Comment optimiser sa gestion de projets avec Teams & Microsoft 365 ?

Le saviez-vous ? Selon McKinsey, 70 % des projets de transformation échouent. 

Le management de projet est en effet une matière technique qui requiert l’emploi d’outils adaptés. Or, le choix de ces derniers et leur imbrication est un véritable défi pour les encadrants. Et pour cause, d’un type de projet à un autre (événement, lancement de produit, projet de transformation, etc.) les besoins varient grandement. 

Particulièrement sensible à cette problématique, Microsoft propose une large gamme de logiciels de gestion de projet, lesquels peuvent être combinés pour répondre finement aux attentes de chaque équipe projet. Mieux, ces applications s’articulent autour de l’écosystème Microsoft 365 et de Teams afin d’offrir aux collaborateurs une expérience utilisateur fluide et sans couture, propice à davantage d’engagement. 

Vous souhaitez savoir comment mieux conduire vos projets avec les outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365 ? Pour tout comprendre et identifier les applications qui correspondent à vos usages, lisez ce qui suit. 

1. La gestion de projet : une priorité pour Microsoft 

La gestion de projet est l’une des priorités stratégiques de Microsoft. Les logiciels diffusés par l’éditeur ont en effet pour vocation de faire collaborer les individus. Dans cette perspective, Microsoft offre d’ailleurs à ses clients des services de plus en plus pointus : 

• Project, un outil 100 % dédié à la gestion de projet, créé en 1984 ;
• SharePoint, une application collaborative consacrée au partage et à la gestion de contenus variés (documents, applications, etc.), révélée en 2001 ;
• Skype, le célèbre logiciel destiné aux appels téléphoniques et aux réunions en visio, diffusé en 2003 ;
• Teams, la fameuse application de communication collaborative, commercialisée en 2017 ;
• Viva, une plateforme d’expérience employé facilitant le travail en équipe, lancée en 2021 ;
• Loop, une plateforme de collaboration pensée pour la gestion de projets, progressivement disponible. 

Et le succès est au rendez-vous : en 2022, la suite Microsoft 365 est utilisée par pas moins d’1 million d’organisations à travers le monde et en janvier de la même année, l’incontournable Teams a dépassé les 270 millions d’utilisateurs actifs mensuels. Un record !

Pourquoi un tel engouement pour l’écosystème Microsoft 365 et pour Teams, notamment de la part des équipes projet ? C’est ce que nous allons voir. 

2. Les outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365

Événement, lancement de produit, projet client, projet de transformation interne, etc. : il existe plusieurs méthodologies de conduite de projet en fonction de l’ampleur de chacun d’entre eux. 

Grâce à sa large palette de logiciels de gestion de projet, Microsoft s’adapte finement à chaque typologie de projet, d’où son succès auprès des entreprises. 

Ceci vous semble abstrait ? Voyons les principaux outils de gestion de projet Teams et Microsoft 365 et leurs usages respectifs. 

2.1. Microsoft Project, pour gérer les projets les plus complexes  

Project est un outil de gestion de projet avancé qui permet de gérer des tâches, des ressources (temps, forces de travail, etc.) ou encore des budgets. 

L’application Project offre de nombreux avantages : 

• Elle permet à chaque collaborateur de visualiser sur une seule page son ou ses projets en cours, leurs objectifs et l’état d’avancement de ses différentes tâches personnelles. L’idéal pour gagner en productivité individuelle et en engagement ;
• Elle offre également différents types de supports permettant aux parties prenantes de coordonner plus facilement leurs actions : tableau Kanban pour suivre les tâches accomplies par chacun, diagramme de Gantt pour visualiser la chronologie du projet dans son intégralité, etc ;
• Elle comporte des fonctionnalités destinées à simplifier le management de projet : un tableau de bord offrant une vue d’ensemble sur les ressources du projet et leur affectation, une chronologie générale du projet, des Reportings, etc. Un vrai « plus » pour les chefs de projets et leurs managers. 

En somme, Microsoft Project permet de gérer les ressources clés (de travail, matérielles et de coût), d’attribuer les coûts liés à ces ressources, d’analyser les données et de communiquer les informations relatives aux projets. 

Ce logiciel de gestion de projet complet est adapté à la conduite de projets complexes et longs, à l’image des projets de transformation interne.

2.2. Microsoft Teams, le Hub pour travailler en équipe 

Teams est l’application de communication collaborative star de Microsoft. 

Ce logiciel est un incontournable en matière de gestion de projet. Plus qu’une simple plateforme de communication interne, Teams est en effet un véritable Hub qui rassemble en un même lieu toutes les fonctionnalités et ressources dont une équipe projet a besoin pour travailler efficacement. 

Grâce à Teams, les parties prenantes peuvent échanger de façon synchrone (réunions en visio, appels) et asynchrone (messagerie, commentaires et Chat). Les collaborateurs peuvent également partager et coéditer des documents (présentation PowerPoint, fichier Excel, etc.) et accéder en un clic à l’ensemble de leurs outils (Tasks, List, Project, WhiteBoard, etc.). 

💡 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d’usages de Microsoft Teams à connaître nécessairement 

Teams est idéal pour travailler à plusieurs, quelle que soit la complexité du projet envisagé. Ce logiciel collaboratif permet en effet de structurer les projets les plus denses :

• Soit en regroupant tous les collaborateurs dans une même équipe et en créant différents canaux correspondant aux différents projets menés par le groupe ; 
• Soit en mettant en place une équipe par projet et en subdivisant chaque équipe en canaux thématiques, dédiés à divers sujets afférents au projet. 

Cerise sur le gâteau, avec Teams, le chef de projet peut inviter des parties prenantes extérieures (prestataires, consultants, clients, etc.) et gérer leurs accès. 

2.3. Microsoft Planner, pour gérer des tâches en équipe

Planner est une application destinée à faciliter la gestion de tâches en équipes. Elle repose principalement sur un tableau Kanban permettant de visualiser, d’affecter et de hiérarchiser aisément des tâches dans le cadre d’un projet. 

Grâce à ce logiciel, les tâches peuvent être attribuées très simplement aux parties prenantes du projet. Mieux, différentes pièces jointes peuvent y être attachées, des modèles peuvent être créés pour les missions récurrentes et des relances automatiques peuvent être programmées. 

Avec Planner, chaque membre de l’équipe projet sait par conséquent ce qu’il doit faire et suivre l’avancement des autres tâches. Ce logiciel de gestion de projet est donc un allié de taille en vue de renforcer la productivité individuelle et collective lors des projets. 

Cet outil de gestion de projet simple et parfaitement intégré aux outils de la suite Microsoft 365  sera adapté à l’organisation d’un événement interne (webinaire, Team Building, etc.). Il sera alors synchronisé avec Teams afin de faciliter la communication entre les parties prenantes du projet. 

Mais ce n’est pas tout. Planner pourra également être utilisé pour planifier des projets plus complexes (lancement de produit ou projet client par exemple). Il conviendra alors de le coupler avec d’autres applications (Teams mais aussi Viva et SharePoint) afin de répondre à tous les besoins exprimés. 

📌 Pour aller plus loin, découvrez 6 bonnes pratiques pour bien manager votre équipe en télétravail

2.4. Microsoft ToDo, pour permettre à chacun d’organiser ses tâches 

L’application ToDo est un outil permettant de créer des listes de tâches. Ce logiciel a été conçu pour faciliter la gestion des tâches individuelles au quotidien. 

Dans le détail, ToDo aide chaque collaborateur à identifier et à hiérarchiser ce qu’il a à faire. Grâce à lui, les salariés peuvent lister leurs différentes « missions » (finaliser une présentation, rendre un livrable, suivre une formation, etc.) et se voient suggérer automatiquement des tâches personnalisées. 

Les utilisateurs de ToDo peuvent également décomposer chaque tâche afin de savoir comment l’exécuter pas à pas, y ajouter des fichiers, prévoir des rappels et même partager une liste de tâches avec leurs collègues. 

De quoi gagner en concentration et en productivité, mais aussi réduire la charge mentale des collaborateurs en les aidant à mieux s’organiser. 

2.5. Microsoft Tasks, pour hiérarchiser l’ensemble des tâches à accomplir 

L’application de gestion des tâches Tasks a pour vocation de hiérarchiser l’ensemble des tâches à réaliser dans le cadre d’un projet plus ou moins complexe. 

Tasks intègre en effet les tâches individuelles, renseignées dans ToDo, et les tâches collectives, recensées dans Planner. 

Finalement, le module Tasks, accessible dans Teams, permet de centraliser les tâches et de les ordonner afin d’offrir une meilleure visibilité aux membres de l’équipe projet. 

2.6. Microsoft List, pour rassembler un ensemble d’Items

Comme son nom l’indique, la fonctionnalité List permet de créer, partager et suivre des listes compilant une grande variété d’informations : tâches, contacts, ressources, etc. 

Les listes élaborées via cet outil sont facilement accessibles par le biais de l’application elle-même. Elles peuvent également être rattachées à un intranet SharePoint ou à une équipe Teams. 

Le logiciel List peut être utilisé pour dresser une liste de personnes à contacter, avec leurs noms, coordonnées, rôles, statut de la demande, etc. Mais ce n’est pas tout. Ce logiciel peut également servir à créer et dupliquer de véritables Workflows, très pratiques pour travailler en équipe. 

Grâce à List, un responsable de projet pourra, par exemple, inventorier l’ensemble des Bugs à rectifier sur un produit numérique et indiquer, pour chacun d’entre eux, le détail des modifications à effectuer, le développeur concerné, l’éventuel validateur, le statut de la tâche, etc. 

2.7. Microsoft SharePoint pour la gestion documentaire et la création de sites d’équipe sur mesure 

SharePoint est un logiciel de gestion documentaire, mais aussi un éditeur de sites d’équipes et d’intranets. 

L’application SharePoint facilite le travail à plusieurs. Elle permet en effet de doter chaque groupe projet de son propre site projet ou de son propre site d’équipe dynamique et personnalisé. Les collaborateurs peuvent ainsi accéder aux ressources rattachées au projet (listes, formulaires, fichiers, applications, etc.) depuis n’importe où. 

Des applications tierces telles que HelloSign, Power BI ou encore Facebook Integration peuvent être intégrées au site SharePoint de l’équipe projet. De cette façon, tous les outils dont les collaborateurs ont besoin pour travailler sont centralisés en un seul point. Les coéquipiers peuvent choisir des applications parmi une vaste gamme de solutions, simplement en se rendant sur le SharePoint Store. 

Par ailleurs, SharePoint facilite le partage et la coédition de documents. En créant votre GED grâce à SharePoint, fini les échanges de mails et les pièces jointes qui se perdent ou qui « ne passent pas ». Les membres de l’équipe projet peuvent consulter et modifier les supports de travail et la documentation directement dans leur site SharePoint. Un véritable gain de temps. 

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment comment transformer SharePoint en véritable GED ?

Microsoft SharePoint est principalement utilisé au profit de projets présentant un degré de complexité relativement élevé. Il pourra par exemple être exploité dans le cadre d’un projet de construction pour créer et partager une bibliothèque de documents techniques et réglementaires. 

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2.8. Microsoft Viva, pour améliorer l’expérience collaborateur

Microsoft Viva est une plateforme d’expérience employé (ou EXP), destinée à améliorer l’engagement, la productivité et le bien-être des salariés, notamment lors des projets. 

Cette plateforme réunit tous les outils répondant aux besoins des collaborateurs et offre à ces derniers une expérience sans couture au quotidien.

Dans le détail : 

• Le module Viva Connexion, intégré dans Teams, fluidifie encore davantage la communication entre les collaborateurs, notamment dans le cadre des projets. 
• Le module Viva Insight aide les parties prenantes à garder une bonne visibilité sur leurs objectifs et leurs missions, tout en les préservant du stress. 
• Le module Viva Topics facilite l’accès aux connaissances et aux experts. Il permet en effet de créer des fiches thématiques qui peuvent être partagées, par exemple, dans une équipe Teams. 
• Enfin, le module Viva Learning permet aux collaborateurs de se former au cours du projet si nécessaire. Grâce à ce pôle d’apprentissage intégré dans Teams, le salarié peut, par exemple, trouver des cours en ligne recommandés par le Responsable de projet. 

3. Un environnement de gestion de projet flexible, efficace, collaboratif 

Vous l’aurez compris, les outils de gestion de projet présentés ci-dessus gagnent à être utilisés conjointement afin de répondre aux usages de chaque équipe projet. Ces logiciels, intégrés dans Microsoft 356, se conjuguent pour offrir aux utilisateurs un environnement de gestion de projet collaboratif, flexible, efficace et performant. 

Les différentes briques de l’écosystème Microsoft 365 pourront ainsi être articulées de différentes façons en fonction des besoins du groupe projet. La conduite d’un projet complexe, comme l’implémentation d’un ERP (Enterprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré en français) en interne, pourra par exemple nécessiter l’utilisation de : 

• Project, pour une gestion à 360 du projet  ; 
• List, pour inventorier des contacts ou des ressources à gérer en parallèle ;
• SharePoint, pour stocker et partager de nombreux éléments documentaires ; 
• Viva Learning, pour former les parties prenantes ; 
• Teams, pour centraliser l’ensemble des communications et des outils. 

📌 Pour aller plus loin découvrez quels outils Microsoft utiliser pour booster sa collaboration interne en entreprise

Conclusion : faciliter l’adoption et l’usage des outils de gestion de projet de Teams & Microsoft 365

On l’a vu, les logiciels de gestion de projet Microsoft sont nombreux et présentent une large gamme de fonctionnalités. Autant d’atouts qui peuvent néanmoins intimider les utilisateurs. 

Mozzaik365 pallie ce problème. Cette extension de SharePoint, consommable dans Teams, permet en effet de créer des environnements digitaux engageants et design tout en restant dans Microsoft 365. 

Elle facilite ainsi l’adoption des outils de gestion de projet de la suite Microsoft et en simplifie l’usage en les rendant plus performants et en les centralisant dans un environnement de travail unique et sécurisé.