7 bonnes raisons de passer à la communication asynchrone en entreprise

Déjà prisée par les Startups depuis plusieurs années, la communication asynchrone s’impose désormais comme un levier de collaboration et de communication interne incontournable dans toutes les grandes entreprises. 

Et pour cause, à l’époque du télétravail, du travail hybride et de la « réunionite », ce mode d’interaction est indispensable au travail en équipe. 

Pourtant, après une carrière passée entre réunions physiques, points en tête-à-tête et appels téléphoniques en direct, certains salariés peinent à appréhender les bénéfices de cette nouvelle approche. 

Cela vous évoque quelque chose ? Mozzaik vous présente 7 bonnes raisons d’adopter la communication asynchrone qui sauront convaincre vos collègues les plus réfractaires. Lisez attentivement ce qui suit ! 

Qu’est-ce-que la communication asynchrone ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, revenons brièvement sur la définition de la communication asynchrone. 

Pour le dire rapidement, la communication asynchrone est l’opposé de la communication synchrone. Cette dernière correspond en effet à des interactions instantanées comme celles observées lors d’un appel téléphonique, d’une réunion ou d’une visioconférence. 

Ainsi, à l’inverse, interagir de manière asynchrone revient à échanger des informations de façon différée. La communication asynchrone implique donc un temps de latence entre chaque message, que celui-ci prenne la forme d’un texte, d’une capture audio ou d’un extrait vidéo. 

Traditionnellement, la communication asynchrone se matérialise dans des conversations épistolaires. Plus récemment, elle s’est bien entendu incarnée dans l’email et dans le SMS.

Mais ce n’est pas tout. Avec le digital, de nombreuses autres solutions autorisent désormais une forme de communication asynchrone grâce à des messageries, des fils de conversation intégrés ou simplement des documents partagés : 

• Les applications de communication collaborative comme Microsoft Teams ;

• Les logiciels de gestion de la connaissance et de gestion électronique des documents (GED) à l’instar de Microsoft SharePoint ;

• Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) à l’image de Microsoft Yammer ; 

• Les applications de gestion de projet collaboratives, comme Microsoft Planner. 

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Vous en savez désormais un peu plus à propos de ces deux manières d’interagir dans un contexte professionnel. Alors, communication synchrone ou asynchrone, quelle solution choisir pour votre entreprise ? 

Voici 7 bonnes raisons de vous intéresser à la seconde de ces deux options : 

#1 Paralléliser les tâches pour améliorer la collaboration interne

Les outils de communication asynchrone permettent aux salariés d’effectuer des tâches en parallèle et d’avancer simultanément sur un même projet. De quoi optimiser le travail en équipe et augmenter la productivité collective. 

Les collaborateurs peuvent notamment pratiquer le Co-Authoring ; c’est-à-dire travailler sur un même document, partagé via un logiciel de GED tel que Microsoft SharePoint. 

Grâce à cette forme de communication asynchrone, les membres d’une équipe projet peuvent, par exemple, concevoir plus efficacement le PowerPoint de leur présentation annuelle : 

Inutile de faire passer le document de mains en mains, puis d’envoyer une première ébauche pour relecture avant de commencer un nouveau cycle d’écriture. Avec le Co-Authoring, le PowerPoint est édité par les salariés et corrigé par leur manager simultanément. Un véritable gain de temps.

Chaque collaborateur a par ailleurs toujours accès à une version mise à jour de la présentation commune. Fini les pièces jointes qui se perdent et les supports de travail non actualisés qui causent incompréhensions et ralentissements. 

Mieux, le Versionning permet de suivre l’historique du document partagé, de consulter une version antérieure et même de la restaurer. Avec cette fonctionnalité, les coéquipiers bénéficient par conséquent d’un droit à l’erreur propre à stimuler la prise d’initiatives et l’innovation. 

Un avantage que l’on retrouve ailleurs puisque, en cas de suppression malencontreuse, le document est conservé pendant 93 jours. 

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#2 Donner de la visibilité aux parties prenantes pour fluidifier le travail en équipe 

La communication asynchrone permet également de clarifier le déroulement d’un projet aux yeux des salariés impliqués et, ce faisant, de simplifier le travail en équipe. 

Des applications de planification des tâches telles que Microsoft Planner et ToDo peuvent par exemple être intégrées au logiciel de communication collaborative Microsoft Teams. Dès lors, l’onglet « Tasks » de Teams permet de programmer des tâches, de les hiérarchiser, de les attribuer aux différents membres de l’équipe projet, de les faire apparaître dans un tableau Kanban ou une liste et même de les synchroniser avec la liste ToDo personnelle de chaque coéquipier. 

De cette façon, chaque collaborateur est informé des missions qu’il doit réaliser, mais aussi de celles déléguées à ses coéquipiers et de l’état d’avancement de chacune d’elles. Rien de tel que la transparence pour booster l’engagement des salariés et faciliter le travail collaboratif. 

#3 Organiser les informations pour simplifier la communication interne

Les outils de communication asynchrone offrent par ailleurs de nombreuses possibilités en matière de hiérarchisation de l’information. 

L’application de communication interne Microsoft Teams permet par exemple de créer des canaux thématiques dans chaque équipe Teams. Un groupe de travail peut ainsi décider d’ouvrir un fil de discussion dédié à chacun de ses clients ou bien à une dimension spécifique du projet en cours (la R&D, le design, l’étude de marché, etc.). 

Mais ce n’est pas tout. Les membres d’une équipe Teams peuvent aussi taguer un utilisateur sur un message afin d’attirer son attention sur une donnée clé ou de requérir une réponse de sa part sur un point précis. 

Enfin, les usagers de Teams ont accès à de multiples options de mise en forme (gras, couleurs, listes à puces, etc.) leur permettant d’organiser leur discours et de mettre en valeur les renseignements les plus importants. Mieux encore, les collaborateurs peuvent utiliser des images (graphiques, schémas, etc.), des liens afin d’enrichir leur propos, et bien d'autres choses encore.

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#4 Conserver les données pour optimiser la gestion de la connaissance

Outre la hiérarchisation de l’information, les logiciels de communication asynchrone permettent également de conserver les données et de créer de véritables bases de connaissances accessibles à tous les collaborateurs dans la durée.

Le logiciel de gestion électronique de la connaissance (GED) sous SharePoint365, intégré à la Digital Workplace Mozzaik365, permet par exemple de constituer un fond commun de savoirs. Alimenté par les collaborateurs, ce dernier rend qui plus est les informations accessibles à tous grâce à la recherche avancée de Mozzaik.

De cette manière, terminé les longues heures de recherche et les échanges de mails destinés à confirmer un renseignement mal assimilé au cours d’une réunion ou d’une visioconférence. Chacun dispose de tout le matériel nécessaire pour bien travailler, sans perdre de temps dans des interactions peu fertiles. 

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#5 Éviter les interruptions pour booster la productivité individuelle des salariés  

Comment évoquer la communication asynchrone sans parler du gain de productivité individuel associé à ce mode d’interaction ? 

La communication asynchrone permet en effet d’éviter un certain nombre de réunions (celles dédiées au partage d’informations froides ou certains points d’avancement par exemple). Les collaborateurs peuvent ainsi consacrer un maximum de leur temps à des travaux à plus forte valeur ajoutée et augmenter leur productivité.

Surtout, avec la communication asynchrone, les collaborateurs sont moins souvent interrompus dans leur ouvrage. Ils échappent notamment à bon nombre d’appels inopinés. Les salariés peuvent dès lors se focaliser pleinement sur leurs missions, maintenir un bon niveau de concentration et être plus productifs. 

#6 Favoriser des échanges de qualité au bénéfice de l’intelligence collective

De façon plus inattendue, la communication asynchrone favorise, à certains égards, des échanges de meilleure qualité entre collègues. 

En effet, ce mode d’interaction laisse à chacune des parties prenantes le temps de réfléchir posément et de formuler ses idées de la façon la plus juste, la plus claire et la plus synthétique.

Par ailleurs, lorsqu’ils communiquent de manière différée, les salariés ne sont pas victimes d’une baisse de concentration comme au cours d’une réunion ou d’une visioconférence. 

La communication asynchrone est donc un vrai « plus » à une époque où la capacité d’attention des individus décroît et alors que 49 % des cadres éprouvent des difficultés à s’exprimer en réunion.

Grâce à la communication asynchrone, les collaborateurs peuvent en effet collecter les informations essentielles, donner le meilleur d’eux-mêmes et participer à l’émergence d’une véritable intelligence collective, y compris lorsqu’ils sont de nature introvertie.

#7 Mieux travailler en équipe dans un contexte international 

Enfin, et sans surprises, la communication asynchrone présente l’avantage de faciliter le travail collaboratif entre des équipes situées aux quatre coins du globe et sur des fuseaux horaires différents. 

Avec la communication en décalé, inutile en effet de se lever à l’aube ou de veiller tard le soir pour échanger avec vos collègues japonais ou brésiliens. Chacun peut consulter ses messages et y répondre lorsqu’il est disponible. 

Mais ce n’est pas tout. Des outils de communication interne tels que Microsoft Teams ou le réseau social d’entreprise (RSE) Microsoft Yammer offrent également une fonctionnalité de traduction automatique. De quoi comprendre en un clin d’œil les messages postés par des collègues ne parlant pas la même langue. 

Bon à savoir : La Digital Workplace et ses différentes fonctionnalités permettent de déployer aisément la communication asynchrone en entreprise. Grâce à  Mozzaik365, vous pourrez intégrer très facilement vos applications Teams et Sharepoint et proposer à vos collaborateurs un véritable  environnement numérique de travail en favorisant les interactions entre collègues et en connectant vos équipes. Cet espace de travail digital facilite également la collaboration interne, le partage de connaissances et, in fine, le travail collaboratif.

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Les bonnes raisons d’adopter la communication asynchrone dans votre entreprise : conclusion

Comme vous l’aurez compris à la lecture de cet article, les bonnes raisons d’adopter la communication asynchrone sont nombreuses. 

Utilisée intelligemment et à bon escient, cette façon d’interagir entre collègues améliore en effet la collaboration interne, le travail en équipe, la communication interne, la gestion de la connaissance ou encore l’intelligence collective. 

Par chance, les outils de la Digital Workplace, tels que Microsoft Teams, Yammer et SharePoint, se prêtent particulièrement bien à la communication asynchrone et facilitent grandement son adoption. Alors, pourquoi ne pas passer à la communication asynchrone pour votre entreprise ?