7 méthodes pour optimiser le travail collaboratif

À l’ère de la digitalisation et alors que le travail à distance se développe fortement, le travail collaboratif revêt une importance nouvelle. D’autant que ses avantages, on le sait, sont nombreux : partage des connaissances, gains de temps et de productivité et renforcement de la motivation des salariés, pour ne citer qu’eux. 

Comment, dès lors, en tirer le meilleur parti ? Voici 7 méthodes simples à mettre en place. 

1. Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un mode de travail qui vise une meilleure cohésion des équipes pour atteindre des objectifs communs. Le travail à plusieurs, la coopération et l’entraide sont les piliers de cette méthode. En quelques mots, il s’agit tout simplement de mieux travailler ensemble. 

Pour cela, on s’appuie sur le partage et la mutualisation des ressources, des outils, des connaissances. Chaque collaborateur apporte ainsi, de manière égale, sa propre contribution aux équipes. 

D’après l’étude Ipsos/OpenMind Kfé, pour 69% des salariés interrogés, le travail collaboratif a un impact positif sur le partage des connaissances. Ils sont 65% à estimer que l’impact est positif sur la productivité des équipes, 62% sur la résolution des problèmes et 60% sur la motivation des salariés. 

Quelle est la différence entre travail coopératif et travail collaboratif ? 

Il ne faut pas confondre le travail collaboratif avec le travail coopératif. 

Le premier se définit par une interdépendance des acteurs, avec des collaborateurs qui mettent en commun leurs compétences et leurs attributions. Le second, en revanche, se réalise en mettant bout à bout des tâches individuelles. Il n’y a pas de notion d’engagement mutuel, mais simplement de coopération pour atteindre un objectif donné. 

2. Quels sont les avantages du travail collaboratif ?

Le travail collaboratif possède de nombreux avantages. Parmi ceux-ci (impossible d’en dresser une liste exhaustive !), on peut citer : 

• L’augmentation de la productivité et de la performance des équipes ;
• La facilitation des échanges entre collaborateurs et équipes ;
• La centralisation des outils de travail ;
• Le renforcement de la motivation et de l’implication des collaborateurs ;
• La stimulation de l’intelligence collective ;
• La fluidification du parcours de l’information et les gains de temps.  

3. Quelles sont les différentes méthodes pour optimiser le travail collaboratif ? 

Méthode 1 - Utilisez SharePoint 

Avec SharePoint, vous pouvez stocker vos documents en ligne et les partager avec différentes équipes. Plus besoin de perdre du temps avec des envois successifs de nouvelles versions de PowerPoint : vous pouvez collaborer à la réalisation de documents en ligne et en direct, avec les personnes que vous souhaitez. 

Enfin, vous avez également la possibilité de créer des sites d’équipes SharePoint pour mieux communiquer avec toutes vos parties prenantes, ainsi que des sites de communication permettant de diffuser des informations à grande échelle. 

SharePoint permet aussi de créer des intranets collaboratifs grâce à l’extension naturelle Mozzaik365. Vous pourrez ainsi créer de belles pages en quelques clics, ajouter de nombreuses fonctionnalités graphiques et fonctionnelles pour offrir à vos collaborateurs une solution à chacun de leur besoin (communication, collaboration, gestion de la connaissance) 

👍 Saviez-vous qu'il était possible de transformer SharePoint en outils collaboration interne ? 

Méthode 2 - Faites appel aux outils de gestion de projet

Pour répondre aux besoins nés de l’émergence des nouveaux modes de travail (digitalisation, travail à distance, travail hybride, etc.), Microsoft propose de nombreux outils de gestion de projet. Ceux-ci permettent de répondre à différents types de besoins, selon le projet concerné. Ils peuvent être facilement adoptés par les collaborateurs, grâce à l’espace de travail collaboratif optimal et performant qu’ils proposent.  

Parmi ces outils de gestion de projet, citons notamment : 

• Planner : cette application permet de créer des tableaux et de faciliter la gestion des tâches de chacun des collaborateurs. Chaque plan est composé de tâches qui incluent les éléments à connaître, comme les dates d’échéance ;
• Lists : avec des modèles prêts à l’emploi, les collaborateurs peuvent suivre, gérer et personnaliser leurs listes de tâches, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Ces listes peuvent ensuite être partagées avec d’autres collaborateurs ;
• Tasks : cette application permet d’intégrer les tâches individuelles et les tâches des équipes dans un emplacement unique, et ainsi de prioriser les tâches à accomplir ;
•  Microsoft Project : ce logiciel permet de planifier sa gestion de projet, notamment en facilitant les échanges entre membres d’une équipe.   

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Méthode 3 - Utilisez Teams

Teams est une plateforme de communication et de travail collaboratif, qui centralise tous les outils et les ressources nécessaires pour rendre aussi efficace que possible le travail de vos équipes projet. Elle répond aux différents besoins d'un projet donné, quelle que soit sa complexité. Il est ainsi possible d’y créer des équipes et des canaux dédiés à un projet spécifique, pour en faciliter la réalisation.  

Avec Teams, vous avez la possibilité d’organiser vos projets et vos échanges avec vos collègues. Teams vous permet d'éditer des documents, de gérer vos fichiers SharePoint, mais aussi de notifier vos collègues d'une tâche ou d’une information spécifique sans sortir de Teams. 

À noter : vous pouvez épingler vos outils de gestion de projet dans vos canaux Teams.   

💡 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d'usages à connaitre dans Teams

Méthode 4 - Faites de l’annuaire d’entreprise un outil stratégique 

Dans un premier temps, incitez les collaborateurs à renseigner leurs compétences, leurs formations, ainsi que les projets sur lesquels ils ont travaillé et les outils/logiciels/méthodes qu’ils maîtrisent. Cela permet d'optimiser le partage de la connaissance et de simplifier le parcours de l’information entre collègues.  

Dans un second temps, proposez à vos collaborateurs d’utiliser l’annuaire d’entreprise pour rechercher les experts internes d’un sujet et solliciter ces derniers pour répondre à leurs questions. Cela doit devenir un réflexe ! 

Avec la fonctionnalité Trombinoscope de Mozzaik365, vous pouvez rechercher des experts par nom, département ou compétences, mais aussi mettre en avant des compétences et des réalisations. À l’arrivée, la prise de contact s’en trouve grandement facilitée. 

Méthode 5 - Créez des raccourcis 

Les boutons de raccourcis vers tous les outils métier permettent de donner accès aux outils, et de se déplacer plus rapidement entre les espaces sans se perdre.  

Ainsi, le lanceur d'application permet de créer des liens rapides vers les applications, directement depuis la Digital Workplace. Il permet de répondre à 2 enjeux : 

• La confusion de l'utilisateur face à la multitude d'applications ;
• La mise en place, par l’entreprise, d’applications pour le public approprié. 

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Méthode 6 - Rendez vos réunions plus interactives avec Whiteboard 

Depuis la crise sanitaire, les réunions en ligne se sont démocratisées. 60 % des personnes interrogées dans une enquête menée par Owl Labs ont ainsi déclaré avoir participé plus souvent à des réunions en vidéo en 2020 qu’en 2019. Mais le “tout distanciel” peut avoir ses limites, notamment en termes de concentration et d’attention des collaborateurs. D’où l’intérêt de mettre en place des fonctionnalités interactives, qui captent l’attention des participants.  

Whiteboard est une application de la suite Microsoft 365, qui prend la forme d’un tableau blanc virtuel interactif. Il permet de rendre tous les échanges plus collaboratifs, même à distance ! Vous pouvez par exemple l’utiliser pendant vos réunions Teams. En captant l’attention des participants à une réunion, Whiteboard les aide à mieux assimiler les informations échangées et à se sentir plus engagés.  

Méthode 7 - Renforcez votre culture d’entreprise en engageant votre communauté 

85% des salariés se disent plus motivés lorsque la direction communique régulièrement sur les actualités de l’entreprise. Mais il ne faut pas pour autant ignorer la communication ascendante, qui émane des salariés et remonte vers la direction. Plus directe, plus transparente, elle a un impact positif sur l’engagement de vos collaborateurs et renforce leur sentiment d’appartenance. Or, on sait que la culture d'entreprise est très importante pour créer une cohésion d'équipe, et fédérer ses salariés autour d'objectifs et de valeurs communes.

Vous pouvez donc aider vos équipes à partager leurs idées grâce à l’outil Boîte à idées, mais aussi à récolter leurs avis et leurs retours d’expérience grâce à la fonctionnalité Sondage. 

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une culture d'entreprise forte

4. Pour aller plus loin dans la collaboration interne : créez un Dashboard personnel

Tous ces outils de collaboration peuvent envahir l’espace physique et mental des collaborateurs s’ils ne sont pas utilisés de manière adaptée. Pour prendre du recul, le Dashboard personnel s’impose comme une solution idéale. Adapté à chaque besoin de vos collaborateurs, il offre aux utilisateurs une interface simplifiée, à partir de laquelle toutes les ressources de l’entreprise dont ils ont besoin sont accessibles. 

Grâce au Dashboard, chaque collaborateur peut s'organiser dans son travail comme il le souhaite, prioriser ses tâches et accéder à ses raccourcis. À la clé : un esprit plus aéré et une meilleure productivité. 

Conclusion 

Nous l’avons vu, le travail collaboratif permet de développer l’intelligence collective d’une entreprise et ainsi d’augmenter sa performance et sa productivité. Et ce qui se passe en interne rejaillit en externe, au travers de la perception qu’ont les clients de l’entreprise. Plus impliqués, plus informés, plus motivés, les collaborateurs transforment en effet la structure de l’intérieur. 

Pour mettre en place et optimiser ce travail collaboratif, n’hésitez pas à vous aider des méthodes citées dans cet article. De nombreux outils sont aujourd’hui à votre disposition pour vous aider à adopter une culture collaborative qui se maintient dans le temps. 

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