Mise à jour du Trombinoscope Mozzaik365 : les nouveautés à découvrir

La WebPart Trombinoscope est l’un des composants phares de la Digital Workplace Mozzaik365. Ce module permet en effet de visualiser l’ensemble des ressources humaines de l’entreprise et de trouver le bon interlocuteur en quelques clics.

La WebPart Trombinoscope de l’intranet Mozzaik365 constitue ainsi un levier de choix pour fluidifier la communication interéquipes, encourager la collaboration interne, simplifier le partage de la connaissance entre les salariés ou encore faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Autant de bénéfices qui expliquent son succès auprès de nos clients. 

Attachée à améliorer sans cesse l’expérience utilisateur des parties prenantes de l’organisation, l’équipe de Mozzaik365 a récemment mis à jour la fonctionnalité Trombinoscope. L’objectif : rendre cette dernière encore plus esthétique et fonctionnelle. 

Dans cet article, Mozzaik365 revient sur les différentes caractéristiques attendues d’un bon Trombinoscope d’entreprise et vous en dit plus à propos de la refonte du Widget Trombinoscope de la Digital Workplace Mozzaik365. 

1. Qu’est-ce qu’un Trombinoscope d’entreprise ? 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons brièvement ce qu’est un Trombinoscope, et quelle en est l’utilité. 

1.1. Trombinoscope : définition 

Un Trombinoscope d’entreprise est un support visuel qui rassemble les portraits photographiques de l’ensemble des parties prenantes d’une organisation. 

Plus qu’une simple collection de visages, un Trombinoscope moderne tient également lieu d’annuaire d’entreprise et d’organigramme. 

Intégré à l’intranet de l’entreprise, il permet d’accéder aux coordonnées professionnelles des salariés et de situer chacun dans la hiérarchie de la société. 

1.2. De quoi se compose un Trombinoscope d’entreprise moderne ? 

Habituellement, un Trombinoscope d’entreprise 2.0 se compose des éléments suivants : 

• Les fiches de renseignement des collaborateurs avec leur photographie et différentes données telles que leurs contacts, leurs compétences, leurs projets ou encore leurs expériences passées.
• Un organigramme donnant à voir la structure hiérarchique de la société.
• Une barre de recherche conçue pour naviguer dans le Trombinoscope. 
• Une option « édition » permettant de mettre à jour les pages des utilisateurs. 

1.3. À quoi sert un Trombinoscope d’entreprise ? 

Malgré son apparence basique, le Trombinoscope est un outil incontournable en entreprise. 

Cet outil présente en effet de nombreux bénéfices pour les collaborateurs puisqu’il leur permet de : 

• Consulter les profils de leurs collègues afin de connaître leurs coordonnées, leur fonction, leurs compétences, leurs expertises, leurs responsabilités, leurs projets passés ou encore leurs centres d’intérêt ; 
• Contacter un coéquipier via sa messagerie en un instant, simplement en cliquant sur le lien ad hoc ;
• Trouver en un clin d’œil l’expert métier ou les compétences internes dont ils ont besoin grâce au moteur de recherche intégré ; 
• Visualiser la structure de l’entreprise et appréhender sans peine les rôles et les responsabilités de chacun sous la forme d’organigramme ; 
• Se présenter au groupe de façon valorisante, simplement en éditant son profil et en y indiquant les informations souhaitées (parcours professionnel, réalisations, compétences, centres d’intérêt, etc.). 

Nous le voyons, le Trombinoscope d’entreprise comporte des avantages notables pour les salariés et, par extension, pour l’organisation toute entière. 

In fine, grâce à cet outil les parties prenantes s’intègrent plus facilement, se sentent davantage reconnues par le groupe, accèdent plus rapidement aux connaissances et collaborent plus aisément avec leurs collègues. 

À la clé, une meilleure rétention des talents, une intelligence collective décuplée et, tout simplement, une plus grande productivité des équipes. 

Mais attention, tous les Trombinoscopes ne se valent pas… 

🏆 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi l'annuaire d'entreprise est indispensable à la collaboration interne

2. Caractéristiques d’un bon Trombinoscope de Digital Workplace 

Pour porter pleinement ses fruits, un Trombinoscope de Digital Workplace doit comporter différentes fonctionnalités, mais aussi être utilisé de façon adéquate. 

2.1. Aspects techniques : les fonctionnalités d’un bon Trombinoscope d’intranet 

Pour être efficace, un Trombinoscope doit présenter certains aspects techniques, notamment : 

✅ être synchronisé avec la base de données des employés de votre Digital Workplace. 

Dans le cas de la Digital Workplace Microsoft, votre Trombinoscope doit afficher l’ensemble des salariés inscrits dans l’Azure Active Directory (Azure AD), le service Microsoft qui permet de gérer les identités et les accès des collaborateurs :

✅ Être facile à utiliser pour les équipes comme pour les administrateurs ;

✅ Être paramétrable par les administrateurs ;

✅ Permettre aux utilisateurs d’éditer et de mettre à jour eux-mêmes leur profil :

✅ Permettre de trouver rapidement le bon interlocuteur et simplifier la prise de contact ;

✅ Permettre de visualiser sans effort les fiches des collaborateurs. 

📌 Pour aller plus loin, découvrez 4 étapes pour créer un trombinoscope avec Microsoft 365

2.2. Précautions d’usage : les bonnes façons d’utiliser un Trombinoscope d’entreprise

Si les aspects techniques ont une incidence importante sur la performance d’un Trombinoscope, l’utilisation qui est faite de ce dernier en a tout autant. 

Pour tirer pleinement parti de votre annuaire d’entreprise, il est en effet nécessaire de prendre quelques précautions d’usage, notamment : 

✅ Maintenir votre Trombinoscope à jour. 

Pour éviter de relayer des informations fausses ou obsolètes via votre intranet, invitez vos collaborateurs à actualiser leur profil régulièrement. 

✅ Évangéliser les salariés, et plus particulièrement les Managers, pour que l’usage du Trombinoscope se répande dans l’organisation ;

✅ Intégrer le Trombinoscope dans votre processus d’Onboarding afin de sensibiliser les nouvelles recrues aux avantages de cet outil et d’améliorer leur intégration ;

✅ Personnaliser le Trombinoscope de votre société en y ajoutant des champs si le paramétrage standard ne remplit pas tous vos besoins.

En respectant ces quelques conseils, vous tirerez le meilleur de votre annuaire d’entreprise.

Quant aux aspects techniques, la dernière version du Trombinoscope de Mozzaik365 coche toutes les cases. Lisez ce qui suit pour en savoir plus !

3. Présentation du nouveau Trombinoscope de Mozzaik365

Les Product Managers, Designers et développeurs de Mozzaik365 ont travaillé à l’actualisation du composant Trombinoscope de notre Digital Workplace. 

Voici ce que vous devez savoir à propos de cette mise à jour. 

📌 Vous souhaitez intégrer un annuaire d’entreprise moderne dans votre Digital Workplace ? Téléchargez notre Check-List pour mettre en place un Trombinoscope étape par étape. 

3.1. Des fonctionnalités de base inchangées 

Dans sa nouvelle version, le module Trombinoscope de Mozzaik365 conserve les fonctionnalités qui ont fait son succès auprès des utilisateurs : 

• Gestion des profils importés dans l’annuaire d’entreprise ;
• Personnalisation des fiches des collaborateurs ; 
• Possibilité de configurer le formulaire d’édition de profil destiné aux salariés ;
• Personnalisation du Trombinoscope aux couleurs de l’organisation ; 
• Options de paramétrage avancées relatives au composant lui-même. 

Mais ce n’est pas tout. Dans le cadre de sa mise à jour, la WebPart Trombinoscope connaît bien entendu des optimisations.

3.2. Une mise à jour, deux lignes directrices 

Les améliorations apportées au Widget Trombinoscope de la Digital Workplace Mozzaik365 renvoient à deux objectifs principaux.

👉 Le nouveau Trombinoscope vise en premier lieu à fluidifier la collaboration interne, notamment en situation de travail hybride et de télétravail. En facilitant encore davantage la recherche et l’identification des interlocuteurs, il permet en effet aux utilisateurs de la Digital Workplace de travailler ensemble plus efficacement, même à distance ou lorsqu’ils appartiennent à des départements différents. 

👉 Par ailleurs, la nouvelle version du Trombinoscope a pour vocation de s’adapter au contexte spécifique de chaque entreprise. La WebPart devient donc entièrement paramétrable, tant au niveau des profils des collaborateurs que des options de recherche (suggestions de recherche, filtres, périmètre des profils inclus dans la recherche). 

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3.3. Des nouveautés qui font la différence 

Dans le détail, différentes fonctionnalités ont été ajoutées au Trombinoscope de la Digital Workplace Mozzaik365 afin d’atteindre les deux objectifs énoncés ci-dessus : 

• Une barre de recherche avancée qui permet d’effectuer des requêtes par nom, numéro de téléphone, poste, compétences, département ou encore projet ; 
• Des filtres et des suggestions afin d’aider les salariés à trouver l’interlocuteur dont ils ont besoin plus facilement et plus rapidement ; 
• Plusieurs mises en page possibles afin d’adapter le Trombinoscope à l’identité visuelle et aux usages de votre organisation pour en faire un support de votre marque employeur; 
• Des profils d’utilisateurs personnalisables pour répondre aux attentes spécifiques de vos collaborateurs et refléter votre culture d’entreprise ; 
• Des boutons d’action intégrés à la fiche de chaque employé permettant de prendre contact avec lui sans délai ou de partager le lien du profil à un autre salarié. 

Soulignons enfin un point d’importance : le graphisme du Trombinoscope de la Digital Workplace Mozzaik365 a été entièrement repensé afin d’offrir une expérience utilisateur optimale aux collaborateurs et aux administrateurs. 

Ce nouveau Design permet aux salariés d’effectuer des recherches encore plus rapidement et assure une prise en main facilitée du module Trombinoscope.

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Mise à jour du Trombinoscope Mozzaik365 : ce qu’il faut retenir 

Les équipes de Mozzaik365 sont heureuses de vous annoncer la mise à jour de l’un des Widgets clés de l’environnement numérique de travail (ENT) Mozzaik365 : le Trombinoscope. 

Cet outil de collaboration et de communication interne, essentiel pour toute entreprise, connaît plusieurs modifications substantielles destinées à en contextualiser l’usage et à faciliter le travail en commun entre les salariés. 

Pour découvrir la nouvelle version du Trombinoscope de Mozzaik365, demandez une démo.

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