Nouveau OneDrive : présentation et dernières fonctionnalités

Microsoft OneDrive est l’un des services de stockage de fichiers en ligne les plus populaires dans le monde, notamment auprès des organisations. Selon Microsoft, 85 % des entreprises figurant dans le classement Fortune 500 utilisent OneDrive. La raison de ce succès ? Cette solution offre des fonctionnalités avancées permettant aux collaborateurs de partager des documents, de les conserver en ligne et de les modifier à plusieurs. 

En 2023, OneDrive évolue. De nouvelles fonctionnalités ont en effet été annoncées lors de la conférence Microsoft qui s’est tenue en mai à Las Vegas. Dans cet article, Mozzaik365 dresse le portrait-robot de cette application phare et présente les dernières nouveautés OneDrive. Bonne lecture ! 

‍Qu’est-ce que OneDrive ? 

OneDrive est l’un des piliers de la suite Microsoft Office 365. Présentation. 

OneDrive : définition 

OneDrive est le service de stockage en ligne de Microsoft. Cette application intégrée à la Suite Office365 est accessible sur PC, Mac, iOS et Android. Elle permet notamment : 

• D’héberger des fichiers sur le cloud ;
• De partager des fichiers de manière sécurisée ;
• De travailler seul ou à plusieurs sur des documents Word, Excel, ou encore PowerPoint.

Une brève histoire de OneDrive 

L’histoire de OneDrive commence en 2007 lors du lancement par Microsoft de la plateforme de stockage de fichiers et de photos « Windows Live Folders ». Renommé « Windows Live SkyDrive », le service est intégré à Microsoft Office Web Apps en 2010. Les utilisateurs peuvent dès lors stocker leurs fichiers Office en ligne et les éditer à partir de n’importe quel ordinateur. Deux ans plus tard naît « SkyDrive Pro », une solution réservée aux entreprises offrant des fonctionnalités de collaboration. 

En 2013, SkyDrive prend le nom de « OneDrive ». L’année suivante, la technologie est lancée sur les plateformes Android et iOS. Les usagers peuvent alors accéder à leurs fichiers depuis leur smartphone ou leur tablette. Un an plus tard, en 2015, Microsoft annonce la possibilité d’augmenter la capacité de stockage à 1 To pour tous les clients Microsoft Office 365. 

Microsoft OneDrive est régulièrement doté de nouvelles fonctionnalités. Depuis 2016, les utilisateurs peuvent par exemple partager des fichiers directement depuis l’Explorateur de fichiers de Windows et coéditer des fichiers Office en temps réel. Autre innovation marquante : en 2020, le géant de Redmond renforce encore la sécurité de OneDrive en introduisant une fonctionnalité « coffre-fort » qui prévoit une protection accrue pour les fichiers sensibles (double authentification, chiffrement, récupération, etc.). 

Quelles sont les principales fonctionnalités de OneDrive ?

OneDrive présente trois fonctionnalités principales :  

‍Le stockage de fichiers 

OneDrive est avant tout un espace d’hébergement de fichiers sur le Cloud. En fonction de l’abonnement choisi, chaque employé bénéficie à minima de 1 To de capacité de stockage et peut stocker des fichiers pesant jusqu’à 100 GB. Ces derniers peuvent alors être consultés ou modifiés depuis n’importe quel appareil grâce à l’application OneDrive pour Android, iOS et Windows. 

Les utilisateurs peuvent également synchroniser leurs fichiers et dossiers OneDrive sur leur ordinateur (Mac ou PC). De cette façon, ils peuvent accéder à leurs documents et travailler hors ligne. Les modifications effectuées hors connexion sont synchronisées automatiquement dès que l’appareil est à nouveau connecté à internet. 

Le partage de fichiers 

OneDrive permet de partager des fichiers de manière sécurisée au sein de l’organisation ou en dehors de celle-ci. Par défaut, les fichiers hébergés sur OneDrive sont privés. S’il le souhaite, le propriétaire d’un document peut autoriser un ou plusieurs utilisateurs à visualiser ou à modifier ce dernier. Ce partage peut être limité dans le temps et interrompu à tout moment. 

Pour éviter les fuites de données confidentielles ou le partage de documents sensibles, l’entreprise peut mettre en place une politique de contrôle des droits d’accès. Les administrateurs peuvent par exemple empêcher tout individu extérieur d’accéder à OneDrive, même lorsqu’un contenu a été partagé avec lui. 

La collaboration en temps réel 

OneDrive est un outil qui permet d’optimiser le travail collaboratif en entreprise. Via ce service, les employés peuvent en effet partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Les différentes personnes autorisées peuvent dès lors y accéder depuis leur navigateur Web, leur smartphone ou leur ordinateur et travailler simultanément. 

Les modifications apportées par chacun sont synchronisées de manière automatique. De cette façon, tous les membres de l’équipe ont immédiatement accès à la dernière version du document co-édité. Les utilisateurs peuvent en outre rédiger des commentaires afin d’interagir en temps réel, de réfléchir ensemble et d’avancer plus rapidement sur leurs projets. 

Quels sont les avantages de OneDrive ?

Microsoft OneDrive présente des bénéfices majeurs qui en font une application idéale pour un usage professionnel : 

La sécurité et la confidentialité 

OneDrive est une solution de stockage cloud qui assure sécurité et confidentialité. Les données stockées par les utilisateurs restent leur propriété. En outre, OneDrive comprend des fonctionnalités avancées en matière de sécurité. Quelques exemples : 

• Le chiffrement des données. Les données hébergées sur OneDrive sont chiffrées lors de leur stockage comme lors de leur transport. Si un collaborateur perd son mobile ou se fait voler son laptop, les données de l’entreprise sont protégées.  

• L’analyse antivirus des fichiers téléchargés. Lorsqu’un document est placé dans OneDrive, il fait l’objet d’un contrôle automatique afin de détecter d’éventuelles menaces. 

• La surveillance des activités suspectes. OneDrive repère, signale et bloque les tentatives de connexions inhabituelles, réalisées depuis un nouvel appareil ou une localisation inconnue. 

• La récupération des fichiers supprimés. En cas de suppression de fichiers par erreur ou du fait d’une attaque malveillante, OneDrive vous permet de récupérer les données « effacées ». 

L’intégration avec les autres services Microsoft 

OneDrive est intégré à différentes applications de l’environnement Office365 notamment Teams, Outlook, SharePoint, PowerPoint, Word et Excel. Grâce à ces intégrations, les collaborateurs peuvent coéditer des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des textes rédigés sur Word. Un vrai plus pour les équipes qui pratiquent le travail hybride ou travaillent sur des sites voire des fuseaux horaires différents. Mais ce n’est pas tout. Les utilisateurs peuvent également ajouter très rapidement des fichiers partagés via Teams ou SharePoint sur OneDrive.

💡 Pour aller plus loin, découvrez Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ? 

OneDrive et SharePoint sont deux solutions Microsoft permettant de stocker des fichiers dans le Cloud. Cependant, alors que OneDrive est avant tout une bibliothèque de documents en ligne, SharePoint permet quant à lui de créer un véritable intranet sur lequel pourront être hébergés des documents, mais aussi des applications ou encore des workflows. 

✨ Pour aller plus loin, découvrez pourquoi choisir SharePoint pour créer son intranet 

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Quelles sont les nouveautés OneDrive ? 

En 2023 Microsoft ajoute de nouvelles fonctionnalités à OneDrive. Tour d’horizon des nouveautés OneDrive à ne pas manquer : 

Des fichiers OneDrive encore plus accessibles 

La nouvelle page d’accueil OneDrive permet aux utilisateurs de trouver encore plus rapidement leurs fichiers afin de consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les collaborateurs peuvent désormais : 

• Afficher tous leurs fichiers stockés en une seule vue ; 
• Classer les fichiers en fonction des personnes avec lesquels ils sont partagés ; 
• Visualiser les documents associés à telle ou telle réunion ; 
• Filtrer les résultats par type de fichier (PDF, Word, etc.) ; 
• Attribuer des couleurs à leurs différents dossiers afin de mieux les repérer ; 
• Marquer leurs fichiers « favoris » d’une étoile pour les retrouver plus facilement. 

Cerise sur le gâteau, une nouvelle section « pour toi » affiche une sélection de fichiers personnalisée. Ces suggestions, générées grâce à l’intelligence artificielle (IA), s’appuient sur les réunions à venir, les documents ouverts récemment ou encore les fichiers identifiés comme « favoris ». 

Une expérience de partage simplifiée 

L’expérience de partage de fichiers offerte par OneDrive est elle aussi améliorée : 

• Grâce à la nouvelle boîte de dialogue de partage, les utilisateurs peuvent partager leurs documents rapidement en joignant un message à l’attention du ou des destinataires ; 
• L’action de « copier » le lien du fichier (par exemple pour l’envoyer par email) devient également plus fluide. Une notification confirmant la manœuvre apparaît et se ferme automatiquement. 

L’application OneDrive intégrée à Teams 

OneDrive est intégré à l’application de travail collaboratif Teams. Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités de OneDrive directement depuis l’onglet « Fichiers » de Teams. 

🖥️ Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser l’expérience employé avec Microsoft Teams

Travailler hors ligne depuis le navigateur OneDrive

Avec la nouvelle fonctionnalité « disponible hors connexion », plus besoin de charger des documents sur un ordinateur, une tablette ou un mobile pour travailler hors ligne. À présent, les usagers de OneDrive peuvent accéder à un fichier directement depuis le navigateur OneDrive, même sans internet. Les modifications opérées hors ligne sont automatiquement synchronisées une fois la connexion retrouvée. 

Ouvrir un fichiers non-Office dans une application de bureau 

Enfin, avec la nouvelle fonctionnalité « ouvrir dans l’application » les utilisateurs peuvent ouvrir des fichiers non-Office (PDF, MP4, JPG, etc.) stockés sur OneDrive dans leurs applications de bureau. Ils peuvent alors visionner et modifier ces fichiers. Les changements opérés seront synchronisés avec OneDrive. 

OneDrive nouvelle version : ce qu’il faut retenir

OneDrive est un service de stockage de fichiers en ligne dont les origines remontent à la fin des années 2000. Cette application intégrée à la suite Office365 connaît un grand succès auprès des entreprises. Et pour cause, elle offre des solutions très utiles aux organisations : 

• Hébergement et archivage de fichiers numériques ;
• Accès aux documents depuis n’importe quel type d’appareil ;
• Partage sécurisé entre collègues et avec des partenaires externes ; 
• Coédition de documents grâce à l’intégration avec les services Office (PowerPoint, Word, Excel, etc.). 

Dernièrement, Microsoft a annoncé l’introduction de nouvelles fonctionnalités OneDrive. Au programme : 

• Une interface améliorée avec une vue d’ensemble des fichiers, un classement par personne, par réunion et par type de fichier ou encore une sélection de documents personnalisée opérée par l’IA ; 
• Une expérience de partage de fichiers simplifiée pour gérer l’accès aux documents en quelques clics et être certain ou certaine d’avoir correctement copié le lien de partage ;
• L’intégration de OneDrive avec Teams permettant d’utiliser l’application de stockage sans avoir à sortir de Teams, en se rendant dans l’onglet « fichiers » ;
• La faculté de travailler hors connexion directement depuis le navigateur OneDrive ; 
• La possibilité d’ouvrir un fichier non-Office hébergé sur OneDrive dans l’application de bureau souhaitée et d’enregistrer les modifications opérées sur OneDrive. 

Alors, prêt à découvrir les dernières nouveautés OneDrive ?