Créer un intranet sexy avec SharePoint

Vous souhaitez proposer à vos collaborateurs un lieu de partage et de circulation de l’information ? Vous êtes convaincu de l’utilité d’un intranet, mais vous vous demandez comment le rendre plus sexy – c'est-à-dire plus efficace et plus attrayant, tant sur le fond que sur la forme ? Cet article vous explique comment SharePoint peut vous aider dans ce projet.     

Suivez le guide !  

Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ? 

Un intranet SharePoint est un réseau de communication interne, dont l'objectif est de mettre à disposition des informations et des sites web à l’ensemble des membres de ce réseau (typiquement : les salariés d’une entreprise). 

Comme son nom l’indique, un intranet SharePoint est un intranet qui se base sur SharePoint, une solution collaborative intégrée à la suite Microsoft 365. Son avantage principal : communiquer, partager et éditer des documents et des informations sans sortir de l’environnement de Microsoft. Il est également interconnecté avec toutes les applications et plugins de la suite Microsoft 365, qui vous permettent de personnaliser votre intranet et d’en faire une solution entièrement adaptée à votre organisation. 

Le saviez-vous ? Le design de Sharepoint s’inspire du style “Metro”, qui hérite lui-même des caractéristiques du style suisse, caractérisé par sa sobriété. Il se distingue par une iconographie très simple et épurée, qui évite tout superflu. 

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Qu’est-ce qu’un intranet sexy ?

Si le terme “sexy” n’est évidemment pas à prendre au pied de la lettre, il désigne ici un intranet moderne, attrayant, esthétiquement plaisant, et qui offre une expérience utilisateur agréable.  

Pourquoi est-ce important d’avoir un intranet sexy ? Pour diverses raisons : 

• Un tel intranet permet aux salariés de trouver leurs outils et d’accéder aux informations qu’ils recherchent en quelques clics, ce qui engendre une satisfaction accrue et une meilleure performance ; 
• Il permet de mieux faire circuler les informations entre les collaborateurs et de faciliter leur assimilation ;
• Par l’expérience utilisateur qu’il procure, il donne envie aux salariés d’utiliser leur intranet au quotidien ;
• Il améliore la satisfaction globale des salariés :  en effet, leurs besoins sont comblés, et les moyens dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches leur sont accessibles facilement. 
  

Que peut faire SharePoint en tant qu’outil d’intranet ? 

SharePoint (dans sa version Online) présente de nombreux avantages en tant qu’outil d’intranet.

Il offre tout d’abord une accessibilité au cloud, ce qui facilite grandement le travail collaboratif des utilisateurs. Ceux-ci peuvent ainsi créer et gérer ensemble des sites web axés sur les équipes et les projets, et partager des documents et des informations avec leurs collègues. Par ailleurs, SharePoint possède des fonctionnalités de sécurité avancées, qui authentifient les utilisateurs et empêchent l’accès non autorisé aux informations sensibles. A la clé : une sérénité et une productivité accrue au sein de l’organisation. 

Autre avantage : l’ensemble des outils de l’entreprise sont centralisés, ce qui permet aux salariés de gagner en efficacité. L’option médias sociaux offre également aux salariés la possibilité de communiquer plus facilement ensemble. Ainsi, les équipes et les personnes clés peuvent être reliées entre elles via l’intranet afin que les informations soient transmises de manière plus souple et plus rapide. 

De manière globale, SharePoint permet donc de créer un environnement de travail agréable, flexible et efficace.

Quelques limites doivent cependant être mentionnées. SharePoint connaît en effet des limitations graphiques (notamment en termes de personnalisation) et fonctionnelles. Cela signifie que l’ensemble des besoins de communication et de collaboration d’une entreprise ne seront pas couverts par les fonctionnalités de base proposées par Sharepoint. 

Néanmoins, SharePoint reste un outil robuste et fiable, qu’il est possible de compléter par des extensions naturelles qui ajoutent des fonctionnalités et des possibilités graphiques. Le tout, sans jamais compromettre la sécurité de l’environnement Microsoft 365. 

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Quelle est l’utilité d’un intranet sexy ? 

Le saviez-vous ? Selon une étude menée par Zapier, 16% des jeunes salariés (ce qui inclut les millenials et la génération Z) ont quitté leur poste parce qu’ils pensaient que la technologie mise à disposition par leur employeur n’était pas adéquate. 

Par corollaire, les entreprises qui mettent en place un intranet s’avèrent, en moyenne, 7% plus productives que celles qui ne disposent d’aucun outil collaboratif. De quoi convaincre de l’utilité d’un intranet agréable et efficace, dont le design et les fonctionnalités vont attirer les utilisateurs. Et, plus encore, les inciter à rester. 

En effet, l’engagement des salariés (défini comme un sentiment d’attachement et de loyauté envers leur entreprise) a une large influence sur leur performance. Plus ils seront satisfaits de leurs outils et des moyens mis à leur disposition, plus leur travail quotidien s’en ressentira. 

De fait, l’analyse des indicateurs clés de performance de votre intranet vous sera utile : elle vous permettra de dégager des lignes directrices claires pour améliorer votre outil et s’assurer de sa bonne évolution.

SharePoint + Mozzaik365 = un intranet sexy

Chez Mozzaik365, nous proposons des “webparts” (c’est-à-dire des fonctionnalités complémentaires) qui permettent d’aller au-delà des limites de SharePoint et de créer un intranet 100% intégré à la suite Microsoft 365. 

Aussi, en ajoutant des fonctionnalités à SharePoint, Mozzaik365 vient enrichir et maximiser son potentiel.

Nous en dressons une liste non exhaustive ci-dessous. 

Quelles sont les fonctionnalités d’un intranet sexy ?

Un intranet sexy est un intranet qui propose des fonctionnalités aussi esthétiques qu’utiles, qui changent fondamentalement la perception qu’a l’utilisateur de l’intranet. 

Pour arriver à ce résultat, Mozzaik365 propose de nombreuses fonctionnalités. En voici quelques-unes : 

• Composant Designer, pour débrider les limites de SharePoint et créer de belles pages avec une charte graphique aux couleurs de l’entreprise, des arrondis et des images de fonds et effets de transparence ; 
• Galerie d’actualités ;
• News Hub (intégration de LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube..) ;
• Boîte à idées ; 
• Dashboard  (Mes emails, Mes tâches,..)
• Communication ciblée par population ;
• Image Interactive ;
• Abonnement à des sujets d’intérêt particulier ;
• Recherche avancée ;
• Trombinoscope (pour trouver facilement un expert dans un domaine particulier, par exemple) ;‍

Cette liste n'est bien sûr pas complète ! Ce n'est qu'un aperçu de ce que Mozzaik365 peut apporter à votre Digital Workplace. A vous de déterminer quelles fonctionnalités sont les plus adaptées à votre organisation et à vos objectifs. En effet, un intranet doit toujours être créé en fonction de la structure qui le met en place, et de sa cible. 

📌 Découvrez notre webinar sur comment créer un intranet sexy dans SharePoint pour aller encore plus loin

Conclusion 

Nous l’avons vu, SharePoint est l’outil idéal pour créer des intranets aussi esthétiques que pratiques. Il peut être enrichi par les fonctionnalités supplémentaires proposées par Mozzaik365, pour un intranet 100% personnalisé, 100% sûr et 100% efficace. Prêts à tenter l’aventure ? Contactez un de nos experts pour demander une démo !