Transformez Teams en plateforme d’expérience utilisateur 

Pendant de l’expérience client, l’expérience collaborateur intéresse les fonctions RH depuis plusieurs années. La raison de cet attrait grandissant ? Une bonne expérience salarié est un gage d’attractivité, de performance et de rétention des talents.

Selon le 5e Baromètre de l’expérience collaborateur publié en 2022 par l’agence Parlons RH, une organisation sur deux aurait déjà mis en place une politique d’expérience employée (EX). Un choix judicieux puisque les salariés des structures ayant déployé une telle stratégie seraient sortis de la crise sanitaire plus engagés que les autres. 

Une plateforme d’Expérience Utilisateur est un levier intéressant en vue d’améliorer l’expérience des collaborateurs, notamment dans un contexte de télétravail et de travail hybride. Ce type d’interface numérique est en effet conçu pour répondre aux différents besoins des salariés tout au long de leur parcours au sein de l’organisation. 

La bonne nouvelle ? En tant qu’utilisateur de Microsoft Teams, vous pouvez transformer dès à présent votre application collaborative en véritable plateforme d’expérience utilisateur digitale. Dans cet article, Mozzaik365 vous explique comment procéder. 

1. Teams, vers une expérience utilisateur optimale 

L’expérience utilisateur renvoie à la perception globale que les usagers ont d’un produit en fonction de son ergonomie, de son utilité, de sa fiabilité ou encore de sa désirabilité. 

L’User Experience (UX), joue par conséquent un rôle clé dans la satisfaction ressentie par les individus à l’égard du produit considéré. Elle contribue à son adoption et à la fidélisation de ses utilisateurs. 

La notion d’expérience utilisateur s’applique aussi bien aux produits destinés aux clients (on parle alors d’expérience client) qu’à ceux dédiés aux parties prenantes d’une entreprise. 

Dans un contexte de travail hybride et de transformation digitale, les logiciels internes doivent ainsi faire l’objet d’une attention toute particulière en matière d’expérience utilisateur. 

Ceux-ci sont en effet nécessaires à la communication et à la collaboration entre les salariés mais aussi à l’accomplissement de nombreuses tâches quotidiennes. Leur caractère incontournable en fait par conséquent un levier majeur d’engagement ou, au contraire, un motif de démotivation pour les collaborateurs. 

Conscient de l’enjeu que représente l’expérience utilisateur pour les entreprises, Microsoft s’attache à développer les fonctionnalités de son application collaborative phare, Microsoft Teams. 

En 2021, l’éditeur de logiciel a notamment lancé la première plateforme d’expérience employé : Microsoft Viva. Avec cette solution intégrée à Teams, la firme américaine propose cinq modules permettant de faire de Teams une véritable plateforme d’expérience utilisateur numérique. 

2. Transformez Teams en plateforme d’expérience utilisateur

Avec Microsoft, les entreprises peuvent optimiser l’expérience utilisateur de leurs collaborateurs directement sur les plateformes que ceux-ci pratiquent déjà. 

Grâce aux fonctionnalités de l’application et aux nouvelles solutions apportées par Microsoft Viva, il est ainsi possible de transformer Teams en un environnement de travail numérique unique, sur-mesure et sans coutures. 

Pour ce faire, commencez par identifier les besoins de vos collaborateurs puis interconnectez Teams à votre Digital Workplace en suivant les conseils ci-dessous. 

🎯 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d’usages de Microsoft Teams à connaître nécessairement

2.1. Intégrez des pages SharePoint à Teams 

Microsoft autorise la création de pages SharePoint directement depuis l’application collaborative Teams. Ce dispositif permet d’intégrer des pages intranet dans Teams. 

Avec un site d’entreprise accessible en un clic, sans sortir de la plateforme, vous faciliterez l’accès de vos collaborateurs aux informations qui sont importantes pour eux et pour votre organisation. 

Un vrai plus en termes d’expérience utilisateur et de culture d’entreprise. 

2.2. Créez des Dashboard personnels dans Teams 

Vous l’aurez compris, une bonne expérience utilisateur consiste notamment à obtenir les bonnes informations au bon moment, et ce, sans avoir à fournir d'efforts.

Pour optimiser l’expérience de vos collaborateurs, pensez par conséquent à leur proposer un tableau de bord personnalisé, accessible dans Teams. 

Ce Dashboard personnel leur permettra de visualiser en un instant une sélection d’informations importantes pour eux : leur liste de tâches journalière, leurs rendez-vous à venir, les documents sur lesquels ils sont en train de travailler, ou encore un flux d’actualités pertinentes. 

2.3. Intégrez les outils métiers dans Teams 

Pour une expérience sans coutures, pensez par ailleurs à intégrer les applications métiers de vos collaborateurs immédiatement dans Teams. 

De cette façon, vos salariés pourront naviguer sans friction entre leurs espaces de discussion, leurs documents de travail et leurs outils métier. Un véritable plus en termes d’ergonomie, notamment pour les équipes terrain. 

Des logiciels tels que PowerBI ou Salesforces peuvent ainsi être intégrés à la plateforme Microsoft Teams afin d’optimiser l’expérience utilisateur de vos Data Analysts ou de vos commerciaux. 

2.4. Programmez, animez et documentez vos réunions sans quitter Teams 

Teams est une plateforme de communication collaborative qui soigne l’expérience de ses utilisateurs. La preuve ? Il est possible de gérer tous les aspects d’une réunion sans quitter le logiciel un seul instant. 

Les salariés peuvent planifier un événement dans leur calendrier Teams, animer la rencontre grâce au tableau blanc (Whiteboard) Teams ou encore documenter l’intervention grâce aux notes de réunion intégrées à Teams. 

📌 Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard

Cerise sur le gâteau, l’ensemble de ces éléments (notes, schémas, enregistrement de l’entretien, etc.) peuvent être retrouvés et réemployés simplement en passant par l’application. 

2.5. Éditez vos documents partagés SharePoint en collaboration 

On l’a vu, Teams est une application de travail collaboratif utile et facile d’utilisation. Mais ce n’est pas tout. Il s’agit également d’une plateforme de collaboration qui simplifie le Co-authoring. 

Pour transformer Teams en véritable plateforme d’expérience utilisateur tout-en-un, tirez parti de cette possibilité en intégrant vos documents (Excel, Word, PowerPoint, etc.) hébergés sur SharePoint à votre application Teams. 

De cette façon, les collaborateurs peuvent co-éditer ces fichiers sans sortir de leur interface Teams habituelle. Un Must en termes d’accessibilité et d’efficacité. 

Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez les outils Microsoft qui boosteront votre collaboration interne.

2.6. Documentez vos projets, partagez la connaissance et renseignez-vous sur n’importe quel sujet 

La facilité d’accès aux informations et aux connaissances nécessaires pour effectuer ses tâches est une dimension importante de l’expérience collaborateur. 

Microsoft Teams apporte là encore une réponse pertinente aux problématiques rencontrées par les salariés. 

Avec le nouveau module Viva Topics, intégré dans Teams, il est en effet possible de documenter vos projets au fur et à mesure, de partager simplement vos savoirs via un système de fiches, et même d’accéder aux informations sans effort grâce à des liens insérés automatiquement à chaque mention d’une notion clé.  

Les équipes et canaux Teams sont eux aussi de précieux alliés en matière d’expérience utilisateur. Ils permettent en effet de rassembler les parties prenantes d’un projet, de centraliser les informations liées à ce dernier et de mettre en commun les documents utiles à son accomplissement.  

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3. Soignez l’expérience utilisateur dans la durée avec Teams 

On l’a vu, Microsoft Teams offre de nombreuses possibilités en matière d’optimisation de l’expérience collaborateur. Pour faciliter l’adoption de ces fonctionnalités par les salariés de votre entreprise, n’hésitez pas à miser sur une courte formation ou sur un système de parrainage destiné à accompagner vos collaborateurs dans le changement. 

Tâchez par ailleurs de rester à l’écoute des collaborateurs afin d’anticiper leurs besoins et d’adapter votre stratégie d’expérience employée. Pour jauger des attentes des parties prenantes de l’organisation, pensez, par exemple, à créer un sondage dans votre équipe Teams principale ou à y poser des questions ouvertes pour recueillir des Insights.

Préparez-vous également à intégrer l’application Microsoft Loop à votre environnement de travail Teams dès que cette nouvelle solution sortira. Les composants portables (listes, tableaux, notes, etc.) de Loop pourront être intégrés dans vos conversations Teams et modifiés directement depuis ce point d’entrée. Une petite révolution en matière d’expérience utilisateur puisque ce dispositif permettra de conserver une dynamique de groupe et de centraliser encore davantage les interactions. 

Enfin, veillez à maintenir la sécurité de votre Digital Workplace. Microsoft offre un environnement de travail sécurisé et fiable, qui contribue à une expérience collaborateur optimale. Il reste néanmoins nécessaire de former régulièrement les salariés de votre structure aux enjeux de cybersécurité. En effet, comme le rappelle Kaspersky dans un rapport, l’erreur humaine représente la principale source des cyberincidents.

💡 Pour aller plus loin sur la cybersécurité, découvrez pourquoi baser votre stratégie IT sur Microsoft

Ce qu’il faut retenir… 

Dans une période de transformation digitale accélérée, Microsoft propose toujours plus de solutions destinées à améliorer l’expérience numérique des collaborateurs. 

Dans une logique 100 % User Centric (centrée utilisateur), les nouvelles fonctionnalités proposées par l’éditeur américain s’implémentent directement dans les espaces de travail auxquels les collaborateurs sont déjà habitués. 

Il est ainsi possible de transformer la plateforme de communication collaborative Microsoft Teams en une véritable plateforme d’expérience utilisateur digitale simplement en exploitant toutes ses capacités et en lui intégrant des fonctionnalités telles que les nouveaux modules Microsoft Viva ou, dans un futur proche, les composants Microsoft Loop. Alors, à vous de jouer !

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