Adoptez le travail hybride avec Teams : un nouveau paradigme pour l'avenir du travail

Le monde du travail est en constante évolution, et l'émergence du travail hybride est l'une des tendances les plus marquantes de ces dernières années. Avec la pandémie mondiale qui a bouleversé nos habitudes professionnelles, de plus en plus d'entreprises se tournent vers des modèles de travail flexibles, combinant travail à distance et présence en entreprise.  

En 2023, 8 salariés éligibles sur 10 souhaitent adopter le mode de travail hybride. Plus de 6 dirigeants sur 10 pensent qu’il va continuer à se développer. Et 80% d’entre eux estiment que leur entreprise est insuffisamment adaptée à cette forme de travail. (Source : My Happy Job)

Dans cet article, nous allons explorer comment adopter efficacement le travail hybride en utilisant Microsoft Teams et la Digital Workplace.

Créez une culture de travail hybride :

L'adoption du travail hybride commence par une transformation culturelle au sein de l'entreprise. Il est essentiel de créer un environnement où le travail à distance est encouragé et accepté. La communication et la collaboration doivent être facilitées, quel que soit le lieu de travail de chacun.  

💡 Pour aller plus loin, découvrez ce qu'est la culture d'entreprise

Favorisez la flexibilité et l'autonomie

Le travail hybride offre aux employés une plus grande flexibilité et autonomie dans l'organisation de leur temps de travail. Il est important de mettre en place des politiques et des pratiques qui permettent aux employés de gérer leur emploi du temps de manière efficace. Cela peut inclure des horaires de travail flexibles, la possibilité de travailler à distance selon les besoins, et une confiance accordée aux employés pour gérer leurs propres tâches et projets.

La Digital Workplace, qui regroupe toutes les ressources et outils nécessaires au travail quotidien, facilite grandement cette flexibilité en permettant un accès sécurisé aux informations et aux applications, peu importe l'endroit où l'on se trouve.

Encouragez la confiance et l'autonomie

Pour réussir le travail hybride, il est essentiel d'accorder aux employés une confiance et une autonomie suffisantes pour gérer leur propre travail. Faites preuve de flexibilité en matière d'horaires de travail et évaluez les performances en fonction des résultats plutôt que de la présence physique au bureau. Cela permettra aux employés de s'approprier leur travail et de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.

Définissez une politique claire

Etablissez des directives claires et une politique officielle sur le travail hybride. Cette politique doit expliquer les attentes de l'entreprise en matière de disponibilité, de communication, d'organisation du temps de travail, et les avantages et responsabilités liés au travail à distance. Veillez à ce que cette politique soit communiquée de manière transparente à l'ensemble des employés.

Encouragez la communication et la collaboration :

La communication transparente et la collaboration active sont essentielles dans un environnement de travail hybride. Mettez en place des processus et des outils qui facilitent la collaboration virtuelle et la communication. Cela permettra de renforcer les liens d'équipe, de favoriser l'échange d'idées et de résoudre les problèmes plus rapidement, indépendamment de la présence physique au bureau.

Vous vous demandez quel outil utiliser ? Voici un zoom sur Microsoft Teams et ses fonctionnalités pour mieux comprendre en quoi cette application révolutionne le travail d’aujourd’hui.  

Utilisez les fonctionnalités avancées de Microsoft Teams

Microsoft Teams, plateforme de communication collaborative de Microsoft, est un outil idéal pour faciliter le travail hybride. Avec Teams, les équipes peuvent organiser des réunions virtuelles, échanger des idées, partager des fichiers et collaborer en temps réel, quelle que soit leur localisation géographique. Teams propose une gamme de fonctionnalités avancées qui favorisent la collaboration et la productivité, même à distance.

⚡Pour aller plus loin, découvrez qu’est-ce que Microsoft Teams

Réunions virtuelles

Teams permet de planifier et de rejoindre des réunions virtuelles en quelques clics. Les fonctionnalités avancées incluent la possibilité d'envoyer des invitations, de programmer des rappels, d'enregistrer les réunions et de partager des écrans. Ces fonctionnalités permettent une collaboration en temps réel, même lorsque les membres de l'équipe sont répartis dans différents lieux de travail.

🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment créer et animer une réunion Microsoft Teams

Canaux Microsoft Teams

Les canaux dans Teams permettent de regrouper les conversations, les fichiers et les ressources par équipe, projet ou sujet spécifique. Cela facilite la recherche d'informations pertinentes et permet à chacun de suivre les discussions et les mises à jour importantes, quel que soit son lieu de travail. Les membres de l'équipe peuvent participer activement aux discussions, partager des idées et rester informés des progrès réalisés.

Partage de fichiers en ligne

Avec Teams, vous pouvez partager des fichiers en ligne, ce qui permet à tous les membres de l'équipe d'accéder aux documents pertinents, de les afficher et de les modifier en temps réel. Cela élimine la confusion liée aux différentes versions des fichiers et facilite la collaboration à distance. De plus, Teams offre une intégration avec OneDrive, ce qui facilite le stockage et le partage sécurisés des fichiers.

Collaboration en temps réel

Teams offre des fonctionnalités de collaboration en temps réel, telles que les éditions simultanées de documents, les annotations et les commentaires. Cela permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur un même document, peu importe où ils se trouvent. La collaboration en temps réel favorise la productivité et la cohésion d'équipe, même à distance.

Tableaux blancs virtuels

Les tableaux blancs virtuels de Teams permettent de brainstormer, de prendre des notes et de travailler visuellement en équipe, même lorsque les membres sont à distance. Vous pouvez créer et partager des tableaux blancs interactifs, ajouter des idées, des dessins, des images, et collaborer en temps réel. Cela facilite la créativité et la résolution de problèmes collectivement, peu importe la distance.

Messagerie instantanée et appels audio/vidéo

Teams propose une messagerie instantanée intégrée, ainsi que des appels audio et vidéo de haute qualité. Cela permet une communication rapide et efficace entre les membres de l'équipe, que ce soit pour poser des questions, échanger des informations ou discuter de sujets urgents. Les appels audio et vidéo offrent une alternative aux réunions en personne, favorisant ainsi le travail à distance.

🤯Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser l’expérience employé avec Microsoft Teams (mozzaik365.com)

Microsoft Viva, plateforme intégrée dans Teams, permet, elle aussi, de favoriser le travail hybride.

Microsoft Viva, la plateforme de choix pour le travail hybride

Microsoft Viva est une plate-forme intégrée d'expérience des employés intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams. C’est un outil précieux pour faciliter le travail hybride en offrant des fonctionnalités spécifiques qui favorisent la collaboration, la communication et le bien-être des employés, quel que soit leur lieu de travail. Voici quelques aspects clés de Microsoft Viva qui soutiennent le travail hybride :

Viva Connections

Viva Connections centralise les informations, les ressources et les actualités de l'entreprise dans une interface personnalisée et conviviale au sein de Microsoft Teams. Cela facilite l'accès à toutes les ressources nécessaires, qu'il s'agisse de politiques d'entreprise, de formations, de documents importants ou de mises à jour internes. Les employés en travail hybride restent donc connectés à l'information essentielle, qu'ils soient au bureau ou à distance.

Viva Insights

Viva Insights fournit des données et des statistiques sur les habitudes de travail des employés, leur bien-être et leur productivité. Cette fonctionnalité permet aux employés de mieux gérer leur temps, d'équilibrer leur charge de travail et de prévenir l'épuisement professionnel. Pour les managers, Viva Insights offre des indicateurs clés pour suivre le bien-être de l'équipe et prendre des mesures appropriées pour soutenir les employés.

Viva Learning

Viva Learning est une plateforme d'apprentissage intégrée à Microsoft Teams. Elle permet aux employés d'accéder facilement à du contenu éducatif et à des formations, qu'elles soient internes ou externes à l'organisation. Cette fonctionnalité favorise le développement professionnel et le partage des connaissances, permettant aux employés en travail hybride d'accéder à des opportunités d'apprentissage et de développement, quel que soit leur emplacement.

Viva Topics

Viva Topics utilise l'intelligence artificielle pour identifier, organiser et partager des connaissances au sein de l'entreprise. Il permet de créer des bases de connaissances et des cartes conceptuelles sur différents sujets, facilitant ainsi la recherche et la découverte d'informations pertinentes. Cela peut être particulièrement utile pour les employés en travail hybride, qui peuvent accéder à des connaissances essentielles et se tenir à jour sur les sujets pertinents pour leur travail.

📌 Vous souhaitez en savoir plus sur Microsoft Viva ? Retrouvez notre article Microsoft Viva, cap sur l'expérience collaborateur.

Intégration de Teams avec d’autres outils

L'intégration de Microsoft Teams avec d'autres outils est l'un des aspects clés pour faciliter le travail hybride. Voici quelques exemples d'intégrations pouvant être particulièrement bénéfiques :

Intégration avec Microsoft Planner

Microsoft Planner est un outil de gestion de tâches et de projets qui permet de créer des listes de tâches, d'assigner des responsabilités et de suivre les progrès. En intégrant Microsoft Planner à Teams, vous pouvez facilement créer des tâches directement depuis les discussions dans les canaux de l'équipe, attribuer des tâches à des membres spécifiques et définir des dates d'échéance. Cette intégration assure une coordination efficace et une visibilité accrue sur l'avancement des projets.

Intégration avec OneNote

OneNote est un outil de prise de notes collaboratif. En l'intégrant à Teams, vous pouvez créer des blocs-notes partagés pour prendre des notes lors de réunions virtuelles, partager des idées et des informations, et les organiser de manière structurée. Cette intégration facilite la collaboration en temps réel sur les notes et permet à tous les membres de l'équipe d'y accéder et de les mettre à jour, même à distance.

Intégration avec SharePoint

SharePoint est une plateforme de gestion de contenu d'entreprise. En intégrant SharePoint à Teams, vous pouvez partager des documents et des fichiers stockés dans SharePoint, les synchroniser avec l'équipe et faciliter la collaboration. Les membres de l'équipe peuvent accéder aux fichiers, les modifier en temps réel et suivre les versions précédentes, le tout sans quitter l'environnement de Teams. Cette intégration offre une gestion centralisée des documents et favorise une collaboration efficace.

⚡ Pour en savoir plus, découvrez pourquoi choisir SharePoint pour créer son intranet ?

Intégration avec Power BI

Power BI est un outil de business intelligence qui permet de créer des rapports et des tableaux de bord interactifs. En intégrant Power BI à Teams, vous pouvez partager des rapports et des visualisations avec les membres de l'équipe, faciliter la compréhension des données et permettre une prise de décision basée sur des informations en temps réel. Les membres de l'équipe peuvent également recevoir des notifications et des mises à jour automatiques sur les tableaux de bord importants, directement dans Teams.

⚡Pour aller plus loin, découvrez comment transformer Teams en plateforme d’expérience utilisateur

MODA, la dernière application Microsoft Teams

MODA, application Microsoft Teams développée par Mozzaik365, facilite fortement le travail hybride.

Qu’est-ce que l’application MODA ?

MODA permet d'imaginer, créer et personnaliser vos Dashboards directement dans Microsoft Teams. En 2 clics, centralisez les outils métiers de votre entreprise et optimisez l'expérience mobile de vos collaborateurs.

MODA offre des fonctionnalités qui peuvent être facilement ajoutées à l'aide d'un simple cliqué-glissé de Widgets. Il est également possible de personnaliser et de redimensionner le tableau de bord finalisé, qui peut ensuite être mis à disposition de tout ou partie des employés.  

🌞 Le saviez-vous ? MODA disponible dans le Store de Microsoft Teams !

En quoi MODA facilite-t-elle le travail hybride ?

L’application MODA répond à plusieurs problématiques :

• La difficulté à Onboarder correctement les nouveaux salariés, notamment à distance
• La mauvaise communication avec les équipes terrain,  
• Le besoin de centraliser les informations liées à chaque projet,  
• L’exigence d'une communication interne efficace et centralisée,  

• Et la nécessité d'améliorer l'expérience numérique des collaborateurs.

Améliorez votre communication interne avec MODA  

Avec ses tableaux de bord personnalisés dans Microsoft Teams, MODA permet d’améliorer votre communication interne de manière significative. Le tableau de bord vous permet de hiérarchiser les informations, de les diffuser spécifiquement à une audience cible et de notifier les collaborateurs des publications importantes. Grâce à MODA, vous pouvez résoudre les problèmes de communication interne en fournissant aux employés les données nécessaires sans les submerger de données inutiles.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment améliorer la communication interne sur Teams

Optimisez l'expérience numérique de vos collaborateurs avec MODA

Offrez à vos collaborateurs une expérience utilisateur plus agréable et fluide dans Microsoft Teams. Une expérience utilisateur optimale se traduit par une adoption plus facile de Teams, notamment pour les nouvelles recrues. Avec MODA, vous pouvez créer une expérience numérique optimisée qui facilite la navigation, l'accès aux informations et la collaboration au sein de Teams.

Réussissez l'intégration de vos nouveaux collaborateurs grâce à MODA.

MODA facilite le processus d'intégration en créant un tableau de bord dédié au nouvel arrivant dans Teams. Ce tableau de bord éphémère permet au nouvel employé d'accéder facilement aux informations administratives, de rencontrer les membres de l'entreprise, de contacter son manager et ses collègues en quelques clics seulement.  

✒️ Pour aller plus loin, découvrez comment utiliser Teams pour réussir l'Onboarding employé ?

Communiquez plus facilement avec les équipes sur le terrain grâce à MODA.  

MODA est 100% optimisée pour l’expérience mobile. Cela permet aux employés sur le terrain de suivre les actualités de l'entreprise, de consulter leur liste de tâches et de visualiser le flux de réseaux sociaux de l'organisation directement depuis leur smartphone. Avec MODA, la communication avec les équipes terrain devient plus facile et plus efficace.

Facilitez le déroulement de vos projets  

Les Dashboards MODA fournissent à chaque équipe les informations et les liens nécessaires pour mener à bien leurs projets. En centralisant les ressources et en facilitant l'accès à l'information, MODA facilite la collaboration au sein de l'équipe et aide à atteindre plus aisément les objectifs fixés. Grâce à MODA, le déroulement de vos projets devient plus fluide et plus efficace !

📆 Pour aller plus loin, découvrez le guide pour améliorer sa gestion de projet sur Microsoft Teams

Pour conclure, l'adoption du travail hybride est une étape importante pour permettre aux entreprises de s'adapter aux nouvelles réalités du monde professionnel. En favorisant une culture de travail hybride, en utilisant les fonctionnalités avancées de Teams, en encourageant la flexibilité et l'autonomie, ainsi qu'en facilitant la communication et la collaboration, les entreprises peuvent créer un environnement de travail performant, équilibré et résilient. Le travail hybride est là pour rester, et il est temps de l'embrasser pleinement pour façonner l'avenir du travail.