Top 9 des contenus intranet pour engager ses employés

L’engagement collaborateur est un sujet crucial pour les organisations. En effet, seulement 13 % des salariés se considèrent engagés selon Bleexo. Selon la même source, remplacer un employé coûte entre 35 % et 250 % de son salaire. Un coût qui pourrait être évité dans certains cas. Engager les collaborateurs est donc très bénéfique : les entreprises qui y arrivent sont 22 % plus rentable. Vous l’aurez compris, tous les chiffres en témoignent : avoir des employés engagés est gage de réussite ! Un outil de communication interne est votre allié dans cette quête à l’engagement : la Digital Workplace. Alors, concrètement, comment engager ses employés sur son intranet ? Voici les meilleures idées de contenu pour stimuler l’engagement de vos collaborateurs.

1. Les annonces de nouveaux arrivants

L’arrivée d’un nouvel employé dans l’entreprise est un événement important. L’annoncer est appréciable pour faciliter son intégration et favoriser la cohésion. En effet, ayant connaissance de ce changement, les collaborateurs seront plus à même d'accueillir leur nouveau collègue à son arrivée. Ainsi, les premiers instants dans l’entreprise seront positifs.  

Pour que l’information soit vue par tous, l’idéal est de la publier sur l’intranet. Voici quelques exemples de façon de communiquer l’arrivée d’une nouvelle recrue sur votre intranet :  

Utiliser le carnet des nouveaux arrivants

Dans certains intranets comme eux conçus avec Mozzaik365, il existe une fonctionnalité « Nouveaux arrivants » prête à l’emploi. Elle vous permet d'afficher la liste des personnes récemment arrivées dans l'entreprise. Au-delà d’être un excellent moyen de donner une vision sur les nouveaux arrivés, cela donne aussi accès à leur fiche dans le trombinoscope. En un clic, vous pourrez les contacter et leur souhaiter la bienvenue.  

Envoyer une note de service

Une approche plus traditionnelle est possible : publier une note de service annonçant l’arrivée de la recrue à l’ensemble des collaborateurs. Cette pratique est souvent utilisée dans les entreprises pour annoncer l’arrivée ou le départ de profils clé. En revanche, elle comporte des inconvénients. Notamment parce que les communications Corporate ne sont pas toujours lues et que beaucoup peuvent passer à côté de la nouvelle.  

À contrario, une annonce sur l’intranet affichée sur un Widget dédié a l’avantage de durer dans le temps et d’être moins formel donc plus accessible. Vous pouvez utiliser l’aide à la contribution Mozzaik365 pour publier un article en 2 clics sur votre intranet SharePoint dans votre environnement Microsoft 365.

Voici un exemple de note de service :  

« Chers collaborateurs,

Nous avons le plaisir de vous annoncer l’arrivée de [Nom du salarié] dans notre service [Nom du service]. Il/Elle nous rejoint à partir du [Date d'arrivée] et occupera le poste de [Nom du poste]. Sa mission consistera à [Mission].

Nous comptons sur l’ensemble des collaborateurs pour l’accueillir chaleureusement. »

 💡 Astuce : Pensez à accompagner cette note d’une photo de la personne pour qu’elle soit reconnue

Organiser un événement

Si la taille de votre structure ou de votre équipe le permet, vous pouvez organiser un événement convivial après l’acceptation de la promesse d’embauche. Réunissez ses futurs collègues dans un lieu physique ou en visioconférence. N’hésitez pas à être original et créatif pour marquer le coup ! Mozzaik365 propose un gestionnaire d’évènement au sein de votre Digital Workplace Microsoft 365.  

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2. Le parcours d’onboarding

Votre Digital Workplace peut être très utile dans le cadre d’un Onboarding. En amont de l’arrivée d’un collaborateur, préparez donc toute la documentation nécessaire et mettez-la à disposition dans son Dashboard personnel. Ainsi, dès son arrivée, le collaborateur ne se sentira aiguillé et aura une direction claire d'où aller. Vous pouvez par exemple mettre à disposition la documentation RH dédiée aux nouveaux arrivants, l’organigramme, la liste des formations à suivre, les applications utiles, les parties prenantes à rencontrer, etc.

En impliquant vos collaborateurs dès leur arrivée dans la Digital Workplace de votre organisation, vous ancrerez des habitudes et donc augmenterez l’usage de la plateforme. In fine, l’engagement de vos collaborateurs n’en sera que meilleur.

3. Les actualités ciblées

Que serait la communication interne sans le partage des actualités de l’entreprise ? Selon les thématiques, chaque actualité n’a pas la même importance pour chaque collaborateur. Grâce à la Digital Workplace, vous pouvez cibler votre communication en fonction de la zone géographique, du département, du poste... De plus, cela vous permet d’adapter votre manière de communiquer en termes de ton, d’heure d’envoi, et de support.  

4. Promouvoir les événements

Organiser des événements d’entreprise est une chose, en faire la promotion en est une autre. Si vous voulez vous assurez de la visibilité de vos événements internes, la Digital Workplace sera votre meilleur allié. Grâce à Mozzaik365, vous pourrez y renseigner les futurs événements, gérer les inscriptions, et même les faire apparaître dans le calendrier Outlook de vos collaborateurs. Ainsi, vous donnez de la visibilité sur les événements à venir en un seul et même lieu, pour être sûr qu'aucun temps fort ne passe inaperçu. Ce gestionnaire d’évènement est disponible dans SharePoint et Teams grâce à Viva Connection.

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5. Recueillir les avis

Une autre idée de contenu est d’animer l’intranet avec des boîtes à idées et des sondages. Cela est un excellent moyen d’impliquer et d’engager les collaborateurs. Plusieurs utilisations de ces fonctionnalités peuvent être faites :

• Vous souhaitez renommer vos salles de réunions et êtes à la recherche d’une thématique commune ? Laissez libre cours à l’imagination de vos collaborateurs.
• Vous souhaitez vous assurez du bien-être et de la satisfaction des employés ? Posez-leur des questions sur l’organisation, le cadre de travail et leur ressenti. Mettez en place des actions en fonction des résultats, et n’hésitez pas à faire appel à des experts pour vous accompagner.
• Vous voulez savoir quelles formations proposer en priorité ? Prise de parole en public ? Teams ? Manager une équipe ? Demandez-leur simplement où ils souhaitent progresser.
• Vous souhaitez mesurer la satisfaction quant à la communication interne ? Vous voudriez peut-être savoir si la newsletter apporte des informations utiles. Vous pouvez simplement leur poser la question, et ajuster le tir.  

6. Mettre en avant des employés

Dans les grandes organisations, tous les employés ne se connaissent pas. De la même façon, ils n’ont pas de vision précise du travail mené par les autres services. Ainsi, présenter des employés et leur rôle dans l’entreprise peut être un excellent moyen de donner une vision d’ensemble aux collaborateurs. Pour cela, le format vidéo est idéal si vous disposez de la compétence en interne.

💡 Astuce : Pour encourager les rencontres entre salariés hors de leurs équipes, vous pouvez instaurer des déjeuners aléatoires, ou Random Lunch. Cela consiste à sélectionner de façon aléatoire un groupe de collaborateurs du nombre de votre choix pour qu’ils déjeunent ensemble. L’avantage ? Éviter les silos et favoriser les synergies. Des solutions prêtes à l’emploi existent telles que Tribalee.  

7. Communiquer les résultats

Il est une chose que les salariés souhaitent avoir : les résultats de l’entreprise. Cette information leur permet non seulement de connaître la santé de l’organisation, mais aussi de savoir si leur travail a porté ses fruits. Cela peut ainsi être source de motivation, ou de remise en question. À vous de donner du sens aux résultats communiqués et de rester positifs dans votre communication.  

Cet exercice n’a pas nécessairement vocation à être traité de façon stricte. Vous pouvez communiquer les résultats de façon originale : avec des infographies, des vidéos, laissez libre court à votre imagination ! Vous pouvez également intégrer du PowerBI dans votre Teams ou SharePoint pour présenter vos Reportings.

8. Valoriser les réussites de chacun

Les collaborateurs sont toujours motivés par la réussite de l’entreprise. Et si l’issue de l’année d’exercice dépend du chemin parcours en tant que groupe, elle est aussi liée aux réussites de chacun. Mettre en avant les projets, les Success Story, et les équipes qui se sont dépassées et ont fait la différence est très valorisant. Voici quelques exemples de situations que vous pourriez mettre en avant :  

• La réception d’un prix ;
• La fin d’un projet de développement ;
• La commercialisation d’un produit ;
• La signature de nouveaux contrats.

Mais ne négligez pas non plus les petites réussites des équipes ! Communiquer sur cela donnera un coup de boost aux employés. Par exemple :

• La fin d’un sprint ;
• Le déploiement d’un site ;
• La mise en place de méthodologies ou de Process ;
• Et bien d’autres petites réussites du quotidien.

9. Utiliser la Gamification

Le Graal de la communication interne est de réussir à faire participer les collaborateurs. Pourtant, il est parfois compliqué d'obtenir des réactions aux communications ou même des contributions à la création de contenus, notamment sur les réseaux sociaux d’entreprise.  

Vous pouvez donc utiliser la gamification sur votre intranet en proposant des jeux concours. Par exemple, vous pouvez instaurer le prix des césars des meilleurs contributeurs. Choisissez les attitudes que vous souhaitez encourager : le serial Liker (celui ayant le plus mis de j’aime), le plus bavard (celui ayant le plus commenté), etc. Déterminez ensuite quelles récompenses seront offertes aux employés ayant reçu ces prix. Ces prix peuvent faire référence à une valeur monétaire comme des goodies de l’entreprise ou un bon d’achat. Mais peuvent aussi être symboliques, comme une mise en avant dans la newsletter, un badge digital, etc.

Mesurer l’engagement

Mettre en place des actions est une chose, mais comment évaluer la réussite des campagnes de communication ? Vous pouvez mesurer l’engagement des collaborateurs à travers différents indicateurs de performance :  

• Le Employee Net Promoteur Score (eNPS) : Il s’agit d’une note sur 10, répondant à la question : quelle est la probabilité que vous recommandiez cette entreprise comme un endroit où il fait bon travailler ?
• Turnover ou taux de renouvellement : c’est le renouvellement de l’effectif de l’entreprise sur une année.
• Taux d'absentéisme des employés : il s’agit de mesurer le pourcentage d'employés qui ont été absents sur une période donnée.
• Score de satisfaction des employés : en réponse à un questionnaire prévu à cet effet.

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