Les fonctionnalités incontournables d’un bon intranet d’entreprise

Vous le savez, un intranet d’entreprise est un outil indispensable à la communication et à la collaboration interne, mais aussi à la culture d’entreprise et même à la productivité collective et individuelle.

Vous envisagez d’ailleurs de doter votre organisation d’un intranet collaboratif, voire mieux, d’une véritable Digital Workplace, et avez une idée précise des besoins auxquels celle-ci doit répondre ?

Pour vous aider à faire votre choix parmi toutes les fonctionnalités possibles, Mozzaik365 vous présente les fonctionnalités indispensables d’un bon intranet d’entreprise, leurs usages et leurs bénéfices. 

Lisez attentivement ce qui suit !

1. Les fonctionnalités qui facilitent la communication interne 

La communication interne est un important vecteur d’engagement et de bien-être des salariés. Elle conditionne en effet l’adhésion de ceux-ci au projet commun et les conduits à s’impliquer dans sa réalisation. 

Des idées originales peuvent vous permettre de Booster votre communication interne. Néanmoins, pour faciliter la communication au sein de votre organisation, veillez également à intégrer les fonctionnalités suivantes :

1.1. Le mur d’actualité, pour partager les bonnes informations aux bonnes personnes 

Le mur d’actualité personnalisé est une fonctionnalité essentielle à ajouter à votre intranet d’entreprise. 

Ce dernier offre en effet plusieurs avantages. Il permet : 

• De créer un véritable intranet de communication en centralisant les contenus internes (articles de blog, Posts sur les réseaux sociaux, etc.) ; 
• D’adresser les bonnes informations aux bons collaborateurs en ciblant les communications ;
• De mettre en avant les messages les plus importants et même d’entamer un dialogue avec les salariés ;
• De satisfaire les besoins de chaque collaborateur, grâce à l’abonnement à des thématiques.

Grâce au mur d’actualité de la Digital Workplace Mozzaik365 il est possible de créer des contenus élégants, uniformisés et multilingues, puis de les pousser auprès d’une audience cible.

Cerise sur le gâteau, les collaborateurs peuvent réagir aux publications et personnaliser leur flux d’information en s’abonnant à leurs thématiques favorites. En toute logique, ceux-ci sont, le cas échéant, davantage intéressés par les contenus diffusés sur les intranets de l’entreprise. De quoi Booster leur engagement !

À titre d’exemple, le composant « Mes flux » intégré au mur d’actualité de la Digital Workplace Mozzaik365 permet aux salariés de s’abonner aux thématiques de leur choix afin de se voir proposer les derniers contenus associés (pages internet ou documents). 

1.2. Le mur de réseaux sociaux d’entreprise, pour faire de vos collaborateurs vos meilleurs ambassadeurs 

Le mur des réseaux sociaux est une autre fonctionnalité à intégrer sans hésiter à votre plateforme intranet. Mais de quoi s’agit-il ? 

Le mur de réseaux sociaux, ou NewsHub, est une interface sur laquelle est centralisée une sélection de publications pertinentes issues de différents réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, etc.) dans votre intranet.  

Le mur des réseaux sociaux est un outil puissant. Il permet en effet de diffuser efficacement, en interne, les communications externes de votre entreprise susceptibles d’intéresser vos équipes. 

Surtout, un mur des réseaux, comme celui proposé par Mozzaik365, est un levier de choix pour transformer vos salariés en ambassadeurs. Grâce à cette fonctionnalité, vos collaborateurs peuvent aisément réagir à vos publications externes et relayer vos Posts sur leurs propres réseaux sociaux afin d’augmenter leur visibilité. C’est ce que l’on appelle l’Employee Advocacy.  

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment la fonctionnalité « mur de réseaux sociaux » transforme vos salariés en ambassadeurs

1.3. Le ciblage des communications, pour transmettre le bon message à la bonne personne au bon moment

Le ciblage des communications est particulièrement utile au service de la communication interne. Grâce à cette fonctionnalité intranet, ce dernier peut en effet faire apparaître des contenus auprès de certains groupes de salariés seulement. L’idéal pour s’assurer d’une meilleure réception des messages et éviter de noyer les collaborateurs sous une masse d’informations inadaptées. 

La Digital Workplace Mozzaik365 offre la possibilité de diffuser des informations auprès d’audiences spécifiques. Le composant Event Manager, permet par exemple de cibler chaque événement selon le profil de l’utilisateur. De même, le composant  Actualités permet de pousser chaque actualité auprès d’un public spécifique. 

2. Les fonctionnalités qui facilitent la gestion de la connaissance

Les savoirs produits par une organisation représentent un véritable capital immatériel qu’il convient d’entretenir et de valoriser. 

L’intranet d’entreprise peut être mobilisé dans cette perspective. Un bon intranet comprend en effet des fonctionnalités de gestion des connaissances (ou Knowledge Management). 

Voici les plus importantes : 

2.1. La Gestion Électronique des Documents (GED), pour co-construire et partager les savoirs

Un espace de Gestion Électronique des Documents (GED) est un allié de taille en vue de formaliser, centraliser et organiser les connaissances (souvent implicites) qui émanent de la société et de ses collaborateurs. 

Plus précisément, cet outil de gestion documentaire dématérialisée permet de contrôler le cycle de vie des documents internes, de leur (co)création à leur archivage, en passant par leur modification, leur partage et leur stockage. 

SharePoint est une excellente solution pour créer une GED, notamment parce que celle-ci s'intégrera parfaitement à votre Digital Workplace Microsoft 365, et à Teams. Enrichis par Mozzaik365, les sites SharePoint permettent de partager facilement ses savoirs et de les organiser.

Le tout est d’être en mesure de les retrouver facilement.

2.2. La recherche avancée, pour trouver rapidement les informations nécessaires à la bonne réalisation du travail 

Une fonctionnalité de recherche avancée est un indispensable de tout intranet d’entreprise moderne. Dans le cas où votre intranet sert à partager les processus, les bonnes pratiques et les connaissances internes, vous ne pourrez pas vous passer de cette Feature. Et pour cause, si le savoir est documenté, mais qu’il est introuvable lorsqu’un collaborateur en a besoin, la GED devient inutilisable. 

C’est l’une des fonctionnalités les plus puissantes du duo Mozzaik365 x Microsoft 365 !

Les documents peuvent être nommés, tagués, rangés, associés à des métadonnées et des auteurs, puis retrouvés en quelques clics grâce à une barre de recherche et des filtres précis.

Grâce à la recherche avancée, les collaborateurs s’épargnent du temps de recherche et de la frustration. Ils accèdent sans difficulté à l’information qu’ils recherchent et apprennent continuellement de leurs pairs. 

La recherche avancée apporte donc deux bénéfices incontournables à votre intranet : 

• Libérer du temps à vos équipes pour mener à bien leurs missions ; 
• Faire monter l’ensemble des collaborateurs en compétences, les rendant ainsi plus performants dans leur travail. 

2.2. L’aide à la contribution, pour permettre à chacun de diffuser facilement ses connaissances 

Partager ses connaissances en interne peut être aussi gratifiant que chronophage. Pour encourager la mise en commun des savoirs, pensez à intégrer une fonctionnalité d’aide à la contribution à votre plateforme intranet. 

L’aide à la contribution prend la forme d’un raccourci de création de documents à partir de modèles conçus par l’administrateur de l’intranet. Il devient aisé de publier de belles pages, claires, structurées, mises en forme et illustrées. Les sachants peuvent créer des supports utiles et impactants en quelques clics ! 

Là encore, la Digital Workplace Mozzaik365 peut être prise en exemple. Le composant « aide à la contribution » aux sachants d’alimenter le système de gestion de contenus (ou Content Management System — CMS) grâce à des modèles d’articles. 

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3. Les fonctionnalités qui facilitent la collaboration interne 

La collaboration interne est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Par chance, un bon intranet collaboratif peut favoriser le travail en équipe. Pour cela, il doit néanmoins comporter, a minima, les fonctionnalités suivantes :

3.1. L’annuaire d’entreprise, ou trombinoscope, pour fluidifier les interactions entre collègues 

Sans surprise, l’annuaire d’entreprise, ou trombinoscope compte lui aussi parmi les meilleures fonctionnalités à intégrer dans un intranet d’entreprise moderne. 

Ce composant permet en effet de trouver facilement le contact d’un collaborateur en effectuant simplement une recherche par nom, prénom, service, pays, projet ou même par compétences. 

L’idéal pour identifier l’expert d’un sujet en interne et entrer en contact en un clic ! 

3.2. Le Dashboard personnel, ou tableau de bord employé, pour renforcer la productivité individuelle 

Le Dashboard personnel est véritablement le tableau de bord de vos salariés sur l’intranet d’entreprise. Il centralise tout ce dont chacun d’entre eux a besoin pour travailler, s’informer, communiquer et collaborer avec ses collègues. C’est la première page sur laquelle les collaborateurs se connecte le matin, et elle lui sert de repère pour naviguer dans la Digital Workplace au cours de leur journée.

À la clé pour chaque travailleur : 

• Un vrai gain de charge mentale et de temps ;
• Un meilleur confort d’utilisation de l’intranet ;
• Et une plus grande facilité à collaborer avec ses pairs. 

Ces bénéfices ont fait du Dashboard personnel un incontournable de la Digital Workplace, poussant Microsoft à lancer le module Viva Connection, qui permet notamment de créer des tableaux de bord dans Teams. 

Cet espace de productivité individuelle peut aussi être créé en juxtaposant des WebParts SharePoint et Mozzaik365. Grâce à ce dernier, les administrateurs de l’intranet paramètrent des tableaux de bord adaptés à chaque profil de collaborateurs. Ils sélectionnent les fonctionnalités pertinentes pour chaque métier et les rendent disponibles uniquement aux populations ciblées. Les données des utilisateurs remontent ensuite pour alimenter les WebParts (emails, réunions, tâches, etc.) et ainsi créer un véritable outil de travail pour chacun.

3.3. L’intégration dans Teams, pour faciliter la collaboration au sein des équipes projet

L’intégration de vos canaux Teams dans vos intranets d’entreprise est un Must Have pour faciliter le travail en équipe. 

En intégrant l’application de travail collaboratif Teams à votre Digital Workplace Mozzaik365, vous offrez l’opportunité à vos collaborateurs d’accéder plus simplement aux informations relatives à leurs projets en cours. Notifications, mentions, édition de documents, vos intranets seront au centre de la collaboration.

Inversement, permettre aux utilisateurs d’accéder à l’intranet depuis Teams créera une expérience riche et sans couture entre toutes les plateformes de l’entreprise.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser sa gestion de projets avec Teams & Microsoft 365 

Les fonctionnalités qui font de votre intranet un site utile, pratique, fiable et sécurisé 

Nous l’avons vu, un intranet d’entreprise moderne doit être à la fois utile, pratique, fiable, mais il doit aussi être sécurisé ! Certaines fonctionnalités et caractéristiques sont essentielles pour atteindre cet objectif :

4.1. L’intégration dans Microsoft 365, pour une plateforme tout-en-un

Un bon intranet d’entreprise est un espace de travail numérique qui rassemble tous les outils importants pour les collaborateurs et assure à ces derniers une circulation fluide et sans couture. Cet outil doit par conséquent offrir une expérience utilisateur optimale. 

L’intégration du logiciel intranet dans l’environnement Microsoft 365 est la clé pour que toutes les applications utiles à vos collaborateurs s’articulent entre elles sans friction. Mozzaik365 vous permet de créer une véritable Digital Workplace intégrée dans Microsoft 365. Un indispensable pour faciliter le quotidien de votre personnel !

📌 Pour aller plus loin, découvrez 7 raisons de baser votre stratégie IT sur Microsoft 365

4.2. Des fonctionnalités pour renforcer l’accessibilité et l’adoption de votre intranet

Certaines fonctionnalités discrètes peuvent s’avérer être des Games Changers pour l’inclusion de tous. En effet, certains collaborateurs font face à des challenges personnels qui peuvent être des freins à l’adoption de l’intranet. Votre intranet doit rendre les contenus accessibles à tous, quels que soient le niveau de langue, les capacités visuelles, auditives ou le niveau d’aisance avec l’informatique des utilisateurs. 

Voici des fonctionnalités à inclure pour rendre votre intranet accessible à tous : 

• Veillez à avoir une solution de traduction dans votre plateforme ;
• Choisissez une solution comme le « Vérificateur d’accessibilité » de Microsoft, pour que tous les contenus respectent des standards d’accessibilité ;
• Sous-titrez les vidéos et transcrivez les podcasts postés sur l’intranet pour que l’ouïe ne soit pas un obstacle à l’accès aux informations ; 
• Créez une plateforme suffisamment belle et simple pour qu’elle soit utilisable par tous les niveaux en informatique ;
• N’oubliez pas le Responsive, pour que les populations sur le terrain puissent accéder aux contenus même s’ils n’ont pas d’ordinateur.

4.3. L’hébergement dans le Cloud, pour davantage de sécurité et une meilleure accessibilité 

Pour être tout à fait pratique et assurer la sécurité des données, un bon intranet d’entreprise doit de préférence être hébergé sur le Cloud, c’est-à-dire sur des serveurs accessibles par Internet. 

La raison ? Le Cloud rend votre plateforme intranet accessible depuis n'importe quel appareil et depuis n'importe quel endroit dans le monde, par simple connexion à son compte Microsoft. De plus, Microsoft assure un niveau de sécurité très élevé, renouvelant fréquemment ses standards en matière de cybersécurité.

Avec des intranets d’entreprise SharePoint, vos collaborateurs peuvent se connecter à leur espace de travail de façon sécurisée, poursuivre leurs tâches en cours même lorsqu’ils ne sont pas dans vos locaux. 

Bon à savoir : en tant qu’Add-in, Mozzaik365 préserve la sécurité de l’environnement, tel qu’il est proposé par Microsoft. En effet, aucune donnée client visible ou hébergée par Mozzaik365.

Les fonctionnalités incontournables d’un bon intranet d’entreprise : le mot de la fin

Vous l’aurez compris, pour être pleinement satisfaisant, un intranet d’entreprise doit être doté d’une série de fonctionnalités essentielles destinées à en assurer l’utilité, la praticité, la fiabilité, la sécurité, mais aussi à faciliter la collaboration et la communication interne et la gestion de la connaissance, en fonction des besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs.

La Digital Workplace Mozzaik365 propose toutes les meilleures fonctionnalités attendues d’un intranet d’entreprise moderne. 100% sécurisée, intuitive et habillée d’un design percutant, notre solution ajoute pas moins de 50 fonctionnalités à SharePoint et Teams. De quoi répondre à chacun des besoins de votre organisation !

🎁 Pour aller plus loin, découvrez 4 idées originales pour booster sa communication interne