Comment mettre en place un intranet dans le secteur public ?

Dans un contexte de Transformation digitale et d’essor du travail hybride, l’intranet s’impose comme un outil indispensable tant pour les sociétés privées que pour les organismes publics. 

En 2017, selon une étude réalisée par Cap’Com, trois quarts des collectivités et établissements publics interrogés déclaraient ainsi être déjà dotés d’une telle plateforme, et trois quarts de ceux qui n’étaient pas encore équipés prévoyaient de créer un intranet prochainement. 

Face à l’engouement légitime des administrations et entreprises publiques pour cette technologie une question se pose : comment mettre en place un intranet dans le secteur public ? 

Ce sujet vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne les clés pour mener à bien ce projet et trouver un fournisseur adapté aux besoins de votre structure et de vos agents le plus simplement possible. 

Bonne lecture !

‍L’intérêt d’un intranet pour les acteurs du service public

‍Les intranets sont une solution de communication et de collaboration incontournable pour les acteurs du secteur privé comme pour ceux du secteur public. Selon l’étude Cap’Com susmentionnée, 70 % des organismes publics qui disposent d’un intranet de communication interne considèrent qu’il s’agit d’un outil dont ils ne peuvent pas se passer. 

Et pour cause, une plateforme intranet facilite le partage d’informations (informations RH, trombinoscope, etc.) et le ciblage des communications auprès des populations concernées, par exemple grâce à un « Mur d’actualité » personnalisé. Mais ce n’est pas tout…

Un espace numérique de travail favorise également la collaboration interne, notamment lorsque les fonctionnaires et employés pratiquent le télétravail ou exercent sur le terrain. Il donne en effet accès à des outils de co-édition (Microsoft Whiteboard, Excel Live, Word, etc.), à des listes de tâches partagées ou encore à des Wikis permettant de créer une base de connaissances commune. 

Enfin, lorsqu’il comprend un réseau social interne (RSE) et porte les couleurs de l’organisme, un portail intranet est un canal de diffusion de la culture de l’organisme et un vecteur de cohésion entre les collaborateurs. Il brise les silos, renforce l’esprit d’équipe et nourrit le sentiment d’appartenance des agents et salariés. 

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 Les particularités d’un projet d’intranet dans le secteur public 

Si les bénéfices d’une Digital Workplace sont identiques pour les structures publiques et pour les entités de droit privé, les projets d'intranet portés par les acteurs publics comportent en revanche certaines spécificités. 

En premier lieu, la solution retenue doit présenter un niveau de sécurité informatique maximal afin de garantir l’intégrité des données, en particulier celles des usagers et des administrés. Microsoft365 prévoit par exemple une protection contre les accès non-autorisés et les menaces en ligne, notamment les rançongiciels (Ransomwares) et les emails malveillants. 

Ensuite, le prestataire chargé de la création et de la maintenance de l’intranet est désigné à l’issue d’une procédure d’appel d’offres ou choisi auprès d’une centrale d’achat public à l’image de l’Union des Groupements d’Achats Publics, ou UGAP. 

💡Le saviez-vous ? L’UGAP est un intermédiaire entre les fournisseurs et les clients publics. Il propose à ces derniers un catalogue d’éditeurs déjà sélectionnés à l’issue d’AO, dans le respect des règles de la commande publique. Grâce à cette centrale d’achat public, les acteurs publics gagnent du temps, font des économies, sécurisent et simplifient leurs achats. Et, cerise sur le gâteau : la Digital Workplace Mozzaik365 est référencée au catalogue multi-éditeurs de l’UGAP !

‍Les étapes pour mettre en place un intranet dans le secteur public

Compte tenu des particularités relatives aux projets d'intranet portés par des organismes publics, la mise en place d’une Digital Workplace destinée à une administration, une collectivité ou encore une entreprise d’État doit suivre plusieurs étapes elles-mêmes spécifiques. Voici lesquelles : 

Étape 1 : Dresser un état des lieux avec les parties prenantes 

La première étape en vue de créer un intranet est de faire le bilan de l’existant. À ce stade, si votre structure dispose déjà d’un espace numérique de travail, vous devez collecter du feedback à propos de ce dernier : ce qui convient aux utilisateurs et au pôle informatique, les fonctionnalités manquantes, les pistes d’amélioration, etc. 

‍Etape 2 : Rédiger un cahier des charges 

La création d’un cahier des charges est une étape clé dans la mise en place d’un intranet. Ce document va en effet servir de feuille de route tout au long du projet, déterminer les différentes caractéristiques de votre Digital Workplace et finalement permettre à votre prestataire de savoir ce que vous attendez de lui.  

Votre cahier des charges devra ainsi se découper en différentes sections : 

• Une présentation de votre entreprise, de son contexte et de ses objectifs ; 

• Une description de vos besoins fonctionnels et de vos contraintes techniques ; 

• Une description des prestations attendues de la part de votre fournisseur (planning, livrables, accompagnement, etc.) ; 

• Une description de l’intranet que vous désirez obtenir in fine (cas d’usage, expérience utilisateur, etc.). 

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Étape 3 : Faire un appel d’offres public ou chercher une solution référencée par l’UGAP

Une fois votre cahier des charges rédigé, partez en quête d’un prestataire. Deux options s’offrent à vous pour trouver le fournisseur qui saura répondre à vos besoins : 

• Faire un appel d’offres public ; 
• Chercher une solution référencée par la centrale d’achat public UGAP. 

Dans les deux cas, les règles de la commande publique seront honorées puisque, comme nous l’évoquions plus haut, les produits et services revendus par l’UGAP résultent d’appels d’offres. ‍

Étape 4 : Sélectionner le meilleur prestataire 

Cette étape consiste à choisir, parmi différents éditeurs d’intranets, celui qui conviendra le mieux aux attentes de votre structure. À ce stade, vous devez bien entendu prendre en compte le critère du prix. Cependant, des critères qualitatifs méritent également d’être considérés : 

• L’accompagnement offert lors de la conception et de la mise en place de la plateforme ; 
• L’assistance technique proposée au cours de la vie du produit ;
• L’ergonomie et le design de la solution ; 
• Les formations et supports pédagogiques réservés aux utilisateurs ; 
• etc.  

Étape 5 : Lancer le projet en impliquant des ambassadeurs 

Dès lors, il s’agit de monter une équipe projet qui fera le lien, en interne, avec le prestataire. Celle-ci devra être composée d’agents issus de vos différents pôles. Ces derniers auront en effet vocation à faire porter la voix de leurs pairs tout au long du projet, mais aussi à les évangéliser et à les encourager à utiliser la plateforme une fois celle-ci lancée. 

Étape 6 : Communiquer et former les utilisateurs au nouvel outil 

Pour être définitivement adoptée par vos collaborateurs, votre Digital Workplace doit faire l’objet d’une campagne de communication interne dès son lancement. Il s’agira en effet de faire connaître la nouvelle plateforme, ses fonctionnalités, ses modalités d’accès ou encore ses bénéfices pour chaque catégorie d’agents. Pour cela, vous pourrez par exemple réaliser une newsletter spéciale ou une campagne d’affichages dans vos locaux.  

Il conviendra par ailleurs de former les salariés et les fonctionnaires à l’utilisation de cette technologie. Des ateliers collectifs, des supports pédagogiques (webinaires, vidéos tutorielles, brochures, etc.) et même des programmes de mentorat pourront être proposés aux utilisateurs dans cette perspective. 

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Étape 7 : Programmer des comités de pilotage pour entretenir l’intranet à long terme 

Un intranet est un outil en constante évolution, qui doit s’adapter aux besoins des utilisateurs et aux contraintes externes en permanence. 

Pour maintenir votre solution à jour, lui ajouter des fonctionnalités ou encore corriger les éventuels bugs, il est nécessaire de mettre en place un comité de pilotage en interne. Celui-ci sera chargé de recueillir les commentaires des utilisateurs, de faire remonter leurs problématiques, d’analyser leurs usages et de faire le lien avec votre fournisseur. 

Mettre en place un intranet dans le secteur public : conclusion 

L’intranet représente un véritable atout pour les administrations et entreprises publiques. Levier de collaboration et de communication interne, il renforce la marque employeur et permet d’engager, de fidéliser et même d’attirer les talents. 

La mise en place d’un intranet dans le secteur public implique néanmoins de passer par une procédure de marchés publics. Cette dernière peut s’avérer chronophage et décourager les acteurs publics de se doter d’un intranet ou de changer de prestataire. 

Pour pallier ce problème, les personnes publiques et organismes assurant des missions de service public peuvent se tourner vers une centrale d’achat public comme l’UGAP. Ce type de revendeur référence des fournisseurs sélectionnés à l’issue d’AO. Passer par un tel intermédiaire représente donc un gain de temps, d’argent et même de sécurité pour les clients publics. 

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