Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Depuis l’essor du travail à distance, qui a connu une véritable percée avec la crise de la Covid-19, les plateformes de collaboration ont le vent en poupe. Conçu pour simplifier et optimiser le travail de groupe, Microsoft Teams est aujourd’hui privilégié par de nombreuses entreprises.  

Dans cet article, nous vous expliquons ce dont il s’agit exactement, quelles sont ses fonctionnalités et comment en tirer le meilleur parti. 

Microsoft Teams : une définition 

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de travailler ensemble, même à distance. En cela, elle est parfaitement adaptée aux nouvelles configurations du travail hybride. 

La plateforme dispose de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles : 

• Une messagerie instantanée pouvant réunir deux personnes ou plus ; 
• Une application d’audio et de visioconférence ;
• Des équipes à l’intérieur desquelles il est possible de créer des canaux, auxquels tous les membres de l’équipe ont accès. Il est par exemple possible de créer une équipe pour un service, et des canaux pour un projet.
• La coédition de documents (plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un fichier) ;
• L’ouverture à des applications tierces, comme l’outil de gestion en ligne Trello. 

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Étant intégré à Microsoft 365, Teams est également lié aux applications du pack Office, dont Word et Excel. Il dispose de services de stockage et de partage de documents comme PowerPoint, OneNote ou encore SharePoint. 

En somme, Microsoft Teams permet à ses utilisateurs de discuter en temps réel, de partager et de collaborer sur des fichiers, d’organiser des réunions en ligne, et de créer des équipes pour travailler sur un projet. Il est largement utilisé par les entreprises pour faciliter la communication et le travail à distance, un phénomène qui n’a fait que s’accentuer ces dernières années.

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L’historique de Microsoft Teams

Microsoft Teams a été créé en 2016 et lancé officiellement en 2017, en remplacement de l’application Skype for Business. Il reprend les fonctionnalités de Microsoft : Skype Entreprise, Exchange, SharePoint, et StaffHub. 

Depuis son lancement, Microsoft Teams est devenu l’une des applications de collaboration et de messagerie destinées aux entreprises les plus populaires. Ses utilisateurs apprécient particulièrement la centralisation des outils (tout est regroupé en un seul et même endroit), mais aussi son ouverture et son accessibilité à tous. De manière globale, l’utilisation de Teams représente pour les salariés un véritable gain de temps et de productivité. 

Par ailleurs, et cela n’est pas étranger à son succès, Microsoft s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue en développant et en faisant évoluer Teams au fil du temps. Ainsi, de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées régulièrement, tandis que des applications tierces sont intégrées pour améliorer l’expérience utilisateur. 

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Microsoft Teams aujourd’hui

Avec le fort développement du travail à distance, Microsoft Teams a gagné en popularité. En permettant aux équipes de rester connectées et de travailler le plus efficacement possible, la plateforme a triplé sa base d’utilisateurs en un an : son utilisation a ainsi explosé lors du premier confinement, passant de 44 millions d’utilisateurs en mars 2020 à 115 millions en 2021 ! 

Plus tard, en janvier 2022, Microsoft a annoncé que Teams avait dépassé les 270 millions d'utilisateurs actifs mensuels. Un nombre en constante augmentation. Windows 10 et 11 combinés comptent, quant à eux, plus de 1,4 milliard d'utilisateurs actifs mensuels.

D’abord utilisé principalement pour ses outils conversationnels, Teams, en tant que hub des applications Microsoft, s’est peu à peu imposé comme la plateforme du travail collaboratif. Cela s’est fait au gré des changements d’usage, les entreprises ayant un besoin accru d’outils de collaboration pour réunir les salariés sur site et ceux qui travaillent à distance. 

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Les travailleurs ont désormais à leur disposition les outils suivants : 

• Des conversations privées ;
• Des conversations avec texte, son et vidéo, et possibilité de partager des fichiers en temps réel ;
• Des équipes pour collaborer efficacement ; 
• Un espace de stockage de tous les fichiers et documents au même endroit ; 
• La possibilité de se connecter à SharePoint ;
• L’organisation de réunions en ligne ;
• Des appels audio ;
• Une application de visioconférence ;
• L'intégration d’applications tierces ;
  

Le tout, compatible avec Windows, Mac, iOS et Android. 

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Microsoft Viva, la plateforme d’expérience des employés

Microsoft Viva est une plateforme de ressources pour les employés qui permet de renforcer l'expérience de travail et de fournir des outils pour améliorer le bien-être et la productivité des employés. 

Elle est intégrée à Microsoft Teams et offre des fonctionnalités telles que l'apprentissage, la communication, les informations sur la santé et le bien-être, ainsi que la gestion des tâches et des projets. Les entreprises peuvent personnaliser Microsoft Viva en fonction des besoins de leurs employés et de leur culture d'entreprise. En somme, Microsoft Viva est une solution tout-en-un qui permet aux employés de travailler plus efficacement et plus confortablement tout en favorisant une culture d'entreprise positive.

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Et demain ?

Quels sont les projets de Microsoft pour Teams ? Après le succès croissant de ces dernières années, à quoi faut-il désormais s’attendre ? 

L’objectif de Microsoft 

Pour Microsoft, une chose est certaine : le travail hybride représente l’avenir. 

Pour assurer le développement de cette nouvelle forme de travail, Microsoft a récemment annoncé vouloir améliorer les fonctionnalités de réunions et de visioconférences de plusieurs façons, notamment avec des salles de réunion plus intelligentes, avec des caméras qui peuvent suivre la position d'une personne dans une pièce. 

Pour que chaque collaborateur se sente plus impliqué lors des réunions, Microsoft a récemment mis en place les tableaux partagés (shared whiteboards), dans lesquels chaque participant peut prendre des notes et proposer des idées en temps réel. En outre, une transcription en direct est désormais disponible pour les réunions (programmées ou non), ce qui permet de rechercher facilement les informations nécessaires, une fois la réunion terminée. 

L’objectif global de Microsoft reste de mettre l’utilisateur au centre de tout, avec pour mots d’ordre l’accessibilité et l'inclusivité.Chaque innovation porte son lot de fonctions, d’accessoires pour être accessibles par le plus grand nombre de personnes. Et, bien sûr, Microsoft souhaite faire de Teams le premier hub spécifiquement dédié au travail en équipe. 

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Les dernières nouveautés de Microsoft Teams

L’intégration de ChatGPT à Teams

Une des toutes dernières nouveautés de Microsoft ? Teams Premium, une formule payante qui intègre ChatGPT, le célèbre modèle de langage développé par OpenAI. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs pourront obtenir des notes de réunion et des comptes-rendus générés automatiquement par l’intelligence artificielle. Pour Microsoft, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle, le temps passé en réunion virtuelle ayant fortement augmenté ces dernières années. La “récapitulation intelligente” n’est qu’un exemple des nombreuses opportunités offertes par ChatGPT. A l’avenir, le célèbre modèle de langage devrait être intégré dans davantage de fonctionnalités de Teams, d’autant que Microsoft souhaite l’incorporer à sa suite Office.

De nouveaux outils pour une expérience optimisée et plus inclusive

La diffusion en direct des réunions teams et des webinaires vers Meta Workplace Live

Désormais, il est possible de diffuser en direct toute réunion ou webinaire Teams directement vers Meta Workplace avec l’application Workplace Live. Les participants peuvent ainsi regarder en direct des réunions et des webinaires dans leurs groupes Workplace, ou les regarder plus tard par le biais d’un enregistrement sur Workplace. Il suffit pour cela d’ajouter l’application Workplace Live à sa réunion, de se connecter à l’aide de son compte Workplace, puis de sélectionner l’événement que l’on souhaite diffuser en direct. 

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Une meilleure expérience de gestion des webinaires avec des options personnalisées

Des fonctionnalités avancées sont désormais disponibles pour personnaliser les détails d’inscription et les paramètres de chaque webinaire, telles que : 

• Biographie du présentateur ;
• Désignation de co-présentateurs ;
• Thème de l’évènement ; 
• Etat des participants ; 
• Configuration de l'événement.  

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Une plus grande accessibilité aux réunions

Lorsque des interprètes sont présents dans une réunion, il est désormais possible de hiérarchiser leurs vidéos afin qu’elles restent au premier plan. Cela est particulièrement utile lorsque la langue des signes est utilisée. 

Il est également possible de définir des sous-titres pour qu’ils restent automatiquement activés dans l’ensemble des réunions. 

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Conclusion

En regroupant divers outils de messagerie instantanée, de partage de fichiers et de visioconférence, Teams facilite le travail en équipe et à distance. Véritable hub des applications Microsoft, il s’est imposé ces dernières années comme la plateforme de travail collaboratif. 

Évolutive, celle-ci intègre chaque année des nouveautés qui permettent d’améliorer l’expérience des utilisateurs. Cette année, par exemple, c’est l’outil conversationnel ChatGPT qui est venu s’intégrer à Teams Premium, pour proposer des réunions plus efficaces et intelligentes.