Le guide ultime pour optimiser son intranet en 2022

Formidable outil de partage de l’information et de la connaissance, l’intranet peut vite devenir un véritable dépotoir s’il n’est pas organisé correctement. Or, de la même façon que vous n’ouvririez pas un placard rempli d’objets usagés, les salariés d’une entreprise peuvent vite se détourner d’un intranet mal structuré. D’où l’importance de l’optimiser autant que possible… Comment ? On vous partage quelques pistes dans cet article.

1. Avant-propos : qu’entend-on par « optimisation de l’intranet » et pourquoi est-ce utile ? 

Un intranet est un réseau interne qui réunit informations, documents et connaissances pour relier les différentes équipes et services d’une entreprise. À l’heure de la généralisation du télétravail, il revêt une importance particulière, puisqu’il permet de centraliser toutes les informations nécessaires, facilitant ainsi la communication interne et la collaboration. 

Utilisé correctement, l’intranet doit pouvoir fournir toutes les informations recherchées par un salarié, de manière simple et rapide. Or, si ce réseau est mal géré et/ou mal structuré, trouver l’information peut vite devenir un parcours du combattant. Il perd alors toute son utilité. C’est ce que nous montre le sondage mené par Workvivo, dans lequel 57 % des employées déclarent ne pas trouver d’utilité à leur intranet. D’autre part, 24 % des entreprises sondées ne sont pas satisfaites de l’expérience digitale et de la structure des informations de leur intranet.

L'optimisation de l’intranet revient donc à structurer le contenu, de façon à ce qu’il soit précis, fluide, détaillé et actualisé. Concrètement, un intranet doit permettre aux utilisateurs de : 

• Rédiger et accéder à des contenus variés : informations internes, articles, offres d’emploi, communiqués de presse, actualités, documents de travail… 
• Trouver facilement les informations recherchées, quelle que soit leur nature ;
• Interagir avec les autres utilisateurs, que ce soit en postant des messages, en commentant des articles ou en partageant des informations ;
• Intégrer des images, des vidéos, des emojis et de la mise en forme à leurs messages. 

Pour réaliser cette optimisation au mieux, le meilleur outil sur le marché reste Microsoft Teams. Accessible facilement, central dans Microsoft 365, Teams vous permet d'optimiser votre intranet pour en faire un véritable Hub de communication et de partage de la connaissance.

📌 Pour revenir sur les bases de Microsoft Teams et son utilisation, explorez les 5 cas d'usage de Teams à connaître absolument.

2. Utiliser Teams

Grâce à l'écosystème Microsoft, les ressources intranet sont disponibles dans Teams. 

Pour rechercher du contenu, il suffit de se rendre sur la page d'accueil et d’effectuer une recherche dans la barre de recherche Teams. En intégrant le composant Recherche de Mozzaik365 vous aurez la possibilité de rechercher des documents, emails, OneNote et même des experts internes. Les résultats de la recherche s’affichent ensuite, présentant les fichiers, les messages directs et les canaux Teams, correspondant à la requête. Mieux encore, vous pouvez également créer une page personnalisée de recherche avancée avec l’intégration des filtres et des verticaux sur mesure sur laquelle l’utilisateur pourra être redirigé grâce aux fonctionnalités Mozzaik365

Vous pouvez ainsi rechercher et retrouver du contenu et des actualités pertinentes à partir de la barre de Recherche Mozzaik365.  

3. Optimiser l’arborescence

L’arborescence d’un intranet correspond à son architecture, c’est-à-dire à l’organisation des différents niveaux d’information. Cela se concrétise par la création de pages et de rubriques. Il est essentiel de bien penser l’arborescence de son intranet : c’est seulement à cette condition que l’on peut créer un réseau précis et intuitif, où l’information recherchée se trouve facilement. Pour ce faire, commencez par lister tous les contenus et informations que vous souhaitez avoir dans votre intranet. La seconde étape consiste à hiérarchiser tous ces éléments. Votre arborescence doit s’appuyer sur les besoins de vos collaborateurs. Cela nécessite d’étudier au préalable des indicateurs basés sur l’utilisation qu’ils en font (les contenus les plus vus, les informations les plus recherchées, etc.)  

Pour vous aider dans la construction de votre arborescence, n’hésitez pas à le matérialiser : il suffit pour cela de réaliser un schéma à plusieurs branches, pour figurer les différentes pages et sous-pages. 

Pour cela, il convient de centraliser l’information, en ajoutant les raccourcis vers les outils les plus utilisés. Les informations doivent être hiérarchisées et reliées entre elles, en fonction notamment des contenus les plus vus et/ou les plus recherchés par les utilisateurs. 

Enfin, il peut être intéressant de lier l’intranet aux autres outils et moyens de communication de l’entreprise : réseaux sociaux, agenda, KPI de Salesforce (pour les équipes commerciales), Power BI (pour les équipes managériales), etc. Cela permet d’éviter tout éparpillement de l’information, et de rendre votre intranet indispensable au quotidien. 

4. Miser sur une expérience utilisateur optimale

L’expérience utilisateur est de loin l’élément le plus important à prendre en compte afin d’optimiser votre intranet. En effet, celui-ci doit pouvoir répondre aux besoins de vos utilisateurs, tant sur l’aspect fonctionnel que sur les contenus proposés (actualité du secteur d’activité, des métiers, information sur la vie d’entreprise, etc.) 

D’après l’étude réalisée par Nexthink, 82 % des collaborateurs interrogés souhaitent une amélioration de leur expérience employé.  

Voici comment intégrer l’expérience employé au coeur de votre projet d’intranet : 

• Définissez les besoins de vos collaborateurs en leur posant les bonnes questions ;
• Impliquez et formez vos collaborateurs aux outils mis en place. 56 % d’entre eux estiment ne pas avoir les compétences requises pour maîtriser les technologies numériques ;
• Mettez en place une gouvernance pour gérer les contenus de votre intranet ;
• Faites vivre votre intranet. C’est un outil qui doit évoluer en fonction des technologies et des besoins de vos collaborateurs. Sondez vos utilisateurs pour optimiser votre intranet au fil du temps.

Tout comme une bonne expérience client permet à votre entreprise d’être plus rentable, l’expérience employé a, elle aussi, un rôle crucial dans la réussite de celle-ci. 

En investissant vos efforts pour offrir à vos collaborateurs une expérience numérique optimale, vous constaterez une évolution de votre productivité, une baisse du Turn Over et un meilleur engagement de la part de vos collaborateurs.  

À l’ère de la guerre des talents, l’expérience employé est un véritable levier de compétitivité pour attirer et fidéliser les meilleurs profils ! 

📢 Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez Microsoft Viva, la plateforme d'expérience employé.

5. Cibler la communication pour chaque population

Optimiser son intranet nécessite de réaliser des audits analytiques pour mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent, quelles sont les ressources les plus demandées, et quels sont les contenus qui fonctionnent moins bien. Les données ainsi obtenues doivent être ventilées par population, ce qui permet de mieux cibler la communication pour chaque catégorie d’utilisateur.  

N’oubliez pas : l’objectif est d’offrir un parcours fluide, dans lequel l’information est détectable facilement. Avec Mozzaik365, vous pouvez cibler vos audiences et définir des flux thématiques, pour un intranet 100% personnalisé. 

💡 Pour aller plus loin, lisez notre article pour savoir comment bien cibler sa communication interne !  

6. Diffuser les bonnes pratiques d’utilisation auprès des collaborateurs 

Mettre en place un intranet sans en expliquer la finalité aux utilisateurs est inutile. Pour être exploité, un tel réseau doit être promu auprès des populations concernées et son fonctionnement doit être suffisamment clair. Pour faire adopter et adhérer votre intranet à vos collaborateurs, il faut les impliquer dès le départ. D’où l’importance de les former à la bonne manière d’utiliser l’intranet, pour que la consultation de ce réseau devienne une habitude intégrée au quotidien. Cette formation doit être intégrée au parcours d’intégration de chaque nouveau collaborateur, et régulièrement mise à jour pour ne pas devenir caduque. 

Par exemple, il est primordial de former vos collaborateurs sur les bonnes pratiques de cybersécurité à mettre en place et ainsi sécuriser vos environnements de travail pour lutter contre les attaques informatiques fréquentes. 

🚀 Pour aller plus loin, découvrez comment faire passer son équipe au niveau supérieur avec Teams.

7. Créer des templates pour créer de belles pages en 2 clics

Microsoft 365 et SharePoint permettent de créer une plateforme sur mesure en utilisant des templates faciles d’utilisation. En quelques minutes, vous pouvez personnaliser le design de votre intranet et lui offrir une véritable identité visuelle aux couleurs et image de votre entreprise.  

Des extensions naturelles telles que Mozzaik365 peuvent en outre vous offrir de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux designs, sans jamais compromettre la sécurité de votre environnement. Grâce à Mozzaik365, il devient très facile de créer de belles pages en seulement quelques clics ! La création d’intranets collaboratifs et engageants est à la portée de tous.  

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8. Désigner une équipe responsable de veiller sur la santé de la plateforme

Dans de nombreuses entreprises, c’est le service de communication interne qui administre l’intranet en postant des actualités, en établissant une ligne éditoriale, etc. Mais est-ce vraiment une bonne idée ? Une étude menée par la Harvard Business Review auprès de plus de 400 professionnels de la communication interne a montré que 4% d’entre eux seulement pensent que leur entreprise dispose d’un programme de communication interne de premier plan, et moins de 50 % d’entre eux que la direction de leur entreprise a conscience de l’importance de la communication interne. Dans ce contexte, les équipes de la communication interne disposent-elles vraiment de tous les outils nécessaires à l'établissement d’un intranet fluide et efficace ? 

Mieux vaut, dans le doute, mettre en place une équipe de pilotage distincte. Cette équipe, qui doit idéalement être multidisciplinaire, serait chargée d’organiser et d'optimiser la structure de l’intranet, mais aussi de former les utilisateurs. Son rôle serait également de surveiller les KPI et de déterminer les nouveaux besoins qui émergent au fil du temps, pour que l’intranet puisse se transformer avec les usages qui en sont faits. L’objectif : obtenir l’adhésion de tous les maillons de l’entreprise dans l’utilisation collective de la plateforme. 

Conclusion 

L’intranet est un outil idéal pour optimiser la communication interne d’une entreprise. Mais lorsque celui-ci est mal géré, mal structuré ou même tout simplement laissé à l’abandon, comme cela arrive parfois, il peut décrédibiliser l’organisation. Il est donc essentiel de bien optimiser son intranet, en pensant attentivement son arborescence, en formant les utilisateurs, en soignant le design de la plateforme et en affectant une équipe dédiée à son animation. 

L’objectif : penser son réseau interne comme un outil de communication essentiel, qui doit s’intégrer pleinement à la stratégie de l’entreprise.