Guide de l’intranet 2023 : définition, rôle, avantages, création

L’intranet est un outil qui vous évoque probablement quelque chose. Mais êtes-vous certain ou certaine de connaître le rôle, le fonctionnement ou encore les avantages de l’utilisation d’un intranet d’entreprise moderne ? Dans ce guide, Mozzaik365 vous présente cet instrument clé, destiné à améliorer la communication et la collaboration internes, la gestion des connaissances et l’expérience employé. Bonne lecture ! 

Qu’est-ce qu’un intranet ? 

Au cours des dernières années, de nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour faciliter la collaboration, la communication, la gestion de la connaissance, l’expérience collaborateur ou encore la gestion des projets en entreprise. Parmi elles : les plateformes intranet. Alors, comment définir un intranet ? Et qu’est-ce qui le distingue des autres technologies ? Pour le savoir, lisez ce qui suit. 

Intranet : définition 

Un intranet est un réseau informatique semblable à Internet, mais dont l’accès est réservé aux membres d’une organisation donnée. Les plateformes intranet modernes intègrent un large panel de fonctionnalités, jusqu’à se transformer en véritables espaces numériques de travail (ou Digital Workplace). Elles jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de la communication interne, de la collaboration interne, de la gestion de la connaissance ou encore du travail en équipe, notamment dans un contexte de télétravail ou de travail hybride. 

Les réseaux intranet permettent par exemple de : 

• Diffuser des informations et promouvoir des événements auprès des collaborateurs ;
• Organiser et suivre l’avancement d’un projet à plusieurs ;
• Créer un parcours d’onboarding ou de formation numérique ; 
• Centraliser les outils de travail dont les salariés ont besoin au quotidien ; 
• Stocker, partager, gérer et modifier collectivement des documents ;
• Rechercher et trouver facilement des informations et connaissances internes ; 
• Identifier ou retrouver rapidement un interlocuteur en interne ;
• Interagir par chat, messages, appels, visioconférence, commentaires, etc. ; 
• Sonder les collaborateurs pour obtenir des feedbacks ;
• etc. 

Histoire de l’intranet 

Selon Anne Pauline Garbar et Magali Véran, le concept d’intranet aurait fait son apparition sous la plume de journalistes en 1992 avant d’être officialisé par Forrester Research en 1996 dans un rapport intitulé « Full service intranet ». Dès la fin des années 1990, l’intranet s’impose dans les grandes organisations. Selon une étude réalisée par l’Union des Annonceurs, en 2000, 64,3 % des 1500 premières sociétés françaises étaient déjà dotées d’un intranet.

À ses débuts, l’intranet d’entreprise est avant tout un outil de communication interne donnant accès à une messagerie privée et à des contenus de type administratif, commercial ou institutionnel. Depuis lors, l’intranet a beaucoup évolué, intégrant de nombreux services et devenant une solution de travail collaboratif, de management de projet ou encore de gestion électronique des documents (GED). 

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Quelle est la différence entre intranet, internet et extranet ?

Internet, intranet et extranet sont de proches cousins. 

Le dictionnaire Larousse définit Internet comme un réseau international accessible à tous et « résultant de l’interconnexion d’ordinateurs du monde entier utilisant un protocole commun d’échanges de données (IP pour Internet protocol) ».

Contrairement à Internet, l’intranet est un réseau privé, ouvert aux seuls membres d’une organisation. Il est basé sur les mêmes protocoles qu’Internet et offre les mêmes services (partage de fichiers, messagerie, logiciels en ligne, etc.), mais à l’échelle de l’entreprise. 

Enfin, l’extranet est une prolongation de l’intranet. Il s’agit d’un réseau sécurisé utilisant les protocoles d’internet et permettant à une structure d’échanger de manière sécurisée avec des partenaires extérieurs (fournisseurs, prestataires, clients, etc.). 

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Quel est le rôle de l’intranet ? 

L’intranet moderne, doté de toutes ses nouvelles fonctionnalités, a non pas un, mais bien une foule de rôles essentiels pour le bon fonctionnement des organisations contemporaines. 

Transmettre de l’information 

Dignes héritières des premiers intranets, les plateformes intranet 2,0 facilitent la transmission d’informations. Via l’intranet, la Direction, le service RH ou encore le département communication peuvent faire passer des messages aux collaborateurs concernant l’actualité de l’entreprise, ses offres d’emploi ou les événements à venir au sein de la structure.

Diffuser la culture d’entreprise 

L’intranet joue également un rôle dans la création d’une culture d’entreprise forte. Il peut en effet se parer des couleurs de l’organisation pour devenir un vecteur de diffusion de son image de marque employeur. Il s’agit en outre d’un canal privilégié pour parler de l’histoire de l’organisation, exposer ses valeurs, rappeler sa mission et, finalement, mettre en avant sa culture. 

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Renforcer l’engagement des collaborateurs 

L’intranet nouvelle génération a aussi pour vocation de renforcer l’engagement collaborateur. Sur un réseau d’entreprise privé, les employés peuvent en effet avoir voix au chapitre et s’impliquer dans la vie de leur société. Ils peuvent s’exprimer en laissant des commentaires sur les publications postées par leur employeur, répondre à des sondages, partager leurs connaissances via des articles de blog diffusés sur la plateforme ou encore relayer les posts de leur organisation sur leurs propres réseaux sociaux sans quitter l’intranet. 

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Favoriser la cohésion interne 

Avec ses nombreux moyens de communication horizontaux, l’intranet social favorise aussi la cohésion interne. Les messageries, chats et réseaux sociaux d’entreprise qu’il héberge permettent aux collaborateurs d’échanger entre eux, de collaborer de manière fluide et de nouer des liens. Les salariés peuvent interagir de façon formelle, dans le cadre d’un groupe projet par exemple. Ils peuvent également communiquer sur un mode plus décontracté, par exemple en créant un groupe de conversation dédié à un intérêt commun (pratique sportive, innovations, etc.) sur un réseau social interne. 

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Faciliter la collaboration interne 

L’un des rôles essentiels de l’intranet consiste à optimiser le travail collaboratif. Les outils favorisant les interactions entre les salariés facilitent la collaboration interne. Mais il ne s’agit pas là du seul atout de l’intranet en la matière. Le réseau privé permet également de partager, de stocker et même de travailler à plusieurs sur des fichiers. En se rendant sur leur plateforme intranet, les collaborateurs peuvent ainsi retrouver tous leurs documents de travail dans leur version mise à jour. L’idéal pour gagner en efficacité, même lorsque les salariés sont en distanciel ou travaillent sur des fuseaux horaires différents. 

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Sécuriser les données de l’entreprise 

L’intranet revêt par ailleurs un rôle important dans la sécurisation des données de l’entreprise. Ce réseau privé permet de partager des informations et des fichiers confidentiels de manière sécurisée puisque seuls les membres de l’organisation peuvent accéder à la plateforme. Pour assurer la sécurité de l’intranet, les administrateurs ont en outre la possibilité d’attribuer des droits différents aux utilisateurs afin de limiter leurs actions ou les informations visibles. 

Améliorer l’expérience collaborateur 

Finalement, l’intranet permet d’offrir une meilleure expérience digitale aux collaborateurs. Sur cette plateforme, il est en effet possible de regrouper au même endroit toutes les applications et informations dont les salariés ont besoin pour travailler efficacement. Cerise sur le gâteau, celles-ci peuvent être présentées sur une interface soignée, agréable à utiliser et personnalisable. De quoi améliorer l’expérience utilisateur… et donc l’expérience employé. 

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Quels sont les avantages de l’utilisation d’un intranet ?

Avec toutes ces fonctions, l’intranet d’entreprise est définitivement un outil incontournable, d’autant que les avantages d’un intranet sont nombreux. En voici quelques-uns : 

Une meilleure productivité individuelle et collective 

Le premier bénéfice lié à l’utilisation d’un intranet est un gain de productivité tant individuel que collectif. Selon une étude réalisée par le cabinet de conseil McKinsey, les entreprises qui utilisent des technologies sociales, telles que l’intranet, permettant d’améliorer la communication, le partage des connaissances et la collaboration peuvent augmenter la productivité de leurs travailleurs de 20 à 25 %. 

Une image de marque et une marque employeur améliorées 

L’amélioration de l’image de marque et de la marque employeur est un autre avantage notable lié à la mise en place d’un intranet d’entreprise. Grâce à cet outil, les organisations peuvent facilement lancer des campagnes d’employee advocacy et transformer leurs salariés en ambassadeurs. Une stratégie de communication gagnante puisque, selon une étude réalisée par PostBeyond, les messages corporate auraient une portée 561 % supérieure lorsqu’ils sont partagés par les employés sur leurs réseaux sociaux plutôt que sur les canaux de l’entreprise. 

Une rétention des talents facilitée 

En 2023, selon une enquête OpinionWay et Grant Alexander, 60 % des dirigeants interrogés considéraient la rétention des talents comme le principal enjeu RH de l’année. Or, l’intranet est un levier de choix pour fidéliser les collaborateurs. Grâce à cet outil, il est notamment possible de mettre en place un processus d’onboarding optimal et de bien onboarder les nouveaux employés. Une étape absolument déterminante dans leur volonté de rester en poste. L’intranet permet en outre d’améliorer l’expérience collaborateur en offrant aux salariés un environnement de travail numérique agréable et fluide. Un avantage qui joue également un rôle décisif dans la fidélisation des talents. Preuve en est : d’après une étude réalisée par Zapier, 1 jeune sur 6 (Génération Z et Millenials) affirme avoir déjà quitté un emploi à cause d’une technologie inadaptée. 

Des économies et un ROI pour l’organisation 

Le dernier avantage marquant de l’utilisation d’un intranet est d’ordre financier. En premier lieu, l’adoption d’un intranet permet de réduire différents coûts et dépenses supportés par l’entreprise. À elle seule, la diminution du nombre de recrutements ratés représente par exemple une belle économie. Selon le cabinet Hay, une erreur de casting coûterait en effet entre 45 000 et 100 000 euros à l’employeur. In fine, entre réduction des coûts et gains de productivité, la mise en place d’un intranet moderne génère un remarquable retour sur investissement (ROI). Selon une enquête réalisée en 2017 par MVware, le ROI d’une Digital Workplace s’élèverait ainsi à 150 % en moyenne. Mieux, d’après une étude Forrester et Microsoft menée en 2019, l’application de communication et de collaboration Microsoft Teams, intégrée aux intranets sous Microsoft 365 — à l’image de Mozzaik365 — atteindrait un ROI de 832 % sur 3 ans !

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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un intranet ?

À ce stade, l’importance d’un intranet d’entreprise n’est plus à démontrer. Mais attention, toutes les plateformes intranet ne se valent pas. Pour tirer pleinement profit de votre réseau interne, celui-ci doit être doté d’une série de fonctionnalités essentielles. Passons rapidement en revue les principales rubriques et fonctionnalités incontournables d’un bon intranet : 

La galerie d’actualité

La galerie d’actualité, ou « Mur d’actualité », est l’une des rubriques phares d’un intranet. Elle permet de centraliser l’information (communications internes, articles de blog, posts des réseaux sociaux, événements, etc.) afin de la rendre immédiatement accessible pour les collaborateurs. Cerise sur le gâteau, la Digital Workplace Mozzaik365 permet de cibler les publications sur des populations précises. L’idéal pour transmettre la bonne information à la bonne personne, et lutter contre la surcharge informationnelle en entreprise. 

Le tableau de bord personnalisé 

Le tableau de bord personnalisé, ou « Dashboard personnel », est une autre section indispensable pour faire un bon intranet d’entreprise. Le principe : réunir sur un seul écran les ressources et les outils (applications, listes de tâches, espaces projets, etc.) dont chaque collaborateur a besoin pour travailler au quotidien. Le petit plus ? Avec une Digital Workplace comme Mozzaik365 vous pouvez autoriser les utilisateurs à personnaliser leur tableau de bord. De quoi améliorer encore l’expérience employé. 

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Le portail de gestion des connaissances 

Le portail de gestion des connaissances, ou portail de Knowledge Management, est également l’une des rubriques incontournables d’un intranet moderne. Pour être pleinement efficiente, celle-ci doit comprendre une fonctionnalité « recherche avancée » permettant aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations et fichiers partagés et stockés sur la plateforme. Idéalement, le portail de gestion des connaissances doit par ailleurs offrir aux salariés l’opportunité de transmettre leurs savoirs à leurs collègues. Dans cette perspective, Mozzaik365 y intègre par exemple une fonctionnalité « aide à la contribution » donnant accès à des modèles de contenus sur lesquels les contributeurs peuvent s’appuyer pour produire des articles de blog en quelques instants.  

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L’intranet RH 

La rubrique RH est la dernière brique d’un bon intranet RH. Cette rubrique permet de pousser des actualités internes, des informations administratives, des offres d’emploi ou encore des événements auprès des collaborateurs. Mais ce n’est pas tout. Ce portail permet également d’accéder à des fonctionnalités essentielles telles que le parcours d’onboarding destiné aux collaborateurs qui rejoignent l’entreprise, le carnet des nouveaux arrivants annonçant les embauches récentes et le trombinoscope permettant aux utilisateurs de trouver un expert interne en quelques clics. 

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Comment créer un intranet d’entreprise ? 

Après avoir exposé l’intérêt d’un intranet d’entreprise et les caractéristiques clés d’un bon réseau interne, abordons un sujet plus pratique : comment faire un bon intranet ? 

Comment faire un bon intranet ?

Pour mettre en place un intranet efficace, il convient de suivre un plan d’action en 6 étapes : 

1. Réaliser un bilan de l’existant (présence ou non d’un intranet, points forts et points faibles, retours des usagers, etc.) et faire le point sur les besoins de l’organisation (projets à venir, challenges, populations cibles, etc.). 
2. Rédiger un cahier des charges afin de formaliser les attentes, les objectifs, les ressources, les contraintes techniques ou encore le planning souhaité par l’entreprise. Pour établir plus facilement le cahier des charges de votre intranet, appuyez-vous sur notre template de cahier des charges à télécharger gratuitement. 
3. Solliciter différents prestataires et leur demander des démonstrations afin de choisir le partenaire qui saura vous proposer une solution conforme à votre cahier des charges, vous accompagner tout au long de la mise en place de votre intranet et vous épauler au fil du temps. 
4. Monter une équipe projet représentative des différents services de l’entreprise et organiser le déroulement du projet (rôles, méthode de travail, deadlines, livrables, etc.). 
5. Promouvoir la nouvelle plateforme intranet à travers une campagne de communication interne et former les utilisateurs à travers des ateliers, des tutoriels ou encore un programme de mentorat assuré par les membres de l’équipe projet. 
6. Désigner des administrateurs chargés de gérer l’intranet au quotidien, de poster de nouveaux contenus, de gérer les droits d’accès, de former les collaborateurs, d’analyser les KPI ou encore d’ajouter de nouvelles fonctionnalités répondant aux nouveaux besoins exprimés par les salariés. 

Quels sont les différents types d’intranet ?

Il existe différents types d’intranet plus ou moins aboutis : 

• Certaines structures nomment intranet la somme des applications les plus utilisées en interne. Dans ce cas de figure, les logiciels ne sont pas intégrés entre eux et l’expérience utilisateur n’est pas optimale. 

• D’autres entreprises choisissent de se doter d’un simple portail intranet ou portail de redirection. Il s’agit d’une interface qui renvoie vers une multitude d’applications qui ne sont, là encore, pas intégrées entre elles.

• Enfin, certaines structures décident de mettre en place une véritable Digital Workplace, c’est-à-dire un système dans lequel le portail intranet et les applications sont intégrés afin de former un environnement de travail digital unifié dans lequel les utilisateurs peuvent naviguer sans friction. 

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Comment choisir son intranet ? 

En matière d’intranet, différentes options s’offrent à vous. Le meilleur intranet est celui qui correspond aux besoins de votre organisation. Pour faire le point sur ces derniers, vous devez notamment répondre aux questions suivantes : 

• Quel est l’objectif premier de votre organisation ? S’agit-il d’améliorer la communication, la RSE, la collaboration ou encore la gestion de la connaissance ? 

• Quel est le budget que votre structure est prête à investir dans la mise en place de son intranet ? 

• Quelle est la durée requise pour installer chacune des solutions intranet envisagées ? 

• Les technologies qui retiennent votre attention permettent-elles une maintenance facile ? 

💡Votre organisation utilise déjà la suite Microsoft 365 ? Bonne nouvelle : vous pouvez créer un intranet SharePoint 365 simplement, sans avoir à taper une seule ligne de code. Pourquoi choisir SharePoint pour créer son intranet ? En une phrase : SharePoint est une solution complète et flexible qui s’intègre parfaitement à l’écosystème Microsoft pour répondre aux différents besoins des organisations tout en garantissant sécurité et confort d’utilisation. 

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Comment améliorer son intranet d’entreprise ? 

Pour rester opérationnel et efficace au fil du temps, un intranet doit être régulièrement amélioré et mis à jour. Voici trois conseils qui pourront vous aider à optimiser votre intranet en 2023 : 

Soigner l’expérience utilisateur 

Votre intranet n’est rien si vos collaborateurs ne l’utilisent pas. La clé pour vous assurer que ceux-ci se rendent sur votre réseau interne et l’exploitent à son plein potentiel ? Soigner l’expérience utilisateur ! Dans cette perspective, pensez à suivre les statistiques d’utilisation de votre plateforme afin d’identifier une éventuelle baisse de fréquentation. Pensez par ailleurs à sonder les salariés pour connaître leurs nouveaux besoins ou leurs doléances à l’égard de la technologie. In fine, ces informations vous permettront de prendre des mesures adéquates pour améliorer l’expérience digitale des employés. 

Mettre en place l’extension SharePoint Mozzaik365

Une astuce pour améliorer efficacement votre intranet d’entreprise sous SharePoint ? Installez Mozzaik365. Cette extension de SharePoint Online vous permettra de créer une véritable Digital Workplace dans Microsoft365. Mozzaik365 ajoute pas moins de 50 fonctionnalités à SharePoint et à Teams : murs d’actualités, aide à la contribution, trombinoscope dynamique, recherche avancée, Dashboard personnel, etc. Mais ce n’est pas tout. Mozzaik365 permet également de créer rapidement une interface au design agréable et ergonomique, le tout en garantissant une sécurité maximale (aucune donnée client n’est visible ou hébergée par Mozzaik365).

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Miser sur l’intelligence artificielle 

L’essor de l’intelligence artificielle et sa mise à disposition du grand public sont des événements marquants de l’année 2023 et pourraient être un tournant dans la façon dont les professionnels exercent leur activité. L’IA a déjà fait son entrée sur la scène des intranets, accompagnant les collaborateurs au quotidien (via des chatbots par exemple), facilitant la recherche d’informations et accélérant la création de contenu. En mars, Microsoft présentait ainsi Copilot, un assistant personnel commandé par langage naturel. Grâce à cette IA, les utilisateurs d’un intranet sous Microsoft peuvent désormais gagner un temps précieux dans la rédaction de leurs emails, l’établissement de leurs comptes rendus de réunion ou encore la création de leurs présentations PowerPoint. 

Guide de l’intranet 2023 : ce qu’il faut retenir 

L’intranet est une technologie comparable à internet, mais réservée aux membres d’une organisation. En 2023, il s’agit d’un outil incontournable qui permet aux entreprises d’améliorer la collaboration, la communication et la gestion de la connaissance. À la clé, des économies de coût, mais aussi une plus grande productivité et un meilleur engagement des collaborateurs. 

Au regard de l’importance de l’intranet, chaque structure devrait créer ou optimiser le sien. Dans cette perspective, il s'agit de choisir une technologie adaptée aux besoins de l’organisation et proposant les fonctionnalités essentielles d’un bon intranet (galerie d’actualité, recherche avancée, dashboard personnalisé, etc.). 

Si votre entreprise utilise la suite Microsoft365, un intranet SharePoint équipé de l’extension Mozzaïk365 pourrait être le meilleur intranet pour vous. Facile à installer, pleinement intégrée à l’ensemble de vos applications Microsoft (dont Teams), sécurisée et design, cette solution offre en effet un grand nombre d’avantages. Pour en savoir plus, demandez une démo.