Créer un intranet SharePoint 365 facilement

Vous souhaitez améliorer la collaboration interne et la circulation de l’information dans votre entreprise, en recourant notamment aux outils digitaux ? Bonne nouvelle, une solution est déjà présente dans votre abonnement de Microsoft 365 pour répondre à cet enjeu !   

Cet article vous présente toutes les étapes à suivre pour créer un intranet SharePoint de manière simple et rapide.  

Suivez le guide.    

Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ?  

L’intranet est un réseau de communication privé basé sur les mêmes technologies qu’Internet, à cette différence près qu’il est à l’usage exclusif d’une entreprise ou d’une organisation. Il a pour objectif de mettre à disposition de l’information, de la documentation et des sites web à l’ensemble des salariés. 

Le terme « intranet » a vu le jour pour la première fois dans les années 90. D’abord rudimentaire, l’intranet a progressivement évolué, jusqu’à devenir aujourd’hui un véritable espace de travail numérique (on parle de Digital Workplace). 

Aujourd’hui, il favorise le travail collaboratif, renforce la culture d’entreprise et participe au maintien de l’engagement des salariés. Or, les équipes connectées entre elles (notamment grâce à une meilleure circulation de l’information), sont 20 à 25 % plus efficaces.  

Par ailleurs, quand on sait que 16% des millennials ont déjà quitté leur emploi parce qu’ils pensaient que la technologie utilisée par leur employeur était inadéquate, on comprend qu’un intranet moderne et dynamique a toute son importance dans un contexte de “guerre des talents”.  

Pour créer un intranet, plusieurs solutions sont disponibles. L’une d’entre elles consiste à utiliser SharePoint, dont l’avantage principal est d’être une solution intégrée à la suite Microsoft 365 (vous payez probablement déjà pour ce service) et de bénéficier d’un niveau de sécurité très important. De nombreuses applications et plugins sont par ailleurs disponibles, ce qui permet d’ajouter de nombreuses fonctionnalités et de personnaliser autant que possible son intranet. 

En outre, des évolutions sont régulièrement apportées par Microsoft, ce qui permet aux entreprises de bénéficier d’une des meilleures technologies.  

En résumé, SharePoint donne accès à une infinité de possibilités et de types d’intranet (voir notre article sur les différents cas d’usage possibles), pour toutes les entreprises et pour tous les besoins.  

✅ Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en outil collaboratif ?

Comment créer un intranet dans SharePoint 365 ? 

Allons-y étape par étape.  

1. En premier lieu, il convient de choisir le bon type de site.  

SharePoint permet de créer 2 types de sites : les sites d’équipes (utilisés pour la gestion de projet), et les sites de communication. Ces derniers sont particulièrement pertinents pour la création d’un intranet, puisqu’ils permettent de partager du contenu avec des milliers de personnes et d’attribuer le rôle de contributeurs aux personnes pertinentes. 

Un site d’équipe permet par exemple à une équipe donnée de collaborer sur un projet (notamment grâce à un calendrier partagé et à un partage des tâches déterminé), tandis qu’un site de communication est utilisé pour partager des actualités et des informations à grande échelle.  

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2. Il faut ensuite créer l’arborescence et planifier l’intranet de votre choix.   

L’objectif de cette étape est de vous aider à créer un intranet personnalisé, entièrement adapté à vos besoins et à vos souhaits. Pour créer une bonne arborescence, identifiez la façon dont vous souhaitez que votre intranet soit utilisé, puis listez les pages qui doivent être le plus facilement accessibles et les différentes fonctionnalités à faire apparaître sur ces pages. Vous pouvez ensuite ajouter des pages et des sous-pages, comme sur un site Internet classique.  

N’hésitez pas à faire appel à un intégrateur pour mener cette mission à bien.  

⭐️ Vous manquez d'inspiration ? Découvrez les différents cas d'usage possible pour un intranet d'entreprise

3. Créez ensuite vos pages et personnalisez le Design aux couleurs de votre entreprise.  

Si vous avez pour projet de réutiliser le même site pour plusieurs Business Units, vous pouvez créer des modèles de site et les répliquer avec la fonctionnalité “Usine à site” de Mozzaik365.  

Mozzaik365 est une extension de SharePoint, qui permet d'ajouter des fonctionnalités pour personnaliser facilement son intranet et lui offrir un Design fluide et impactant. 

Si vous prévoyez de créer des contenus avec un Design de page uniformisé, vous pouvez créer des modèles de page pour permettre à vos contributeurs d’ajouter des articles en quelques clics. 

Place ensuite, si vous le souhaitez, à la personnalisation de votre intranet.  

4. Ajoutez des fonctionnalités pour construire un intranet sur mesure.  

SharePoint permet d’ajouter des blocs fonctionnels aux sites : c’est ce qu’on appelle des WebParts. Un WebPart correspond tout simplement à une fonctionnalité.  

Les fonctionnalités proposées par Mozzaik365 permettent ainsi de répondre aux besoins des entreprises en matière de :

• Communication interne
• Gestion de la connaissance
• Collaboration. 

Voici quelques exemples de fonctionnalités qu’il est possible d’ajouter :  

• Affichage des derniers Posts Linkedin, Twitter, Yammer (ou tout autre réseau social) de l’entreprise et permettre les likes et les commentaires (via la fonctionnalité Mur de réseaux sociaux) ; 
• Affichage des dernières actualités ;
• Présentation des nouveaux arrivants ; 
• Barre de recherche pour retrouver facilement toutes les informations sur un sujet précis ;
• Raccourcis vers les autres sites de l’entreprise ;
• Trombinoscope pour trouver le bon interlocuteur et le contacter en quelques clics ;
• Barre de navigation  "expérience unifiée” pour naviguer facilement dans tous les sites de l’entreprise.  

💡 Pour en savoir plus, découvrez les fonctionnalités incontournables d’un bon intranet d’entreprise

Comment intégrer votre intranet à votre environnement informatique ?

 Nous l’avons vu : avoir un intranet possède de nombreux avantages. Cependant, si personne ne l’utilise, il perd évidemment tout son intérêt. Ainsi, un intranet mal conçu est utilisé au quotidien par moins de 50 % des salariés.  

Après avoir veillé à en faire un outil logique et facile à utiliser, doté de fonctionnalités utiles pour vos collaborateurs, assurez-vous donc que l’intranet est bien intégré à l’environnement IT de l’entreprise et/ou à la Digital Workplace. Pour cela, il est important de créer une expérience utilisateur fluide où le collaborateur peut naviguer facilement, sans avoir l’impression d’être sans cesse redirigé. C’est ce que nous appelons « un environnement unique et sans couture » chez Mozzaik365.  

Pour aboutir à ce résultat, on peut par exemple :  

• Utiliser la Webpart (fonctionnalité) « expérience unifiée », qui permet à l’utilisateur d’accéder au reste de la Digital Workplace quel que soit son point d’entrée. Concrètement, il s’agit d’une barre qui permet à l’utilisateur de naviguer facilement entre les différents sites ;
• Épingler l’intranet en haut du canal Teams le plus pertinent pour s’assurer qu’il soit consulté ;
• Cibler les communications afin de diriger les bonnes informations aux bonnes personnes.  

Il est également important d'accompagner les utilisateurs aux nouveaux outils digitaux mis en place par l’entreprise. Cette étape finale est essentielle : c’est elle qui fera le succès (ou non) de votre intranet. Pour cela, pensez à communiquer en amont pour connaître les attentes des salariés, à récolter leurs Ffeedbacks pour adapter les fonctionnalités de l’intranet à leurs besoins, et enfin à les former si cela est nécessaire. 

 Par ailleurs, pensez à vous assurer de la sécurité de votre intranet en formant vos équipes aux bonnes pratiques cybersécurité (voir notre article dédié). Et n’oubliez pas : pour être efficace, la formation doit être continue.  

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Conclusion  

SharePoint est l’outil idéal pour créer facilement un intranet moderne et dynamique. Intégré à la suite Microsoft 365, il vous assure une sécurité optimale et vous permet de créer un intranet sur mesure, adapté aux spécificités de votre entreprise.  

N’oubliez pas de faire vivre votre intranet une fois créé ! Pour cela, vous pouvez vous aider d’un certain nombre de fonctionnalités, très faciles à mettre en place. Former les utilisateurs sera également une étape incontournable, qu’il s’agisse des nouveaux arrivants ou des collaborateurs déjà en place.  

Vous ne savez pas par où commencer ? N’hésitez pas à lire notre article “Mettre en place un intranet de communication efficace en 6 étapes” pour débuter. 

 📌 Pour aller plus loin, mettre en place un intranet de communication efficace en 6 étapes

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