La recherche avancée réinventée par Mozzaik365 et Microsoft

Le saviez-vous ? Selon une étude menée en 2021 par Sappio Research pour Abbyy, 57 % des salariés français affirment être confrontés à des difficultés pour accéder aux informations dont ils ont besoin pour travailler. 

Pire, 95 % d’entre eux perdraient jusqu’à 8 heures par semaine à rechercher des informations dans les méandres de leurs bases documentaires, pour mettre la main sur les informations qu'ils rechent.

À la clé, une expérience collaborateur et une productivité dégradée. 

Face à cette problématique, Microsoft et Mozzaik365 s’attachent à proposer des outils de recherche avancée toujours plus performants. 

L’objectif : faciliter l’accès des employés aux ressources, aux logiciels et aux gens. 

Dans cet article, découvrez ce qui se cache derrière l’apparente simplicité d’une barre de recherche et les dernières innovations apportées par Microsoft et Mozzaik365 en la matière.

1. Qu’est-ce que la fonctionnalité « Recherche » ?

La fonctionnalité recherche est l’une des plus sollicitées par les internautes.

Selon le récent « Rapport sur le Digital » publié par We Are Social, « trouver des informations » est en effet la première raison pour laquelle les individus se rendent sur internet. 

Alors, qu’est-ce qu’un moteur de recherche et à quels en sont les bénéfices pour le monde du travail ? 

C’est ce que nous allons voir. 

1.1. De quoi une fonctionnalité recherche se compose-t-elle ? 

Derrière son apparente simplicité, la fonctionnalité « Recherche » est un outil technique.

De façon générale, un moteur de recherche se compose en effet : 

• D’une zone permettant d’entrer une requête, la fameuse barre de recherche ;
• D’un algorithme qui analyse les données afin de faire remonter des contenus pertinents ; 
• D’une zone d’affichage des résultats indiquant le titre, l’auteur, la date ou encore le type de fichier correspondant à chacun. 

Mais ce n’est pas tout. En fonction de son degré de perfectionnement, un moteur de recherche peut également comprendre des options avancées telles que :

• Des filtres de recherche ;
• Des suggestions de recherche ;
• Des boutons permettant d’agir sur les contenus proposés (télécharger un document sans avoir à l’ouvrir par exemple). 

1.2. À quoi sert une fonctionnalité recherche, et en quoi est-ce important ? 

Ces différentes caractéristiques font de la fonctionnalité « Recherche » un outil incontournable, notamment pour les travailleurs.

Dans le contexte professionnel, un moteur de recherche garantit en effet un gain de temps et de productivité ainsi qu’un meilleur confort de travail. 

Et pour cause, l’outil de recherche permet aux collaborateurs de trouver rapidement les fichiers, les logiciels ou encore les contacts dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions. 

Il vient compléter le processus de Gestion Electronique des Documents (GED) et contribue, de ce fait, à une meilleure circulation des documents, un meilleur partage des connaissances et, finalement, une meilleure collaboration interne. 

Mais attention, tous les moteurs de recherche ne se valent pas.

Sur internet, l’outil de recherche Google a su tirer son épingle du jeu grâce à la pertinence de ses résultats. 

À ce jour, selon Statcounter, le géant américain détiendrait ainsi 91,43 % des parts de marché des moteurs de recherche dans le monde.

Mais qu’en est-il du côté des moteurs de recherche de Digital Workplaces ? Qu’est-ce qu’une bonne fonctionnalité  « Recherche » dans un Environnement Numérique de Travail ? 

Nous y venons. 

2. Portrait robot d’un bon moteur de recherche de Digital Workplace

Véritable Hub centralisant tous les outils, documents et contacts dont les salariés ont besoin pour travailler au quotidien, la Digital Workplace doit bien entendu être dotée d’une fonctionnalité « Recherche » performante. 

2.1. Un composant facile d’utilisation 

Pour faciliter l’accès aux ressources, faire gagner du temps aux collaborateurs et encourager la collaboration interne, cet outil doit avant tout être simple d’utilisation. 

Les utilisateurs doivent pouvoir entrer les mots-clés ou les questions qui leur viennent à l’esprit dans la barre de recherche, et se voir proposer tous les résultats pertinents, le tout sans avoir à reformuler leur requête ou à parcourir une longue liste de réponses. 

2.2. Une fonctionnalité paramétrable en fonction des espaces 

Une bonne fonctionnalité de recherche de Digital Workplace doit par ailleurs être paramétrable en fonction des espaces dans lesquels elle est utilisée. 

À titre d’exemple, la barre de recherche placée dans l’annuaire d’entreprise ne doit proposer que les résultats associés à l’annuaire et au trombinoscope. 

L’objectif est, là encore, de répondre aussi efficacement que possible aux attentes des utilisateurs. 

2.3. Un outil de recherche à l’échelle de la Digital Workplace 

Un bon outil de recherche l’environnement numérique de travail (ENT) doit enfin permettre de rechercher des informations, des documents, des outils ou des personnes à l’échelle de toute la Digital Workplace. 

Un salarié qui recherche une information dans un canal Teams doit par exemple se voir proposer des résultats issus de l’ensemble de la Digital Workplace. 

De même, un employé qui effectue une recherche depuis la barre de tâches de son ordinateur doit pouvoir rechercher à la fois dans OneDrive, SharePoint, Teams et Yammer. 

⚙️ Pour aller plus loin, découvrez les outils Microsoft pour le partage des connaissances.

Tout cela vous semble encore un peu abstrait ? 

Explorons quelques cas d’usages de la fonctionnalité « Recherche » telle qu’elle peut être mobilisée au quotidien par les utilisateurs de Digital Workplaces. 

3. Quelques cas d’usages de la fonctionnalité « Recherche » 

La fonctionnalité « Recherche » peut être mobilisée de différentes manières par les collaborateurs. 

Voici quelques cas d’usages parlants : 

3.1. Trouver facilement un Process ou un tutoriel 

La fonctionnalité « Recherche », couplée à la Gestion Electronique des Documents (GED), peut tout d’abord être utilisée par les salariés pour trouver aisément un Process ou un tutoriel. 

Lorsqu’ils commencent une tâche qui est nouvelle pour eux, les collaborateurs peuvent en effet légitimement se demander comment procéder et comment l’accomplir en accord avec les directives internes. 

Grâce à l’outil de recherche, les employés peuvent retrouver en quelques clics les Guidelines formulées par leur Manager et répertoriées via un logiciel de GED tel que SharePoint.  

🔎 Vous souhaitez améliorer l’accessibilité, la sécurisation et la qualité de votre base documentaire ? Nous vous expliquons comment transformer SharePoint en GED. 

3.2. Trouver un expert interne et le contacter 

Le moteur de recherche d’une Digital Workplace peut également être utilisé par les collaborateurs pour trouver un expert interne et pour le contacter. 

Pour cela, les salariés peuvent effectuer une recherche par nom, prénom, compétence ou encore département dans l’annuaire ou le trombinoscope de leur entreprise. 

Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les salariés des grandes entreprises lorsqu’ils souhaitent obtenir de l’aide sur un sujet précis.

Elle facilite également l’Onboarding des nouvelles recrues qui ne connaissent pas encore leurs collègues et leurs savoir-faire respectifs.

🔑 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi l'annuaire d'entreprise est un indispensable pour la collaboration interne.

3.3. Fluidifier le travail de la fonction finance 

L’outil de recherche de la Digital Workplace est particulièrement précieux pour la fonction finance qui doit recueillir et analyser de nombreuses données. 

Les équipes financières peuvent avoir recours à la fonctionnalité « Recherche » de leur ENT pour obtenir rapidement des Data relatives à l’activité de l’entreprise. 

Elles peuvent également s’appuyer sur l’outil de recherche pour accéder facilement à des études et des analyses qui leur seront utiles dans l’élaboration de leurs propres comptes-rendus. 

Enfin, les experts financiers peuvent utiliser le moteur de recherche de leur Digital Workplace pour trouver des experts internes qui sauront les aider dans leurs projets. 

3.4. Faciliter le travail des équipes métier dans l’industrie de la fabrication  

La fonctionnalité « Recherche » de l’ENT est tout aussi utile aux équipes métier qu’aux fonctions support. 

Dans le secteur de la fabrication, les collaborateurs du terrain peuvent recourir à l’outil de recherche pour retrouver rapidement les documents (cahier des charges, schémas, etc.) sur lesquels ils sont en train de travailler. 

Les équipes métier peuvent également utiliser le composant « Recherche » de leur Digital Workplace pour trouver des ressources qui les guideront dans la conception de produits adaptés à la demande du marché (catalogues de concurrents publiés sur internet, analyses, avis clients, etc.). 

Pour finir, les salariés du terrain peuvent se servir du moteur de recherche de leur ENT pour identifier en un clin d’œil les interlocuteurs dont ils ont besoin pour concevoir ou améliorer un produit. 

Nous le voyons, la fonctionnalité « Recherche », lorsqu’elle est bien pensée, facilite grandement le travail des collaborateurs. C’est pourquoi Microsoft et Mozzaik365 s’attachent respectivement à offrir des outils de recherche toujours plus performants. 

4. Booster sa « Recherche Avancée » avec Microsoft et Mozzaik365 

Microsoft et Mozzaik365 proposent des solutions de pointe en matière de recherche afin de renforcer la productivité des salariés, le partage des connaissances et la collaboration interne. 

Voici ce que vous devez savoir : 

4.1. Microsoft Search : la recherche imaginée par Microsoft 

Microsoft Search est un outil de recherche conçu par Microsoft et relevant la suite Microsoft 365. 

Cette technologie basée sur Microsoft Graph et sur Bing permet de rechercher des informations (personnes, dossiers, conversations, etc.) à travers tous les contenus de l’entreprise ainsi que sur internet. 

Microsoft Search offre de ce fait des résultats de recherche très complets. Mais ce n’est pas là son seul atout…

Cette fonctionnalité promet également une meilleure expérience de recherche, plus riche, mieux organisée et plus cohérente. 

Grâce à l’Intelligence Artificielle (IA), chaque utilisateur se voit en effet proposer des résultats de recherche personnalisés en fonction, notamment, de son activité sur le Digital Workplace. 

Enfin, Microsoft Search présente d’intéressantes possibilités pour les administrateurs. 

Ceux-ci peuvent par exemple : 

• Autoriser les utilisateurs à ne voir que certains contenus ;
• Être informés des tendances de recherche afin de pouvoir générer les contenus ad hoc ;
• Ajouter des contenus externes dans l’index grâce à Microsoft Graph. 

4.2. La recherche avancée encore plus performante avec Mozzaik365 

Mozzaik365 va plus loin en enrichissant Microsoft Search avec de nouvelles fonctionnalités. 

La Recherche Avancée imaginée par Mozzaik365 présente un Design soigné, lequel permet aux utilisateurs de trouver encore plus facilement ce qu’ils cherchent. 

Par ailleurs, la Webpart SharePoint  « Recherche Avancée » de la Digital Workplace Mozzaik365 offre trois niveaux de paramétrage grâce auxquels les administrateurs peuvent : 

1. Fixer les règles de fonctionnement de la Webpart « Recherche Avancée » afin d’adapter ce dernier à l’espace dans lequel il est intégré (l’annuaire d’entreprise par exemple). 
2. Paramétrer les filtres et suggestions de recherche de façon différente pour différents groupes de collaborateurs afin de faciliter la recherche pour chacun. 
3. Gérer la gouvernance des droits des utilisateurs afin de permettre à certains d’entre eux de modifier eux-mêmes les paramètres de leur outil de recherche en fonction de leurs besoins. 

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La recherche avancée réinventée par Microsoft et Mozzaik365 : ce qu’il faut retenir 

La fonctionnalité « Recherche » de la Digital Workplace est un outil incontournable dans toutes les organisations. 

Dans tous les secteurs, elle permet en effet de gagner en productivité et en confort de travail, mais aussi de développer la collaboration interne en facilitant l’accès des collaborateurs aux informations, aux documents, aux instructions et aux personnes. 

Simplicité d’utilisation, possibilités de paramétrage et recherche étendue aux différents contenus de l’entreprise sont les éléments de base d’une bonne fonctionnalité de recherche. 

Avec Microsoft Search et le composant « Recherche Avancée » de Mozzaik365, Microsoft et Mozzaik365 ajoutent à ces fondamentaux plusieurs caractéristiques destinées à améliorer encore l’expérience de recherche, son efficacité et sa sécurité.