Teams va-t-il tuer votre boîte mail ?

L’e-mail a-t-il vocation à disparaître ? La question peut légitimement se poser. En effet, si les cadres européens continuent de privilégier l'ordinateur pour consulter leurs e-mails (85 % des répondants), le smartphone le rattrape pour cette même tâche (77 % des répondants utilisent ce canal). D’autant que l’attention qui est portée aux e-mails semble décroître : en 2017, les répondants estimaient consulter leurs emails durant 5,1 heures par jour, contre 6,5 heures en 2016. Il faut dire que l’usage du message électronique, s’il a révolutionné nos vies quotidiennes, ne permet pas toujours de communiquer (et encore moins de collaborer) efficacement. 

Voyons donc, au travers de cet article, si les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams ont le pouvoir de révolutionner notre usage de l’email… et si oui, comment.   

Email ou Teams ?

Si la moitié de la population mondiale utilise l’e-mail (3,9 milliards d'utilisateurs en 2019), ce dernier n’en souffre pas moins d’une baisse de l’attention qui lui est portée. En effet, de nombreux autres canaux ont fait leur apparition ces dernières années. 

L’e-mail, s’il ne court donc aucun risque (ou presque) d’être entièrement remplacé au regard de ses chiffres d’utilisation, voit son usage peu à peu supplanté par d’autres outils. À titre d’exemple, la plateforme collaborative Teams a triplé son nombre d’utilisateurs quotidiens en 2020. De 44 millions en mars 2020, le nombre d’utilisateurs est passé à 115 millions en octobre 2020, avant d’atteindre les 250 millions en avril 2021. De quoi vider (un peu) les boîtes mails des salariés, qui peuvent désormais privilégier les canaux de discussion pour communiquer entre eux. 

L’organisation de l’information

Jusqu’ici, de nombreux salariés utilisaient Outlook pour ranger leurs emails. Une solution qui pâtit de certains défauts : pour organiser l’information, il est en effet nécessaire de créer des dossiers, puis de ranger ses emails manuellement ou à l’aide d’un traitement automatisé. C’est une tâche infinie qui n’est jamais exécutée parfaitement, en plus de se montrer chronophage.

Teams, enrichit par Microsoft Viva, permet de révolutionner cet usage, en créant des équipes et des canaux en fonction des projets à réaliser. L’information s’organise alors d’elle-même, autour des personnes concernées, sans qu’aucune perte de temps ne soit à déplorer. 

💡 Pour aller plus loin et utiliser le bon outil de communication au bon moment dans votre communication interne, lisez notre top 11 des meilleurs outils de communication.

Finies les réponses qui se croisent… 

Les emails fonctionnent de telle sorte que lorsque deux personnes répondent en même temps, leurs réponses se croisent. En fonction de l’ordre dans lequel les interlocuteurs traitent leurs messages, ils peuvent répondre à un vieux message sans s’apercevoir qu’il y a déjà eu une suite à l’échange. Peu pratique, surtout quand les échanges concernés exigent une communication claire et efficace.

Pour remédier à ces inconvénients, pourquoi ne pas opter pour Microsoft Teams ? La plateforme range vos échanges par ordre chronologique, ce qui permet de les retrouver facilement. Elle vous permet également de répondre à une discussion dans un canal sans  interférer avec les nouveaux points abordés entre temps. Terminés, les messages qui s’entrecroisent et la perte d’informations qui en résulte.

📌 Rendez la collaboration interne encore plus fluide avec ces 11 applications Teams à intégrer d'urgence

… Et les versions de documents qui se croisent et se perdent

On a tous déjà envoyé un email sans la pièce jointe requise, avant d’enchaîner sur un second message un peu dépité : « avec la pièce jointe, c’est mieux »...  Et si ce scénario fort classique prenait fin grâce à Teams ? La plateforme vous permet en effet non seulement de discuter avec vos collègues, mais aussi de travailler avec eux sur divers documents. Une seule version de ces documents existe alors, qui est toujours actualisée et partagée avec l’ensemble des personnes concernées. C’est ce qu’on appelle le Co-authoring, ainsi le document est hébergé dans votre serveur Cloud Microsoft et peut-être consulté et modifié depuis n’importe quel poste de travail (ordinateur ou smartphone). Vous avez aussi la possibilité de consulté les versions précédente via l’historique des versions. Il est ensuite facile de les retrouver, puisque les documents partagés sont directement rangés dans SharePoint : une bonne pratique qui favorise la gestion de la connaissance. Fini, les envois intempestifs d’emails avec le risque que les pièces jointes finissent par se perdre. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en véritable GED (gestion électronique des docments)

‍

Teams, plus transparent et plus pertinent

Plus de 306 milliards d’emails sont envoyés quotidiennement. Cela représente une moyenne de 33 emails par personne chaque jour ! Tous ces emails sont-ils vraiment nécessaires, et surtout pertinents ? Et s’il existait un moyen plus rapide et plus efficace de se partager l'information ? 

Avec Teams, fini les boucles d’emails que l’on reçoit sans être réellement concerné, finies les informations manquées quand un contact n’est pas ajouté et finis les lecteurs invisibles avec les copies cachées (Cci). Chaque personne peut être notifiée lorsque son avis est requis, tandis que l’organisation en canaux offre une circulation et un partage optimal de l’information. 

💡 Pour allez plus loin et rendre votre communication interne, découvrez nos 7 conseils pour booster la communication interne au sein d’une Digital Workplace

Prêt à initier votre projet ?

Téléchargez le cahier des charges type pour commencer la conception de votre Digital Workplace Microsoft

Téléchargez votre exemplaire

Teams intègre Outlook pour centraliser les usages

Vous n’êtes pas prêt à abandonner votre boîte e-mail ? Pas de problème ! Il est tout à fait possible d’envoyer un email à un canal particulier, mais aussi d’organiser des réunions depuis Teams en utilisant les fonctionnalités classiques de la boîte e-mail. Ainsi, vous bénéficiez du meilleur des deux outils. 

Pour aller encore plus loin et optimiser l'utilisation de ces deux outils en parallèle, ces deux outils peuvent être intégrés à un Dashboard personnel sur votre Digital Workplace.

Teams vs. e-mail : des fonctionnalités bien distinctes

Vous l’aurez compris au travers de cet article, l’idée n’est pas de remplacer un outil par un autre. Qu’il s’agisse de Teams ou de la boîte mail, chaque outil possède ses avantages et ses particularités : l’objectif est donc de les rendre complémentaires et de les adapter aux nouveaux usages du travail tout en accompagnant le changement.

L’email est un identifiant personnel pour toutes les plateformes, ce qui n’est pas le cas de Teams. Il peut, par ailleurs, être utilisé pour laisser une preuve écrite, répondre à des invitations formelles, envoyer des contrats signés à son DRH ou à un fournisseur, etc. Son caractère officiel est un avantage certain, que Teams n’a pas vocation à remplacer. Alors que l’email était le canal privilégié pour communiquer à l’extérieur de l’entreprise, Teams permet aujourd’hui d’échanger même à l’extérieur de l’organisation. Il existe deux types de communication : synchrone et asynchrone. La communication synchrone est un échange d’informations en temps réel. Dans le cas d’une messagerie instantanée telle que Teams, si la conversation en direct, on parle de communication synchrone. À l'inverse, la communication est asynchrone lorsque l’échange est différé. Que ce soit le mail ou la messagerie Teams, les deux outils peuvent relever d’une communication synchrone ou asynchrone selon la fréquence de communication (si la discussion est en directe ou différée).

Mais si l’e-mail permet de communiquer rapidement, il se montre peu efficace pour ce qui est de la collaboration. C’est là que les plateformes collaboratives prennent le relais. Il n’est donc pas question de prédire la mort de l’e-mail, malgré les défauts dont il souffre, mais de se réjouir de la complémentarité bienvenue qu’apportent les plateformes collaboratives telles que Teams. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser vos réunion Teams avec Microsoft Whiteboard.