Entreprise : comment créer une plateforme de réseau social interne ?

En 2022, 58,4 % de la population mondiale utilise régulièrement des réseaux sociaux personnels tels que Facebook, Instagram ou encore TikTok. Ce chiffre témoigne de la profonde digitalisation de nos sociétés, laquelle concerne également les entreprises. 

Soucieuses d’améliorer leur communication interne, ces dernières sont en effet nombreuses à adopter un réseau social d’entreprise (RSE) tel que Microsoft Yammer ou Workplace par Meta. En 2017 déjà, 68 % des organisations, tous secteurs confondus, avaient recours à une plateforme de réseau social interne. 

L’objectif de cet outil ? Diffuser efficacement les informations au sein de l’organisation, mais aussi favoriser les interactions entre collègues, faciliter le travail collaboratif, consolider la culture d’entreprise ou encore augmenter l’engagement des collaborateurs. Un programme alléchant. 

Vous souhaitez, vous aussi, mettre en place un réseau social d’entreprise ? Découvrez nos conseils pour créer votre plateforme de réseau social interne. 

1. Qu’est-ce qu’une plateforme de réseau social interne ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons brièvement ce qu’est un réseau social interne, quels en sont les usages et qui en sont les utilisateurs. 

Plateforme de réseau social interne : définition et usages

Une plateforme de réseau social interne, ou Réseau Social d’Entreprise (RSE) est un outil de communication collaboratif dont l’utilisation est réservée aux salariés d’une entreprise. Ce type de logiciel, souvent en SaaS, est inspiré des réseaux sociaux grand public tels que Facebook, LinkedIn ou Pinterest. Il sert à faciliter la communication au sein de l’organisation.  

Une plateforme de réseau social interne n’est pas un réseau social professionnel comme peut l’être LinkedIn. Il s’agit plutôt d’un espace d’échange et de « réseautage » accessible seulement aux collaborateurs d’une entreprise, même si certains outils autorisent l’ajout ponctuel d’invités (clients, prestataires, consultants, freelances, etc.).

Un réseau social interne n’est pas non plus un intranet. En effet, un RSE laisse une large place à la communication ascendante et transversale ainsi qu’à la co-création. Les utilisateurs peuvent non seulement réagir aux publications, les liker et les commenter, mais aussi diffuser des contenus auprès des autres membres de la communauté. 

En un mot, ce type d’outil estompe les barrières hiérarchiques et permet de dépasser les silos organisationnels. Il connecte les salariés entre eux, indépendamment de leur localisation, renforçant la cohésion, l’entraide et l’intelligence collective.

Qui sont les utilisateurs d’un réseau social interne ? 

Les réseaux sociaux internes peuvent être utilisés dans tout type de structure : entreprises, administrations (comme la CPAM) ou encore associations. 

‍85 % des sociétés du CAC disposeraient d’un réseau social interne. Mais les RSE sont également présents dans les PME où ils fluidifient les interactions, notamment dans un contexte de télétravail massif. 

Largement adoptés par les startups du secteur de la Tech, les RSE séduisent aussi les sociétés relevant de secteurs plus traditionnels. Les entreprises spécialisées dans le retail, à l’image de Leroy Merlin ou de Leclerc, les apprécient par exemple pour leur capacité à reconnecter les équipes terrains entre elles et avec celles du siège.

2. Quelle plateforme de réseau social interne est faite pour votre entreprise ?

En quelques années, l’offre de réseaux sociaux d’entreprise s’est grandement étoffée. Difficile de faire un choix parmi la multitude d’options disponibles. 

On pourra néanmoins distinguer deux grandes catégories de plateformes :

Les réseaux sociaux d’entreprise « classiques » 

La plupart des réseaux sociaux internes proposent des fonctionnalités de base telles que : 

• Un profil d’utilisateur personnalisé permettant de faire connaître à chacun ses fonctions, ses compétences, ses coordonnées ou encore certains traits de sa personnalité ; 

• Un annuaire d’entreprise ou un organigramme pour identifier rapidement les rôles et fonctions de chacun au sein de l’entreprise ;

• Une messagerie instantanée, un « Chat », un outil de visioconférence ou encore une fonction appel destinés aux échanges en groupe ou aux discussions en privé ; 

• Une page d’accueil avec un fil d’actualité mettant en lumière les informations essentielles et les publications pertinentes et permettant de réagir par des commentaires ; 

• L’utilisation de « tags » permettant de hiérarchiser l’information et de cibler sa diffusion ;

• Un moteur de recherche pour trouver ou retrouver rapidement des contenus, des informations ou des compétences ;

• Un outil permettant de réaliser des sondages, des quizz ou des questionnaires afin de récolter des Feedbacks, de stimuler l’intelligence collective et d’engager les collaborateurs ; 

• Des groupes de travail dédiés à un projet ou des communautés rassemblées autour d’une thématique ou d’un centre d’intérêt  ;

• Une fonctionnalité de partage de documents ;

• Un calendrier professionnel ou agenda partagé permettant d’organiser le travail en commun ; 

• Une application mobile, adaptée notamment à l’usage des équipes terrain

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Les réseaux sociaux d’entreprise « augmentés » 

Certains réseaux sociaux d’entreprise se distinguent néanmoins par des fonctionnalités avancées de différentes natures :

• Communication interne, avec l’organisation d’événements interactifs en live et leur diffusion en replay (Yammer et Workplace from Meta) ; 

• Gestion de projet, avec la possibilité de créer des tableaux Kanban ou d’éditer des documents partagés via un outil bureautique (Yammer et Talkspirit) ; 
• Gestion de la connaissance, avec la création d’une bibliothèque de ressources (Yammer via Office 365 et Workplace from Meta) ; 

• Écoute des collaborateurs, avec la possibilité de collecter et d’analyser des données telles que le taux d’engagement ou la portée des publications diffusées sur la plateforme (Yammer et Workplace from Meta). 

En tout état de cause, il convient de choisir une solution qui répond aux besoins spécifiques de votre organisation, lesquels doivent être définis en bonne intelligence avec vos collaborateurs. 

3. Créez votre plateforme de réseau social interne étape par étape 

Pour mettre en place un réseau social interne au sein de votre entreprise, il vous faut suivre 3 étapes principales :

1. Amorcez votre projet de réseau social interne

Il convient en premier lieu de choisir un logiciel adapté au contexte de votre entreprise, et notamment aux besoins et exigences des futures parties prenantes.

Rapprochez-vous du département IT afin de définir une politique de sécurité, du pôle juridique pour vous assurer de respecter les obligations légales en matière de protection des données personnelles ou encore de la direction de la communication pour déterminer les modalités de gestion de la plateforme au quotidien. 

De manière plus générale, sondez vos collaborateurs afin de connaître leurs attentes et leurs éventuelles craintes à l’égard de la future plateforme (mauvaise acculturation numérique, prolifération des outils, etc.). Leur adhésion sera essentielle au succès du réseau social, il est donc impératif de les impliquer dans le projet dès sa genèse.  

2. Lancez votre plateforme de réseau social interne 

Une fois vos besoins déterminés, montez une équipe et posez les jalons de votre projet. Si besoin, faites-vous accompagner par un intégrateur qui vous guidera durant les différentes phases de votre projet : cadrage, conception, développement, gestion du changement, déploiement, formation.

Lorsqu’une première version de votre plateforme sera déployée, faites-la tester par quelques collaborateurs bêta-testeurs afin de valider son utilisation.

Ensuite, déterminez les règles d’utilisation de votre plateforme. Une charte d’utilisation du réseau social permettra d’éviter les débordements (réactions inappropriées, temps de connexion excessif… etc.) et de renforcer votre culture d’entreprise. Une charte rédactionnelle pourra également être requise en vue de conserver la cohérence des contenus publiés sur le RSE. 

Enfin, créez une campagne de communication interne pour événementialiser le lancement du réseau social d’entreprise et expliquer aux salariés ce qui est attendu d’eux.  

Afin de faciliter l’adoption de la solution par les employés, pensez par ailleurs à mettre en place des formations, des tutoriels en ligne, des ateliers en présentiel, un système de mentorat,  un programme d’ambassadeurs porté par vos collaborateurs les plus enthousiastes (primo-adoptants), ou encore une newsletter interne. 

3. Gérez votre plateforme au quotidien 

Comme tout réseau social, un RSE doit être administré avec soin afin d’éviter les dérives ou le désintéressement de la part des salariés. Pour cela, veillez à fixer des règles de gouvernance et à attribuer des rôles clairs à chacune des parties prenantes. 

Il conviendra notamment de déterminer qui : 

• Modère les commentaires et valide les posts ; 
• Crée et publie du contenu ; 
• Relaie les publications des employés et réponds à leurs commentaires ;
• Gère la sécurité de la plateforme et les droits d’accès ;
• Suit l’évolution de la plateforme, selon quels KPI et suivant quel calendrier ;
• etc. 

Créer une plateforme de réseau social interne : conclusion

Créer une plateforme de réseau social interne pour votre entreprise revient avant tout à choisir un logiciel conforme aux besoins de vos collaborateurs et à votre environnement de travail existant. 

La solution Yammer pourra, par exemple, s'implémenter aisément dans votre Digital Workplace Microsoft 365 et être enrichie simplement par de nombreuses fonctionnalités répondant à tous les usages de votre organisation. 

L’adoption du réseau social d’entreprise par vos employés constitue un autre enjeu majeur. Pour susciter l’adhésion de vos équipes, il conviendra de les impliquer dans le projet dès la phase d’amorçage et de les accompagner dans le changement au moyen de dispositifs adaptés (formations, mentorat, etc.). 

Ces quelques précautions vous permettront de profiter de tous les bénéfices d’une plateforme de communication interne : renforcement de votre culture d’entreprise, amélioration de la cohésion, développement de l’intelligence collective, meilleure gestion des projets ou encore augmentation de l’engagement des salariés.