Comment mettre en place une culture d'entreprise digitale ?

À l’heure de la transformation digitale à grande échelle, nombreuses sont les entreprises à se demander comment mettre en place une culture d’entreprise qui prend en compte le paramètre numérique – mais aussi comment la pérenniser. 

Qu’est-ce qu’une culture digitale en entreprise exactement ? Comment la développer et l’entretenir ?  

Voici notre plan d’action. 

Qu’est-ce qu’une culture digitale en entreprise ?  

La culture d'entreprise désigne l’ensemble des caractéristiques et spécificités qui régissent le fonctionnement d’une entreprise. Concrètement, il s’agit des comportements et des dynamiques impulsées par les personnes qui y travaillent, mais aussi les méthodes de travail, les outils utilisés au quotidien, la façon de communiquer en interne et en externe, etc.  

La culture digitale en entreprise, quant à elle, se réfère à l’utilisation des nouvelles technologies (objets connectés, réseaux sociaux, outils numériques, plateformes de messagerie instantanée…) au sein d’une organisation. Il ne s’agit pas que d’une question d’outils : c’est aussi un état d’esprit et une manière d’appréhender cette transformation digitale. 

Le développement d’une culture digitale est aujourd'hui d’une importance capitale pour toutes les entreprises. Impossible, en effet, de se passer du numérique, ce dernier étant un véritable facteur de création de richesse : innovation accrue, augmentation de la productivité et de la performance, développement de nouvelles solutions… 

Or, il ne suffit pas de mettre en place de nouveaux outils pour développer la culture digitale d’une organisation. Les collaborateurs doivent aussi y prendre part, et plus encore, l’intégrer dans leurs pratiques et leurs réflexes. Cela revient à modifier en profondeur les processus organisationnels de l’entreprise.  

Pourtant, selon une enquête réalisée en 2020, seules 22 % des entreprises interrogées disent posséder les compétences nécessaires pour réussir leur transformation digitale. Dans le même temps,  63 % des entreprises de plus de 20 salariés perçoivent la transformation digitale comme une opportunité.

Il y a donc un écart entre ce que souhaitent les entreprises (un développement accru de leur culture digitale), et les ressources dont elles estiment disposer pour cela. Cependant, la mise en place d’une telle culture ne nécessite pas forcément de gros moyens. Comme nous l’avons vu, il s’agit avant tout d’un état d’esprit.  

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Pourquoi est-ce important de créer et d’entretenir une culture d’entreprise digitale ?

Ce n’est un secret pour personne : le numérique est partout et régit de nombreux usages. Dans ce contexte, les entreprises doivent s’adapter. On a vu qu’elles y étaient parvenues lors de la crise du Covid-19, qui les a obligées à mettre en place (lorsque c’était possible) le travail à distance et la dématérialisation des documents. 

En développant leur culture digitale, les entreprises recueillent de nombreux bénéfices :  

• Elles renforcent leur présence en ligne, solidifient leur image et acquièrent de nouveaux clients ; 
• Elles attirent de nouveaux talents, grâce à leur image en ligne et à la multiplication des canaux de recrutement (via les réseaux sociaux, par exemple) ; 
• Elles retiennent leurs talents en proposant des outils et des méthodes de travail à la pointe. 
• Elles sauvegardent la connaissance interne en créant une base documentaire partagée (ce qu’on appelle la gestion électronique des documents) ;
• Elles encouragent l’innovation et la créativité ;
• Elles réalisent des gains de productivité ;  

Autrement dit, la culture digitale est autant un outil de rétention des talents qu’une manière de favoriser l’innovation, la performance et le développement d’une image de marque. 

Comment mettre en place une culture d’entreprise digitale ? 

Développer une culture d’entreprise digitale n’est pas si compliqué : il suffit en réalité d’avoir un plan d’action solide et précis. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :  

• Établir un plan de digitalisation clair basé sur une enquête terrain. Quelles sont les attentes et les craintes de chacun ? De quoi a besoin l’entreprise pour se digitaliser ? (par ailleurs, quels processus peuvent-ils être digitalisés ?) Existe-t-il des freins (culturels, organisationnels…) ?
• Bien choisir ses outils. Il est recommandé de se baser sur une Digital Workplace sécurisée, performante et compatible avec des outils de collaboration intégrés les uns aux autres. Microsoft 365 et Teams sont, à ce titre, de bons exemples. Pour mettre en place ces nouveaux outils, pensez à impliquer la DSI et les dirigeants, et faites appel à un intégrateur.  
• Former une équipe projet et planifier les actions de celle-ci. Le recours à un rétroplanning s’avère généralement judicieux. Quelles étapes faut-il mettre en place, et dans quel délai ? 
• Former les managers, aux nouveaux outils mais aussi à la nouvelle culture de l’entreprise. À ce titre, ces derniers peuvent être considérés comme des “passeurs” : c’est eux qui vont impulser et promouvoir la culture digitale auprès des autres salariés. 
• Digitaliser les outils métier, service par service. 
• Communiquer largement auprès de l’ensemble du personnel, en s’adaptant à la cible. Inutile de mettre en place de nouveaux outils et de nouvelles pratiques si seules quelques personnes sont au courant ! 

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Quelques exemples d’outils à mettre en place : 

• Un intranet et des réseaux sociaux d’entreprise, pour les objectifs de communication interne ;
• Des Dashboard de gestion de projets pour centraliser tous les outils et document pour faciliter la collaboration 
• Un trombinoscope, un intranet RH et des fiches de paie digitalisées pour les RH ;
• ‍Un Dashboard personnel pour chacun  ;
• Des applications de réunions participatives pour faciliter les échanges et la communication avec les collaborateurs à distance 

Bien entendu, la nature de ces outils varie selon les caractéristiques, les besoins et la taille de l’entreprise. Il n’existe pas de solution standard en matière de culture digitale d’entreprise, mais uniquement des solutions sur mesure. 

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Et sur le long terme ? Quelques pistes à suivre 

Développer une culture d’entreprise digitale est important. Mais l’entretenir l’est tout autant ! 

Dans votre plan d’action, n’oubliez pas de prendre en compte le temps long. 

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Voici quelques pratiques à mettre en place pour pérenniser votre culture digitale : 

• Impliquer les utilisateurs lors du paramétrage des logiciels avec votre intégrateur pour que les outils répondent parfaitement aux besoins métier. S’ils sont convaincus que ces outils vont simplifier leurs missions quotidiennes et qu’ils ont leur mot à dire, ils seront plus à l’aise avec le changement ;
• Communiquer en interne de manière régulière, notamment sur les thématiques digitales qui comptent pour l’entreprise concernée ; 
• Accompagner le changement sur le long terme avec de la formation continue et un support pour les personnes qui en ont besoin ;
• Proposer des logiciels de pointe, comme Microsoft 365, dont les usages sont infinis et les fonctionnalités très régulièrement enrichies ;
• Laisser du temps pour la réflexion. La transformation digitale de l’entreprise ne doit pas être rigide, et se borner à cocher des cases sur un plan d’action. Il est ainsi recommandé d’organiser des réunions régulières (une fois par mois, une fois par trimestre…) pour recueillir les avis et les suggestions des équipes projet, voire de certains salariés. Cela permet à la culture digitale de l’entreprise d’être coconstruite, et surtout ajustée dans le temps. 
• Mesurer le succès de votre stratégie en suivant l’évolution de vos KPIs. Définissez des objectifs et associez des KPIs à ces objectifs. Vous pourrez alors ajuster vos décisions en fonctions des résultats que vous obtiendrez afin d’assurer le succès de la mise en place d’une culture digitale. 

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Conclusion 

Une culture d’entreprise digitale est un vecteur de performance et un véritable atout pour une organisation. Mais pas question de la construire de manière aléatoire : en plus d’établir un plan d’action précis, il est important de choisir les bons outils et de s’appuyer sur une équipe projet bien définie. En outre, il est essentiel de se rappeler qu’une culture digitale ne se rapporte pas uniquement aux outils numériques mis en place dans l’entreprise : elle est aussi une manière de voir les choses, de travailler, de communiquer, qui doit à ce titre être transmise à l’ensemble des salariés. Il s’agit donc aussi d’une révolution culturelle, qui se construit sur un horizon long terme.