Le guide pour communiquer efficacement en interne

La communication interne va bien au-delà de la mission qu’on lui prête, à savoir transmettre des informations aux collaborateurs. Elle est également un véritable levier de mobilisation, dont les entreprises doivent apprendre (si ce n’est pas encore fait !) à se saisir.   

Nous vous proposons d’aborder, dans cet article, ce vaste et passionnant sujet, au travers de plusieurs questions : quels sont les objectifs de la communication interne ? En quoi peut-elle permettre de renforcer la motivation des salariés ? Enfin, comment la rendre efficace ?

Pourquoi faut-il prendre la communication interne au sérieux ?

 La communication interne désigne l’ensemble des actions de communication menées au sein d’une organisation, dans le but de transmettre des informations et des valeurs aux collaborateurs. L’un des principaux objectifs de la communication interne est la création (puis le renforcement) d’une identité collective, d’un sentiment d’appartenance à un même groupe, qui permettent à l’ensemble des membres d’une entreprise de travailler à un projet commun. Et de renforcer la motivation globale des salariés, en faisant vivre au quotidien la culture de l’entreprise. 

En cela, la communication interne se fait en quelque sorte le porte-parole de la stratégie d’entreprise. C’est en effet à travers ce canal que sont diffusés les objectifs, la vision, les valeurs, les orientations stratégiques, mais aussi les résultats et les réussites de l’entreprise. 

À ce titre, il est important de rappeler que la communication interne ne relève pas uniquement d’un partage d’informations descendant (du management aux salariés). Il existe en effet deux types de communication interne : 

• La communication ascendante (approche Bottom-Up), qui est un type de communication par lequel le partage des informations et des idées provient des salariés. À l’inverse de ce qui s’observe traditionnellement, ce sont eux qui impulsent la communication. C’est donc un système plus fluide, plus ouvert, qui permet aux salariés de s’exprimer, de partager leurs idées et de participer à la stratégie de l’entreprise. Pour que ce système fonctionne, il est nécessaire de poser un cadre, ce qui assure que l’avis de chacun soit entendu et pris en compte. ‍
• La communication descendante (approche Top-Down), qui est un type de communication interne par lequel les informations sont transmises par la direction aux salariés. C’est la forme de communication interne classique, qui est mise en place dans de nombreuses organisations au travers d’outils comme l’intranet, les emails, les communiqués, etc. Souvent critiquée pour son côté rigide, elle peut être porteuse de dérives et contribuer à démotiver les salariés. 

C’est donc le moment de souligner le fait que la communication interne se fait dans les deux sens : si l’objectif premier reste de permettre à la direction de transmettre des informations et des idées, les collaborateurs doivent également pouvoir être entendus sur la manière dont ils perçoivent l’entreprise, et sur les idées dont ils disposent. Une bonne stratégie de communication interne mêle donc habilement communication ascendante et descendante, de sorte qu’une écoute mutuelle puisse aboutir. 

Aujourd’hui, la communication interne est devenue un poste clé et un véritable investissement pour les entreprises, avec des services de communication interne dédiés. Il faut dire que la qualité de la transmission de l’information est en jeu, et par là même, la diffusion de la culture de l’entreprise et la rétention des talents. La communication interne, en améliorant la satisfaction des salariés, améliore également la productivité de l’entreprise. C’est donc un enjeu d’importance. 

En 2021, une étude de l’Observatoire Intranet et Digital Working sur la transformation numérique interne des organisations a cherché à savoir pourquoi cet enjeu est aussi crucial. Elle a permis de révéler que le digital en entreprise dispose de trois piliers principaux :

• L’amélioration de l'efficacité opérationnelle (pour 61% des répondants) ; 
• La fluidification de la communication interne (pour 52% des répondants); 
• La continuité de l’activité en cas de crise (pour 46% des répondants).

Le constat est donc sans appel : pour plus de la moitié des répondants, la communication interne fait partie des enjeux majeurs de la révolution digitale. Une importance qui s’est accrue depuis la crise sanitaire, et la démocratisation du travail à distance.

Selon une enquête réalisée par l’entreprise Steeple, 70% des répondants ont été satisfaits de la communication interne au sein de leur entreprise pendant la crise du Covid-19. Mais ils sont encore plus nombreux (83%) à considérer que la communication interne est un projet à privilégier pour l’après-crise. Pour la majorité des salariés, la communication interne ne doit pas être une fonction accessoire de l’entreprise, mais bien un rôle pivot.

Nos conseils pour communiquer efficacement en interne 

1° Identifiez vos cibles 

Cela revient à définir une stratégie de communication en interne. Pour définir la meilleure stratégie au regard des caractéristiques de votre organisation, il est important d’identifier les cibles auxquelles vous souhaitez vous adresser (l’ensemble des salariés ? une partie d’entre eux ?). Une fois ces cibles identifiées, vous pourrez adapter les types de contenus et les canaux de communication utilisés : site web, intranet, newsletter interne, blog, vidéo, événement, etc. En effet, on ne communique pas de la même manière en fonction des personnes à qui l’on s’adresse et des niveaux de hiérarchie auxquelles elles se situent. Par exemple, si vous souhaitez transmettre une information à des salariés qui travaillent sur le terrain et utilisent peu leur ordinateur, il vous faudra redoubler de créativité pour mobiliser des médias faciles à consulter en déplacement.

2° Créez un véritable espace de communication interne 

 Cet espace doit être accueillant et facilement accessible. Il doit regrouper toutes les informations de l’entreprise, et permettre de connecter les salariés entre eux. Cela peut prendre la forme d’un réseau social interne, une Digital Workplace, un fil d’actualité, une conversation Teams, etc.  

3° Engagez-vous dans une démarche qui diffuse la culture d’entreprise et ses valeurs 

 Quel que soit le canal utilisé, l’important est d’être dans une démarche proactive qui permet de diffuser non seulement des informations, mais aussi les valeurs que souhaite transmettre l’entreprise. Par exemple, si votre organisation est engagée sur un sujet en particulier, il est important de communiquer régulièrement dessus afin de créer une dynamique (pour annoncer une collecte de fonds, par exemple). Rappelez-vous : la communication interne est un vecteur important de diffusion de la culture d’entreprise.  

🌱 Pour en savoir plus, découvrez comment créer une culture d'entreprise digitale

4° Misez sur la transparence  

C’est l’erreur à ne pas commettre : communiquer uniquement pour annoncer des bonnes nouvelles, ou pour transmettre des informations purement factuelles. 

La transparence permet de communiquer sur tout ce qui se passe dans l’entreprise, que ce soit positif ou négatif. Pour les collaborateurs, ne pas savoir ce qui se passe est pire que d’être régulièrement tenu au courant de Challenges. Que ce soit un changement de direction, une réorganisation, ou de la mise en place de nouveaux processus, toute information est bonne à partager. À la clé : une plus grande confiance des collaborateurs. 

5° Utilisez Teams à son plein potentiel 

Teams est un excellent outil de collaboration, qui permet aussi de communiquer efficacement en interne et de renforcer les liens entre les collaborateurs : échanges par Chat ou visioconférence, planification des tâches, création d’équipes de travail, etc. Mais Microsoft va encore plus loin : grâce à Viva Connections, les employés accèdent à l’intranet directement de leur application Teams. Ils accèdent encore plus facilement à l’information et rencontrent moins de freins lorsqu’ils souhaitent partager leur opinion. Ainsi, la plateforme centralise toutes les communications internes, se transformant en Hub de communication et de productivité. 

Teams est aussi particulièrement adapté aux salariés qui travaillent à distance puisqu’il est accessible via une application mobile. 

🎁 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d'usage Teams à connaître absolument

6° Fixez-vous des objectifs  

Pour savoir si la stratégie de communication interne que l’on met en place est adaptée, il est important de définir un plan d’action précis, de se fixer des objectifs et de suivre les KPIs (indicateurs de performance) associés. Si l’on remarque qu’un objectif n’est pas atteint, cela permet de réajuster sa stratégie… et de progresser. 

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7° Impliquez vos collaborateurs 

Ne privilégiez pas uniquement la communication descendante : vos collaborateurs ont aussi des choses à dire, et leur avis pourrait bien être précieux ! D’où l’importance de les impliquer dans votre stratégie de communication interne, que ce soit en ayant recours à l’Employee Advocacy ou en mettant en place des outils d’expression comme la boîte à idées, les sondages ou encore les sessions collectives de Brainstorming.  

Il est ici question de créer un environnement de travail propice à la confiance et au bien-être des équipes, ce qui leur donnera les clés pour s’exprimer librement. À la clé : un sentiment d’appartenance renforcé et une forme de loyauté envers l’employeur. À contrario, si votre culture d’entreprise repose sur une hiérarchie stricte et la rétention des informations, il sera difficile de communiquer efficacement. En conséquence, vos collaborateurs seront moins impliqués. 

Nos articles pour aller plus loin sur le sujet :  

• ‍Communication interne : les 11 outils indispensables ‍
• Comment cibler sa communication interne ? ‍
• 7 conseils pour booster la communication interne

Comment Microsoft et Mozzaik365 répondent aux enjeux de la communication interne 

 Microsoft 365 et Mozzaik365 sont deux outils essentiels que les entreprises peuvent utiliser dans leur stratégie de communication interne.  

Microsoft 365 propose de nombreux outils pour faciliter le travail collaboratif et mieux communiquer en interne : Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections…  

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💡 Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter les articles suivants :  

• ‍Microsoft Viva, la plateforme expérience employé ‍
• Ce que vous devez savoir sur les réseaux sociaux d'entreprise (pour en savoir plus sur Yammer)

Mozzaik365 propose de créer une Digital Workplace engageante, intégrée dans Microsoft 365, pour connecter les équipes et les faire collaborer de manière fluide et efficace. Pour cela, Mozzaik365 débride les limites fonctionnelles et graphiques de SharePoint. Pensez à consulter les articles de notre blog pour en apprendre plus sur l’utilisation de Mozzaik365 en communication interne. 

Ces deux solutions proposent également un niveau de sécurité extrêmement élevé. En effet, les standards de Microsofts répondent à un niveau d'attente très haut de la part des utilisateurs. Mozzaik365 quant à lui est une extension qui n’héberge aucune donnée client, garantissant ainsi l’intégrité des services Microsoft. 

À ce propos, la sécurité de vos données doit rester une priorité lors de l’utilisation de solutions de communication interne. 

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De nouvelles pratiques qui ne doivent pas compromettre la sécurité des postes de travail

 Mettre en place une stratégie de communication interne nécessite de recourir à de nouveaux outils et de nouvelles solutions digitales. Cela pose des questions légitimes de sécurité. Néanmoins, il n’existe aucune fatalité. Oui, il est possible d’avoir recours à un éventail diversifié d’outils de communication interne, sans pour autant mettre en péril la sécurité de l’entreprise.  

Il convient pour cela de choisir des solutions sûres, mais aussi d’accompagner le changement et de former les collaborateurs en leur inculquant les bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Pas question de laisser les salariés se débrouiller seuls avec leurs nouveaux outils : non seulement il est important de les former à leur utilisation, mais il est également essentiel de leur expliquer en quoi ces outils aident au partage et à la transmission des informations.  

Conclusion  

La communication interne a un double rôle : elle sert ainsi à transmettre des messages, des valeurs et des informations clés aux collaborateurs, mais aussi à renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à un groupe. Autant dire que les organisations peuvent, aujourd’hui, difficilement en faire l’économie.  

Pour une communication interne efficace, il est important de s’appuyer sur les bons outils tels que Teams, et de diversifier ses pratiques : par exemple, mélanger la communication ascendante avec la communication descendante. Tout en posant un cadre défini et en assurant une saine transparence, gage de confiance et de motivation des équipes.  

Un équilibre que chaque organisation se doit de trouver.