Quels outils Microsoft pour booster la collaboration interne en entreprise

La collaboration, soit le fait d’œuvrer de concert à la réalisation d’un projet commun, est indispensable au fonctionnement de l’entreprise. D’ailleurs, ne parle-t-on pas habituellement de collaborateurs pour désigner les différentes parties prenantes de l’organisation ? 

Aussi essentielle soit-elle, la collaboration au travail n’en reste pas moins un véritable enjeu pour le management. Celui-ci doit en effet favoriser l’épanouissement de la collaboration interne et entretenir cette dernière, y compris en situation de travail à distance ou de travail hybride.

Pour relever ce défi, les encadrants peuvent compter sur différents outils de travail collaboratif. 

À ce titre, la suite Microsoft 365 fait bien entendu figure de référence. Et pour cause, ses logiciels complémentaires s’articulent pour former une véritable plateforme de travail collaboratif facilitant la communication interne et les synergies entre collègues.

Vous souhaitez en savoir plus à propos des logiciels proposés par Microsoft pour booster la collaboration en entreprise ? Mozzaik, en sa qualité de « Microsoft Gold Partner », vous partage son expertise sur cette question. Lisez attentivement ce qui suit !

La collaboration interne en entreprise : un enjeu majeur au cœur des préoccupations de Microsoft 

La collaboration interne est un mode d’organisation du travail au terme duquel les salariés participent à la réalisation d’un projet ou d’une mission commune en se partageant les tâches de façon flexible. 

Selon une étude Ipsos et OpenMind Kfé publiée en 2018, 69 % des collaborateurs interrogés déclarent que le fonctionnement collaboratif favorise le partage des connaissances, 65 % qu’il renforce la productivité des équipes, 62 % qu’il facilite la résolution des problèmes, 60 % qu’il est un vecteur de motivation et 59 % qu’il stimule la créativité. 

De l’avis général, la collaboration interne a donc un impact positif sur le travail en équipe, sur l’intelligence collective, sur l’engagement des salariés et même sur leur productivité. Le déploiement de ce mode d’organisation représente par conséquent un enjeu de taille pour les employeurs. 

Véritable pourvoyeur de solutions pour les entreprises, Microsoft semble s’intéresser tout particulièrement à la collaboration interne. L’éditeur de logiciels développe en effet des applications pour travailler en équipe facilement et de façon sécurisée, en présentiel comme à distance. 

Alors, quels sont les outils de travail collaboratif mis au point par Microsoft ? C’est ce que nous allons voir. 

La Suite Microsoft Office, version collaborative 

Vous connaissez certainement la célèbre suite de logiciels de bureautique Microsoft Office. Mais saviez-vous que celle-ci permettait de créer différents types de contenus de façon collaborative ? 

Grâce à la Suite Microsoft Office, il est en effet possible de partager vos documents Word, tableaux Excel, présentations PowerPoint, carnets de notes OneNote et formulaires Forms avec plusieurs personnes (collègues, prestataires, clients, etc.).

Surtout, les outils de la Suite Microsoft Office offrent aux collaborateurs l’opportunité de travailler et d’éditer en même temps sur un même support. Un dispositif de création collaborative dénommé “Co-Authoring”.  

Mieux encore, avec la Suite Office 365, les contributeurs peuvent accéder, à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil (PC, téléphone, tablette, etc.) à une version mise à jour du fichier coédité. Par ailleurs, les modifications réalisées par les différents utilisateurs sont clairement identifiées. Chacun peut donc aisément suivre l’évolution du document partagé.

Le saviez-vous ? Les logiciels de la Suite Microsoft Office peuvent être interconnectés. L’utilisation conjuguée de Forms et d’Excel vous permet par exemple de collecter des données auprès de vos collègues, prestataires, partenaires ou clients, puis de les analyser directement dans Excel, tout simplement. 

Tasks et Planner & Project, les outils de gestion de projet de Microsoft

Les outils de gestion de projet sont des incontournables du travail en collaboration. Qu’ils officient sur site ou à distance, les salariés ont en effet besoin de coordonner leurs actions, de connaître l’état d’avancement global du projet ou encore de se partager des documents et des comptes rendus visuels avec leurs pairs. 

Microsoft répond là encore de façon pertinente aux attentes des organisations grâce à trois outils de travail collaboratif intégrés à Office 365 et dédiés à la gestion de projet : Tasks, Planner et Project.

Grâce à l’application de planification Planner, facilitez le travail en équipe en créant des tableaux Kanban permettant à chaque partie prenante de suivre simplement l’évolution du projet. 

Synchronisé avec Planner, le logiciel Tasks centralise et hiérarchise les tâches collectives (générées dans Planner) et individuelles (renseignées via To Do) à accomplir. Un Must pour gagner en productivité et mieux se coordonner. 

Elle-même intégrée dans Teams, l’application Tasks réunit en un seul lieu toutes données émanant des différents logiciels Microsoft (Planner, To Do, Lists, etc.). Un véritable gain de temps pour les salariés qui peuvent aisément utiliser ces outils sans avoir à les ouvrir un à un. 

Et pour vos projets les plus complexes, facilitez la collaboration grâce à l’application Microsoft Project. Cet outil très complet de gestion de projet est un Must pour assurer la bonne gestion des ressources, de leur attribution, du suivi et de l’analyse du projet.

Tableau Kanban, diagramme de Gantt ou encore tableaux de bord : ce logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne conduite d’un projet gourmand en ressources et en temps (transformation interne par exemple). 

💡Pour aller plus loin, lisez notre article pour savoir comment planifier ses tâches dans Teams avec l’application Tasks

Mais voyons plutôt ce qu’est Teams, la plateforme de travail collaboratif « star » de Microsoft 365.

Teams, l’outil de travail collaboratif ultime de Microsoft 365

En matière de facilitation du travail collaboratif, Microsoft mise beaucoup sur Teams. 

Véritable plateforme de travail collaboratif, Teams propose de nombreuses fonctionnalités essentielles au travail en équipe sur site comme à distance. 

Ainsi, le logiciel Teams peut notamment être utilisé :

Pour échanger via un Chat, à deux ou en équipe 

Teams permet tout d’abord aux collaborateurs de discuter à deux ou en équipe en recourant à un Chat. Utilisé de manière synchrone ou asynchrone, cet outil fluidifie les interactions et facilite la résolution des problèmes. 

Selon une étude réalisée par Forrester et citée par Microsoft, l’usage du Chat aurait pour effet de réduire le nombre de réunions de 18,9 % en moyenne. 

Un vrai « plus » à l’heure où, selon une enquête réalisée par OpinionWay pour Empreinte Humaine, seule une réunion sur deux (52 %) est considérée comme productive par les salariés. 

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Pour réaliser des visioconférences 

Le logiciel Teams est désormais bien connu pour ses réunions à distance. 

Et pour cause, de nombreuses entreprises ayant adopté un mode de travail hybride (mi-présence sur site, mi-télétravail), recourent à la fonctionnalité visioconférence de Teams pour faciliter la collaboration à distance entre leurs salariés. 

Les visioconférences Teams permettent en effet de rassembler jusqu’à 1000 participants situés dans différents lieux (bureaux, salle de réunion, domicile, etc.) et utilisant différents appareils (écran, ordinateur, tablette, téléphone). 

Mais ce n’est pas tout. Les réunions augmentées Teams sont un extraordinaire moyen de stimuler l’intelligence collective et de gagner en productivité, notamment grâce à l’intégration de différentes fonctionnalités de travail collaboratif telles que le Tableau Blanc de Microsoft. 

Pour prendre des notes en réunion et cocréer des visuels grâce au Tableau Blanc Microsoft

Selon une étude Wisembly et IFOP publié en 2018, 42 % des cadres considèrent que les réunions auxquelles ils participent ne sont pas suffisamment préparées et 48 % déclarent n’avoir que rarement accès à un compte-rendu. 

Teams apporte à nouveau une réponse ad hoc aux besoins exprimés par les collaborateurs : 

Avec Teams, il est en effet possible de prendre des notes en cours de réunion directement dans l’application et de retrouver le compte rendu par la suite via l’invitation relative à l’événement. 

Par ailleurs, les réunions Teams peuvent être optimisées grâce à Microsoft Whiteboard. 

Le tableau blanc virtuel de Microsoft permet en effet de créer ou co-créer des supports visuels sur mesure avant, pendant et après la rencontre. 

De quoi préparer vos échanges comme il se doit, stimuler l’intelligence collective au cours du Meeting, conserver une trace de vos interactions et même continuer à travailler ensemble de façon asynchrone.  

💡 Découvrez nos conseils pour optimiser vos réunions Teams grâce à Microsoft Whiteboard en lisant notre article de blog ! 

Pour créer des canaux dédiés aux équipes projet 

Teams permet par ailleurs de créer des canaux de travail collaboratif réservés aux membres d’une équipe projet spécifique et à ses « invités ». 

De cette façon, les collaborateurs peuvent discuter entre eux et retrouver en un seul lieu l’ensemble des documents (Word, PowerPoint, etc.), plannings (Tasks), budgets (Excel) ou encore connaissances (wiki) nécessaires à la bonne réalisation de leur mission commune. 

Et comme un projet fait bien souvent intervenir des personnes externes (clients, prestataires, partenaires, etc.), ces dernières peuvent également être invitées à rejoindre le canal projet, avec un accès plus ou moins vaste aux différents fichiers partagés. 

Bon à savoir : en tant qu’extension naturelle de Microsoft, Mozzaik365 intègre Teams à la Digital Workplace. Notre solution centralise ainsi les informations, les notifications et les messages. Ce faisant, elle facilite grandement la recherche de documents, mais aussi la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe projet.  

Pour accéder plus rapidement à ses applications personnelles 

Enfin, Teams est conçu comme un véritable système d’exploitation (OS), pensé pour centraliser et articuler une diversité de programmes informatiques, d’applications et de ressources numériques.  

Les utilisateurs de Teams peuvent ainsi sélectionner les applications dont leurs équipes ont besoin directement dans le Store Teams et intégrer ces outils dans Teams pour une expérience sans couture et fluide.

À l’échelle individuelle, chaque collaborateur peut même épingler ses logiciels favoris dans son espace Teams. De cette façon, il peut accéder plus aisément à ses applications personnelles, sans avoir à quitter la plateforme Teams. 

À la clé, un véritable gain de temps pour les salariés et une expérience de travail optimisée. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer votre équipe au niveau supérieur avec Teams. 

Le trombinoscope ou annuaire d’entreprise, un outil collaboratif au pouvoir insoupçonné 

Le trombinoscope, ou annuaire d’entreprise est un outil collaboratif indispensable pour toute organisation. Il permet en effet aux parties prenantes d’identifier rapidement les noms, postes, missions ou encore compétences de leurs collègues et d’entrer en contact avec eux en quelques clics seulement. 

Cet outil de collaboration hébergé sur votre intranet est particulièrement utile aux nouveaux salariés et simplifie grandement leur Onboarding. Ces derniers peuvent en effet se familiariser avec les différents membres de la société (visage, rôle, fonctions, expertises, etc.) et obtenir leurs coordonnées en toute simplicité. 

Mieux encore, l’annuaire d’entreprise permet de rechercher des compétences au sein de l’organisation. L’idéal pour trouver efficacement l’expert interne pertinent, y compris dans les grands groupes. 

💡 Comme nous vous l’expliquions dans un précédent article, grâce à la Digital Workplace Mozzaik365 vous pouvez créer facilement un trombinoscope, directement dans votre intranet SharePoint. 

Les outils collaboratifs Microsoft, des leviers d’inclusivité 

La collaboration interne vise à faire travailler des individus ensemble. Certains aménagements peuvent être nécessaires lorsqu’un ou plusieurs membres de l’équipe présentent des particularités telles qu’une situation de handicap visuel, auditif ou encore une mobilité réduite. 

Là encore, Microsoft est à l’écoute des collaborateurs. L’éditeur de logiciels propose en effet toute une gamme de solutions d’accessibilité permettant à tous les salariés de prendre pleinement part aux projets de l’entreprise. 

Grâce aux sous-titres de réunion et aux notes de réunion automatiques, les personnes malentendantes participent sans peine aux visioconférences. Le contraste des couleurs des documents et des sites SharePoint et la lecture immersive des documents sont quant à elles pensées pour les malvoyants. Enfin, l’écriture avec la voix permet aux salariés en situation de handicap moteur de rédiger des textes. 

Les logiciels Microsoft qui boostent la collaboration interne en entreprise : conclusion  

Vous l’aurez compris, Microsoft propose une vaste palette de logiciels destinés à stimuler la collaboration interne en entreprise. 

Parmi ces outils collaboratifs, certains, comme la Suite Office 365 sont dédiés à la co-création de contenus. D’autres, à l’image de Planner et de Tasks, permettent de gérer des projets. D’autres encore, comme l’outil de travail collaboratif à distance Teams, facilitent la communication entre les parties prenantes, d’autres enfin, sont des vecteurs d’inclusivité. 

Pour une utilisation encore plus fluide et sans coutures, tous les logiciels collaboratifs présentés ci-dessus peuvent être intégrés dans votre Digital Workplace Mozzaik365. De quoi faire décoller la collaboration au travail.