Comment faire passer son équipe au niveau supérieur avec Teams ?

Teams est la plateforme collaborative phare de Microsoft 365 avec 250 millions d’utilisateurs actifs quotidien en fin d'année 2021. Cette application regorge de fonctionnalités et il est facile de s’y perdre. Parmi les plus connues : le chat, la visioconférence ou encore le partage de documents. Mais cela ne s’arrête pas là. Alors comment tirer pleinement profit de Microsoft Teams pour collaborer dans vos équipes ?  

Voici une liste d’astuces qui feront passer votre équipe au niveau supérieur.

1. Bien organiser son Teams dès le départ

1.a Lier Teams et SharePoint

SharePoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft. Elle permet, entre autres, de stocker, organiser, partager et consulter des informations de manière sécurisée. Une erreur à ne pas faire est d’utiliser Teams et SharePoint de façon complètement indépendante. En effet, SharePoint vous permet d’assurer la synchronisation des documents et de les conserver toujours à jour dans le cloud. Lorsque vous créez une équipe Teams, cela va automatiquement créer un site SharePoint. Dans l’autre sens, vous pouvez également synchroniser un site SharePoint sur Teams. Ainsi, tous vos documents SharePoint sont accessibles par votre équipe depuis Teams pour collaborer.  

💡 Astuce ! Ajouter une image à votre équipe Teams pour qu’elle soit plus facilement reconnaissable.  

1.b Créer des canaux

Une fois votre équipe créée et liée à votre SharePoint, vous aurez besoin d’ajouter des canaux de discussion. Ces canaux font référence à des thématiques de travail, selon l’équipe créée. Un canal figure par défaut : « Général ». Ce canal ne peut être supprimé et différentes utilisations peuvent en être faite.  

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💡 Chez Mozzaik, nous utilisons ce canal comme lieu principal pour les conversations et annonces génériques, ne pouvant s’apparenter à aucun autre canal spécifique.

De plus, dans les canaux vous pouvez réaliser des annonces. Cela permet une mise en forme particulière avec plus d’options et un fond.

💡️ Le conseil de Mozzaik365 : Ajouter des émojis à chaque canal. Cela permet de les rendre plus mémorisable et de les distinguer rapidement en un coup d’œil. Utilisez de préférence des émojis en rapport avec le titre du canal et le tour est joué. Pour afficher la liste des émojis, il existe un raccourci : [Windows] + [.], un vrai gain de temps !

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2. Organiser les onglets d’applications.

Teams permet d’accéder à un grand nombre d’applications. Pour chacun des canaux, ajoutez les applications utiles à la collaboration de votre équipe pour les retrouver facilement.

Pour ce faire, sélectionnez le bouton [+] dans la barre d’application puis choisissez laquelle vous souhaitez épingler.  
Vous pourrez ensuite accéder à certains paramètres vous permettant de renommer l’onglet, l’agrandir en plein écran, l’ouvrir dans une fenêtre indépendante ou depuis le web.

💡️ Le conseil de Mozzaik365 : Privilégiez les applications intégrées dans Teams pour simplifier le suivi des tâches et la collaboration. En effet, en passant par les applications Microsoft, vous pourrez avoir accès à tout ce dont vous avez besoin depuis un seul et même lieu : Teams. Cela vous permettra de mieux gérer vos tâches notamment grâce à Tasks et Planner.  

Une fois cela fait, nous pouvons dire que votre équipe Teams est prête ! Mais cela ne s’arrête pas là pour tirer pleinement profit de cette application. Voici la suite des astuces à connaître pour être plus efficace sur Teams.  

3. Les astuces du chat Teams ‍

3.1 Ajouter des onglets dans le chat

De la même façon que dans un canal Teams, vous pouvez épingler des applications dans une conversation. En revanche, il n’est pas possible d’y épingler certaines applications comme Planner, To do, Task ou encore List.  

3.2 Épingler les conversations

Quand les conversations s’accumulent, épingler vos conversations favorites peut vous faire gagner du temps. Pour cela, cliquez sur […] à côté de la conversation, puis épingler.

3.3 Filtrer les conversations

Pour vous aider à retrouver vos conversations, Teams offre la possibilité de filtrer ses conversations par nom, réunions, messages non lus, ou encore messages en sourdine. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton filtre ou le raccourci [Ctrl] + [shift] + [F].

3.4 Mettre en forme son message

Vous est-il déjà arrivé d’envoyer un message Teams alors que vous souhaitiez retourner à la ligne ? Cela ne se produira plus grâce au raccourci [Ctrl] + [shift] + [X] ou en sélectionnant le bouton [format].  

Ainsi, un lot d’options de mise en page apparaît : modification de la couleur de police, balisage, ancrage des paragraphes, bullets points, insertion de citations, de liens, de tableaux et du code Snipet.

3.5 Sauvegarder des messages

Parfois, nous recevons un message important sur lequel nous souhaitons pouvoir revenir plus tard. L’option de sauvegarde de messages permet de les retrouver en 1-clic. Pour cela, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez l’onglet « enregistré ». La liste des messages sauvegardés apparaît dans la colonne de gauche avec à droite la conversation contenant le message.

3.6 Partager un message Teams sur Outlook

L’avantage d’utiliser la suite d’outils de Microsoft est qu’ils sont tous connectés entre eux. Vous pouvez ainsi partager un message Teams dans un mail facilement grâce aux options de message.

3.7 Utiliser le lecteur immersif

Le lecteur immersif (ou immersive reader) affiche le message sélectionné sans la mise en page et pleine page pour enlever toute distraction. Le message peut également être lu à voix haute. Parmi les paramètres de la voix, vous pouvez choisir une voix de femme ou d’homme, ainsi que la vitesse de lecture. Vous pouvez ainsi modifier la taille de la police, la couleur de fond, etc. Enfin, cette option traduit un message et le faire lire dans la langue choisie à voix haute. Un outil qu’il est bon de connaître.  

Pour tout savoir sur les nouveautés Teams annoncées par Microsoft, lisez notre article sur le sujet

‍4. Les astuces dans Teams Meeting

4.1 Gérer l'affichage de l’écran

Lorsque vous êtes en réunion Teams, vous pouvez choisir de partager votre écran. Basique. Mais une option méconnue existe : vous pouvez importer une présentation PowerPoint plutôt que de la partager. Ainsi, en mode présentateur, vous pourrez voir les notes de votre présentation et passer les slides depuis Teams. Si vous souhaitez vous concentrer uniquement sur vos slides, vous pouvez désactiver le mode présentateur dans les options pour ne plus voir les notes. Par ailleurs, pour être sûr que les participants soient dotés du même affichage que vous, vous pouvez cliquer sur l’onglet « synchroniser avec le présentateur ». Enfin, vous avez aussi la possibilité de traduire vos diapositives dans 19 langues offertes par Teams.

Concernant l’affichage des participants, vous pouvez utiliser le mode « focus » pour cacher leur caméra et n’afficher que la présentation. Si, à l’inverse, vous souhaitez mettre en avant des participants définis, vous pouvez sélectionner l’option « spotlight » après avoir fait « clique droit »  sur leur caméra.  

Vous souhaitez agrandir l’écran ? Sélectionnez le mode plein écran pour enlever les barres de haut et bas d’écran.

4.2 Mettre une réunion en sourdine

Chaque fois qu’une réunion à laquelle vous êtes invité démarre, cela vous envoie une notification. Si vous savez que vous n’y participerez pas, ou que cette réunion récurrente ne vous concerne pas, vous pouvez la mettre en sourdine. Ainsi vous ne serez plus dérangé au démarrage de réunion.  

Enfin une astuce Microsoft Teams bonus : il existe un grand nombre de raccourcis dans Teams, et pour les connaître, vous pouvez utiliser un... RACCOURCI ! Ironique, n’est-ce pas ? Voici donc le saint Graal à détenir si vous êtes utilisateurs de Teams : [Ctrl] + [.] Cette commande vous donnera accès à tous les raccourcis de l’application.

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