Tout comprendre sur la Digital Workplace | Histoire, définition et solutions

L’apparition des modes de travail hybrides pousse les entreprises à innover et chercher de nouveaux moyens de renforcer le travail d’équipe à distance, notamment au travers de l’environnement de travail numérique. 

Cependant, seulement 17% des collaborateurs se déclarent satisfaits de leur expérience dans leur environnement de travail numérique. Trop austère, pas assez fluide, pas assez connecté, mal organisé… Les raisons de cette insatisfaction générale ne manquent pas. La Digital Workplace apparaît alors comme la solution idéale pour satisfaire les besoins des salariés en matière de collaboration et de circulation de l’information. Mais pour beaucoup, cette notion reste encore floue, voire inconnue.

Alors, qu’est-ce qu’une Digital Workplace exactement ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Un bref retour à l'arrière : du portail d’entreprise à la Digital Workplace

Vous souvenez-vous des portails d’entreprise, aussi appelés intranets ? Il s’agit de pages statiques ayant pour but de partager des informations ponctuelles avec les salariés de l’entreprise.

Pour les plus novices, il convient de différencier un intranet d’une page internet. La différence se situe dans l’accessibilité de la page. En effet, la particularité de l’intranet est qu’il est seulement accessible en interne, c’est-à-dire par les collaborateurs de l’entreprise. 

De l’intranet statique à la Digital Workplace, quelques évolutions ont eu lieu. Alors, comment la Digital Workplace est-elle née ?

Il y a plusieurs années, un intranet n’était qu’une simple page statique dont le but était de partager des informations avec les salariés de l’entreprise. Les départements Communication et Ressources Humaines faisaient circuler des documents et/ou des informations vers les salariés dans une démarche de communication descendante. Les premiers intranets sont nés à la fin des années 1990, et plus particulièrement en 1996 : c’est la date de sortie de "Intranet Genie", un produit développé par Frontier Technologies qui était aussi le premier logiciel de type intranet spécifiquement prévu pour la communication et la collaboration entre salariés.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer son intranet en Digital Workplace

L’intranet a évolué en se dynamisant et en intégrant de nouvelles fonctionnalités. Après une période de fort développement dans les années 2000, on peut désormais y retrouver les réseaux sociaux d’entreprises avec (entre autres) Yammer et Facebook Workplace, les messageries instantanées (Teams, Slack…), et les liens vers les outils métiers. Ces évolutions permettent aux collaborateurs de bénéficier aujourd’hui d’un environnement de travail digital unique et fluide, accessible depuis un ordinateur, mais également depuis un Smartphone ou une tablette pour les collaborateurs en mobilité.

💡 Pour aller plus loin, découvrez nos 7 conseils pour Booster votre communication interne sur la Digital Workplace

L’objectif de la Digital Workplace est désormais de faciliter la collaboration et les interactions et de permettre aux collaborateurs de se sentir liés aux valeurs de l’entreprise, en renforçant leur sentiment d’appartenance. 

En résumé, la différence entre un intranet et une Digital Workplace est donc la suivante : le premier est un outil interne relativement cloisonné et limité dans ses fonctionnalités, tandis que le second est un espace de travail numérique polyvalent, intégré et sans coutures. En d’autres termes, la Digital Workplace est une boîte à outils numérique que les collaborateurs utilisent au quotidien. L’intranet est donc une partie de la Digital Workplace.

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Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

Le terme de Digital Workplace est utilisé depuis plusieurs années, et plus précisément depuis la fin des années 2000. S’il ne dispose pas (encore ?) d’une définition officielle, on peut dire qu’il s’agit d’un environnement de travail numérique (ou digitalisé) qui :

(1) met à disposition l’ensemble des informations individuelles et collectives ;

(2) offre des outils de communication pour mieux collaborer ;

(3) centralise les applications métiers dont les collaborateurs ont besoin dans leur quotidien.

En d’autres termes, il s’agit d’un ensemble de technologies et d’outils numériques utiles aux salariés dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, qui s’adaptent aux besoins spécifiques d’une organisation. On peut parler d’approche holistique, qui centralise les outils existants et s’intègre pleinement aux applications professionnelles. Ainsi, la Digital Workplace inclut généralement les outils suivants (la liste est non exhaustive) : 

• Des espaces de stockage sur le Cloud ;
• Des applications de Chat ;
• Des outils de gestion de projet et de partage d’agendas ;
• Des applications de visioconférence ; 
• Des outils de gestion électronique des documents. 

Le propre d’une Digital Workplace est qu’elle peut être utilisée par tous les collaborateurs d’une entreprise, y compris les employés de terrain. Cela permet d’engager l’ensemble des utilisateurs, qu’ils soient sur site ou non. Par ailleurs, la Digital Workplace donne à tous les collaborateurs la possibilité de travailler depuis n’importe quel endroit, de manière entièrement sécurisée. En rendant le travail possible et accessible dans un grand nombre de situations, elle permet d'œuvrer à la transformation digitale des entreprises.

Avantages de la Digital Workplace

Les avantages de la mise en place d’une Digital Workplace sont très nombreux. Nous citerons ici les trois principaux : l’amélioration de la communication interne, le renforcement du travail d’équipe (collaboration), et la simplification du partage de la connaissance. Cependant, il est important de garder en tête que ces avantages ne sont pas exhaustifs, et que chaque entreprise peut trouver de nombreux intérêts propres dans la mise en place d’une Digital Workplace. 

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1- Améliorer la communication interne

De nombreuses communications finissent archivées dans une boîte mail, sans avoir été lues par les collaborateurs. Cela peut être très frustrant pour le service communication, qui peut avoir l’impression de travailler pour rien et/ou de ne pas réussir à faire circuler les informations nécessaires. Au-delà du ressenti, l’impact négatif est important pour les entreprises : par exemple, il peut en résulter une perte d’adhésion aux projets et aux valeurs de l’organisation, ainsi qu’une diminution de l’engagement global des salariés. Ce qui induit généralement une hausse du Turnover… 

C’est là que la Digital Workplace intervient ! 

La Digital Workplace facilite en effet l’accès à l’information grâce au ciblage avancé qui permet de communiquer la bonne information à la bonne personne au bon moment. En outre, les tags permettent aux collaborateurs de sélectionner l’information qui les intéresse pour rester informés sur un sujet pertinent. Cela permet d’augmenter significativement le taux d’engagement des contenus partagés, et offre aux collaborateurs un véritable gain de temps dans la recherche d’informations. 

La Digital Workplace est aussi un excellent moyen de diffuser les valeurs et la culture de l’entreprise. Or, des collaborateurs mieux informés des actions et événements de l’entreprise en deviennent les premiers ambassadeurs. Une meilleure information permet également de renforcer la culture et l’adhésion au projet de l’entreprise, et donc de faire baisser le taux de turnover. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment mettre en place un intranet de communication efficace en 6 étapes.

2- Améliorer l’expérience collaborateur et favoriser la collaboration

La Digital Workplace offre une expérience numérique positive et fluide aux collaborateurs en facilitant un grand nombre de leurs tâches quotidiennes. En tant qu’écosystème, il permet de simplifier le travail collaboratif grâce à de nombreuses fonctionnalités : partage de documents et d’agendas, visioconférences, messagerie instantanée, gestion documentaire, Teams (dans le cas d’une Digital Workplace sur Microsoft)... Et ce, d’autant plus que les modes de travail actuels allient télétravail et présentiel, et font collaborer des équipes éloignées géographiquement.  

De même, l'entraide entre collaborateurs de deux Business Unit différentes devient possible grâce à l'annuaire d'entreprise et le trombinoscope avec organigramme dynamique. En effet, la Digital Workplace permet de trouver un expert interne de n'importe quel sujet et d'entrer en contact en 2 clics.

Enfin, la Digital Workplace permet de centraliser et de rendre accessible l’ensemble de la documentation de l’entreprise (voir le point suivant).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser vos réunions Teams avec Microsoft Whiteboard

3- Favoriser le partage de connaissance

Le manque d’accès à une information pertinente peut faire perdre beaucoup de temps aux salariés et in fine, beaucoup d’argent aux entreprises. Grâce à des outils de gestion de la connaissance, la Digital Workplace s’impose comme un atout majeur dans le quotidien des salariés. Ainsi, les connaissances ne se perdent pas lorsqu’un expert quitte l’entreprise, et la recherche d’information est simplifiée.

Comment ? C’est très simple : 

• Grâce à la mise à disposition d’informations sur le Cloud ;
• En faisant du versioning, qui consiste à travailler sur un même document en sauvegardant plusieurs versions de celui-ci, au fils des modifications;
• En rendant les collaborateurs acteurs de la création de contenu et en les poussant à apporter leur contribution ;
• En fournissant une bibliothèque de Knowledge Management et en évitant des arborescences de documentations complexes ; 
• En mettant à disposition des procédures et fiches produits accessibles en 2 clics grâce à un moteur de recherche avancé.

💡 Pour aller plus loin, découvrez la recherche avancée réinventée par Mozzaik365 et Microsoft

Comment créer une Digital Workplace ?

1. Identifiez vos besoins propres 

La mise en place d’une Digital Workplace doit répondre aux besoins concrets d’une entreprise. Avant toute chose, demandez-vous quels sont vos besoins spécifiques et les objectifs qui y sont associés. Souhaitez-vous améliorer la circulation de l’information ? Renforcer le sentiment d’appartenance de vos salariés ? Améliorer la recherche documentaire et le partage d’informations entre collaborateurs ? Cette phase d’identification doit vous permettre de vous concentrer sur les processus à mettre en place, et ainsi de créer une Digital Workplace pertinente, efficace et capable d’évoluer avec votre entreprise. 

2. Définissez un responsable de la Digital Workplace

Pas question de se lancer dans un projet de mise en place d’une Digital Workplace sans nommer de responsable ! Quel que soit son titre (il peut s’agir d’un responsable RH, d’un responsable des services informatiques…), celui-ci devra s’assurer du bon déroulement du projet : mise en place des outils, formation des collaborateurs, accompagnement au changement… Il devra également se montrer disponible pour répondre aux questions éventuelles des collaborateurs, et assurer le service après-vente. 

3. Pensez à former vos collaborateurs 

Changer de méthodes et/ou d’outils de travail du jour au lendemain, sans préparer les collaborateurs, est souvent contre-productif. Si vous souhaitez que la mise en place de votre Digital Workplace se passe au mieux, et que celle-ci soit ensuite massivement adoptée, il faut donc préparer les collaborateurs en amont en leur expliquant pourquoi ces changements ont lieu et pourquoi ils sont utiles. À ce titre, vous pouvez créer un support utilisateur qui regroupe toutes les informations utiles, ou organiser des sessions de formation à distance. Mieux les collaborateurs seront préparés aux changements à venir, plus vite ils les adopteront ! 

💡 Pour aller plus loin, découvrez les enjeux et méthodes de la gestion du changement en entreprise

4. Instaurez une culture digitale

Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se permettre de négliger sa transition numérique. C’est en effet un passage obligé pour favoriser l’adhésion à une culture digitale dans l’entreprise, et aux outils qui l’accompagnent. Concrètement, il s’agit de rendre le numérique non seulement accessible, mais aussi avantageux pour les collaborateurs. Cela implique de multiplier les actions de communication et de formation. Ainsi, l’adhésion à la Digital Workplace n’en sera que plus forte et plus rapide. 

5. Mesurez les performances de votre Digital Workplace

Mesurer les performances d’une Digital Workplace est important. Et, contrairement à ce qu’on pourrait penser, cette phase doit être réfléchie en amont du développement du projet ! En effet, définir les KPI de votre Digital Workplace vous permet de mettre en place des objectifs précis et des moyens pour les atteindre. Ces objectifs peuvent être les suivants : l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs, ou encore l’accroissement du nombre de leads. Et si vous constatez que les résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, cela vous laisse la possibilité d’apporter des modifications à votre Digital Workplace, dans une perspective d’amélioration continue.

💡 Pour aller plus loin, découvrez notre article sur le ROI d’une Digital Workplace

Comment créer une Digital Workplace avec Microsoft ? 

Microsoft propose une suite d’outils nommée Microsoft 365. Parmi ceux-ci se trouvent des outils collaboratifs puissants, tels que :

• Teams, qui comporte un hub d’application et une messagerie ;
• SharePoint, qui est la Digital Workplace permettant de créer des sites internes pour les entreprises. 

De nombreux autres outils sont compris dans Microsoft 365 : Outlook, la suite d’outils bureautique (qui comprend notamment Word et Powerpoint), Planner, Delve, etc.  

Depuis l’arrivée de Microsoft 365 (anciennement Office 365), l’éditeur fournit de plus en plus d'efforts pour rompre les silos de son parc applicatif dans le but d’offrir une expérience fluide pour l’utilisateur final. L’arrivée de Microsoft Viva dans le courant de l’année 2021 en est le parfait exemple.

Néanmoins, le périmètre fonctionnel de la suite Microsoft ne permet pas d’obtenir une expérience fluide et engageante sans l’utilisation de développements spécifiques ou de logiciels intégrés.

Faut-il sortir de Microsoft pour mettre en place sa Digital Workplace ?

Cette solution, bien que séduisante, pose de nombreux problèmes. En effet, quitter Microsoft signifie :

• Le doublement des fonctionnalités : certaines fonctionnalités vont se recouper, faisant payer les entreprises deux fois ;
• Des failles de sécurité, car les données sont conservées dans deux endroits ;
• Une perte de sens de la Roadmap IT, car sortir de Microsoft ne permet pas de rationaliser son parc applicatif ;
• Des utilisateurs noyés sous un trop grand nombre d’applications.

Alors, quelle solution pour utiliser Microsoft comme Digital Workplace à part entière ?

Il existe une solution alternative qui ne demande pas de développement spécifique. En effet, la stratégie de Microsoft est basée sur le partenariat qui complète les fonctionnalités de ses solutions. 

Mozzaik365 fait partie de ces partenaires. Nous proposons une solution fluide et complète pour permettre aux entreprises de mettre en œuvre leur Digital Workplace depuis leur environnement Microsoft. C’est facile, et rapide : notre solution permet en effet de créer un espace entièrement personnalisé en moins de 3 semaines ! 

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez dès maintenant notre produit Mozzaik365 ou https://info.mozzaik365.com/fr/demander-demo. 

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