Mettre en place un intranet de communication efficace en 6 étapes

Terminée, l’ère des intranets standardisés, austères et peu attractifs ! On sait désormais qu’une bonne communication interne joue un rôle sur le bien-être et la motivation des salariés. D’où l’importance d’optimiser les outils de communication de l’entreprise, notamment en mettant en place un lieu central d’échange des informations. Un lieu qui prend généralement la forme d’un intranet personnalisé. Mais de la théorie à la pratique, il y a un pas à franchir…   

Voici donc 6 étapes à suivre pour installer un intranet de communication efficace, de la manière la plus concrète possible. 

Qu’est ce qu’un intranet de communication efficace ? 

Bien exploité, l’intranet est un véritable levier de performance en matière de communication interne. Il se trouve en effet au cœur de l'engagement des collaborateurs : non seulement il s’agit du premier outil auquel les nouvelles recrues sont confrontées, mais c’est en outre une interface que la plupart des collaborateurs utilisent au quotidien pour y trouver des informations. D’où l’importance d’en soigner aussi bien le fond que la forme.  

Une étude du cabinet PwC publiée en 2017 démontre par ailleurs que les entreprises les plus performantes (c’est-à-dire celles dont le chiffre d’affaires a augmenté de plus de 5% au cours des 3 années précédentes) adoptent une définition plus large du digital, qui va au-delà de l’analogie commune entre digital et informatique. Pour ces entreprises, la transformation digitale ne consiste pas seulement à changer d’outils de travail : il s’agit également de repenser le modèle sur lequel elles sont basées, et de transformer en profondeur les pratiques des salariés. C’est, en ce sens, une véritable révolution culturelle. 

En tant que centre névralgique de la communication interne, l’intranet doit être adapté à la structure et aux usages de l’entreprise. C’est pourquoi il est important de le personnaliser, en y intégrant des fonctionnalités sur mesure, mais aussi d’en faire un outil central et un point d’entrée quotidien pour l'ensemble des collaborateurs. 

Comment créer un bon intranet de communication ? 

Voici maintenant les étapes à suivre pour passer à l’action. 

1/ Établir un état des lieux

Avant de mettre en place un intranet, il est important de réaliser un audit (ou état des lieux) qui permettra de déterminer : 

• Les pPoints forts et points faibles de l’entreprise ; 
• Les besoins de celle-ci, notamment en matière de communication interne ; 
• L’usage actuel de l’intranet ; 
• Les éventuels retours utilisateur de l'intranet actuel. 

Autrement dit, il est important de répondre aux questions suivantes : 

• De quelle solution dispose l’entreprise actuellement ? 
• Cette solution donne-t-elle satisfaction ? (on peut s’aider de sondages auprès des utilisateurs et/ou d’une analyse approfondie des KPIs) 
• Quel en est l’usage actuel ?
• Comment l’entreprise souhaite-t-elle communiquer auprès de ses salariés, et quelles sont ses cibles ?
• Quels sont les projets de l’entreprise pour les 5 prochaines années ? Comment l’intranet actuel pourra-t-il répondre aux usages de demain ?

À ce titre, on pourra s’aider de ce modèle pour établir sa stratégie de communication interne. 

🎁 Pour vous inspirer, Mozzaik365 a décrypté 6 exemples de stratégies de communication interne

2/ Réaliser le cahier des charges et le calendrier adéquat

La création d’un cahier des charges est l’une des étapes les plus importantes, qui vient juste après l’état des lieux. Le cahier des charges a vocation à formaliser les besoins des utilisateurs. Concrètement, il doit pouvoir répondre aux questions suivantes : 

• Quel est l’objectif de communication interne poursuivi ? Quelles sont les informations que l’entreprise souhaite partager ? 
• Quels sont les usages et les médias utilisés pour atteindre ces objectifs ?
• Quelles sont les ressources informatiques dont dispose l’entreprise ? 
• Quels sont les besoins techniques ?
• Quelle est la compatibilité des outils actuels avec la solution envisagée ? Quel est l'environnement de l’entreprise ? (formalisation des contraintes techniques)
• Quels sont les livrables attendus ?
• Enfin, selon quel planning réaliser ces objectifs ? 

Voici quelques exemples d’usages à prendre en compte dans votre cahier des charges :

→ Un intranet sécurisé qui saura évoluer avec la croissance de l’entreprise ; 

→ L’intégration de vos réseaux sociaux pour transformer vos collaborateurs en ambassadeurs ;

→ Des options de ciblage de la communication interne afin de mieux diffuser les informations sans surcharger l’intranet ; 

→ La personnalisation des flux d’actualité des utilisateurs, grâce à l’abonnement aux thématiques (le composant “Mes flux” chez Mozzaik365).

📍 Vous ne savez pas par où commencer ? Mozzaik365 vous propose un cahier des charges pour vous aider dans cette phase.  

Une fois les besoins constatés, on peut poser les grands jalons pour établir le calendrier du projet, en concertation avec les équipes projet. 

3. Bien choisir son partenaire 

Il est désormais temps de cibler vos partenaires potentiels et de requérir une démo pour bien comprendre les outils qu’ils proposent. 

Maintenant que vous avez identifié concrètement vos besoins, choisissez le partenaire qui pourra répondre à vos besoins, tant sur la technicité de la mise en place que sur l'accompagnement du projet.

Vous ne savez pas comment faire votre choix ? Privilégiez un partenaire qui sera capable de vous proposer une prestation complète : l’accompagnement dans la conception de votre plateforme, choix des outils, le recueillement des besoins, les conseils d'experts, les ajustements, etc. 

Il convient ensuite de s’assurer que la solution mise en place est facile à utiliser pour les salariés. C’est là un point clé : votre intranet doit absolument être intuitif (avec des formats variés, un design Responsive, des rubriques distinctes…) et les informations qui y figurent doivent pouvoir être trouvées rapidement. D’où l’importance d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet, en recueillant leurs besoins, leurs attentes, leurs préconisations, et leur éventuel besoin de se former. 

📍 Pour vous guider au mieux dans la conception de votre intranet et s’assurer de sa parfaite intégration dans votre environnement, Mozzaik365 travaille avec un réseau d’intégrateurs partenaires. 

4. Constituer une équipe projet et lancer les opérations 

Une fois le projet entamé, il est important de constituer une équipe qui regroupe les membres des différents services de l’entreprise, aussi bien au siège que sur le terrain (le cas échéant). Tous les collaborateurs doivent en effet être représentés. Les questions à se poser sont les suivantes : qui sera en charge, et de quelles missions ? Comment se déroulera la prestation de travail avec le partenaire choisi, et avec quelle méthode ? 

Chaque membre de l’équipe projet doit avoir un rôle et des responsabilités précises. On peut s’aider au besoin d’une lettre de mission informelle, qui permet de détailler les rôles, missions et objectifs de chacun. 

Plusieurs outils peuvent être déployés : diagramme de Gantt (pour avoir une vision des tâches à accomplir sur la durée), rétroplanning, tableau Kanban… De manière globale, on pensera à réaliser un planning avec des deadlines pour chaque livrable, et de grandes étapes qui permettent de marquer la progression dans le projet.  

À noter : lors du lancement de l’intranet, les équipes projet doivent s’imposer comme de véritables ambassadeurs de l’outil. À cette occasion, elles peuvent publier du contenu et guider les salariés dans l’utilisation du nouvel intranet. Ceux-ci seront ainsi plus à même de s’y accoutumer s’ils disposent d’exemples sur la façon de l’utiliser au quotidien. 

5. Former les utilisateurs et communiquer 

Votre nouvel outil a été déployé ? Il est désormais temps de former les utilisateurs, que ce soit du côté de la communication interne ou du côté des salariés.  

5.1. La réalisation d’une campagne de communication pour annoncer la sortie du nouvel outil 

C’est une étape importante pour faire connaître l’intranet et ses modalités d’utilisation. Après avoir défini les objectifs et identifié la cible, il convient de choisir le message à faire passer, ainsi que le format adapté.

 En fonction de l’entreprise, il peut s’agir d’une campagne physique (affichage dans les locaux, livret d’accueil, etc) ou digitale (emailing, réseaux sociaux…).  

5.2. La formation des utilisateurs côté communication interne  

L’intranet va devenir l’outil de travail de ces utilisateurs. D’où l’importance de déterminer l’utilisation qui en sera faite : quelles informations y seront diffusées, et comment ? À quelle fréquence ? Quelles fonctionnalités peuvent être mises en place pour rendre l’intranet plus attractif, et en faire un outil du quotidien ? Par exemple, il peut s’agir des fonctionnalités Actualités, Gestion de la connaissance ou Réseaux Sociaux, en fonction de ce qui ressort des besoins exprimés par les utilisateurs. 

5.3. La formation des utilisateurs côté salariés  

L’objectif est de former les salariés aux nouveaux usages induits par la mise en place de l’intranet. Des sessions de formation collectives peuvent ainsi être organisées, avec la direction IT et/ou les équipes projet qui ont participé à la mise en œuvre du nouvel outil. Un accompagnement et un suivi sur le long terme peut aussi être déployé. Pensez enfin à préparer des supports : tutos vidéos ou documents écrits, Playbooks, etc. 

Pour vérifier que l’outil a bien été adopté, mesurez les KPI et recueillez les avis des utilisateurs. Une étape à ne surtout pas négliger, car elle permet de mesurer l’adéquation entre votre projet et la réception qui lui a été faite !  

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6. Mettre en place la gestion de l’intranet au quotidien  

Une fois que votre intranet a été déployé, la plus grosse part a été réalisée mais la mission n’est pas pour autant terminée ! Reste à le gérer au quotidien, et à l’optimiser pour que les collaborateurs en tirent le meilleur usage.

Pour cela, il peut être intéressant de prolonger les missions de l’équipe projet en charge de la mise en place de l’intranet. Cette équipe pourra agir comme un relais en interne pour faciliter l’adoption des nouvelles fonctionnalités, mais aussi faire remonter les commentaires des utilisateurs. C’est indispensable pour pouvoir traiter rapidement d’éventuels bugs.

Rappelez-vous que l'intranet est un projet qui doit perdurer dans le temps. Il est donc important de mettre en place des processus au quotidien, de désigner des personnes en charge de l’outil pour l'analyser, le faire évoluer et l'adapter aux nouveaux besoins, mais aussi de désigner et former des contributeurs pour alimenter régulièrement les contenus de l'intranet. 

Enfin, pensez à analyser régulièrement les indicateurs relatifs à l’utilisation de votre intranet et à noter les tendances qu’ils mettent en avant. Quand est-ce que les salariés se connectent majoritairement à l’intranet ? Quels sont les contenus qui sont le plus consultés et/ou partagés ? etc. 

Mentionnons pour finir la nécessité de réaliser, au moins une fois par an, une enquête interne pour mesurer la satisfaction des salariés concernant l’intranet. Ce sera l’occasion de découvrir les éléments qui font de votre intranet un succès, mais aussi ceux qui s’avèrent inadaptés et qui doivent être changés. 

Conclusion 

En tant qu’outil majeur de communication interne, l’intranet de votre entreprise ne doit pas être négligé. C’est en effet un excellent vecteur de motivation pour les salariés, ainsi qu’un moyen de renforcer l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance à une organisation, mais c’est aussi un canal d’information efficace. Pour mettre en place un intranet efficace et dynamique, nous avons vu qu’il est important de procéder par étapes. 

Pas question de se précipiter !  

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