10 conseils pour bien Onboarder vos nouveaux employés

L’Onboarding est une étape clé dans l’intégration des nouvelles recrues au sein d’une entreprise. Ce processus d’accueil des nouveaux arrivants joue en effet un rôle déterminant dans la fidélisation, la productivité et la socialisation des membres de l’équipe.

Pourtant, « Onboarder » un collaborateur n’est pas une chose aisée, et ce plus encore dans un contexte de travail hybride. Il s’agit en effet de lui fournir un grand nombre d’informations, d’organiser les présentations avec ses collègues et de le faire monter en compétences, le tout dans un laps de temps relativement limité. 

Pour vous aider à triompher de cette mission, Mozzaik365 vous partage 10 conseils pratiques qui vous permettront de mettre en place une véritable procédure d’Onboarding et même d’automatiser certaines étapes de cette dernière. Lisez attentivement ce qui suit. 

L’Onboarding, la clé d’un recrutement réussi 

‍L’Onboarding est le processus d’accueil d’une nouvelle recrue au sein de l’organisation. Il peut durer quelques semaines ou quelques mois, en fonction des caractéristiques du poste. 

Ce protocole d’intégration permet aux nouveaux arrivants de se familiariser avec la culture de l’entreprise et les méthodes de travail interne. Il s’agit également du moment charnière où les salariés apprennent à connaître leurs collègues et doivent monter en compétences afin d’exercer leurs missions en toute autonomie. 

Premier chapitre de l’histoire du collaborateur au sein de l’organisation, l’Onboarding est un dispositif stratégique. En effet, selon une étude Glassdoor, les structures qui proposent un solide parcours d’intégration améliorent la rétention de leurs nouvelles recrues de 82 % et augmentent leur productivité de plus de 70 %. Deux bonnes raisons pour les employeurs de soigner l’Onboarding de leurs talents. 

Alors, comment mettre en place un protocole de bienvenue efficace ? 

La Digital Workplace est un outil de choix en vue d’optimiser l’accueil des salariés au sein de l’entreprise. Cet environnement de travail numérique (ENT) permet en effet de guider les nouveaux arrivants pas à pas dans leur prise de poste et de centraliser les informations, contacts, logiciels et connaissances dont ils ont besoin pour s’acclimater rapidement.

Mais voyons plutôt comment réussir l’étape cruciale de l’Onboarding grâce à 10 conseils pratiques et aux différentes fonctionnalités de la suite Microsoft et de la Digital Workplace Mozzaik365. 

Conseil n° 1 : Instaurez un processus d’Onboarding clair 

Pour éviter les déceptions et les départs anticipés (22 % du Turnover a lieu au cours des 45 premiers jours au sein de l’entreprise !), l’intégration des talents ne doit pas être laissée au hasard. Il est ainsi nécessaire de créer un véritable protocole d’Onboarding, avec des responsables clairement identifiés et des tâches formulées de façon limpide. 

Ce processus d’Onboarding doit débuter dès la signature de son contrat de travail par la recrue. Un kit d’Onboarding contenant, les documents administratifs essentiels, une brochure d’information, des Goodies ou encore une invitation à s’inscrire à la Newsletter interne,  peut valablement être envoyé au nouveau salarié. 

Il s’agit en effet de garder le contact avec le talent afin d’entretenir son intérêt durant le laps de temps qui s’écoule entre son embauche et son intégration effective dans l’entreprise.

Les outils de la suite Microscoft peuvent être utilisés avantageusement en vue de mettre en place une procédure d’Onboarding rigoureuse et systématique. 

En tant que chargé du recrutement, vous pouvez, notamment recourir au logiciel Microsoft Planner pour lister et détailler les tâches à effectuer avant, pendant et après l’arrivée du nouveau collaborateur. 

Mieux, cet outil vous permet de répliquer votre processus d’Onboarding pour gagner du temps et offrir un accueil complet à chaque employé entrant. 

Pensez par ailleurs à utiliser le tableau Kanban de Planner pour assigner des missions aux différentes parties prenantes et contrôler leur bonne exécution grâce au tableau de bord et au calendrier de l’application. 

À ce titre, vous pouvez, par exemple, demander au service informatique de préparer un poste de travail et de créer une adresse mail et un compte de connexion à l’intranet de l’entreprise destiné au nouvel arrivant. 

Pourquoi ne pas également ajouter des tâches à la liste To Do du nouveau talent. Vous éviterez ainsi qu’il se sente perdu au cours de ses premiers jours dans l’organisation. Pensez par exemple, à faire figurer la date de son « petit déjeuner de bienvenue » dans sa To Do et à prévoir des rappels pour qu’il ne manque pas cet événement.      

De cette façon, pas de place pour l’improvisation. 

Conseil n° 2 :  Mettez en avant vos nouveaux talents 

Selon une étude réalisée par le cabinet de recrutement Robert Half, 65 % des recruteurs considèrent qu’il est de plus en plus difficile de trouver des profils qualifiés. Certains métiers comme ceux de l’analyse financière, de la comptabilité-gestion, de la sécurité informatique ou encore des technologies Cloud font en effet l’objet d’une véritable pénurie. 

Face à cette situation critique, les organisations se jettent dans une « Guerre des Talents » et cherchent des leviers pour attirer et fidéliser les salariés aux compétences les plus rares. 

Mettre en avant les nouveaux collaborateurs et leur accorder la reconnaissance qu’ils méritent constitue une solution pour leur donner envie de rester. Selon un récent sondage réalisé par Moodwork, la reconnaissance serait en effet une source de motivation pour 41 % des salariés. 

Ajouter votre nouvelle recrue au trombinoscope et à l’annuaire de votre société est une façon efficace de mettre en avant ses compétences et ses champs d’action. De quoi générer chez elle en sentiment de reconnaissance et faciliter son intégration. 

Grâce au trombinoscope, le salarié est en effet identifié par ses collègues. Ces derniers peuvent se référer à sa signature d’email pour le situer. Ils peuvent également rechercher sa fiche pour en savoir plus à son propos et faire appel à des services. 

La Digital Workplace Mozzaik365 facilite l’ajout d’un nouveau collaborateur au trombinoscope et à l’annuaire d’entreprise. Les données fournies lors de la création des identifiants Microsoft du nouvel arrivant viennent en effet alimenter son profil employé sur Microsoft Delve. Le module trombinoscope de Mozzaik365 rassemble les datas ainsi collectées et les présente sur son interface de façon plus limpide. 

Conseil n° 3 : Communiquez en interne à propos des arrivées 

Les premiers jours d’un employé au sein de l’entreprise sont ceux où il rencontre ses collègues et apprend à les connaître. Cette étape de socialisation peut s’avérer particulièrement anxiogène. 

Il est donc important de faciliter l’intégration des nouvelles recrues, notamment en réalisant une communication interne afin d’annoncer leur arrivée. De cette façon, celles-ci seront reconnues et intégrées plus rapidement par leurs pairs. 

Différents dispositifs peuvent être mis en œuvre pour informer la venue d’un nouvel employé. Un email interne et un affichage dans les couloirs de l’entreprise pourront tout à fait être suffisants dans certaines organisations. 

Néanmoins, le plus efficace reste souvent de diffuser un message sur le réseau social interne (Microsoft Yammer par exemple) et/ou sur l’intranet de la structure. Le module « nouveaux arrivants » de la Digital Workplace Mozzaik365 permet par exemple de mettre en avant les nouveaux collaborateurs sur le site interne de l’organisation, et notamment sur le Mur d’actualité personnalisé de chaque salarié. Ainsi, personne ne peut manquer l’information. 

Conseil n° 4 : Programmez des rendez-vous 

Rien de mieux que d’interagir de vive voix avec ses collègues pour apprendre à les connaître et à travailler avec eux. C’est pourquoi un Onboarding réussi doit comporter différentes rencontres entre le nouveau collaborateur, ses supérieurs, ses collègues et les parties prenantes des projets auxquels il sera amené à prendre part. 

Pour éviter les échanges expéditifs, entre deux portes, veillez à programmer des rendez-vous dès le recrutement d’un talent. De cette façon, ses futurs managers et partenaires pourront se dégager du temps pour l’accueillir en bonne et due forme. 

Ces entretiens introductifs pourront être planifiés directement le calendrier de la suite Microsoft. 

Ils pourront également être organisés via l’application de communication collaborative Microsoft Teams. Cette option sera particulièrement intéressante si la rencontre se déroule en visioconférence. Les invités pourront en effet discuter sur Teams, mais aussi préparer et animer la réunion au moyen des logiciels intégrés à Teams (le tableau blanc Microsoft Whiteboard par exemple). 

Conseil n° 5 :  Intégrez l’application de travail collaboratif à votre processus d’Onboarding

L’application de travail collaboratif Microsoft Teams est une alliée de poids lorsqu’il s’agit d’onboarder un salarié. Celle-ci permet en effet de centraliser les interactions, les ressources et les process nécessaires à un bon Onboarding. 

Le nouvel arrivant peut tout d’abord être ajouté aux équipes Teams qui le concernent dans le cadre de ses futures missions. Par exemple, si chaque département de la société possède sa propre équipe Teams, il convient d’ajouter le collaborateur à l’équipe ad hoc puis de lui donner accès aux canaux Teams (sous-sections d’une équipe) relatifs aux projets dont il aura la charge. 

Une équipe Teams spécifiquement dédiée aux nouvelles recrues pourra également être créée. Celle-ci rassemblera toute la documentation utile aux novices : présentation des biens ou services vendus par l’entreprise, valeurs de l’organisation, étapes à suivre lors du processus d’Onboarding, fiches pratiques (guide des assurances, tutoriel « prise des RTT », etc.), modules d’E-learning, ou encore modèles de documents usuels (sur PowerPoint, Word, Excel, etc.).

Enfin, une équipe Teams regroupant les différents responsables de l’Onboarding pourra être créée. Ceux-ci pourront dès lors échanger simplement et mettre en place une véritable routine d’accueil des nouveaux arrivants, notamment en utilisant un tableau Kanban créé via Microsoft Planner et intégré dans Teams. 

Conseil n° 6 : Pensez à mettre à jour le trombinoscope de votre entreprise

Rien de pire, pour un nouveau collaborateur, que de ne pas savoir à qui il s’adresse ou à qui il doit s’adresser. 

Véritable bouée de sauvetage, le trombinoscope d’entreprise permet aux nouvelles recrues d’identifier leurs interlocuteurs en un clin d’œil,  mais aussi de trouver facilement l’expert interne qui pourra répondre à leurs questions. 

Après toute embauche, il est donc impératif de mettre rapidement à jour le trombinoscope de votre entreprise avec les photographies, intitulés de poste, compétences et contacts de chacun des salariés. 

Le module trombinoscope de la Digital Workplace Mozzaik365 est ici particulièrement utile. Cette Webpart se met en effet à jour en permanence, en fonction des informations renseignées dans les différentes applications Microsoft. 

Surtout, le composant trombinoscope permet de rechercher des personnes par nom, département ou encore compétence. Une question sur un projet, un logiciel ou un événement ? Toutes ces informations peuvent être trouvées aisément grâce à l’annuaire d’entreprise Mozzaik365. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez l'annuaire d'entreprise, un indispensable à la collaboration interne

Conseil n° 7 : Attribuez un parrain à chaque nouvel arrivant

Débuter au sein d’une entreprise peut être impressionnant et générer de très nombreuses questions, même lorsque l’on est expérimenté. 

Où se trouve la salle de pause ? Comment fonctionne le système de réservation de bureau ? Quelles sont les habitudes des autres employés pour le déjeuner ? Autant d’interrogations auxquelles pourront répondre une « marraine » ou un « parrain » attentionné et disponible.

Ainsi, n’hésitez pas à attribuer un binôme à chaque nouvelle recrue afin de la rassurer et de l’aider à prendre ses marques dans l’organisation. 

Pour faciliter l’entrée en contact, invitez les collaborateurs à créer une conversation privée sur la messagerie Teams et épinglez la fiche du « parrain » dans le tableau d’Onboarding du nouveau salarié partagé sur Teams ou SharePoint. 

Conseil n° 8 : Organisez des points réguliers 

L’Onboarding est une période intense pour les collaborateurs. Ceux-ci doivent en effet assimiler de nombreuses informations et nouer des liens rapidement. Il est par conséquent essentiel de s’assurer du bon déroulement de cette période clé. 

Pour cela, veillez à organiser des bilans d’étape réguliers entre le talent, son manager et les RH. Pensez également à collecter du Feedback auprès de la recrue grâce à des points d’étonnement successifs. 

Là encore, la suite Microsoft vous sera d’une aide précieuse. Elle permet en effet de planifier des rendez-vous en physique ou en visioconférence, grâce à Microsoft Teams. 

Par ailleurs, Microsoft Forms permet de créer des Templates de questionnaires afin de recueillir facilement le ressenti des nouveaux arrivants. L’idéal pour améliorer votre processus d’Onboarding. 

Conseil n° 9 : Orchestrez la passation des projets 

Arriver au cours d’un projet constitue un véritable Challenge pour tout nouveau collaborateur. Celui-ci doit en effet trouver sa place dans une équipe déjà formée, appréhender  le stade d’avancement du projet, identifier les tâches qui lui reviennent et prendre connaissance de toute la documentation liée au projet. 

Pour faciliter la prise de poste et éviter le Burn-out, il est donc nécessaire d’organiser la passation du ou des projets auxquels le nouvel arrivant doit s’atteler. 

Microsoft Teams est très utile pour cela. 

Avec la suite Microsoft, il est en effet possible de mettre le salarié en relation avec les parties prenantes du projet. Pour cela, il suffit de l’intégrer à l’équipe Teams correspondante et de publier une annonce sur le canal principal du groupe. 

Mais ce n’est pas tout. L’environnement Microsoft permet également d’inviter le collaborateur aux réunions planifiées dans le cadre du projet  et de lui donner accès à la liste des tâches à réaliser et aux différentes ressources associées au projet. 

L’application de gestion électronique des documents (GED) SharePoint joue ici un rôle clé. Elle facilite en effet le partage documentaire et l’accès aux informations. Grâce à elle, le salarié peut donc mieux appréhender et comprendre les projets en cours. 

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Conseil n° 10 : Formez le nouvel arrivant aux bonnes pratiques en matière d’IT et de RGPD

Dans un environnement de travail fortement digitalisé, chaque employé non formé à la cybersécurité représente une menace pour l’organisation. 

Une simple maladresse peut en effet constituer une faille dans la sécurité de l’environnement numérique de l’entreprise, avec à la clé des conséquences opérationnelles, financières, voire juridiques. 

Lors de l’Onboarding, il est par conséquent indispensable de former vos collaborateurs aux bonnes pratiques en matière de mots de passe, de VPN ou encore de stockage des données. 

Pour cela, n’hésitez pas à organiser des ateliers en présentiel ou en visioconférence via Teams ; ou bien à intégrer des modules d’apprentissage au format vidéo dans le parcours d’intégration numérique de vos nouvelles recrues (grâce à Viva Learning ou Microsoft Stream par exemple). 

⛑ Pour aller plus loin, découvrez les 4 bonnes pratiques cybersécurité à apprendre à vos collaborateurs

Réussir l’Onboarding des nouveaux arrivants : conclusion 

Comme nous l’avons vu, l’Onboarding est un temps fort du parcours de tout collaborateur au sein de l’entreprise.

Plus encore, cette procédure d’intégration présente un caractère hautement stratégique pour l’organisation. Elle influe en effet sur sa capacité à fidéliser les talents et à susciter leur engagement sur le long terme.

La suite Microsoft et la Digital Workplace Mozzaik365 peuvent vous aider à mettre en place un véritable protocole digital destiné à fluidifier la prise de poste de vos nouvelles recrues et à leur offrir une expérience optimale dès leur arrivée dans votre structure. Alors, à vous de jouer !