10 erreurs à ne pas commettre sur votre Digital Workplace en 2023

Un espace numérique de travail est un formidable outil qui permet à votre entreprise ou votre organisme d’améliorer sa communication interne, de faciliter la collaboration entre ses salariés ou encore de mieux gérer les connaissances relatives à son activité. 

Cependant, pour tirer pleinement parti de votre plateforme intranet, il est préférable d’éviter certains faux pas… Cela vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous dévoile 10 erreurs à ne pas commettre pour profiter de tous les atouts de votre Digital Workplace en 2023. 

Prenez note !

# 1 Miser uniquement sur la communication descendante

L’intranet est un dispositif qui permet trois types de communication : 

• Descendante, de la tête d’entreprise ou du département RH vers les salariés par exemple ; 

• Horizontale, entre les salariés, grâce à un réseau social interne par exemple ;

• Ascendante, des équipes vers les encadrants. 

En faisant usage de votre Digital Workplace uniquement pour faire ruisseler les informations du haut de votre structure vers sa base, vous perdez une occasion d’engager vos collaborateurs en les impliquant dans votre communication interne. 

De plus, vous risquez de créer chez eux une forme de frustration, liée au fait de ne pas se sentir écoutés et reconnus. 

Plusieurs solutions peuvent vous permettre de donner la parole aux salariés de votre organisation et de booster l’utilisation de votre portail intranet. Vous pouvez notamment : 

• Réaliser des vidéos interviews qui seront diffusées sur votre site interne et mettront en valeur vos talents ; 

• Organiser des sondages ou mettre en place des boîtes à idées virtuelles afin de recueillir le feedback de vos équipes ;

• Utiliser un réseau social d’entreprise comme Yammer ou un agrégateur de médias sociaux comme le composant « Mur de Réseaux sociaux » de Mozzaik365 afin d’encourager les collaborateurs à interagir entre eux en partageant des publications, en les commentant et en y réagissant.

💡Pour aller plus loin, découvrez le top 16 des fonctionnalités à intégrer à votre intranet d’entreprise.

# 2 Utiliser votre intranet pour votre communication interne seulement

Devenus de véritables Digital Workplaces, les intranets de 2023 sont autant des outils de communication interne que des plateformes de collaboration et de partage de la connaissance. 

En utilisant votre site d’entreprise uniquement pour communiquer, vous vous privez donc de précieux leviers qui pourraient pourtant vous aider à optimiser la productivité de vos équipes, améliorer l’ambiance de travail au sein de votre structure et accélérer la montée en compétence de vos collaborateurs. 

Au lieu de vous limiter à des fonctionnalités (indispensables) comme le « Mur d’actualité », pensez par conséquent à : 

• Intégrer des applications de travail collaboratif, à l’instar de Teams, à votre intranet ;

• Doter votre Digital Workplace d’un composant trombinoscope grâce auquel chaque salarié pourra trouver un expert interne pour répondre à ses questions ;

• Ou encore, mettre en place un Wiki de gestion de la connaissance afin de créer une base de données rassemblant les savoirs acquis par vos équipes au fil du temps. 

# 3 Ne pas recruter un cercle de contributeurs 

Alimenter un intranet en contenus pertinents et utiles est une mission chronophage. 

Si cette tâche incombe uniquement à votre département communication, à votre direction générale ou à votre direction des Ressources humaines, votre Digital Workplace risque de s’appauvrir et, finalement, de perdre en attractivité.

La solution ? Recrutez un réseau de contributeurs choisis parmi les employés. Celui-ci aura notamment pour mission de : 

- Produire du contenu pour votre site interne (articles de blog, infographies, fiches Wiki, etc.) ;

- Animer la plateforme grâce à des publications ;

- Assurer la modération sur votre réseau social interne. 

À la clé, des salariés plus engagés et un intranet plus vivant ! 

# 4 Avancer sans stratégie ou charte globale 

Ne pas avoir de stratégie concernant l’évolution de votre intranet ou de charte relative aux différents comportements que doivent adopter les utilisateurs peut amener votre projet à péricliter. 

Et pour cause, si vous ne traquez pas les usages qui sont faits de votre plateforme, vos salariés peuvent s’en désintéresser progressivement sans que vous vous en aperceviez. 

Par ailleurs, en l’absence de charte de bonne conduite ou relative à la cybersécurité, votre intranet peut devenir cacophonique, et même représenter un risque pour votre structure. 

Pour éviter le naufrage et exploiter votre Digital Workplace à son plein potentiel, veillez donc à : 

• Déterminer des objectifs tout au long de la vie du dispositif et fixez des KPI qui vous permettront de mesurer l’atteinte de ces étapes ;

• Nommer des personnes garantes de l’application de votre charte et des comités de pilotage chargés de débloquer les situations problématiques. 

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# 5 Oublier de mettre à jour votre Digital Workplace 

Un intranet est un outil qui doit évoluer et être mis à jour en permanence afin de s’adapter aux besoins des utilisateurs et de proposer des contenus actualisés, utiles pour ces derniers. 

Quel serait par exemple l’intérêt d’un trombinoscope qui n’aurait pas été actualisé depuis des mois et ne donnerait pas accès aux contacts et compétences des nouveaux collaborateurs ? 

Pour protéger votre Digital Workplace contre l’obsolescence et préserver toute son utilité : 

• Désignez une personne dont la mission sera de l’actualiser au fil de l’eau ; 

• Nommez un comité de pilotage chargé de faire régulièrement un état de lieux et des révisions ;

• Sondez fréquemment vos salariés afin d’identifier des pistes d’amélioration ; 

• Optez pour une solution facile à maintenir et à faire évoluer, à l’image de Mozzaik365. 

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# 6 Faire l’impasse sur la gestion du changement 

L’adoption d’une nouvelle technologie, destinée à occuper une place importante dans les journées de travail des salariés, peut générer des craintes, des réticences, des frustrations et de l’incompréhension chez ces derniers. 

Pour vous assurer que votre Digital Workplace entre bel et bien dans les usages de vos collaborateurs, il est donc nécessaire d’être proactif et de concevoir une véritable stratégie de gestion du changement, ou Change Management. 

En bref : 

• Communiquez largement à propos de votre nouvel outil, de ses bénéfices pour chaque catégorie d’employés et de ses modalités d’utilisation ; 

• Formez vos managers afin d’en faire des ambassadeurs susceptibles de promouvoir votre intranet auprès de leurs équipes et de leur en expliquer le fonctionnement. 

# 7 Isoler votre intranet du reste de votre environnement IT 

Un intranet isolé des autres outils qui composent l’environnement IT dans lequel évoluent les collaborateurs est voué à disparaître. Faute de s’imbriquer dans le parcours utilisateur et d’être facilement accessible pour les salariés, il reçoit en effet peu de trafic et est peu utilisé. 

Pour ne pas voir votre portail intranet relégué au second plan, misez sur une authentique Digital Workplace, c’est-à-dire sur un espace de travail numérique unifié qui intègre vos différents logiciels, crée des liens entre eux et offre une navigation fluide et sans coutures. 

# 8 Sous-estimer l’importance de l’UX et de l’UI Design 

Sur internet, les sites présentant un fonctionnement alambiqué, une arborescence incompréhensible ou encore un temps de chargement infini font fuir les visiteurs. 

Et bien, sur un intranet, la situation est tout à fait identique ! Une plateforme peu esthétique et peu ergonomique, sur laquelle il est difficile de naviguer, sera désertée par les salariés. 

Pour que vos collaborateurs aient envie d’utiliser votre Digital Workplace il convient donc de soigner l’expérience utilisateur (UX) et plus particulièrement le design de l’interface utilisateur (UI). 

Dans cette perspective : 

• Analysez les performances des différentes pages de votre intranet, notez ce qui fait qu’une page obtient davantage de visites, et optimisez les autres en fonction de ces observations ; 

• N’hésitez pas à faire appel à un UX-UI Designer pour améliorer l’expérience vécue par les utilisateurs sur votre plateforme ; 

• Optez pour une solution qui propose une interface moderne et intuitive, comme Mozzaik365. 

# 9 Laisser vos équipes terrain sur la touche 

L’intranet est un outil de communication et de collaboration internes qui permet d’améliorer la productivité, de faciliter le travail en équipe ou encore de renforcer la cohésion entre les salariés, que ceux-ci exercent au siège, en mobilité ou sur le terrain. 

Cependant, pour qu’elle remplisse pleinement son rôle, votre Digital Workplace doit bien entendu être accessible pour tous vos collaborateurs, et pas uniquement pour ceux qui disposent d’un bureau équipé d’un ordinateur individuel disponible en permanence. 

Pour inclure l’ensemble des parties prenantes dans le dispositif, assurez-vous simplement que votre interface et vos contenus peuvent être ouverts sur tablette et sur téléphone. De cette façon, vos équipes terrain pourront elles aussi en profiter !‍

# 10 Négliger la cybersécurité

Vol de données, rançonnage, hameçonnage, fraudes, arnaques, etc. : ces dernières années, le nombre d’attaques informatiques visant les organisations a explosé. 

Selon une étude réalisée par la plateforme Splunk, en 2022, 57 % des entreprises françaises déclarent ainsi avoir été confrontées à une augmentation des cyberattaques et 38 % confessent avoir perdu des données confidentielles.  

Dans ce contexte, il est indispensable de sécuriser votre Digital Workplace : 

• D’une part en choisissant une solution fiable, qui n’héberge pas vos données, à l’instar de Mozzaik365 ; 

• D’autre part en formant vos salariés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité, afin de vous prémunir contre les erreurs humaines, souvent à l’origine des failles de sécurité. 

10 erreurs à ne pas commettre sur votre Digital Workplace en 2023 : le mot de la fin

Vous connaissez désormais les 10 faux pas à éviter pour tirer pleinement profit de votre Digital Workplace en 2023 et pour les années à venir. 

L’important ? Exploiter votre intranet au maximum de son potentiel, impliquer vos collaborateurs dans la vie du dispositif, établir une stratégie visant à en encourager l’adoption puis l’utilisation sur le long terme et, surtout, choisir une solution intégrée, ergonomique, évolutive et sécurisée. 

Vous cherchez encore la Digital Workplace qu’il vous faut ? Faites appel à Mozzaik365 !