Le guide pour optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams

Une bonne gestion de projet est l’un des piliers de la performance en entreprise. Pourtant, mener un projet à son terme dans le respect du budget initial et du temps imparti représente un véritable Challenge. 

Pour répondre à ces difficultés, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est indispensable. Mais lequel choisir ? Face à une offre pléthorique, le choix de l’outil adéquat semble en apparence complexe…

 En apparence seulement, car pour les nombreuses entreprises utilisatrices de la suite Microsoft, une solution de travail collaboratif et de gestion de projet très efficace devrait s’imposer comme une évidence : Microsoft Teams. 

Alors, comment optimiser la gestion de projet avec Microsoft Teams ? C’est la question à laquelle se propose de répondre ce guide, de façon simple et pratique. 

Bonne lecture ! 

Enjeux et outils de la gestion de projet en entreprise 

La gestion de projet, également dénommée conduite de projet ou management de projet, peut être définie comme l’activité consistant à articuler différentes tâches et ressources (humaines, budgétaires, matérielles) en vue d’atteindre un objectif dans un temps imparti. 

Les enjeux associés à la gestion de projet 

Qu’elle concerne un événement, le lancement d’un nouveau produit, un projet client ou encore un projet de transformation interne, la gestion de projet s’impose dans les entreprises. 

Et pour cause, toutes les organisations doivent mener à bien des projets, grands ou petits. Or, sans une conduite de projet structurée, ceux-ci risquent de péricliter. 

Ainsi, selon une étude publiée par le Project Management Institut (PMI) en 2020, les organisations qui ne considèrent pas la gestion de projet comme une compétence stratégique enregistrent un taux d’échec de leurs projets supérieur de 67 % à celui des sociétés conscientes de l’impact de la gestion de projet. 

À la clé, de graves conséquences financières. En effet, selon la même enquête, 11,4 % des investissements réalisés par les entreprises seraient gaspillés en raison de la mauvaise performance de leurs projets. 

Le rôle clé des outils de gestion de projet 

Face à cette problématique, la mise en place d’une culture d’entreprise valorisant la gestion de projet et la formation des collaborateurs sont essentielles. Mais ces efforts ne sont pas suffisants. 

Ils doivent être couplés avec l’adoption de méthodologies (méthode « en cascade », méthode Agile, Lean Management, etc.) et d’outils de management de projet (diagramme de GANTT, matrice RACI, tableau Kanban, etc.) ad hoc.

Mais surtout, pour réussir, les projets doivent s’appuyer sur la technologie et plus précisément, sur un logiciel de gestion de projet. 

En effet, selon une étude publiée en 2007 par PWC, 77 % des projets les plus performants reposent sur un logiciel de management de projet. 

Les logiciels de gestion de projet : un choix (pas si) cornélien 

Alors, quel logiciel de gestion de projet choisir ? En la matière, la décision est a priori d’autant plus difficile que l’offre est pléthorique. 

De nombreux logiciels de management de projet existent en effet : Trello, Asana, Microsoft Project (MS Project) ou encore Monday pour ne citer qu’eux. 

Par ailleurs, pour une bonne communication entre les parties prenantes des projets, ces logiciels doivent être couplés à des plateformes de collaborations telles que Teams ou Slack.

Autant d’outils susceptibles de s’accumuler et de complexifier le quotidien des collaborateurs. La solution ? Faire simple et utiliser les logiciels de la suite Microsoft à leur plus haut potentiel. 

🚀 Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié aux enjeux et aux méthodes de la gestion de projet dans Microsoft Teams. 

Les outils de gestion de projet dans l’écosystème Microsoft 

Microsoft s’intéresse au management de projet et propose des solutions dans ce domaine depuis plusieurs dizaines d’années. 

Pour preuve, le célèbre logiciel de gestion de projet MS Project a été mis sur le marché dès 1984. 

Teams, un logiciel à haute valeur ajoutée en matière de gestion de projet 

Surtout, depuis 2017, Microsoft commercialise Teams, une application de communication collaborative qui présente une vraie valeur ajoutée pour la gestion de projet. 

Concrètement, selon une étude réalisée par Forrester pour le compte de Microsoft en 2019 : 

• Teams permet aux collaborateurs de gagner 4 heures par semaine grâce à un meilleur partage de l’information et à une collaboration plus fluide ; 

• Teams réduit le nombre et la durée des réunions de 18,9 % chaque semaine grâce à la fiabilité de sa fonctionnalité de visioconférence ;

• Pour les encadrants, Teams accélère la prise de décision de 17,7 % grâce à un accès facilité aux données stratégiques ;

• Enfin, avec Teams, toutes les applications et ressources utiles aux salariés sont regroupées au même endroit, ce qui leur permet de gagner plus de 1 heure par semaine. 

Teams, un Hub pour la gestion de projet 

Car oui, l’une des grandes forces de Teams est que l’application centralise tous les outils et toutes les ressources dont les membres de l’équipe projet ont besoin pour mener à bien leurs missions. 

Plus précisément, il est possible d’utiliser des fonctionnalités d’autres logiciels directement dans Teams, ce qui représente un véritable gain de temps pour les parties prenantes du projet. 

Celles-ci peuvent en effet réaliser une réunion en visioconférence, utiliser un tableau blanc Microsoft Whiteboard, consulter une liste de tâches créée sur ToDo ou encore consulter un plan de projet Microsoft Planner, le tout sans quitter l’application Teams. 

🚀 Pour aller plus loin, nous vous recommandons la lecture de notre article consacré aux outils Microsoft de collaboration interne. 

La gestion de projet avec Microsoft Teams

Nous l’avons vu, Microsoft Teams présente de nombreux bénéfices pour la gestion de projet. 

Alors, en pratique, comment utiliser cette application pour vos projets ? Nous y voilà.  

Comment préparer Teams pour un nouveau projet ? 

👉 Pour configurer Teams en vue d’un nouveau projet, commencez par ajouter toutes les parties prenantes de votre projet à une équipe Teams. 

👉 Ensuite, dans cette équipe, créez des canaux dédiés aux différents sujets afférents au projet : budget, livrables, événements, réunion, veille, communication, etc. 

La création de canaux thématiques présente deux avantages principaux : 

• Elle offre un véritable gain de temps pour les membres de l’équipe projet puisque le cloisonnement des discussions est un gage de clarté et facilite la recherche d’informations ;

• Elle permet de contacter les bonnes personnes au bon moment, sans saturer les boîtes mail de l’ensemble des parties prenantes.

👉 Enfin, au sein de votre équipe, listez les outils utilisés dans le cadre du projet et créez des raccourcis vers ces derniers. 

De cette façon, vos collaborateurs gagneront en productivité, car ils pourront passer simplement d’un logiciel à un autre. 

De plus, les personnes qui rejoignent le projet en cours de route pourront être Onboardées et prendre leurs marques plus rapidement. 

Si la création d’équipe et de canaux Teams n’est pas votre fort, sachez que des solutions comme nBold.co existent pour vous faciliter la tâche. Publiez en quelques clics, des équipes Teams parfaitement adaptées à la typologie de vos projets en vous basant sur des modèles prêts à l’usage. 

Comment gérer l’avancée d’un projet dans Teams ? 

👉 Pour conduire un projet dans Teams, créez tout d’abord des listes de tâches et de sous-tâches dans l’application ToDo et/ou dans l’outil Planner. 

Puis attribuez les tâches ainsi définies à chacun des membres de l’équipe projet en prenant soin de préciser le délai dans lequel celles-ci doivent être réalisées. 

Pour faciliter le travail des collaborateurs, leur faire gagner du temps et éviter les erreurs, liez des documents SharePoint aux différentes tâches établies. 

👉 Ceci étant fait, n’hésitez pas à utiliser toutes les fonctionnalités des outils Teams afin de dérouler votre méthodologie de gestion de projet. 

Vous pouvez, par exemple, créer un onglet MS Project dans un canal Teams. 

Si aucun outil ne répond à vos besoins, ajoutez des applications supplémentaires. Mais attention, évitez de générer de la confusion en noyant votre équipe Teams sous les outils. 

👉 Enfin, suivez l’avancement de votre projet directement dans Teams grâce à la vue « Charts ». 

Des diagrammes vous permettront de visualiser le degré de complétion de chaque phase de votre projet. 

De quoi repérer aisément les éventuels dysfonctionnements et trouver des solutions rapidement pour tenir le délai et le budget alloués au projet. 

Comment collaborer à la documentation d’un projet dans Teams ?

Teams est un très bon outil pour créer, faire valider et mettre à disposition de l’équipe projet des livrables et des documents pratiques liés au projet (process, bonnes pratiques, etc.). 

👉 Avec l’application Teams vous pouvez en effet créer un document partagé puis :

• En gérer les droits d’accès ;
• L’éditer à plusieurs ;
• Suivre les modifications qui y sont apportées par les coauteurs ;
• Ajouter chacun des commentaires ;
• Taguer des membres de l’équipe projet afin de leur notifier un changement ou une question ;
• Sauvegarder le fichier en ligne afin de permettre aux coéquipiers d’y accéder depuis n’importe où et à n’import quel moment, simplement en se connectant avec leur compte Microsoft ;
• En visualiser les différentes versions, afin de revenir en arrière par exemple. 

👉 Teams vous permet par ailleurs de mettre en place des processus de validation pour vos documents. 

Une fois achevés, les contenus peuvent ainsi être vérifiés et approuvés par qui de droit (votre N-1 puis vous par exemple). 

👉 Mais ce n’est pas tout. Sur Teams, vous avez également la possibilité de créer des Wikis, c’est-à-dire des pages informatives, dans vos canaux. 

Un Wiki peut, par exemple, documenter un retour d’expérience ou de bonnes pratiques de travail afin de les diffuser auprès de l’équipe. 

Attention cependant : les Wikis créés dans des canaux Teams ne sont pas accessibles à toute l’entreprise. 

Ainsi, pour faire circuler des informations auprès de l’ensemble des collaborateurs il est préférable de mettre en place une base de connaissances partagée avec toute la société. 

👉 Enfin, Teams vous permet de réaliser des sondages ou des questionnaires grâce à Microsoft Forms. 

Cette fonctionnalité est idéale pour collecter et organiser des données telles que des feedbacks client, des résultats de tests utilisateurs, des remontées de bug, etc.

🚀 Pour aller plus loin, pensez à consulter notre article « Comment créer un plan de projet efficace avec Teams et SharePoint ? ».

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À chaque projet son espace 

Chaque projet fait intervenir de nombreux interlocuteurs, échanges, outils, documents ou encore échéances. 

Pour gagner en productivité et en confort de travail, nous vous recommandons vivement de dédier un espace de travail à chacun de vos projets. 

Cet espace de travail peut être un canal Teams, un site de projet SharePoint, un Dashboard projet ou même un dossier partagé dans un drive. 

Centraliser les échanges, les informations et les ressources 

Quelle que soit l’option choisie, elle vous permettra de centraliser sur un même outil les conversations, les documents et informations concernant chaque projet. 

Les mots de passe, la liste de contacts des prestataires, les comptes-rendus de réunions, les livrables ou encore les contrats associés à un projet seront ainsi facilement accessibles. 

Des bénéfices multiples 

👉 Résultat : une charge mentale allégée du côté des membres de l’équipe projet. 

En effet, ces derniers n’ont plus à jongler entre les projets. Ils peuvent se concentrer sur chacun en temps voulu et être plus performants. 

👉 Mieux, toutes les parties prenantes du projet ont accès aux informations concernant ce celui-ci. 

En cas d’absence, les collaborateurs peuvent donc rapidement se mettre à jour et même revoir une réunion manquée. 

Finis les mails de récapitulatifs incomplets et les informations oubliées, les réunions peuvent servir à débattre, à décider, à débloquer des situations, en bref, à faire avancer efficacement le projet en cours. 

👉 Par ailleurs, la bonne pratique consistant à créer un espace par projet permet de faciliter les Onboardings et l’éventuelle passation du projet. 

Les salariés peuvent en effet accéder facilement à l’ensemble des ressources et des échanges associés au projet. La continuité de ce dernier est donc assurée. 

👉 Enfin, comme tous les éléments sont centralisés, il est facile d’agréger les KPI liées au projet et au budget. 

Dès lors, il devient beaucoup plus simple de suivre sa progression et de s’adapter aux aléas afin d’atteindre les objectifs fixés. 

🚀 Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire notre article sur le suivi des KPI de votre Digital Workplace

Optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams : conclusion 

Microsoft Teams est un outil de gestion de projet très performant. 

Les chefs de projet seront, à coup sûr, satisfaits de cette application qui permet d’organiser un projet, d’en suivre l’avancée et de le documenter, le tout à partir d’une interface unique. 

Pour les détenteurs d’une licence Microsoft, choisir une autre solution de management de projet serait donc à la fois coûteux et centre-productif.

Le logiciel Teams vous semble un peu austère ? 

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