Comment utiliser Teams pour réussir son Onboarding collaborateur ?

Vous avez trouvé le candidat idéal pour un poste au sein de votre entreprise ?

Félicitations ! Il s’agit maintenant de réussir son intégration. En effet, certaines entreprises ont tendance à oublier l’importance que revêtent les premières semaines d’une nouvelle recrue, alors qu’il s’agit d’une étape importante dans la fidélisation des collaborateurs. 

Heureusement, il est possible de recourir à de nombreux outils pour faciliter les parcours d’Onboarding. À ce titre, comment Teams peut-il vous aider à réussir cette phase d’intégration ? Explications dans cet article.  

1. Ce qu’il faut savoir 

Qu’est-ce que l’Onboarding ?

La phase d'Onboarding (ou intégration) est celle pendant laquelle un individu se familiarise avec sa nouvelle entreprise, au travers d’un parcours spécifique. L’objectif est que celui-ci acquière de nouvelles compétences et de nouvelles connaissances pour assumer un rôle dans l’entreprise. 

Cette phase est d’une importance cruciale, car elle conditionne souvent la suite du parcours d’un nouvel arrivant dans une entreprise. Ne dit-on pas que les premières impressions sont aussi les dernières ? En aidant un nouveau salarié à s’intégrer au mieux et en lui offrant les meilleures conditions de travail, les entreprises lui permettent de devenir un atout pour l’équipe dès son arrivée. Elles maximisent également les chances du salarié de valider sa période d’essai, alors qu’un recrutement sur deux échoue après seulement 18 mois (hr-voice.com). Or, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000€ et 150 000€ ! La fourchette est très large, car ce coût dépend de nombreux critères variables selon les organisations. 

Selon une étude réalisée par Deloitte, 79 % des dirigeants d’entreprise considèrent l’Onboarding comme une priorité. Pourtant, 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration ! Une erreur qui se paie : 22 % des ruptures de période d’essai ont lieu lors des 45 premiers jours.

Qu’est-ce que Microsoft Teams, et en quoi est-il un outil pertinent pour l’Onboarding de vos salariés ? 

Microsoft Teams est un espace de travail collaboratif, intégré à Microsoft 365. Il regroupe plusieurs fonctionnalités et applications : messagerie, visioconférence, partage de documents, organisation de réunions… Ainsi que des flux de travail en temps réel. 

En permettant à chacun de collaborer autour d’un document de manière simultanée ou de participer à des visioconférences, Teams renforce le travail et la cohésion d’équipe. Il est connecté à tous les outils existants et constitue un point de repère unique, ce qui est un réel atout pour les nouveaux arrivants. Il facilite également la communication et la collaboration entre salariés, ce qui est important quand on vient d’arriver dans un nouvel environnement. 

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Par ailleurs, avec l’utilisation de Teams, le processus d’Onboarding d’une équipe est duplicable en quelques clics, ce qui permet d’assurer la même qualité d’intégration pour tous les services. 

2. Comment créer une stratégie d’Onboarding avec Teams ?

Implémenter une stratégie d’Onboarding dans Teams nécessite en premier lieu de créer un processus d’intégration formel et de le pérenniser à l’échelle de l’entreprise. Autrement dit, pas question d’improviser ! Voici les étapes à suivre : 

Fixer le cadre et les objectifs 

C’est la première étape, mais aussi la plus importante. Ici, il convient de se fixer 

des objectifs en tant qu’entreprise (ex : améliorer le Turnover, améliorer de X points la satisfaction des nouveaux arrivants…). Pour cela, il est essentiel d’établir les bonnes pratiques de l’Onboarding et de les diffuser. Ces bonnes pratiques doivent répondre aux questions suivantes : 

• Comment Teams sera-t-il concrètement utilisé ?
• Quel sera le parcours d’intégration à suivre dans Teams ?
• Quels canaux seront utilisés pour le partage des informations ?
• Quelles informations et quelles fonctionnalités (SharePoint, Yammer…) devront-elles figurer dans le tableau de bord, et dans quel objectif ?

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Créer le parcours d’Onboarding dans Teams

Pensez à créer une équipe projet qui sera Administrateur de l’équipe Teams dédiée à l’Onboarding, et chargée de vérifier que chaque équipe a mis ses contenus à jour. Une autre équipe Teams peut être mise en place pour l’intégration des nouveaux arrivants en général. 

Ensuite, vous pouvez créer plusieurs canaux pour organiser les différents sujets relatifs à l’Onboarding : 

• Un canal privé “Admin” pour que les administrateurs puissent échanger entre eux ; 
• Un canal “Notre entreprise” qui consiste en une présentation entreprise et renvoie vers des liens utiles aux nouveaux salariés (ex : le trombinoscope) ; 
• Un canal “Premiers pas” pour guider les nouvelles recrues ; 
• Etc. 

L’avantage : Teams possède un fort pouvoir de personnalisation, ce qui permet à chaque entreprise de créer un parcours 100% adapté. Ce potentiel lui vient de son intégration avec des outils hautement paramétrables comme Planner de Microsoft et les nombreuses applications tierces qui peuvent être téléchargées à partir du magasin d’applications de Teams. 

Par exemple, vous pouvez créer un site SharePoint, un Dashboard Teams, ou encore un Kanban Planner entièrement dédié au parcours des nouveaux arrivants, qui regroupe toutes les informations nécessaires. 

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Organiser et pérenniser le processus

Un processus d’Onboarding n’a pas d’utilité s’il n’est pas pérenne, ni soigneusement organisé et connu par tous. Il est donc important de faire en sorte que votre parcours d’intégration soit toujours opérationnel, et mentionné lors de l’arrivée des nouvelles recrues. 

Les services RH, ainsi que les managers, doivent également être formés aux pratiques d’intégration et être capables de répondre aux questions des nouveaux arrivants. Cela implique de formaliser votre processus d’Onboarding. 

Enfin, pensez à l'intégrer aux réunions de bienvenue pour les nouveaux arrivants. 

3. Comment intégrer les nouveaux arrivants grâce à Teams ? 

Teams est un excellent outil pour intégrer les nouvelles recrues dans une organisation. Cela suppose néanmoins une certaine organisation : ainsi, il est important d’impliquer chaque service pour documenter et organiser ses activités dans le but de créer un parcours d’Onboarding formalisé. Comme nous l’avons vu, ce parcours est duplicable, ce qui constitue un véritable avantage.  

ll est également important d’inviter les nouveaux arrivants à indiquer et compléter les informations qui leur ont manqué, afin que la base documentaire vive et soit constamment mise à jour. L’objectif est en effet d’appliquer à ce parcours un processus d’amélioration continue.  

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4. Le suivi de l’intégration des nouvelles recrues sur le long terme 

Des stratégies peuvent être mises en place pour suivre les nouveaux arrivants à plus long terme, et cela grâce à Teams :   

• Automatiser des rappels afin de mettre en place des RDV réguliers avec les services RH ; 
• Demander un rapport d’étonnement aux nouveaux arrivants pour savoir si le processus leur convient ; 
• Organiser des points réguliers entre la nouvelle recrue et son équipe (pendant une période d’un mois, par exemple) ;
• Etc.  

Ce suivi permettra à l’entreprise d’améliorer son parcours d’intégration, mais aussi de s’assurer que les nouveaux arrivants disposent de tous les éléments nécessaires (documents, informations…) pour commencer à travailler dans des conditions optimales. 

Conclusion

Vous l’aurez compris, la mise en place d’un processus d’Onboarding est cruciale pour toute entreprise. Réduction du taux de Turnover, amélioration de la satisfaction des salariés, accroissement de la productivité… Une phase d’intégration réussie possède de nombreux avantages, et évite d’avoir à payer l’addition salée d’un recrutement qui ne fonctionne pas. 

À cet égard, Teams vous accompagne dans ce processus d’intégration avec une approche 100% personnalisable : création de canaux ou de sites SharePoint dédiés aux nouveaux arrivants, utilisation des outils collaboratifs pour faire circuler l’information entre les salariés et fluidifier la communication… Les possibilités sont multiples, à vous de les créer !