Comment lutter contre la surcharge informationnelle en entreprise ?

Un sur dix : c’est la proportion de salariés qui seraient exposés à un risque de surcharge mentale et de fatigue du fait de l’hyperconnexion selon une étude publiée en 2023 par le cabinet en transition digitale Lecko et l’agence de conseil en neuroscience Cog’x. 

Dans un contexte de transformation digitale et d’essor du travail hybride, il apparaît donc essentiel pour les organisations de rationaliser leur environnement de travail numérique et d’en encadrer l’utilisation. L’objectif : éviter les dérives et se prémunir contre l’impact négatif de la surcharge informationnelle sur les collaborateurs et sur l’activité dans son ensemble.

Pour vous aider dans cette démarche, Mozzaik365 revient ici sur les enjeux associés à la surcharge numérique et vous livre des solutions concrètes pour lutter contre l’infobésité en entreprise grâce, notamment, à la Digital Workplace. Bonne lecture !

Qu’est-ce que la surcharge informationnelle ?

Infobésité, surinformation, pollution informationnelle, surcharge numérique, fatigue informationnelle, hyperconnexion, hyperconnectivité, « technostress », syndrome de saturation cognitive, ou encore burn-out numérique : les termes ne manquent pas pour évoquer la surcharge informationnelle dont souffrent bon nombre d’individus, en particulier dans le cadre professionnel. Mais de quoi parle-t-on exactement et quels sont les risques liés à ce phénomène ? 

Surcharge informationnelle : définition 

L’expression « surcharge informationnelle » (« information overload ») a été théorisée par le sociologue américain Bertram Myron Gross dans l’ouvrage « The Managing of Organizations: the Administrative Struggle Offsite Link » en 1964. 

Comme le soulignent les docteurs en sciences de gestion Henri Isaac, Eric Campoy, Michel Kalika dans un article paru dans « Management&Avenir » en 2007, la surcharge informationnelle correspond à l’état dans lequel se trouve un sujet lorsqu’il est exposé à un volume d’informations et de communications si important qu’il dépasse ses capacités cognitives. 

Dans un contexte professionnel, la surcharge d’information s’explique en grande partie par l’hyperconnexion digitale, soit l’omniprésence et l’utilisation excessive des solutions numériques telles que l’email, les réseaux sociaux, les messageries instantanées, les SMS, les appels téléphoniques, les visioconférences ou encore les notifications issues de diverses applications de travail collaboratif. 

La surcharge informationnelle en chiffres 

Selon l’étude Lecko et Cog’x mentionnée en introduction de cet article, l’hyperconnexion, caractérisée par le fait de participer à des réunions et d’envoyer des mails fréquemment en dehors des horaires de travail, concernerait 10 % des salariés français. 

Un chiffre qui pourrait être encore plus important puisque, comme le révèle une enquête commandée par OpenText et réalisée par 3Gem en 2022, 40 % des actifs hexagonaux jugent que la mauvaise gestion des informations porte atteinte à leur bien-être mental au travail. Et pour cause, la surcharge numérique n’est pas neutre pour les collaborateurs… 

Quels sont les risques de l’hyperconnexion au travail ?

La surconnexion et l’infobésité en entreprise font peser plusieurs risques sur les employés et sur l’organisation elle-même. 

Un danger pour la santé physique et mentale des collaborateurs 

Le premier danger de la surinformation et de l’hyperconnectivité au travail est une dégradation de la santé physique et mentale des collaborateurs. Une utilisation irraisonnée des technologies numériques peut en effet brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie privée, nuire au sommeil des salariés et bien entendu les plonger dans un état de stress plus ou moins avancé. 

Aux termes d’une étude réalisée par Speak & Act et Dynamic Workplace, en 2021, 47 % des employés interrogés déclaraient ainsi ne pas parvenir à concilier vie professionnelle et vie personnelle, 49 % affirmaient fréquemment consulter leurs e-mails avant d’aller dormir et 73 % concédaient travailler tous les week-ends. Conséquence, selon la même source : 60 % des actifs se disaient souvent stressés pour des raisons professionnelles. 

Une baisse de productivité individuelle et de la performance collective 

Le deuxième risque associé à la surcharge d’information en entreprise est celui d’une baisse de la productivité individuelle et, par suite, de la performance collective. 

La sursollicitation et les interruptions constantes ont en effet un impact négatif sur la concentration des collaborateurs, leur capacité à prendre des décisions, leur créativité et même la qualité de leurs rapports sociaux. Conséquence, selon Cyril Couffe, docteur en psychologie cognitive, l’hyperconnexion au travail réduirait la productivité de 28 %. 

Un risque juridique pour l’employeur

Enfin, comme le rappelle la journaliste spécialisée Aurélie Tachot dans Le Figaro, l’employeur qui ne garantit pas le droit à la déconnexion prévu par le Code du travail et laisse perdurer une situation de surcharge numérique qui nuit à la santé physique et mentale de ses effectifs, s’expose à des sanctions judiciaires. 

Nous le voyons, les risques associés à l’infobésité en entreprise et à l’hyperconnexion qui en découle sont donc importants. Alors, quelles solutions mobiliser pour lutter contre la surcharge numérique des salariés ? 

La Digital Workplace : une solution contre l’infobésité et l’hyperconnexion des salariés

La Digital Workplace est une solution efficace pour lutter contre l’infobésité en entreprise et l’hyperconnexion des salariés. Comme nous allons le voir, cet outil numérique tout-en-un permet en effet de gérer le surplus d’information auquel sont exposés les collaborateurs et peut servir de support à une transformation de la culture d’entreprise. 

🔗 Pour aller plus loin, lisez notre article pour tout comprendre sur la Digital Workplace : histoire et définition

Une solution efficace pour centraliser et hiérarchiser l’information

La Digital Workplace est une plateforme qui centralise les différents outils dont les collaborateurs ont besoin pour travailler. Grâce à cet espace de travail numérique,  les salariés peuvent accéder rapidement et simplement à leurs logiciels métier, à leurs applications de travail collaboratif (Teams par exemple) et à leurs moyens de communication interne (le réseau social d’entreprise Viva Engage par exemple). 

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Avec la Digital Workplace, les employés naviguent ainsi d’un outil à un autre sans rencontrer de friction et gagnent un temps précieux. Mais ce n’est pas tout. Cet intranet perfectionné permet également de lutter contre la surcharge mentale des collaborateurs en centralisant et hiérarchisant les informations et les sollicitations qui leur sont adressées. 

Le secret ? La Digital Workplace permet d’utiliser des outils de communication différents en fonction de l’intention et du type de contenu partagé. Par exemple :

• Le Chat d’un canal Teams pour parler avec son équipe d’un projet en cours ; 
• Le « mur d’actualité » personnalisé de chaque utilisateur pour recevoir des informations ciblées relatives à la vie de l’entreprise ;
• Le « mur des réseaux sociaux » de chaque salarié pour suivre l’activité de l’organisation sur LinkedIn, Facebook, Twitter ou encore Instagram ; 
• Une « communauté » Viva Engage (ex-Yammer) pour échanger avec des collègues à propos d’un centre d’intérêt commun et créer du lien ;
• etc. 

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Un environnement numérique de travail personnalisable

Autre point fort de la Digital Workplace dans la lutte contre la surcharge numérique : cet environnement numérique de travail est personnalisable non seulement au niveau de l’entreprise, mais aussi à l’échelle de chaque utilisateur individuel. 

Une plateforme de ce type permet en effet de doter chaque salarié des outils de travail et services digitaux dont il a besoin, et uniquement de ceux-ci. De cette façon, les collaborateurs sont moins exposés à la pollution informationnelle et au risque de surcharge cognitive. 

Mieux, une Digitale Workplace moderne telle que Mozzaik365 permet aux employeurs d’offrir à chacun de leurs salariés un Dashboard personnel. Ce tableau de bord personnalisable est un précieux allié dans la lutte contre la surinformation et le technostress puisqu’il rassemble au même endroit et organise visuellement les ressources et les outils dont le collaborateur a besoin pour travailler dans de bonnes conditions.

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Un levier de transformation de la culture d’entreprise 

Pour endiguer l’infobésité et l’hyperconnexion au travail, il est indispensable de mettre en place une culture digitale propice à la déconnexion. Dans cette perspective, l’organisation doit adopter des règles destinées à encadrer l’usage des outils numériques : l’interdiction d’envoyer des e-mails à ses collègues ou de programmer des réunions en dehors des horaires de bureau par exemple. 

La Digital Workplace peut être un levier dans l’implémentation de ces mesures. Un outil tel que la plateforme d’expérience employé Microsoft Viva permet, par exemple, de planifier des temps de concentration (ou « focus ») sans notifications ni distractions, ponctués de pauses régulières permettant au salarié de « recharger ses batteries ». 

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Un accompagnement au changement reste néanmoins nécessaire pour échapper à la culture de l’urgence et du contrôle, transformer les comportements et apprendre aux collaborateurs à faire bon usage des outils numériques. Des ateliers de sensibilisation à la surcharge informationnelle et des formations à l’utilisation des solutions technologiques peuvent ainsi s’avérer indispensables afin de faire respecter le droit à la déconnexion. 

Nous le voyons, la Digital Workplace est une alliée de poids dans la lutte contre la surinformation et l’hyperconnectivité en entreprise. Dans cette bataille, la Digital Workplace Mozzaik365 se place aux avant-postes puisqu’elle inclut différentes fonctionnalités particulièrement adaptées pour réduire la surcharge numérique. 

🛡️ Pour aller plus loin, voici les 10 erreurs à éviter à ne pas commettre sur votre Digital Workplace en 2023

Quelles fonctionnalités Mozzaik365 intégrer pour réduire la surcharge informationnelle au travail ? 

La Digital Workplace Mozzaik365 propose différentes solutions pour faire face à l’infobésité et à l’hyperconnexion. Notamment : 

La recherche avancée pour trouver facilement les informations internes

Selon l’étude OpenText mentionnée précédemment, 47 % des salariés déclarent passer quotidiennement une heure ou plus à rechercher des informations et des documents sur les réseaux de leur entreprise. Parmi eux, 13 % concèdent même perdre 2 à 3 heures par jour, et 10 % plus de 3 heures. 

La fonctionnalité « recherche avancée» de la Digital Workplace Mozzaik365 permet de remédier à cette problématique. Grâce à ses filtres, ses verticaux de recherche personnalisables et ses suggestions, les salariés peuvent en effet retrouver rapidement un document ou une page dans leur environnement Microsoft 365. De cette façon, les collaborateurs ne se sentent plus noyés sous la masse d’informations à leur disposition. 

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La gestion électronique des documents (GED) accéder rapidement aux fichiers 

La fonctionnalité « GED » de Mozzaik365 permet de mettre en place un système de gestion documentaire efficace et cohérent. Grâce à cet outil, des documents internes validés, stockés, indexés et mis à jour peuvent être rapidement retrouvés et exploités par les collaborateurs. 

Ce faisant, la gestion électronique des documents évite l’accumulation d’un surplus d’informations et réduit la charge mentale des salariés puisque ceux-ci sont assurés d’accéder directement à la bonne version du fichier qui les intéresse. 

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Le mur d’actualité personnalisé pour partager les bonnes informations aux bonnes personnes 

Le mur d’actualité figure parmi les fonctionnalités incontournables d’un bon intranet d’entreprise. Ce module permet en effet de regrouper en un seul et même lieu toutes les informations que vous jugez utiles à vos collaborateurs (communications externes, articles de blog, publications sur les réseaux sociaux, événements à venir, applications favorites, etc.). 

Mieux, le mur d’actualité permet de cibler les populations qui recevront les informations que vous souhaitez mettre en avant (invitation à un événement, actualité interne, etc.). De cette façon, les collaborateurs ne sont pas exposés à des contenus qui ne les concernent pas, ce qui prévient la surcharge informationnelle.

Cerise sur le gâteau, grâce à la fonctionnalité « mes flux », chaque utilisateur peut s’abonner aux thématiques qui lui plaisent et faire remonter les contenus associés sur son mur d’actualité. De cette manière, les informations sont hiérarchisées et filtrées, et les travailleurs échappent à l’infobésité ! 

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Les raccourcis pour accéder à ses applications favorites en un clic 

Enfin, parmi les fonctionnalités à intégrer à votre Digital Workplace Mozzaik365 pour réduire la surcharge numérique figure bien entendu le composant « mes applications ». Ce dernier permet aux utilisateurs de mettre en avant leurs applications favorites sur leur mur d’actualité ou sur leur Dashboard personnel afin d’y accéder en un instant. 

Mais ce n’est pas tout. L’administrateur peut également sélectionner les liens rapides mis à la disposition des différentes populations de collaborateurs. De cette façon, les salariés savent immédiatement quel outil utiliser et ne sont pas submergés par le nombre de logiciels disponibles. Une bonne façon, à nouveau, d’échapper à la saturation cognitive ! 

Comment lutter contre la surcharge informationnelle en entreprise : ce qu’il faut retenir 

La surcharge informationnelle est un phénomène de saturation cognitive qui se produit lorsqu’un individu est exposé à un volume de communications et d’informations trop important. L’hyperconnexion, c’est-à-dire l’utilisation excessive des outils numériques et les sollicitations incessantes qui en découlent, aggrave cette problématique, notamment dans le cadre professionnel. 

Baisse de productivité individuelle et collective, dégradation de l’état de santé physique et mentale des travailleurs et même risque juridique pour l’organisation : l’infobésité et la surconnexion ont des conséquences délétères tant pour les salariés que pour leurs employeurs. Il est donc indispensable pour ceux-ci d’adopter des solutions propres à endiguer la pollution informationnelle et la surcharge numérique. 

La Digital Workplace est l’une des plus efficaces d’entre elles. Une solution SAAS telle que Mozzaik365 permet en effet de créer un environnement numérique de travail rationalisé, dans lequel des ressources et outils triés sur le volet sont centralisés et organisés pour répondre précisément aux besoins de chaque collaborateur, sans le noyer sous une masse d’informations et d’applications. 

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