Microsoft Viva, la plateforme expérience employé

Ces dernières années, l’accompagnement des collaborateurs dans le passage au travail hybride est au cœur des préoccupations. Les entreprises ont exigé une résilience sans précédent de la part de leurs employés.

Mais, comment adresser les défis que l’on a observés pendant ces derniers mois ? Comment garder les collaborateurs engagés, impliqués et conserver leur équilibre  vie pro – vie perso ? Comment s’assurer de préserver leur santé mentale quand la frontière entre maison et entreprise devient plus floue ? Comment les aider à retrouver les informations plus facilement quand ils sont Onboardés dans l’entreprise à distance ? Microsoft Viva répond à tous ces défis.

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Viva pour améliorer l’expérience collaborateur

Viva s’est donné une mission : améliorer l’expérience collaborateur. Pour ce faire, il y a 6 éléments clé à améliorer :

• Le bien-être : se sentir à l’aise respecté au travail ;  
• La connexion, l’engagement : l’impression d’être en confiance dans une communauté diversifiée ;
• La concentration, le focus : en tant que collaborateur, je sais à quoi va ressembler le succès et sur quoi je dois prioriser mon temps et mes actions ;
• L’objectif : pouvoir facilement retrouver l’information, les personnes référentes, prendre les bonnes décisions pour réussir ;
• Le développement, la formation : pour maximiser ses forces, acquérir de nouvelles compétences et progresser vers ses objectifs ;
• Le pouvoir, le but : le sentiment de faire partie d’un tout plus grand que soit même et de contribuer à un objectif commun.

Ces sujets de ressources humaines doivent être partie intégrante des réflexions autour des outils digitaux sur la plateforme collaborateur.

Ensuite, comment agir sur ces différentes dimensions ? En février dernier, Microsoft annonçait une nouvelle approche avec sa plateforme d’expérience employé (EXP) et de nombreuses nouveautés Microsoft Teams. C’est une plateforme digitale ouverte et extensible. Elle met le collaborateur au centre en réunissant les systèmes des outils existant dans une expérience intégrée. Ainsi, elle permet de répondre aux grands enjeux de l’expérience collaborateur que sont : la communication, l’accès aux ressources et aux connaissances, aux compétences et à la formation.

Viva est la première plateforme EXP qui permet de répondre à plusieurs objectifs au travers d’une interface unique dans Teams et de tout un écosystème intégré :  

• Viva Connections permet d’infuser une culture d’engagement et communication ;
• Viva Insights permet de trouver équilibre entre bien-être et productivité ;
• Viva Topics pour l’accès à la compétence et au partage de l’information avec de l’Intelligence Artificielle ;
• Viva Learning pour dynamiser les compétences et faciliter la formation des collaborateurs. ;
• Viva Engage pour connecter tous les membres d'une organisation par le biais de communautés d'employés et de conversations ;
• Viva Goals permet d'aligner les équipes sur les priorités des organisations grâce à une solution de définition et de gestion des objectifs ;
• VIva Pulse est un outil de sondage auprès des employés qui permet aux managers de récolter des retours réguliers, de manière confidentielle ;
• Viva Amplify permet d'accroître l'impact de la communication au sein de l'entreprise en donnant aux équipes de communication et aux dirigeants les moyens d'élaborer des messages plus percutants ;
• Viva Sales est une application dédiée aux commerciaux, qui capture automatiquement les données d'Office 365 et de Microsoft Teams dans n'importe quel CRM.

Aujourd’hui, nous pouvons remarquer que le bien-être du collaborateur revient au centre des préoccupations. Dans ce cadre, le potentiel de Microsoft 365 est exploité pour pouvoir apporter des insights pertinents et exploitables.  

De plus, la sécurité et la confidentialité sont essentielles dans Viva. La plateforme promet une anonymisation des données sensibles, notamment autour des données de comportement de travail.

📌 Viva s’enrichit grâce à tout l’écosystème partenaire : par exemple des HCM (Human Capital Management) ou LMS (Learning Management System) pour le contenu de formation. Viva répond donc à une approche plateforme et prône une expérience collaborateur sans couture à tout moment de sa journée de travail.

Détails des différents modules de Viva

Viva Connections :

60% des collaborateurs disent qu’ils se sentent moins engagés dans leur entreprise par le passage au télétravail. Comment réussir à garder du lien malgré le travail à distance ? C’est l’intérêt de Viva Connections : c’est un portail d’accès vers l’information de l’entreprise, mais également la possibilité pour les collaborateurs d’interagir.  

Avec l’arrivée de Viva Connections, Microsoft matérialise sa stratégie de dé-siloter son parc applicatif en intégrant SharePoint dans Teams. Le but ? Communiquer, partager de l’information et collaborer depuis un point d’entrée unique : Teams. Vous pourrez donc créer vos pages d’intranet SharePoint directement depuis Teams. De plus, deux nouvelles fonctionnalités sont venues agrémenter le tout : la Webpart « Feed » et la Webpart « Dashboard ».

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Ces deux nouvelles fonctionnalités, disponibles dans SharePoint mais spécifiquement développées pour un usage dans Teams, utilisent la nouvelle technologie de Microsoft : les Adaptives Cards. Des cartes créées pour un usage mobile qui permettent de transmettre une communication ou des taches rapidement et surtout facilement consommables dans une expérience mobile. On lit ici la volonté de Microsoft de répondre à une problématique importante : la communication vers les populations de terrain ou Deskless. Derrière cela, une même technologie : SharePoint. Centraliser tous ces usages dans Teams c’est surtout l’occasion formidable de proposer une expérience de travail digital sans couture pour les collaborateurs tout en bénéficiant d’un environnement sécurisé et familier.

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Viva Insights :

60% des collaborateurs déclarent avoir des niveaux de stress et pression plus élevés depuis le passage au travail hybride et un moins bon équilibre. Comment améliorer le bien-être collaborateur ? Insights cherche à donner de la visibilité sur les habitudes de travail l’impact sur la productivité et le bien-être. Il offre des recommandations personnalisées sur 3 niveaux :  

• Au niveau des collaborateurs : recommandation pour organiser des pauses dans son emploi du temps, planifier des temps dédiés au travail personnel ou encore pour se connecter avec les collègues ;
• Au niveau manager : recommandations personnalisées basées sur des données anonymisées qui visent à promouvoir le bien-être des équipes ;
• Au niveau de la direction : suggérer des nouveaux modèles organisationnels afin de garantir un équilibre entre performance et bien-être.

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Viva Topics :

Nous passons en moyenne 1 heure par jour à chercher de l’information. Viva Topics peut être considéré comme un Wikipédia d’entreprise couplé à la puissance de l’IA. Il permet d’afficher sous forme de carte des contenus autour de rubrique et fiche thématique directement intégrée à SharePoint. La plateforme permet donc aux experts de cultiver et partager des connaissances avec simplicité à travers Outlook, Office, Teams ou au sein des profils des utilisateurs de Microsoft 365. Ces Topics peuvent contenir différentes informations sur des projets, des clients, des process... À chaque fois que cette information sera mentionnée dans un document ou un message, un lien sera créé vers la page correspondante. Cette page prend la forme d’un wiki et peut être enrichie.

Viva Learning :

La formation est un levier pour faire évoluer sa carrière quand on est employé. C’est aussi une nécessité pour l’entreprise, si elle veut que ses équipent soient performantes et à jour. La formation est un levier majeur de productivité puisque selon Comundi, elle permet d’attirer des candidats et de limiter le Turnover, en plus de faire grandir les salariés.

La formation c’est un différenciateur et ça, Microsoft l’a bien compris. En lançant Viva Learning, le géant américain souhaite intégrer la formation dans le quotidien des salariés. Ces derniers pourront accéder plus facilement à des contenus pédagogiques et découvrir plus facilement les programmes utiles au développement de leur carrière.  

Ce hub d’apprentissage s’avère extrêmement riche, puisqu’il intègre les formations de dizaines de partenaires tels que Linkedin Learning, SkillSoft, coursera, et bien d’autres. L’Intelligence Artificielle de Viva Learnings se charge ensuite de tirer parti de ces supports pour créer le meilleur parcours de formation pour chaque employé.

Viva Engage :

Le but de Viva Engage ? Pouvoir établir des relations authentiques au travail et offrir aux collaborateurs un lieu où communiquer, s'exprimer et trouver leur appartenance.

Les caractéristiques de Viva Engage sont :

• Les annonces
• Les conversations
• Les récits et storylines
• Les événements virtuels
• Les questions et réponses
• Les rubriques
• Analytique

Viva Goals :

Une solution de définition des objectifs et de gestion des objectifs et résultats clés pour aligner les équipes avec les stratégies prioritaires de l'organisation, afin de booster les résultats et faire prospérer l'entreprise. Viva Goals vient compléter cette valeur autour des OKR (Objectives and Key Results) pour pouvoir contribuer à la partie gestion de projet.

Viva Amplify :

Des ressources centralisées, des conseils de rédaction intégrés et des tableaux de bords de résultats sont mis à disposition pour améliorer la résonance des messages internes et stimuler la motivation des employés, qu’ils travaillent chez eux ou au bureau.

Viva Pulse :

Grâce à cet outil de sondage, les managers identifient ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré. En bref, ils peuvent faire un véritable état des lieux dans un monde de travail hybride.

Viva Sales :

Viva Sales permet d'éviter la saisie manuelle des données, pour que les commerciaux puissent entièrement se concentrer à la vente.

• Réduction des tâches fastidieuses telles que la collecte et la saisie de données ;
• Gain en productivité grâce aux insights actionnables ;
• Conclusion de ventes grâce à des suggestions de suivis et rappels