Top 9 des outils qui ont digitalisé votre entreprise

Le numérique s’est installé dans toutes les activités des entreprises et dans le quotidien des employés. Mais sauriez-vous dire quels outils ont vraiment digitalisé le travail et permis à la Digital Workplace de voir le jour ? C’est ce que vous allez découvrir dans ce top 9 des outils qui ont propulsé votre entreprise en 2021.

Depuis plus de 15 ans, une transformation digitale s’opère chez les entreprises. Brique par brique, elles réinventent leurs activités pour construire un espace de travail performant, unifié et intégré : la Digital Workplace. 

En regroupant les fonctionnalités de plusieurs solutions en un seul endroit, elle décuple les possibilités et facilite la communication interne, la collaboration interne et la gestion de la connaissance. Elle est à la fois un outil de productivité individuelle, mais aussi un catalyseur de la performance collective. Elle est véritablement le socle sur lequel le poste de travail de demain sera conçu. 

Mais avant d’imaginer de quoi sera fait le futur, penchons-nous sur les applications qui ont digitalisé les entreprises et permis l'émergence de la Digital Workplace.

1. L’intranet, la base de la Digital Workplace collaboratif

Lorsque les intranets se sont démocratisées, les entreprises se sont mises à créer des contenus digitaux pour informer leurs équipes, cultiver la culture d’entreprise et créer un sentiment d’appartenance. Actualités, articles, vidéos, infographies, l’intranet est devenu le média de la communication interne.

La Digital Workplace s’appuie sur les contenus et les sites qui composent l’intranet et va encore plus loin.

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace

Premièrement, chaque contenu peut être audiencé et ainsi être diffusé à la bonne population au bon moment. Cette rationalisation des communications aère le flux d’information envoyé à chaque employé et leur permet de se concentrer sur ce qui compte pour eux. Deuxièmement, en étant intégré aux autres outils, l’intranet n’est plus un site web cloisonné. Il devient plus facile d’accès et plus engageant. On peut désormais consulter l’intranet dans Teams et réagir aux communications. 

‍2. La suite collaborative

Il est devenu difficile de trouver une entreprise qui n’a pas souscrit à des applications de collaboration interne. Google Workspace et Microsoft 365 sont d’ailleurs devenus des incontournables du monde professionnel pour leurs applications collaboratives. 

Tout a commencé avec les boîtes mails Outlook, la création de contenus avec Word, Excel, PowerPoint et le stockage de documents et le partage de documents avec SharePoint. Puis Skype a rendu les échanges instantanés. OneNote a même fait de l’ombre à votre prise de note manuscrite et vos Post-Its !

Ces applications étaient déjà compatibles les unes avec les autres mais la Digital Workplace a réussi à les décloisonner et à fluidifier la collaboration interne sans perdre en fonctionnalités. En se basant sur Teams, SharePoint et le Cloud, elle permet de contribuer simultanément sur un document,  de notifier un utilisateur à l’endroit précis où il y a matière à échanger. On peut faire les comptes rendus de réunions ensemble et DANS la réunion Teams sans passer par un mail. Fini les versions de pièces jointes qui se croisent dans boites mails.

💡 Pour aller plus loin, découvrez 11 applications Teams pour collaborer efficacement

L’autre force de la suite collaborative, c’est sa flexibilité : le champ des possibles est si vaste qu’elle s’adapte à tous les métiers et à toutes les entreprises.

3. Les outils de communication digitale

Les épisodes de confinement causés par la pandémie de Covid l’ont démontré : les outils de communication sont vitaux pour l’activité des entreprises. La messagerie instantanée, les visioconférences, mais aussi la téléphonie IP et le mobile sont des must have. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez les 11 autres must have de la communication interne

Les moyens de communications sont arrivés au compte-goutte dans les entreprises, mais se sont fait une place durable dans notre quotidien. Grâce à eux, le télétravail a pu se démocratiser.
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Quand Slack est arrivé sur le marché en 2014, il a révolutionné la communication au sein des équipes et des projets. Sa force a été de centraliser tous les échanges, tout en les organisant par thème. La messagerie instantanée n’était plus uniquement utilisée pour les échanges One to One informels, mais aussi pour faire avancer les projets. Microsoft est allé encore plus loin avec Teams en 2017, en intégrant les réunions et la gestion de documents.

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Non seulement ces outils sont de merveilleux facilitateurs pour la collaboration interne, mais ils constituent la base de la Digital Workplace ! Ils s’intègrent sans couture avec les autres applications et créent un environnement de travail collaboratif, simple et cohérent.‍

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4. Les applications de gestion de projet

De nombreux métiers fonctionnent en mode projet. Au fil des années, leur travail s’est digitalisé en s’appuyant de plus en plus sur des applications SaaS spécialisées. Trello, Wrike, Jira, Asana, ou Monday.com sont certainement les plus connues d’entre elles. Ces solutions sont très efficaces. Du début jusqu'à la fin d’un projet, elles structurent la réalisation des tâches et les documentent. 

Un autre atout de ces plateformes réside dans leur ouverture : celles-ci proposent des API qui permettent aux autres applications d’interagir avec elles.

Ces capacités sont ce qui leur a permis de s’intégrer à la Digital Workplace. Sans quitter son Dashboard personnel, on peut consulter son agenda, visualiser ou valider une tâche.

5. Le CRM

Les fichiers clients ont toujours été présents mais les CRM (Customer Relationship Management) modernes donnent une nouvelle dimension à la gestion commerciale. Avec elles, on a désormais une vue à 360° du client. Grâce à la Digital Workplace, l’accès au CRM est grandement simplifié. Ce dernier peut même être intégré au Dashboard personnel des collaborateurs pour qui c’est l’outil de travail principal. 

L’approche API des plateformes CRM en mode SaaS permet de créer cette intégration forte entre la Digital Workplace et le CRM. Les données sont plus facilement disponibles et peuvent être exploitées par tous les services qui suivent les parcours de clients ou les ventes.

6. Les applications métier

Chaque métier a ses applications dédiées. La gestion des commandes, la gestion de la paie, la gestion d’entrepôt, la gestion de la maintenance, ont des logiciels qui leur sont propres. On les appelle « les applications métiers ». 

Cette catégorie de logiciels a fait une entrée moins discrète dans le monde du travail. En effet, leur intégration a mobilisé des équipes projets, des intégrateurs et a nécessité des formations auprès des utilisateurs. Un vrai challenge de gestion du changement !

Ces outils, hautement techniques, ont été personnalisés par les entreprises pour qu’elles correspondent aux spécificités de leur secteur et de leur maison. Ainsi, les logiciels métiers sont souvent complexes et plus difficiles à intégrer à la Digital Workplace. 

Cependant, des stratégies existent pour que la Digital Workplace prenne tout son sens. Par exemple, chaque employé peut retrouver des raccourcis vers les logiciels métier qui lui correspondent dans son Dashboard personnel et dans Teams.

7. Les CMS

De nombreuses entreprises se sont dotées d’un CMS (Content Management System) afin d’alimenter leurs sites de communication interne et leurs sites Web. Ces logiciels permettent de gérer le flux de publication de contenus, notamment la création par le service de communication ou les directions fonctionnelles. 

Les synergies entre la Digital Workplace et les CMS sont évidentes : le CMS va alimenter la Digital Workplace avec des contenus pertinents et bien segmentés pour toucher ses cibles. Les contenus peuvent ainsi être affichés dans un Widget actualité du Dashboard personnel de chaque collaborateur. 

D’autre part, les CMS sont d’excellentes plateformes pour collaborer à la création de contenus. Des collaborateurs peuvent devenir “auteur” et soumettre des articles d’actualité à validation. Cette fonctionnalité peut être mise à profit pour augmenter le cercle des contributeurs, et ainsi créer des ambassadeurs internes. Pour la communication interne, cela est synonyme de plus de contenus, sans perdre la main sur les publications, ni sur la qualité des contenus. 

8. La digitalisation des outils de gestion des ressources humaines (GRH) 

Annuaire d’entreprise, gestion des entretiens annuels, organigrammes, parcours candidats, fiches employés, mobilité interne, les usages des GRH sont multiples. Ils ont transformé le quotidien des services ressources humaines et ont digitalisé la gestion des employés. 

Le service RH a un rôle important à jouer dans le succès d’un projet de Digital Workplace, mais l’outil GRH lui-même contient des données précieuses pour son fonctionnement. Ces informations vont définir le rattachement des collaborateurs à leur Business Unit, leur service et leur groupe de travail. 

Mais cette utilisation des données se fait dans les deux sens. Les données délivrées par la plateforme de GRH vont permettre d’affiner la personnalisation des contenus et simplifier les accès à toutes les applications utiles au collaborateur. À l’inverse, les fonctions de Crowdsourcing de la Digital Workplace peuvent alimenter les RH de données relatives au climat de l’entreprise. La DRH peut solliciter les collaborateurs via des sondages, des questionnaires ou des discussions lancées dans les forums.

9. La Business Intelligence

L’essor des plateformes décisionnelles dans les années 2000/2010 a donné naissance à ce que l’on appelle aujourd’hui l’entreprise pilotée par la donnée ou « Data Driven ». 

Une multitude d’outils d’analyse de données a émergé. Ils sont devenues incontournables et ont donné un rôle de premier rang à la data dans la prise de décision. Aujourd’hui, il est impensable de concevoir une Digital Workplace sans les plateformes de Business Intelligence. Leurs tableaux de bord sont accessibles de partout, sans avoir à ouvrir le logiciel. Ainsi, chacun dispose de ses tableaux de bord et de ses indicateurs clés (KPI). Il suit l’activité de son service et son propre avancement par rapport à ses objectifs personnels.

Par exemple, grâce à Microsoft Power BI, vous pouvez créer des tableaux de bord et visualiser de la donnée facilement. Par exemple : des rapports de ventes, le taux de Churn de votre application, le cycle de vie des produits, etc.

Bonus, l’outil préféré de Mozzaik : la Digital Workplace

Au croisement de tous ces outils, il y a l’incontournable Digital Workplace. Cette plateforme rassemble toutes les fonctionnalités des logiciels de l'entreprise et en fait un ensemble cohérent, simple et pratique. C'est grâce à des écosystèmes de logiciels comme Microsoft 365 que ce nouveau concept a pu naître.  

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre intranet en Digital Workplace

La Digital Workplace doit être parfaitement intégrée à la plateforme de collaboration, comme peut l’être Mozzaik365 avec Microsoft 365 mais aussi totalement ouverte pour interagir avec l’ensemble du système d’information de l‘entreprise. 

Le secret de l’efficacité d’une Digital Workplace réside dans la fluidité de la navigation qu’elle apporte aux employés. La plateforme masque toute la complexité de la connexion à des applications d’origine et de technologies très diverses.

💡 Pour aller plus loin, n'oubliez pas de sécuriser les postes de travail