Transformer son intranet en Digital Workplace | Le guide

L’avènement du travail hybride a mis en évidence la nécessité, pour les entreprises, de se doter de moyens de communication et de collaboration internes efficaces.

La traditionnelle communication Top Down, assurée via l’incontournable intranet, ne suffit plus. Il est temps de fluidifier également les interactions transversales, entre les collaborateurs, et de faciliter l’accès aux outils de travail, sur site comme en mobilité.

En bref, l’heure est à la mise en place d’un véritable espace numérique de travail (ENT) collaboratif, fonctionnel, agréable et accessible de « n’importe où ». La transformation digitale timidement initiée il y a quelques années par l’intranet doit par conséquent connaître une accélération. Objectif : Futur Of Work !

Vous souhaitez faire passer votre structure à la vitesse supérieure ? Mozzaik365 vous explique comment glisser vers la Digital Workplace et embarquer vos équipes dans ce changement. Lisez attentivement ce qui suit.

1. Qu’est-ce que la Digital Workplace ?

La Digital Workplace, ou « espace numérique de travail » (ENT), est un Hub digital centralisant les outils numériques utiles à une organisation, notamment son intranet.

1.1 La Digital Workplace intègre l’intranet

La Digital Workplace intègre l’intranet de l’entreprise. Cet outil est en effet essentiel au partage de l’information entre la hiérarchie et les collaborateurs.

Mieux, la Digital Workplace autorise une diffusion de l’information personnalisée, adaptée à chaque salarié en fonction de ses usages, de ses centres d’intérêt et de ses besoins.

En un mot, grâce à l’ENT, l’intranet est rationalisé en vue d’atteindre plus efficacement son objectif premier, à savoir informer les parties prenantes de l’entreprise.

1.2 La Digital Workplace, bien au-delà de l’intranet

La Digital Workplace ne se borne pas à faire ruisseler les informations provenant du management, de la Direction des Ressources Humaine ou bien de la Communication Interne. Il s’agit d’un véritable écosystème numérique de travail qui apporte des réponses aux multiples usages de l’organisation.

Ce portail central intelligent facilite en effet l’accès aux connaissances, aux applications (support et métier) et aux personnes (managers, pairs, opérationnels sur le terrain, etc.). Même à distance, il crée du lien entre les salariés, stimule l’intelligence collective et simplifie le travail.

1.3 La Digital Workplace booste la chaîne de valeur

En résumé, la Digital Workplace offre trois niveaux de valeur ajoutée :

1. Elle facilite l’accès aux applications, à la documentation et à l’information ;

2. Elle fluidifie le passage d’un outil de travail à un autre ;

3. Elle enrichit l’environnement de travail quotidien avec de nombreuses fonctionnalités.

De ce fait, la Digital Workplace dynamise la chaîne de valeur et constitue un véritable « Game Changer » pour l’entreprise en termes de productivité et de pérennité.

2. Pourquoi créer une Digital Workplace ?

Concrètement, la Digital Workplace permet à l’entreprise de :

2.1 Gagner en efficacité

Et pour cause, l’ENT dope la performance individuelle. Chaque utilisateur a accès, en un instant, via son Dashboard personnel, à l’ensemble des logiciels, des contacts et des données dont il a besoin.

Le portail s’ouvre en effet sur une sélection personnalisée d’outils numériques (applications métiers, outils de communication, de gestion de projet, bases de données, etc.) et autorise leur usage sans friction, y compris sur Smartphone.

2.2 Favoriser la collaboration interne

Mais ce n’est pas tout. La Digital Workplace est également un vecteur majeur de performance collective.

En rassemblant en un seul endroit les applications métiers et les outils de travail collaboratifs (trombinoscope, messagerie, webconférence, gestion de projet, partage de documents, etc.), l’ENT permet en effet aux collaborateurs d’interagir aisément, y compris lorsqu’ils ne partagent pas le même bureau.

La Digital Workplace donne notamment accès à un annuaire d’entreprise reprenant nombre d’informations à propos de chaque salarié (poste, coordonnées, compétences, projets menés, etc.). Grâce à ce trombinoscope « augmenté », les collaborateurs peuvent trouver et contacter en un clic l’expert maison dont ils ont besoin. De quoi créer des synergies, capitaliser sur les savoir-faire internes et booster l’avancement des projets.

2.3 Assurer une bonne gestion de la connaissance

La Digital Workplace permet par ailleurs d’assurer une bonne gestion de la connaissance à l’échelle de l’entreprise.

Des bases de connaissances peuvent en effet être intégrées à l’espace de travail. Ces dernières sont enrichies par les collaborateurs afin d’éviter toute déperdition de savoirs.

L’utilisation de Tags permet une organisation thématique des informations et simplifie l’accès aux données. Les salariés ont en effet la possibilité d’effectuer des recherches par mots clés et gagnent ainsi un temps précieux.

Ces wikis de la gestion de la connaissance sont particulièrement utiles pour les nouveaux arrivants. Ceux-ci peuvent en effet s’immerger sans difficulté dans le patrimoine intellectuel commun.

2.3 Faciliter la pratique du télétravail

De manière générale, la Digital Workplace favorise la résilience de l’organisation face aux changements (crise sanitaire, nouvelles aspirations des talents, etc.).

La Digital Workplace est particulièrement adaptée au télétravail. En effet, l’ENT est hébergé sur le Cloud et accessible « de partout ». Cette portabilité permet de pratiquer le Home Office ou le travail en Remote efficacement et en toute sécurité.

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2.4 Fluidifier la communication interne

Adresser le bon message aux bonnes personnes au bon moment est indispensable au fonctionnement d’une organisation, et ce, plus encore en période d’incertitude. La Digital Workplace permet d’atteindre sans peine cet objectif.

Avec Mozzaik365, extension naturelle de SharePoint, la communication interne, les RH et les encadrants peuvent par exemple transmettre des informations de façon ciblée, grâce à des Tags, une segmentation de l’audience et un mur d’actualités personnalisé.

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Vous l’aurez compris, les avantages de la Digital Workplace sont légion. Pour en savoir plus à propos des différentes fonctionnalités existantes, consultez notre galerie de cas d’usage.

3. Passer de l’intranet à la Digital Workplace

La Digital Workplace apporte une réponse simple aux exigences du monde du travail contemporain. Alors, pourquoi et comment passer de l’intranet à l’ENT et comment embarquer vos collaborateurs dans ce changement ? C’est ce que nous allons voir.

3.1 Pourquoi passer de l’intranet à la Digital Workplace ?

Pour le dire rapidement, passer d’un intranet à une véritable Digital Workplace revient à fluidifier et centraliser les usages (communication interne, formation, collaboration, etc.) en intégrant les logiciels ad hoc dans un même environnement digital.

En d’autres termes, il s’agit de simplifier le parcours de l’utilisateur-collaborateur en lui offrant un point d’accès unique vers un espace de travail unifié et ergonomique.

En pratique, le salarié n’a plus à naviguer d’une application à une autre dans des contextes différents. Tous ses outils sont centralisés et interconnectés. L’usager peut, par exemple, passer sans friction d’un sondage à une base de données documentaire ou d’un article de communication interne à une plateforme RH.

3.2 Comment passer de l’intranet à la Digital Workplace ?

Passer de l’intranet à la Digital Workplace réclame de procéder avec méthode.

Il convient en premier de cadrer le projet avec soin. Le recueil des attentes des collaborateurs est un prérequis à la conception d’un ENT adapté aux besoins spécifiques de votre structure. Les informations collectées servent de base à la création de personas (profils d’utilisateurs) et de cas d’usages types.

Ces éléments en main, il revient à l’équipe projet de les traduire en des termes techniques, via la rédaction d’un cahier des charges. Pour vous orienter dans ce travail, consultez notre modèle de cahier des charges, expliqué point par point.

Vient ensuite la phase de conception. Il s’agit dès lors d’identifier et de mettre en place les solutions technologiques répondant au cahier des charges déterminé précédemment. À ce stade, il convient notamment de définir l’architecture de la solution, les règles de gouvernance et l’attribution des rôles (administrateurs, contributeurs, lecteurs, etc.).

Une fois le développement de la Digital Workplace achevé, celle-ci doit être adoptée par les collaborateurs. Un cycle de formation impliquant des « influenceurs » internes peut être proposé dans cette perspective. En complément, des tutoriels vidéos peuvent être diffusés auprès des salariés afin de leur permettre de se familiariser à leur rythme avec les différentes fonctionnalités.

Tout au long de ce processus, l’entreprise peut se faire accompagner par un intégrateur, lequel s’assurera du bon déroulement de chacune des étapes (cadrage, conception, développement, gestion du changement, déploiement, formation).

3.3 Comment embarquer les collaborateurs dans le changement ?

Selon le cabinet de conseil en stratégie McKinsey, le taux d’échec des projets de conduite du changement s’élève à 70 %. À l’origine de cette hécatombe : l’absence d’adhésion des collaborateurs. Il est par conséquent nécessaire d’impliquer les salariés dans l’implémentation de votre Digital Workplace.

Les collaborateurs doivent être considérés comme des clients de l’entreprise. En tant qu’utilisateurs finaux, leurs besoins doivent guider l’élaboration de la solution. Il est ainsi impératif de les inclure dans le projet dès sa phase d’amorçage, en les sensibilisant aux enjeux liés à l’adoption de la Digital Workplace d’une part et en relevant scrupuleusement leurs attentes d’autre part.

Ce qu’il faut retenir pour transformer votre intranet en Digital Workplace

Une Digital Workplace n’est pas un intranet. Il s’agit d’un espace numérique de travail (ENT) ergonomique centralisant l’ensemble des outils utiles à vos collaborateurs.

Adopter la Digital Workplace permet de libérer tout le potentiel de votre structure. En effet, une interface telle que Mozzaik365 stimule la performance individuelle, favorise la collaboration entre les différentes parties prenantes de l’entreprise, facilite la pratique du télétravail et fluidifie la communication interne. À la clé : une organisation plus productive et plus solide.

Transformer son intranet en véritable Digital Workplace, consiste à lui adjoindre des fonctionnalités de gestion de la connaissance et de collaboration interne, mais aussi à booster ses possibilités en matière de communication interne (ciblage d’audience, flux RSS personnalisés, etc.).

Mais attention, le passage de l’intranet à la Digital Workplace doit se faire en bonne intelligence avec vos collaborateurs. En tant qu’utilisateurs finaux ceux-ci doivent être impliqués dans le changement dès son origine. Leur contribution à l’élaboration du cahier des charges de l’ENT est indispensable.  

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