Top 16 des fonctionnalités à intégrer à votre intranet d’entreprise

Convaincu des bienfaits d’un intranet d’entreprise pour la collaboration et la communication interne au sein de votre organisation, vous avez entamé la conception de votre propre réseau privé. 

Durant cette phase de rédaction de votre cahier des charges, vous vous interrogez à propos des différentes fonctionnalités à intégrer à votre intranet d’entreprise. Les possibilités sont en effet nombreuses. 

Pour vous aider dans votre démarche, Mozzaik365 vous présente une sélection de 16 fonctionnalités à ajouter à votre intranet d’entreprise pour améliorer la collaboration et la communication interne au sein de votre structure. 

Lisez attentivement ce qui suit et laissez-vous inspirer ! 

À chaque entreprise ses (fonctionnalités) intranets 

Dans un précédent article, Mozzaik365 vous présentait différents exemples d’intranet d’entreprise et vous livrait ses meilleurs conseils pour créer votre propre Digital Workplace. 

Rappelons en effet à ce stade qu’il n’existe pas un modèle unique d’intranet d’entreprise.

L’intranet d’entreprise, un outil à personnaliser

Et pour cause, chaque organisation est singulière et possède son propre mode de fonctionnement, sa propre culture, son propre marché et, bien entendu, ses propres problématiques internes. 

Certaines structures, à l’image des grands groupes de Retail, ont par exemple besoin de faciliter la communication avec leurs équipes terrain. Pour d’autres, comme les sociétés du secteur bancaire, l’enjeu est davantage de sécuriser leurs échanges, notamment en situation de travail hybride. 

Au moment de se doter de son propre intranet, chaque entreprise doit donc sélectionner avec soin les fonctionnalités de celui-ci afin de concevoir un site interne qui correspond précisément à ses contraintes spécifiques. 

Un ou plusieurs intranets d’entreprise ?

D’ailleurs, une organisation peut tout à fait s’équiper de plusieurs intranets, afin de répondre à différentes problématiques internes. 

Une même entreprise peut par exemple mettre en place : un intranet dédié à sa communication interne, un autre consacré aux informations RH et un autre encore destiné à documenter un projet. Ces intranets sont complémentaires et doivent permettre de naviguer de l’un à l’autre facilement pour créer une expérience globale fluide et claire pour l’utilisateur ; l’ensemble formant un écosystème sans couture : une Digitale Workplace).

Mais, concrètement, comment procéder pour concevoir le ou les intranets qui viendront fluidifier le fonctionnement de votre structure et répondre aux différents besoins spécifiques de votre entreprise ?

SharePoint, l’application pour créer des intranets d’entreprise à votre mesure 

Pour créer le ou les sites intranet dont votre entreprise a besoin, vous pouvez compter sur l’application Microsoft SharePoint. Ce logiciel vous permet en effet de construire facilement des espaces de travail numériques sur mesure. 

Concrètement, avec SharePoint, vous pouvez bâtir des sites intranet. Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez également enrichir ces derniers de différentes fonctionnalités. Pour ce faire, il vous faut ajouter et paramétrer les composants WebParts de votre choix. 

☝️Le conseil de Mozzaik365 : mettre en place une Digital Worplace est un exercice exigeant et parfois complexe. Pensez par conséquent à vous faire accompagner par un intégrateur. Cet expert vous aidera notamment à identifier les besoins de vos équipes et à les traduire sous forme de fonctionnalités que vous pourrez adjoindre à votre intranet d’entreprise. 

Ces bases étant posées, passons à la présentation de meilleures fonctionnalités à intégrer à votre intranet d’entreprise pour en faire un outil de collaboration et de communication interne efficace.  

Fonctionnalité intranet n° 1 : Personnaliser votre site interne aux couleurs de votre entreprise 

L’identité visuelle de votre organisation est un levier important de communication interne. Elle contribue en effet à la diffusion de la culture et des valeurs de votre structure auprès de vos équipes. Il est donc essentiel d’opter pour un intranet qui s’adapte à votre charte graphique (logos, couleurs, images, etc.). 

La version native de SharePoint offre des possibilités limitées en matière de Design. La Digital Workplace Mozzaik365 repousse ces limites et vous permet de créer un site interne esthétiquement impactant. Vous pouvez en effet appliquer un thème à vos sites intranet afin d’en personnaliser le Design tout en conservant une cohérence entre vos différentes pages. Grâce à cette fonctionnalité, les collaborateurs identifient clairement l’espace de travail dans lequel ils se trouvent et s’imprègnent de l’identité visuelle de leur entreprise. 

Fonctionnalité intranet n° 2 : Créer une galerie d’actualités sur mesure 

Le saviez-vous ? Selon un sondage Inside-OpinionWay, 1/3 des salariés interrogés s’estiment « mal informés » au sein de leur entreprise et 20 % déclarent même « ne pas disposer d’informations dont ils ont besoin pour faire leur travail ». Un intranet dédié à la communication interne peut pallier ce problème puisqu’il s’agit d’un canal d’information efficace.

Pour assurer pleinement sa fonction de média, l’intranet doit présenter une galerie d’actualités. La Digital Workplace Mozzaik365 intègre ainsi un module « Mur d’actualité ». Celui-ci permet notamment de créer en quelques clics de beaux articles de blog qui donnent envie d’être lus. Il est également possible d’adjoindre à ces derniers des images, des vidéos et des liens cliquables. De quoi produire des contenus attractifs et mémorables !

Mieux, le « Mur d’actualité » de Mozzaik365 offre des fonctionnalités avancées qui renforcent l’engagement des collaborateurs. En effet, les contenus qui y sont diffusés peuvent être ciblés sur une audience précise. Par ailleurs, chaque utilisateur peut personnaliser son propre mur d’actualité en s’abonnant aux thèmes de son choix. Enfin, les salariés peuvent réagir aux actualités. 

Cerise sur le gâteau, le module « Mur d’actualité » de la Digital Workplace Mozzaik365 présente, lui aussi, un Design impactant.   

Fonctionnalité intranet n° 3 : Permettre aux collaborateurs de commenter les contenus publiés par l’entreprise  

S’il intègre les bonnes fonctionnalités, votre intranet d’entreprise peut améliorer non seulement la communication interne descendante, mais également la communication interne ascendante et transversale. En bref, votre site privé représente un moyen privilégié pour interagir avec les salariés et renforcer leur engagement. 

Pour favoriser les échanges entre les parties prenantes de votre groupe, veillez à ajouter à votre intranet une fonctionnalité permettant aux collaborateurs de commenter les articles et autres contenus partagés. La Digital Workplace Mozzaik365 propose bien entendu une telle option. Les utilisateurs peuvent en effet être autorisés à réagir aux publications diffusées par le service communication interne sur le « Mur d’actualité » de l’organisation. 

Fonctionnalité intranet n° 4 : Diffuser des contenus de façon ciblée

Les salariés sont trop souvent victimes d’une surcharge informationnelle. Cette infobésité peut nuire à leur productivité, accroître leur stress et les conduire au Burn-out. Selon Nadia Boukef, citée par Caroline Sauvajol-Rialland, 74 % des managers interrogés déclareraient ainsi « souffrir de surinformation et d’un sentiment d’urgence généralisé ».

Lorsqu’il est bien conçu, l’intranet d’entreprise apporte une réponse appropriée à cette problématique de communication interne. À ce titre, le composant « Actualité » de la Digital Workplace Mozzaik365 intègre une fonctionnalité permettant de cibler les populations qui vont recevoir une information. L’objectif : envoyer le bon message à la bonne personne au bon moment et, in fine, préserver le temps de cerveau disponible des salariés (et leurs nerfs!). 

Grâce à cette fonctionnalité, les nouvelles liées à la finance peuvent, par exemple, être relayées exclusivement auprès du service « contrôle de gestion » et l’annonce d’un nouveau prestataire de transport uniquement auprès du pôle « logistique ». 

Mieux encore, avec un tel outil, il devient envisageable d’adapter un même message à différents profils d’utilisateurs. Les vœux de fin d’année du PDG peuvent ainsi être transmis sous format vidéo (plus facilement consommable sur un Smartphone) aux équipes terrain et sous forme rédigée, avec un PowerPoint, aux salariés du siège. 

Fonctionnalité intranet n° 5 : Intégrer l’application de collaboration interne Microsoft Teams 

Avec pas moins de 270 millions d’utilisateurs mensuels dans le monde, l’application de collaboration interne Microsoft Teams est aujourd’hui un indispensable pour bon nombre d’organisations. Pour améliorer la collaboration interne au sein de votre structure, il est fortement recommandé d’ajouter, vous aussi, cet outil à votre réseau privé. 

En intégrant Teams et SharePoint à votre intranet d’entreprise, vous centralisez tous les outils de communication et de gestion de projet (Microsoft Planner, Task, ToDo, etc.) dans un environnement fluide et sans coutures. Grâce à cette fonctionnalité, offerte par la Digital Workplace Mozzaik365, vous optimisez l’expérience utilisateur de vos collaborateurs et facilitez le travail collaboratif. 

Fonctionnalité intranet n° 6 : Donner accès à des documents

Pièces jointes qui se perdent, échecs de téléchargement, erreurs de destinataire, etc. : le partage de documents est une problématique majeure de communication et de collaboration interne, et même un enjeu de sécurité. La solution pour simplifier ce processus ? Un intranet d’entreprise doté d’une fonctionnalité permettant de stocker des fichiers, de les ordonner et d’y accéder de façon fluide et sécurisée. 

Mozzaik365, appuyée sur SharePoint, permet de créer une GED (Gestion Électronique des Documents) complètement intégrée à votre Digital Workplace. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez centraliser la connaissance de votre société, la rendre disponible pour tous vos collaborateurs et autoriser chaque salarié à en enrichir le contenu afin de constituer une véritable base de connaissances. 

Mieux, grâce au composant Search (ou « recherche avancée ») de Mozzaik365, les collaborateurs peuvent retrouver en un clin d’œil le contenu dont ils ont besoin pour travailler. De plus, avec le stockage de documents partagés sur SharePoint les salariés peuvent travailler de façon asynchrone sur un même fichier et afficher l’historique des modifications de ce dernier. De quoi collaborer plus efficacement, notamment en situation de travail hybride.

Fonctionnalité intranet n° 7 : Afficher un trombinoscope dynamique 

L’annuaire d’entreprise est d’un précieux soutien pour les talents nouvellement embauchés et pour les salariés des structures imposantes. Grâce à ce dernier, il est en effet possible de poser des noms sur des visages, d’identifier les rôles de chacun et d’entrer en contact rapidement avec ses collègues. Il s’agit donc d’un outil de base en matière de collaboration interne. 

📍Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez pourquoi l’annuaire d’entreprise est un indispensable pour votre collaboration interne.

Partant de ce constat, nous vous recommandons d’intégrer une fonctionnalité « Trombinoscope dynamique » à votre intranet d’entreprise. Ce composant, proposé par Mozzaik365, permet de référencer les salariés, mais aussi de rechercher des personnes par nom, département, fonction ou encore compétences, et même d’appliquer des filtres et de prendre contact en un clic. L’idéal pour trouver rapidement le bon interlocuteur et avancer plus vite sur ses projets. 

Fonctionnalité intranet n° 8 : Créer des raccourcis 

Pour améliorer la collaboration interne et l’expérience utilisateur, faites de votre réseau privé un véritable Hub ouvrant sur toutes les ressources et tous les logiciels dont ont besoin les équipes. De cette façon, les salariés ne seront plus jamais « perdus » dans l’environnement digital de votre société. 

Dans cette perspective, votre intranet d’entreprise doit comporter une fonctionnalité permettant de créer des raccourcis. Vous pourrez dès lors mettre en place des liens renvoyant, par exemple, vers les outils métiers, sites internet, fichiers et autres pages intranet utiles aux collaborateurs. La Digital Workplace Mozzaik365 offre bien entendu cette possibilité. 

Mozzaik365 propose notamment un « Lanceur d’applications ». Grâce à cette fonctionnalité, les liens vers les applications utiles aux collaborateurs apparaissent directement dans la Digital Workplace. De cette façon, les salariés savent quel outil utiliser et ne se perdent pas dans la multitude des applications existantes. 

Fonctionnalité intranet n° 9 : Agréger les réseaux sociaux de l’entreprise 

En 2022, selon We Are Social et Hootsuite, 58,4 % de la population mondiale utilise les réseaux sociaux. Il y a donc fort à parier que vos collaborateurs sont eux aussi actifs sur Instagram, Twitter, Facebook ou encore LinkedIn. Alors, pourquoi ne pas aller sur leur terrain et actionner ce levier pour améliorer votre communication interne et booster votre communication externe ?

Pour cela, ajoutez à votre intranet d’entreprise une fonctionnalité visant à centraliser les contenus publiés sur les réseaux sociaux de votre société. Les salariés auront ainsi une vue d’ensemble sur la communication externe de votre structure. Ils pourront également participer aux discussions, créer de l’engagement autour de vos Posts et agir comme des ambassadeurs de votre marque (commerciale et employeur) sur les différentes plateformes. Un Must. 

🚀 Pour creuser cette thématique, découvrez comment la fonctionnalité « mur de réseaux sociaux » transforme vos salariés en ambassadeurs

💡Le saviez-vous ? Selon une étude intitulée « Kredible Employee Advocacy Study » et relayée par Influencer Marketing Hub, les programmes d’Employee Advocacy (« employé ambassadeur » dans le texte) comprenant au moins 1000 participants actifs pourraient générer jusqu’à 1,9 million de dollars en valeur publicitaire, et ce à moindre coût ! Il serait donc dommage de ne pas vous y essayer, par exemple en utilisant le « Mur d’actualité » de la Digital Workplace Mozzaik365.

Fonctionnalité intranet n° 10 : Demander l’avis de vos collaborateurs

Rappelons-le, une bonne communication interne comprend plusieurs dimensions. Il est notamment important d’encourager la communication ascendante, c’est-à-dire de récolter régulièrement du Feedback auprès des équipes. Cette pratique permet de prendre le pouls des salariés, d’identifier leurs problématiques et d’y apporter des solutions pertinentes (souvent soufflées par le terrain !). 

S’il est bien conçu, votre intranet d’entreprise peut être un outil efficace en vue de promouvoir cette approche Bottom-Up. La Digital Workplace Mozzaik365 peut par exemple être agrémentée de fonctionnalités permettant de demander leur avis aux collaborateurs telles que la boîte à idées, les sondages ou encore les Quizzes. 

Fonctionnalité intranet n° 11 : Proposer un réseau social d’entreprise 

Échanges fluides, ton décontracté, accès facilité à l’information, création de communautés d’intérêts et engagement maximal : les réseaux sociaux présentent de nombreux atouts qui n’ont pas échappé aux grands groupes. Comme nous vous l’expliquions ailleurs sur ce blog, 80 % des grandes organisations auraient ainsi déjà lancé leur propre réseau social d’entreprise. 

Pour améliorer la communication et la collaboration internes au sein de votre structure, pensez par conséquent à intégrer une fonctionnalité « Social Media » à votre intranet d’entreprise. La Digital Workplace Mozzaik365 vous permet d’adjoindre l’application Yammer à votre espace de travail numérique. De cette façon, les employés peuvent rejoindre des groupes d’intérêts, échanger avec leurs pairs de façon informelle et, finalement, se sentir davantage partie prenante de la société. 

Fonctionnalité intranet n° 12 : Annoncer les postes à pourvoir au sein de l’entreprise 

Comme le souligne le média spécialisé MyRHline, la mobilité interne présente plusieurs avantages de taille : elle allège l’organisation du coût d’un recrutement, favorise l’engagement des salariés et renforce la marque employeur. Encourager la mobilité interne au sein de votre structure est donc une stratégie gagnante.

Si votre intranet d’entreprise est bien pensé, il peut vous aider dans cette voie. Pour cela, il vous suffit de lui adjoindre une fonctionnalité « bourse à l’emploi », comme celle proposée par Mozzaik365. Cette dernière vous permettra d’annoncer les postes à pourvoir en toute transparence et de les porter à la connaissance des salariés. 

Fonctionnalité intranet n° 13 : Annoncer l’arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise 

Selon une étude réalisée par Deloitte et relayée par LinkedIn, « 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours » qui suivent l’embauche « Ce qui coûte à l’entreprise au minimum 3 fois le salaire de l’ancien collaborateur ». La conclusion ? Il est essentiel d’œuvrer à la bonne intégration des nouvelles recrues afin d’éviter les départs précipités et les dépenses qui leur sont associées. 

Présenter les nouveaux talents à leurs collègues est bien entendu l’une des clés d’une intégration réussie. Pour vous faciliter la tâche, ajoutez une fonctionnalité d’annonce des nouvelles arrivées à votre intranet d’entreprise. À titre d’exemple, le composant « Nouveaux arrivants » de la Digital Workplace Mozzaik365 permet d’afficher la liste des personnes récemment arrivées dans l’organisation directement sur votre intranet RH. De cette façon, chacun sait qui vient d’arriver dans l’organisation et à quel poste.

Fonctionnalité intranet n° 14 : Créer de belles pages de retour d’expérience et de la documentation pratique 

Nous l’avons vu, 1 salarié sur 5 affirme ne pas disposer des informations nécessaires pour mener à bien ses missions. Pourtant, selon une étude intitulée « Time Searching for Information » réalisée par McKinsey, les employés passeraient en moyenne 1,8 heure par jour à effectuer des recherches. Il y a donc urgence à améliorer la gestion et l’accessibilité des connaissances. 

Dans cette perspective, votre intranet d’entreprise peut être un précieux allié, pour peu que vous lui accoliez les bonnes fonctionnalités. Pour l’exploiter à son plein potentiel, permettez aux collaborateurs de créer en quelques clics de la documentation claire et lisible. Mieux, autorisez les salariés à rendre ces informations accessibles à tous en les enregistrant sur votre réseau privé. De cette manière, les connaissances seront sauvegardées et pourront être exploitées : 

• par les nouveaux arrivants en cours d’Onboarding, 
• par les salariés qui remplacent une personne absente, 
• par les collaborateurs qui se lancent dans un projet similaire, 
• pour repérer de bonnes pratiques à répandre au sein de l’organisation, 
• pour prendre du recul sur les procédés existants et les améliorer, 
• pour identifier les experts à consulter à propos de certains sujets techniques.

☝️ Attention, pour porter tous ses fruits, cette fonctionnalité doit être couplée avec un outil de recherche performant. Celui-ci permettra en effet à chacun de trouver facilement les données dont il a besoin. La Digital Workplace Mozzaik365 propose ainsi un système de gestion de la connaissance complet qui rassemble les savoirs, simplifie leur diffusion, connecte les salariés et intègre un moteur de recherche. 

Fonctionnalité intranet n° 15 : Permettre aux salariés de personnaliser les actualités qu’ils reçoivent 

À la fois submergés par la masse d’informations disponibles et mal informés, tel est le paradoxe auquel sont confrontés les salariés. Le ciblage des messages envoyés aux collaborateurs en fonction de leur profil est une partie de la solution à ce problème. L’autre partie réside dans la possibilité de permettre aux collaborateurs de sélectionner les sujets à propos desquels ils souhaitent être informés. 

Pour ce faire, veillez à intégrer une fonctionnalité ad hoc à votre intranet d’entreprise. Avec la Digital Workplace Mozzaik365, chaque salarié peut par exemple personnaliser son « Mur d’actualité » en s’abonnant aux thématiques de son choix. De cette façon, chacun est exposé aux nouvelles qui l’intéressent et est plus satisfait de la communication interne.

Fonctionnalité intranet n° 16 : Mettre en avant les événements de l’entreprise 

Qu’il s’agisse de conférences, de séminaires, de visites culturelles, de déjeuners de bienvenue, d’After Works ou encore de stages de Team Building, les événements Corporate rassemblent les salariés et renforcent la cohésion des équipes. Il est donc indispensable d’organiser de telles manifestations de temps à autre et de les porter à la connaissance des employés afin de faciliter la participation de ces derniers. 

Levier de communication interne de premier ordre, votre intranet d’entreprise peut bien entendu vous servir à cette fin. La Digital Workplace Mozzaik365 propose pour cela un composant « Event Manager » lequel permet de faire remonter les événements à venir, mais aussi de cibler chacun d’entre eux sur un public particulier. Grâce à cette fonctionnalité, il est par exemple possible de « pousser » un stage d’intégration spécifiquement auprès des talents nouvellement recrutés. 

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Le mot de la fin…

Vous l’aurez compris, les fonctionnalités qui font un intranet d’entreprise efficace et attractif sont nombreuses. 

À vous de choisir, parmi les fonctionnalités présentées ci-dessus, et parmi toutes les autres options existantes, celles qui répondent le mieux aux besoins exprimés par vos collaborateurs. 

Pour vous guider dans l’élaboration de votre intranet, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un intégrateur, mais aussi à vous appuyer sur notre Template de cahier des charges téléchargeable. 

À vous de jouer ! 

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