Microsoft Teams : les nouveautés annoncées à Ignite 2021

Ces derniers mois, la généralisation du travail à distance a opéré un véritable changement culturel dans les organisations. Selon une étude Microsoft, 73% des collaborateurs souhaitent continuer à travailler à distance, tandis que 67% sont à la recherche de lien social. Un résultat qui, s’il peut sembler paradoxal à première vue, traduit en réalité la profonde quête de sens et d’épanouissement collectif des salariés. Pour y répondre, et pour accompagner les entreprises dans l’adoption pleine et entière du travail hybride, l’application Microsoft Teams propose de nouvelles solutions et fonctionnalités. Ces nouveautés ont été annoncées lors de la conférence Ignite 2021 de Microsoft. Découvrons-les dans cet article. 

Le travail en groupe, plus facile à distance

La crise sanitaire et les périodes de confinement qui ont suivi ont incité les entreprises à mettre en place le télétravail à grande échelle. Pour de nombreux collaborateurs, cette généralisation du travail à distance a eu une incidence positive : amélioration de la concentration, gains de temps et de productivité, motivation accrue… Il restait néanmoins une grande inconnue : la gestion du travail collaboratif à distance. Contraintes par la situation, les entreprises ont dû développer de nouveaux modèles collaboratifs. Quitte à découvrir que ce mode de gestion des projets possédait, en réalité, de nombreux avantages. 

Le travail de groupe à distance permet en effet de maintenir la cohésion des équipes, en obligeant ces dernières à maintenir un niveau de communication et de partage élevés. Les informations sont transmises en temps réel, et les documents sont accessibles à tous les collaborateurs grâce aux plateformes de partage de documents. 

Par ailleurs, l’utilisation de plateformes collaboratives et d’applications permet d’aller directement au but et d’éviter les réunions superflues et autres e-mails intempestifs. Grâce aux outils digitaux, les décisions prises par les collaborateurs sont entièrement orientées vers la qualité, et non uniquement vers la praticité.

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Ces applications et outils digitaux garantissent la meilleure continuité possible des activités de l’entreprise, même quand les collaborateurs travaillent à distance. Par ailleurs, le temps gagné sur les trajets domicile-travail rend les projets plus fluides et plus rapides.

L’amélioration de l’expérience utilisateur en réunion 

La généralisation du travail hybride a conduit Teams à apporter quelques innovations aux outils collaboratifs destinés à ces nouveaux usages. L’une de ces nouveautés réside dans la possibilité d’insérer le flux caméra de Teams au sein d’une présentation Powerpoint. L’objectif ? Rendre les présentations aussi efficaces en ligne qu’en présentiel. Concrètement, les utilisateurs peuvent désormais configurer la manière et l’endroit où ils apparaissent via la nouvelle fonction Cameo, un nom emprunté au vocabulaire cinématographique (cameo désigne l’apparition éclair d’une personne célèbre, au théâtre ou au cinéma). 

Cette fonctionnalité permet au présentateur d’un PowerPoint d’insérer le flux de sa caméra Teams à l’endroit le plus approprié, en fonction de la mise en page de ses diapositives. Grâce à celle-ci, les collaborateurs n’ont plus à se sentir obligés de se rendre au bureau lorsqu’ils ont une présentation, puisqu’ils peuvent désormais la faire n’importe où. En rendant le présentateur de la réunion visible, Cameo permet d’impliquer les participants et de maintenir le contact visuel.   

Autre nouveauté : l’arrivée de Speaker Coach dans Teams, soit un formateur virtuel qui utilise l’intelligence artificielle pour dispenser aux collaborateurs des bonnes pratiques personnalisées dans la mise en œuvre du travail à distance. Il les accompagne ainsi dans leur travail quotidien, qu’il s’agisse d’organiser son temps, de respecter les prises de parole pendant les réunions, ou encore de trouver la meilleure manière de s’adresser à son audience. 

Enfin, la nouvelle fonction RSVP d’Outlook permet aux collaborateurs de notifier leur présence (physique ou à distance) lors d’une réunion, et d’indiquer les plages horaires pendant lesquelles ils sont disponibles.

Autant de fonctionnalités qui s’adaptent aux nouveaux usages, et qui permettent de faciliter grandement le travail collaboratif, notamment lorsque celui-ci s’effectue à distance.  

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L’intelligence artificielle au service de la productivité

De nouvelles fonctionnalités ont par ailleurs été intégrées au sein des Teams Rooms, avec l’intégration de caméras intelligentes pour faciliter le suivi des réunions et la reconnaissance des différents interlocuteurs. 

Autre changement de taille : désormais, les fonctionnalités de Teams de sous-titres en direct et de retranscription des réunions sont disponibles dans 27 nouvelles langues. Auparavant, les fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle de sous-titrage et de transcription en direct n’étaient disponibles que pour les utilisateurs anglophones. L’application a étendu cette capacité à de nouvelles langues, y compris le français, l’allemand et le japonais. Teams peut maintenant détecter le contenu et les sous-titres en temps réel dans une réunion. Les sous-titres incluent l’attribution de l’intervenant, ce qui permet à tous les collaborateurs de voir ce qui est dit, mais également qui le dit. 

Si elle est soutenue par des efforts de Change Management, cette mise à jour devrait contribuer à augmenter la productivité et l’engagement des collaborateurs lors des réunions. 

Mesh permet aux participants d’une réunion à distance d’interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs.

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Le travail hybride dans le métaverse avec Mesh

Les transformations des usages et des modes de travail ne sont pas uniquement des révolutions culturelles. Le passage au travail hybride s’accompagne également de nouveaux enjeux de sécurité et de flexibilité, avec une accélération notamment des solutions de stockage multi-cloud. Il s’accompagne également de nouveaux outils technologiques, qui ont le potentiel de révolutionner nos manières de travailler et surtout de collaborer. 

Il en va ainsi du métaverse, que l’on peut définir comme un ensemble d'espaces virtuels interconnectés dans lesquels des utilisateurs partagent des expériences immersives en temps réel (par exemple : à l’aide d’avatars). Cette nouvelle dimension technologique est rendue possible par la convergence de l’internet des objets (IoT), de l’intelligence artificielle et de la réalité mixte. 

Le métaverse d’entreprise se traduit par l’arrivée de Mesh dans Teams. Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité qui permet aux participants d’une réunion à distance d’interagir via des avatars personnalisés dans des espaces immersifs. Cette fonctionnalité est accessible depuis n’importe quel appareil, et ne nécessite aucun équipement particulier. Grâce à la réalité mixte, des personnes physiquement éloignées peuvent participer à des expériences collaboratives partagées, ce qui permet d’entretenir - malgré la distance - un sentiment de présence physique et donc de renforcer la cohésion d’équipe. 

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