Le guide ultime pour réussir l’Onboarding de ses nouveaux collaborateurs

«Onboarding » est un terme anglais qui signifie « embarquement », « intégration ». Il s’agit d’un processus RH qui regroupe l’ensemble des pratiques liées à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés dans une entreprise.   

En tant que phase qui intervient juste après le processus de recrutement, elle revêt une importance particulière. En effet, c’est elle qui va permettre aux nouveaux arrivants d’acquérir les codes de leur entreprise, de s’intégrer dans leur nouvel environnement et de créer une relation de confiance avec leurs collègues et managers. Une phase d’Onboarding réussie, c’est autant de chances de faire baisser son taux de Turnover (c’est-à-dire le renouvellement des effectifs dans une entreprise). 

Voici donc un guide complet qui vous permettra de réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, de la phase qui précède leur arrivée à l’après-Onboarding. Suivez donc le guide. 

Qu’est-ce que l’Onboarding, et pourquoi c’est important ?

L’Onboarding est une phase qui couvre généralement l’arrivée du nouveau collaborateur (son premier jour dans l’entreprise) à la fin de sa période d’essai. Elle correspond à la familiarisation de celui-ci avec son nouvel environnement de travail, et plus particulièrement son poste. Selon une étude de la Society for Human Resource Management, moins de 20% des entreprises disposent d’une réelle politique en matière d’intégration des nouveaux salariés. Pourtant, cette phase est essentielle et ne doit pas être négligée. En effet, elle pose les bases d’une relation solide entre le collaborateur et l’entreprise, voire conditionne le reste de leur parcours respectif. 

Un Onboarding réussi, c’est : 

• Éviter un départ du nouveau collaborateur dans l’année, et avec lui les coûts de recrutement et de formation afférents (on estime qu'une intégration ratée se chiffre entre 30 000 € et 150 000 € pour une entreprise, selon Welcome to the Jungle). 
• S’assurer que le nouveau salarié monte en compétences et soit rapidement opérationnel dans son poste. 
• S’assurer de la satisfaction du nouveau salarié. 
• Analyser, grâce à des processus clairs, l’adéquation du nouveau salarié par rapport à l’entreprise : est-il possible de se projeter avec lui sur le long terme ?

On comprend donc l’importance qu’il revêt. 

Selon le spécialiste de l’intérim Gojob, il existe 4 phases d’Onboarding : 

• La phase de conformité, qui permet de vérifier la conformité des documents nécessaires au recrutement (contrat de travail et règlement intérieur signé, etc.) et l’assimilation des règles de l’entreprise par le nouvel arrivant.
• La phase de clarification, qui permet de clarifier les informations que le nouvel arrivant a reçues lors de son embauche : par exemple, les missions de son poste, ou les personnes avec lesquelles il va travailler. 
• La phase culture, qui consiste pour le salarié à s’imprégner de la culture de l’entreprise. On entend par « culture » les normes de l’entreprise, les processus à suivre, les relations entre les équipes, les habitudes des collaborateurs, etc. 
• La phase connexion, une dernière étape qui vise à renforcer les liens entre le nouvel arrivant et les autres membres de l’entreprise. 

Le processus d’Onboarding comporte différents axes. Évidemment, aller récupérer son ordinateur et son badge n’est pas du tout le même sujet qu’être présenté à ses collègues, ou formé à l’utilisation de nouveaux logiciels. Il convient donc de bien dissocier ces phases distinctes, tout aussi importantes les unes que les autres mais intrinsèquement différentes. 

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Voyons maintenant comment optimiser l'Onboarding de ses nouveaux collaborateurs. 

Comment optimiser l'Onboarding de nouveaux arrivants ?

Avant l’arrivée

Voici les différentes étapes à envisager pour un premier jour réussi :  

• S’assurer que le matériel informatique et les droits d’accès aux applications soient disponibles ;
• S’assurer de la livraison du matériel à temps ;
• Récupérer le contrat signé par le nouveau salarié et les documents administratifs afférents ; 
• Prévoir un processus d’Onboarding en présentiel et un autre à distance (notamment si le nouvel arrivant est en télétravail) ;
• Prévoir un kit d’accueil et de bienvenue ;
• Présenter le nouvel arrivant sur l’intranet ;
• La veille, rappeler au salarié où se trouve le lieu de rendez-vous, ainsi que l’heure d’arrivée exacte et le numéro à appeler en cas de problème. 

Le premier jour

• Déployer un accueil chaleureux et humain, pour mettre à l’aise le nouveau salarié ; 
• Remettre un livret d’accueil ;
• Lui attribuer un parrain/buddy * ;
• Ajouter la personne dans l’organigramme ; 
• Lui ouvrir les accès informatiques dont il a besoin ; 
• Lui faire faire la visite des locaux ;
• Faire un point administratif et sécurité, en rappelant notamment les pratiques IT ; 
• Lui présenter la culture de l’entreprise et ses pratiques au quotidien, si besoin en préparant un support écrit ;
• Programmer un déjeuner avec les membres de son équipe (et notamment son manager). 

* Le saviez-vous ? Microsoft a mis en place un « Buddy Program » pour accompagner ses nouveaux arrivants. Ils sont attribués à un compagnon issu d’une autre équipe, lequel a la charge de leur faire découvrir l’entreprise. 

Selon une étude interne, les nouveaux arrivants à qui l’on avait associé un « Buddy » étaient 23% plus satisfaits de leur expérience d’intégration que les autres. 90 jours après le début de leur intégration, cet accroissement de la satisfaction montait à 36%. Autre chiffre très parlant : 73% des nouveaux arrivants ayant rencontré deux à trois fois leur Buddy dans les 90 premiers jours de leur intégration affirment que cela les a aidés à être plus à l’aise et productifs dans leur poste. 

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Pendant l’Onboarding

L’Onboarding ne se termine pas dès la fin du premier jour ! Il doit se poursuivre au moins jusqu’à la fin de la période d’essai du nouvel arrivant. 

Voici nos conseils : 

• S’assurer d’une forte implication et d’un suivi régulier du manager du nouvel arrivant (selon une étude Microsoft, lorsque les managers jouent un rôle actif dans le processus d’intégration des nouveaux salariés, ces derniers sont 3,5 fois plus susceptibles de se déclarer satisfaits de leur expérience) ; 
• Proposer des challenges réguliers pour faire monter le nouveau collaborateur en compétences, et éviter ainsi l’inertie des premières semaines  ; 
• Créer un Chat Teams où tous les nouveaux arrivants peuvent poser leurs questions, sans pression ni jugement ; 
• Organiser des sessions « Vis ma vie », pendant lesquelles les nouveaux arrivants peuvent suivre un ou plusieurs salariés dans leurs missions. Cela leur permet d’acquérir une meilleure compréhension de l’entreprise, de s’intégrer plus facilement et de leur donner des idées de mobilité pour la suite ; 
• Donner une To-do List à faire au nouvel arrivant pour sa première semaine dans l’entreprise. Par exemple : suivre une personne dans ses tâches quotidiennes, programmer une formation, se présenter à telle équipe, tester la machine à café du bâtiment B, etc. 
• Présenter le nouvel arrivant et son rôle aux parties prenantes des projets sur lesquels il intervient ; 
• Organiser un moment convivial pour intégrer encore plus le nouvel arrivant à l’équipe (café, goûter…) ; 
• Proposer une équipe Teams au nouvel arrivant. Il pourra y retrouver la présentation de l’entreprise, ainsi que ses règles de fonctionnement RH, et ses règles de sécurité et de logistique. Cela implique de le former à l’usage de Teams et de la Digital Workplace, en lui proposant une expérience agréable et inclusive ; 
• Créer un espace de partage pour les principaux points de contact du nouveau salarié : son manager et son responsable Onboarding ; 
• Créer un Workflow d’Onboarding et d’entretiens, afin de valider toutes les tâches de l’accueil administratif, logistique et managérial du nouvel arrivant ;
• Encore mieux : créer un Dashboard d’Onboarding permettant d’accéder à tout le process en 1 clin d’œil ;
• Enfin, s’assurer d’amener le salarié vers une autonomie croissante. 

Et dans le cas d’un Onboarding à distance ?

L'Onboarding à distance repose avant tout sur l'accès aux bons équipements, outils et technologies. Pourtant, selon une enquête, plus de 90 % des salariés à distance ont rencontré un problème avec l'informatique lors de l'Onboarding virtuel ! Il est donc important de s’assurer en amont que tout est en ordre de ce côté. 

Enfin, un salarié ne doit pas être écarté de son équipe et des moments de convivialité sous prétexte qu’il travaille à distance. Il faut donc penser à organiser des moments d’échanges (réunions Teams, pauses café virtuelles…) pour que le nouvel arrivant puisse se présenter à ses collègues, et tisser des liens avec eux. Cela est essentiel pour la suite de son parcours dans l’entreprise. 

🚀 Pour aller plus loin, découvrez Comment utiliser Teams pour réussir son onboarding collaborateur

Après l’Onboarding

L’Onboarding est maintenant terminé. Il est temps de demander au salarié un retour d’expérience et/ou un rapport d’étonnement, qui permettra de faire le point sur son intégration dans l’entreprise. On pourra alors lui proposer de compléter la documentation fournie avec les informations qu’il aurait aimé y trouver. On pourra également demander au manager qui l’encadre ce qui a marché ou non dans cette phase d’intégration, mais aussi lui proposer de partager ses bonnes pratiques avec les autres managers, le cas échéant. 

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Pour résumer : les prérequis d’un Onboarding efficace

Pour un Onboarding efficace, même à distance, voici les prérequis à respecter : 

• Avoir des processus clairs et parfaitement cadrés ; 
• Anticiper au maximum ;
• Impliquer l’ensemble des collaborateurs ; 
• Créer une culture digitale forte dans l’entreprise (cela aidera ainsi les salariés en télétravail à s’intégrer sans problème) ; 
• Créer une véritable stratégie de Knowledge Management, pour que les salariés documentent et partagent leur travail, les procédures, les projets, les documents, etc.

Conclusion 

Lorsqu’il est bien réalisé, un processus d’Onboarding peut avoir une réelle influence sur le parcours d’un nouveau collaborateur. Satisfaction accrue, meilleure intégration, engagement renforcé, prise de compétences plus rapide, mais aussi baisse générale du taux de Turnover : les entreprises ont tout intérêt à soigner leurs processus d’intégration des nouveaux salariés ! Heureusement, en suivant les conseils donnés dans cet article, il est possible de créer une expérience optimale d’intégration des nouveaux arrivants. À condition, bien sûr, de faire preuve d’anticipation.