11 bonnes résolutions à mettre en place pour sa Digital Workplace en 2023

L’année 2023 a déjà commencé, et avec elle l’heure des bonnes résolutions. Vous souhaitez améliorer votre Digital Workplace et en faire l’outil de travail numéro 1 de vos collaborateurs ? Voici 11 bonnes pratiques à mettre en place en 2023.  ‍

Toutes les bonnes résolutions à prendre pour améliorer sa Digital Workplace 

Voici une liste non exhaustive, à compléter selon les situations ! 

1. Alterner communication Top Down et Communication Bottom Up

Situation : La communication Top Down (du haut vers le bas) est une communication descendante, par laquelle la direction communique avec les collaborateurs. A l’inverse, la communication Bottom Up (du bas vers le haut) est une communication ascendante, qui consiste à faire remonter à la direction les informations provenant des salariés. Si l’une peut s’avérer plus pertinente que l’autre dans certains cas, l’idéal reste de mixer les deux.  

Solution : Donner la parole à tous, que ce soit en interviewant des collaborateurs dans les actualités publiées sur l’intranet, en demandant du feedback avec des sondages et des boîtes à idées, ou encore en permettant de commenter ou de partager avec Yammer ou le composant Mur de Réseaux sociaux. L’objectif : que votre intranet ne consiste pas uniquement en un lieu de communication pour la direction, mais qu’il devienne un lieu de partage. 

2. Centraliser la communication, la collaboration et la gestion de la connaissance sur une seule plateforme 

Situation : Les outils à disposition des collaborateurs ne sont pas toujours situés au même endroit. De même, ils ne leur permettent pas toujours de travailler en concertation avec leurs pairs. Résultat : une sensation de dispersion, et une performance qui s’en ressent. 

Solution : Essayer de proposer des outils qui promeuvent la collaboration et amènent à travailler ensemble, comme le trombinoscope (qui permet à un collaborateur de trouver un expert interne pour l’aider sur une tâche ou une mission), la co-édition de documents, ou encore la mise à disposition de documentation. 

💡Pour aller plus loin, découvrez comment créer sa Digital Workplace avec un exemple de cahier des charges

3. Mettre en place un cercle de contributeurs pour animer l’intranet

Situation : L’intranet peut vite devenir un lieu figé, où les informations se contentent de se croiser. Pour que les collaborateurs s’en emparent, il est important d’en assurer l’animation régulière. 

Solution : L’idéal est de faire ce travail à plusieurs, en recrutant des “contributeurs” parmi les salariés. Ceux-ci pourront ainsi produire du contenu ensemble, animer la plateforme et modérer les commentaires. Pensez à définir une ligne éditoriale en amont, pour éviter toute dispersion ou manque de pertinence. 

4. Définir une stratégie globale pour sa Digital Workplace

Situation : Un intranet doit être vivant. Faute de stratégie, il arrive que ce lieu manque d’animation, voire se retrouve délaissé par les collaborateurs.

Solution : Choisir des objectifs précis (en termes d’audience, de nombre de partages, de nombre de vues, etc.) et poser des jalons pour les atteindre. Il est également important de mettre en place des KPI afin de mesurer chacun de ces objectifs au fil du temps. Autre mesure à mettre en place : la nomination de personnes garantes du bon fonctionnement de la Digital Workplace, vers lesquelles il sera possible de se tourner en cas de problème. 

5. Mettre la Digital Workplace à jour et la faire évoluer

Situation : Pour être attrayante, une Digital Workplace doit être régulièrement actualisée. Elle doit évoluer au fil du temps, notamment en fonction des feedbacks des utilisateurs. 

Solution : Attribuer la responsabilité de l’intranet à une ou plusieurs personnes en particulier. Autre solution : créer un comité de pilotage qui sera chargé d’analyser et de remanier l’intranet à une fréquence régulière. Pour faciliter le travail de ce comité de pilotage, il est important de sonder les utilisateurs sur ce qu’ils attendent et sur les suggestions qu’ils ont à faire. De manière générale, pensez à choisir un outil facile à maintenir et à faire évoluer.

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6. Faire du Change Management pour créer de l'adoption 

Situation : Il ne suffit pas de mettre en place une Digital Workplace pour que celle-ci soit massivement adoptée. Comme pour toute implémentation d’un nouvel outil, les techniques de Change Management doivent être mises à contribution. 

Solution : Créer une véritable stratégie de Change Management. Communiquez largement sur le nouvel outil, sur son utilisation et ses bénéfices. Formez également les managers pour qu’ils en fassent la promotion auprès de leurs équipes.

7. Faire la promotion de la Digital Workplace

Situation : Cette mesure s’inscrit dans une stratégie de Change Management. L’objectif est de convaincre les collaborateurs de l’utilité de la Digital Workplace dans leur quotidien, et de les amener à la voir comme un outil essentiel. 

Solution : Organiser des démonstrations et/ou des formations auprès des collaborateurs. Avec des exemples concrets à l’appui, ils pourront découvrir les bénéfices de la Digital Workplace. Ne négligez pas les autres moyens de communication : campagnes d’email, affichage, distributions de flyers… 

8. Connecter la Digital Workplace à l’ensemble de votre SI (système d’information) 

Situation : Certains intranets sont totalement déconnectés du reste de la Digital Workplace. Le risque : dissuader les collaborateurs de s’y connecter, car c’est plus fastidieux et engendre des pertes de temps. 

Solution : Faire de votre intranet un outil sans couture avec le reste de la Digital Workplace. Cela signifie choisir un intranet qui s’intègre aux outils déjà en place, et/ou faire des liens entre les outils existants. L’objectif : éviter l’effet de silo, qui peut être rebutant. 

9. Utiliser l’UX-UI pour stimuler l’adoption de la plateforme

Situation : L’UX, pour User eXperience (expérience de l’utilisateur), désigne le processus qui prend en compte les besoins et les attentes d’un internaute tout au long de sa navigation. L’UI, pour User Interface (interface utilisateur) se rapporte quant à lui à l’environnement graphique d’un site web ou d’une application. Améliorer l’UX et l’UI présente donc de nombreux avantages pour les internautes : navigation plus intuitive, parcours utilisateur optimisé, site plus attrayant….  

Solution : Analyser les performances des pages, pour mieux comprendre ce qui fait qu’une page obtient beaucoup de visites. Ne pas hésiter à faire appel à un UX-UI designer pour améliorer l’expérience des utilisateurs, en prenant en compte les retours de ces derniers. N’oubliez pas que l’UX-UI participe à augmenter la qualité de votre interface et donc à maximiser la satisfaction des utilisateurs. Mais aussi à leur donner envie de revenir ! 

10. Penser aux équipes terrain et à ceux qui n’ont pas de poste informatique dans le cadre de leurs fonctions

Situation : Dans une entreprise, toutes les équipes ne disposent pas nécessairement d’un poste informatique. Ou bien ils n’y ont pas accès de manière fréquente. Il est donc important de s’adapter aux particularités de chacun. 

Solution : Elaborer des sites et des contenus faciles à consulter sur un téléphone, et/ou pendant des déplacements. L’UX-UI est à ce titre un excellent outil. 

🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faciliter la communication avec les équipes terrain

11. Penser à la cybersécurité

Situation : Les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes depuis la généralisation du télétravail, et les collaborateurs ne sont pas toujours formés à la sécurité informatique. 

Solution : Choisir une solution fiable, qui n’héberge pas les données de votre entreprise. Penser également à former vos collaborateurs aux bonnes pratiques de cybersécurité. 

👉 Pour aller plus loin, découvrez les 4 bonnes pratiques de sécurité à apprendre à vos collaborateurs

Conclusion 

Il est toujours possible (et souhaitable) d’améliorer sa Digital Workplace, tant sur le fond que sur la forme. Cette nouvelle année 2023 est une excellente occasion de faire un bilan et de se pencher sur les améliorations possibles. N’hésitez pas à trouver de l’inspiration parmi notre sélection de bonnes résolutions ! 

Vous souhaitez mettre en place une ou plusieurs de ces résolutions mais ne savez pas par où commencer ? Contactez un de nos experts de la Digital Workplace !