Comment transformer SharePoint en outil collaboratif ?

SharePoint est une plateforme qui vous permet de partager et de gérer du contenu pour optimiser le travail d'équipe. Découvrez ici comment vous pouvez la transformer en véritable outil collaboratif et favoriser ainsi la cohésion de vos équipes dans votre entreprise !  

Une petite histoire de SharePoint

Une première version de SharePoint a été lancée en 2001, dans l’objectif d’offrir aux utilisateurs Microsoft un moyen de gérer et de partager des documents de manière centralisée facilitant ainsi le travail collaboratif grâce au déploiement de sites d’équipe rapidement et simplement.

Avant cela, des services comme Microsoft Frontpage étaient utilisés pour partager l’information entre utilisateurs.    

SharePoint a donc été développé pour répondre à un besoin croissant de disposer d’un outil central contenant des applications, des fichiers et des documents. 

Deux versions différentes de SharePoint sont alors sorties en 2001 : SharePoint Team Services (STS), qui a été développé à partir de Microsoft Frontpage et est une solution offrant des fonctionnalités basiques pour créer des intranets permettant de gérer des sites d’équipe au sein des entreprises. SharePoint Portal Server (SPS) quant à lui est un outil de travail collaboratif facilitant la création de contenu, la recherche d’information et la gestion documentaire. Mais ces solutions étaient considérées comme imparfaites, ce qui a conduit au développement de SharePoint en 2003, première version à être considérée comme une véritable solution intégrée pour le partage des informations au sein d’un réseau. 

En 2012, pour répondre à la vague du Cloud, Microsoft a annoncé la sortie de SharePoint Online en tant qu’offre 100% SaaS. 

SharePoint Online est un service hébergé par Microsoft, dont l’offre est dédiée aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour la création d’intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion de documents électroniques. 

Les avantages et les limites de SharePoint

‍SharePoint permet de créer des intranets et des applications métier, mais aussi de partager des fichiers, des documents, des données et des ressources. Il favorise le travail d’équipe grâce à la création de sites dédiés à chaque équipe, service ou division. Ces sites peuvent être personnalisés. En plus d’assouplir l’organisation de l’entreprise, SharePoint favorise également le partage et la coordination des informations au sein des équipes de travail. Par exemple, en utilisant les fonctionnalités d’un intranet SharePoint, il est possible de trouver (mais aussi de modifier et de partager) des documents en quelques secondes. La gestion documentaire s’en trouve donc facilitée. 

La sécurité est par ailleurs assurée : il est ainsi possible de collaborer avec l’ensemble des membres de son équipe, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, et ce quel que soit le support utilisé (PC, Mac, tablette, Smartphone).  À titre d’exemple, SharePoint Online possède des fonctionnalités de sécurité avancées qui authentifient les utilisateurs et empêchent tout accès non autorisé. En effet, d’après l’étude de Vanson Bourne pour Last Past Trend, 92% des entreprises font faces à des difficultés concernant l’identification aux plateformes de leur entreprises. De ce fait, l’adoption du SSO (Single Sign-on) ou en français l’authentification unique permet de pallier ce problème. Là encore, SharePoint permet d’utiliser cette méthode d’identification fiable et sécurisé. Les utilisateurs en se connectant une fois à leur espace SharePoint peuvent naviguer d’une application à une autre sans avoir besoin de s’identifier de nouveau, limitant ainsi tout risque de cyberattaques.

L’un des principaux avantages de SharePoint est donc la création d’un environnement de travail agréable et efficace, en particulier pour le télétravail qui s’est fortement développé ces dernières années : 38% des salariés ont télétravaillé en 2021. Un autre avantage à souligner est la centralisation des outils de l’entreprise, ce qui permet de gagner en efficacité et en productivité. 

De manière globale, SharePoint a été conçu pour optimiser l’efficacité des entreprises. 

Quelques limites doivent néanmoins être soulevées. Ainsi, installer SharePoint dans son organisation peut potentiellement changer les méthodes de travail de chacun et engendrer une certaine résistance au changement. Par ailleurs, SharePoint a la capacité d’interagir avec différents outils, mais ceux-ci doivent être compatibles entre eux. Il est donc important de privilégier des outils Microsoft afin de garantir leur compatibilité. Enfin, SharePoint connaît quelques limites graphiques (notamment en termes de design et de personnalisation) ainsi que quelques limites fonctionnelles. De fait, tous les besoins de communication, de collaboration et de gestion de la connaissance ne sont pas couverts par les fonctionnalités de base que propose Sharepoint.  

Comment débrider SharePoint avec Mozzaik365 ? 

Mozzaik365 est une extension naturelle de SharePoint (autrement dit, un plugin) qui permet de créer des intranets collaboratifs. De ce fait, Mozzaik365 ajoute des fonctionnalités à SharePoint et lui permet de libérer tout son potentiel.  

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Ainsi, les fonctionnalités proposées par Mozzaik365 offrent la possibilité d’aller encore plus loin dans l’utilisation de SharePoint 365 et de créer des nouveaux cas d’usage : 

• Tableaux de bord : grâce à la Digital Workplace, les salariés ont la possibilité de rechercher des contenus et d’accéder à des communautés et des applications en un même endroit ;
• Murs d’actualités : vous pouvez créer de beaux murs d’actualité et profiter des fonctionnalités avancées de Mozzaik365 dans SharePoint en ciblant vos flux d'actualité par thématique ou par audience. Vous pouvez également intégrer vos flux LinkedIn, Facebook, Instagram ou Youtube dans vos espaces SharePoint et Teams. A la clé : une communication optimisée ;
• Annuaire d’entreprise : l’annuaire affiche le profil de l'utilisateur et lui permet de rechercher d'autres utilisateurs par nom, département, emplacement ou compétences. Il peut être paramétré pour différentes utilisations, que ce soit la présentation des membres d'un département ou des nouveaux arrivants, la recherche de compétences spécifiques, la mise en relation entre les collaborateurs,  etc ;
• Groupes de communauté : ces derniers permettent de se réunir autour d'intérêts et d'expertises spécifiques, ce qui créé du lien entre collaborateurs et facilite le travail à distance ;
• Centralisation des documents : il suffit de paramétrer son centre de recherche avec les filtres choisis pour obtenir une expérience de recherche sur mesure et optimiser sa gestion documentaire ;
• Intranet RH : pour diffuser des actualités, des offres d’emploi en interne, des mobilités ;
• Etc.

L’utilisation de Mozzaik365 permet donc d’améliorer et d’optimiser l’expérience SharePoint, et plus particulièrement sur ces points spécifiques : 

• La communication interne ;
• La collaboration des équipes ; 
• La gestion de la connaissance. 

🤔 Visionnez le replay de notre webinar pour tout savoir sur la mise en place d’un intranet avec SharePoint, ses fonctionnalités, ses avantages et comment surpasser les limites de cet outil ! 

Mozzaik365 et SharePoint : pour une Digital Workplace attractive

En plus de surpasser les limites fonctionnelles de SharePoint, Mozzaik365 permet de contribuer aux contenus présents dans la Digital Workplace et de créer un intranet sur mesure qui répond aux besoins et spécificités de l’entreprise. Vous pourrez ainsi faire vivre la culture de votre entreprise en créant un intranet engageant au design moderne. 

💡 Pour aller plus loin et connaître toutes les bonnes raisons de créer votre intranet avec Sharepoint dans Microsoft, lisez notre article dédié !  

Mozzaik365 et SharePoint 365 opèrent, en somme, une véritable révolution en matière de collaboration interne des entreprises. Or, une culture de la collaboration bien implantée au sein de l’entreprise permet d’avoir un impact positif sur le partage des connaissances (pour 69% des salariés), la productivité des équipes (65%), la motivation globale (60%) ou encore la créativité (59%). 

Vous souhaitez en savoir plus ? Toutes les informations concernant la collaboration interne sont à retrouver sur notre site. 

Comment mettre en place SharePoint 365 dans son entreprise ? 

SharePoint Online est une solution SaaS basée sur le Cloud. Incluse dans l’abonnement Microsoft, elle permet aux salariés d’accéder à leurs documents et leurs informations partout et à n’importe quel moment. 

SharePoint Server, sa version locale, peut être utilisée avec un abonnement Microsoft 365. Elle propose des fonctionnalités complémentaires aux entreprises. Sa dernière version date néanmoins de 2019 et ne reçoit plus de mises à jour.  

Quelle que soit la version choisie, SharePoint 365 est entièrement sécurisé et peut être partagé par le biais d’autorisations. Ainsi, les accès aux fichiers sont contrôlés, et chaque salarié peut suivre les modifications apportées aux documents et l’évolution du travail de ses collègues grâce à l’historique partagé. 

Conclusion

Grâce à SharePoint, les entreprises de toute taille peuvent créer des intranets, des applications métier et des sites dédiés à chaque équipe, mais aussi partager des fichiers et des documents et faciliter la transmission des informations. SharePoint permet ainsi d'optimiser la gestion du travail collaboratif et d’améliorer le bien-être des salariés, notamment lorsque ceux-ci travaillent à distance. À l’heure où la culture collaborative s’impose comme un facteur de succès pour les entreprises, cela revêt une importance particulière. En effet, pour un salarié sur quatre, la culture de la collaboration est synonyme de manière innovante de traiter des sujets (étude Ipsos/OpenMind Kfé).

Par ailleurs, grâce à Mozzaik365, vous pouvez libérer la puissance de SharePoint en obtenant des fonctionnalités plus avancées. De quoi améliorer encore plus l’expérience collaborative de votre entreprise.