travail sont divisés en pages.

Les pages Loop

Les pages Loop sont des canevas flexibles permettant d’organiser des éléments de manière visuelle. En effet, vous pouvez organiser les composants comme vous le souhaitez sur la page. Ces pages peuvent inclure les composants Loop, mais aussi des liens, fichiers ou autres données provenant d’une autre application.  

C’est ce qui rend cet outil est si puissant : il permet d’insérer des composants créés à l’extérieur de Loop !  

Vous pouvez collaborer en temps réel avec vos équipes. Par exemple, une page de projet marketing pourrait contenir un composant « Marketing Ideas » dans lequel l’équipe pourrait mettre des idées et y réagir. Sur cette même page, il pourrait y avoir une liste des tâches à faire, un Mood Board, le tableau de bord des ventes...

Tous ces éléments de Loop seront disponibles sur Teams, Outlook et OneNote, et seront déployés ce mois-ci (décembre 2021).

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Loop : de nouveaux usages dans les applications Microsoft  

Loop dans le Chat Teams

Une des expériences proposées par Loop se fait au sein du Chat de Teams. En effet, il est possible d’ajouter un composant Loop à un Chat, un Chat de groupe ou un Chat de réunion. Vous pouvez ainsi créer des listes, des tableaux, des paragraphes avec les autres membres d’une conversation Cela rend la prise de note beaucoup plus fonctionnelle et collaborative. Cette fonctionnalité est déjà disponible dans Teams Public Preview et sa sortie officielle est prévue mi-novembre 2021.

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Loop dans les réunions

Vous pouvez utiliser les composants Loop dans les invitations de réunions, pour inclure l'ordre du jour et les notes de réunion. Lors de l’organisation d'une réunion, Loop vous permet d’ajouter un programme et une liste de tâches pour que les participants se préparent à la réunion et soient le plus productifs possible. Vous pourrez également ajouter des fichiers connexes et des liens vers des ressources. Les notes de réunion peuvent aussi être jointes à l’invitation ce qui permet de structurer et d’être plus efficace sur les réunions.

Concernant l'ordre du jour, il peut être écrit en collaboration, en laissant les participants le compléter.  

Au cours de la réunion, les composants Loop deviennent un support de travail. Vous pouvez cocher en temps réel les points complétés dans l’ordre du jour. Les notes peuvent également être ouvertes et complétée par les participants en direct. Enfin, vous pouvez créer des tâches de suivi et les synchroniser avec votre To-Do dans OneNote. Une fois la réunion terminée, vous pouvez accéder aux notes de réunion depuis Teams, OneNote ou Outlook. La synchronisation se fait automatiquement, permettant ainsi de tenir informés tous les participants et les absents de l’issue du rendez-vous.  

Loop dans Outlook

Cette fonctionnalité est très intéressante : elle amène la collaboration au sein même des emails ! Grâce à Loop, vous pouvez coller des liens Loop dans un mail et utiliser les fonctionnalités du composant directement depuis ce dernier.

Loop sur Microsoft Whiteboard

Les utilisateurs peuvent collaborer sur le Whiteboard et y insérer des composants Loop pour collaborer directement dedans. Cette intégration est puissante : elle permet d’avoir sur un même tableau du dessin numérique, des listes, des paragraphes... Et de collaborer sur tous ces éléments.  

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Loop, un clone de Notion

L’outil de collaboration le plus proche de Loop est Notion. En effet, le petit nouveau de Microsoft s’est largement inspiré du design de ce dernier. Notion est une plateforme de travail collaboratif et outil de productivité lancée en 2013 par l’entrepreneur Ivan Zhao. Avec son design épuré et ses fonctionnalités innovantes, l’application Notion avait bouleversé les modes de travail collaboratif.

Avec Loop, Microsoft explore une nouvelle charte graphique que l'on retrouve également sur le nouvel OS Windows 11. Plus rond et plus coloré, ce nouveau design donne une image jeune et dynamique à l'application, ce qui la positionne en challenger direct de Notion.

Avant l’apparition de Loop, Microsoft ne proposait pas d’application de productivité dans laquelle les équipe peuvent collaborer sur un canevas. Avec l’exposition de son utilisation, Notion a prouvé qu’il répondait parfaitement à un besoin très rependu dans les entreprises. On peut y voir avec le lancement de Loop la volonté de Microsoft de répliquer, en se positionnant comme une alternative à Notion. Cette stratégie avait déjà été utilisée par l’entreprise en 2016, au lancement de Teams pour concurrencer Slack.

Certes, le style de Microsoft Loop est très semblable à celui de Notion, mais qu’en est-il des fonctionnalités ? Loop pourrait-il tuer Notion ?  

La structure de Loop avec ses composants est similaire à celle de Notion. En revanche, Loop va plus loin en liant les composants à d’autres applications telles que Teams, Onedrive, OneNote ou Outlook. C’est là la grande force de Microsoft : Loop arrive sur cette niche en s’interfaçant avec tout un écosystème très robuste et très largement commercialisé.  

Les avis sur est-ce que Loop va prendre la place du leader Notion divergent. Il est difficile de donner une réponse claire pour le moment. Pour certains, cette première version de Loop ne rivalise pas Notion. Un des arguments avancés est que les bases de données de Notion sont supérieures.  

À l’inverse les arguments en faveur de Loop sont bien entendu l’intégration des éléments dans l’environnement Microsoft. En effet, la synchronisation des éléments dans toutes les applications Microsoft rend l’outil très puissant. Notion ne pourra jamais rivaliser sur cet atout majeur : l’environnement Microsoft.

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Vous êtes curieux de savoir si d’autres annonces de ce type ont été faites lors de Ignite ? Retrouvez un résumé des annonces de novembre 2021.

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